Jepang adalah salah satu negara dengan perekonomian paling maju di dunia. Hal ini tidak lepas dari berbagai filosofi positif yang diterapkan oleh warga Jepang, termasuk dalam berbisnis. Salah satu filosofi bisnis Jepang yang cukup terkenal adalah Kaizen.
Kaizen sendiri mulai dikembangkan dan dipopulerkan di Jepang pada tahun 1950, setelahnya berbagai perusahaan di Jepang mengadopsi filosofi ini ke dalam prinsip bisnisnya.
Simak lebih lanjut mengenai filosofi kaizen dan manfaatnya untuk bisnis dalam artikel ini.
Apa yang Dimaksud Dengan Kaizen?
Dikutip dari Kaizen, Kaizen (改善) adalah istilah Jepang yang berarti “perubahan untuk menjadi lebih baik”. Kaizen juga dapat diartikan sebagai “perbaikan”, “perbaikan yang berkesinambungan”, dan sebagainya.
Filosofi Kaizen banyak diadaptasi oleh organisasi dan korporasi Jepang sebagai strategi bisnis yang bertujuan untuk membangun lingkungan yang terus menerus menjadi lebih baik dari sebelumnya.
Tujuan utama kaizen adalah membuat organisasi, dan produk, layanan, dan orang-orang yang terlibat di dalamnya menjadi lebih baik dengan menerapkan berbagai perubahan skala kecil di seluruh perusahaan.
Kaizen telah diterapkan ke dalam berbagai korporasi dan institusi dengan berbagai bidang di Jepang, mulai dari fasilitas kesehatan, pemerintahan, dan perbankan untuk meningkatkan berbagai aspek seperti pelayanan, proses bisnis, logistik, dan pengambilan keputusan.
Selain itu kaizen juga meningkatkan aspek-aspek lain seperti:
- Kualitas produk dan layanan
- Efisiensi biaya, energi, dan sumber daya
- Manajerial seperti pelatihan, attitude, alur kerja, dan dokumentasi aktivitas
- K3 (kesehatan, keamanan, dan keselamatan kerja)
Filosofi kaizen berawal dari perubahan-perubahan kecil sepanjang periode tertentu, namun ditujukan untuk membuat dampak yang lebih besar terhadap perusahaan di masa depan.
Ide untuk perbaikan dapat datang dari setiap karyawan tanpa terbatas waktu. Idenya adalah bahwa setiap orang memiliki kepentingan dalam kesuksesan perusahaan dan setiap orang harus berusaha, setiap saat, untuk membantu perusahaan menjadi lebih baik.
Kaizen menerapkan tidak ada akhir yang sempurna dan segala sesuatu dapat terus diperbaiki. Suatu bisnis harus berusaha untuk berkembang dan berinovasi terus-menerus.
Manfaat Kaizen untuk Bisnis
Kaizen menawarkan berbagai manfaat bagi perusahaan yang mengadopsi filosofi ini, diantaranya adalah:
Meningkatkan Produktivitas
Salah satu manfaat utama penerapan filosofi kaizen adalah peluang peningkatan produktivitas perusahaan. Dengan merangsang perbaikan-perbaikan secara konsisten dapat meningkatkan performa bisnis dan pekerjanya, sehingga hal ini akan menjadi budaya perusahaan.
Menjaga Keamanan Fasilitas Perusahaan
Penerapan kaizen juga dapat meminimalisir permasalahan dalam fasilitas perusahaan karena saat proses untuk menjadi lebih baik akan membuat karyawan terstimulus atau terdorong untuk lebih peka terhadap detail-detail kecil yang dapat mempengaruhi keamanan fasilitas perusahaan.
Meningkatkan Kualitas Produk dan Layanan
Kunci utama suatu perusahaan ada pada kualitas produk. Dengan menerapkan kaizen, diharapkan dapat terjadi berbagai peningkatan terhadap kualitas produk dan layanan perusahaan sehingga produk atau layanan tersebut memiliki berbagai nilai plus yang dapat membantu memenangkan pasar.
Efisiensi Biaya perusahaan
Dengan melakukan perbaikan dan evaluasi secara berkesinambungan, perusahaan akan memiliki banyak referensi mengenai apa saja yang harus dilakukan untuk menurunkan biaya operasi melalui strategi-strategi bisnis tertentu.
Komunikasi yang Lebih Baik
Ide-ide mengenai evaluasi dan perbaikan berkelanjutan akan membuat karyawan banyak berkomunikasi dengan manajemen, sehingga akan meningkatkan hubungan dan kemampuan komunikasi antara karyawan dan manajemen tersebut.
Meningkatkan Motivasi Karyawan
Motivasi berpengaruh besar terhadap performa suatu karyawan. Karena itu meningkatkan dan mempertahankan motivasi karyawan menjadi krusial bagi suatu bisnis.
Dengan menerapkan kaizen, karyawan akan banyak terlibat dalam perubahan kebijakan perusahaan, membuat mereka memiliki peran penting, yang berujung pada peningkatan motivasi karyawan tersebut.
Peningkatan Kepuasan Pelanggan
Kualitas produk dan layanan perusahaan yang terjaga dan terus menerus mengalami perubahan menjadi lebih baik tentunya akan meningkatkan kepuasan pelanggan, membuat mereka tetap setia memilih produk dan layanan perusahaan tersebut.
Peningkatan kualitas ini tidak terbatas pada produk dan layanan utama, namun juga aspek-aspek lain seperti pengiriman, pengemasan, dan lain-lain.
Kepuasan pelanggan berperan penting dalam memperkuat posisi produk dan layanan perusahaan di pasar, dan pada akhirnya unggul dari kompetitor.
Metode Kaizen
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, Kaizen memiliki banyak manfaat untuk suatu bisnis. Namun menerapkan kaizen tidak dapat dilakukan secara instan, diperlukan waktu dan pembiasaan untuk dapat menerapkan filosofi tersebut dengan baik.
Apabila Anda pemilik bisnis dan berniat untuk menerapkan filosofi kaizen ke dalam model usaha Anda, berikut ini adalah bagaimana cara untuk mulai menerapkannya.
1. Identifikasi Permasalahan dan Peluang untuk perubahan
Dalam menerapkan filosofi kaizen, hal pertama yang harus pemilik bisnis lakukan adalah mengidentifikasi permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan.
Pemilik bisnis tentunya tidak mengetahui seluk beluk perusahaannya secara menyeluruh, terutama detail-detail kecil. Untuk ini ia bisa menanyakan pendapat kepada karyawan-karyawannya.
Melacak aset perusahaan, dan melihat log aktivitas secara berkala juga dapat membantu mengidentifikasi permasalahan dan perubahan apa saja yang perlu dilakukan.
2. Menganalisis Proses Bisnis Saat Ini
Analisis bagaimana proses bisnis bekerja setelah mengumpulkan bahan dan data yang cukup, agar perubahan yang dilakukan nanti tidak membahayakan keberlangsungan perusahaan.
3. Temukan Solusi
Setelah menganalisis proses bisnis dan mengidentifikasi permasalahan, pikirkan solusi untuk permasalahan yang terjadi. Pastikan solusi yang dikembangkan sederhana dan dapat ditindaklanjuti dengan efektif
4. Implementasikan Solusi
Dalam menerapkan solusi yang ditemukan, pastikan seluruh bagian dari perusahaan baik dari level staff hingga manajemen dapat memahami dan mengimplementasikan solusi tersebut dengan baik.
Perlu diingat bahwa kaizen mengusung perubahan-perubahan kecil secara konstan, jangan terlalu mengharapkan perubahan yang dibuat dapat berpengaruh besar terhadap perusahaan.
5. Analisis Hasil Solusi
Sangat penting untuk meluangkan waktu demi memeriksa dan menganalisis hasil dari solusi yang telah diimplementasikan untuk memastikan apakah perubahan yang terjadi berjalan dengan baik.
Solusi yang diimplementasikan tidak harus sempurna, namun setidaknya memiliki dampak yang baik terhadap perusahaan.
6. Standarisasikan Solusi
Setelah dipastikan solusi berjalan dengan sempurna, standarisasikan solusi tersebut sebagai standar operasional perusahaan. Perusahaan dapat memberikan serangkaian pelatihan untuk mengenalkan dan membiasakan solusi tersebut kepada seluruh karyawan.
7. Rencanakan Perbaikan di Masa Depan
Dengan menerapkan kaizen berarti proses analisis permasalahan dan solusi ini akan terus terjadi sebagai life cycle. Terus pantau proses untuk menemukan permasalahan dan solusi yang dapat dikembangkan. Dengan begitu, secara perlahan perusahaan akan menuju ke arah yang lebih baik.
Unsur-Unsur Kaizen
Ada beberapa unsur atau prinsip kaizen yang harus diketahui, yaitu:
Komitmen Manajemen
Salah satu penentu keberhasilan penerapan filosofi kaizen adalah komitmen manajemen. Pendekatan kaizen dilakukan secara horizontal, dari level manajerial ke staf atau pekerja.
Jika manajerial menunjukan keseriusan dan komitmen jangka panjang dalam menjalankan kaizen, pekerja dan seluruh elemen di perusahaan juga akan mengikuti komitmen tersebut.
Pemberdayaan Karyawan
Untuk menerapkan filosofi kaizen, pihak manajemen harus menciptakan lingkungan dimana pekerjanya merasa diberdayakan sehingga pekerja akan merasa sebagai bagian dari perusahaan. Ini kan memancing mereka untuk terlibat dalam memberikan saran kepada perusahaan.
Tidak hanya itu, memberdayakan pekerja juga dapat meningkatkan motivasi kerja dari pekerja tersebut, sehingga akan meningkatkan keberhasilan kaizen
Gemba Walk (現場)
Gemba Walk atau disebut juga dengan Genbutsu secara harfiah berarti tempat yang sebenarnya. Melakukan gemba walk berarti bahwa pihak manajerial akan mempelajari atau meninjau dengan cermat bagaimana suatu proses bisnis bekerja
Gemba Walk akan menjadi pedoman evaluasi untuk manajer menentukan akar penyebab masalah dan memikirkan solusi serta langkah selanjutnya untuk mengatasinya.
5S dalam Kaizen
5S adalah prinsip atau metode yang umumnya diimplementasikan bersama dengan kaizen. 5S sendiri berasal dari bahasa Jepang, yaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.
Seiri (Sort)
Langkah pertama dalam 5S adalah seiri, atau sort dalam versi bahasa inggris. Seiri berarti memilah barang-barang yang sudah tidak dibutuhkan, dan memisahkannya dengan barang yang masih dibutuhkan di dunia kerja.
Contohnya adalah meja. Ketika Anda menggunakan meja, pastikan hanya meletakan barang-barang yang berguna atau akan dibutuhkan di atas meja, dan sebaliknya.
Dalam lingkup perusahaan seiri dapat digunakan untuk menghapus langkah atau mengganti prosedur yang tidak efisien. Seperti misalnya menghapus proses absensi manual yang berbelit-belit dan menggantinya ke dalam sistem digital yang lebih mudah dah terorganisir.
Seiton (Straighten)
Seiton berarti meluruskan atau menata. Contohnya adalah ketika suatu perusahaan kesulitan mengakses data atau dokumentasi lama, berarti ada yang perlu diperbaiki dari sistem penyimpanan data tersebut untuk kedepannya lebih mudah diakses.
Seiso (Clean)
Seiso memiliki arti bersih. Menjaga kebersihan tempat kerja adalah hal yang sangat penting karena akan berdampak pada kesehatan dan kenyamanan dalam bekerja.
Contohnya adalah pada perusahaan manufaktur yang banyak menggunakan alat-alat produksi, ruangan yang kotor serta debu yang menumpuk meningkatkan kemungkinan kerusakan atau malfungsi mesin.
Pembersihan secara berkala penting dilakukan untuk menjaga kebersihan lingkungan kerja.
Seiketsu (Systemize)
Seiketsu berarti memelihara keadaan wilayah kerja yang bersih, dan rapi dengan mengikuti disiplin 3S (seiri, seiton, seiso) sebelumnya, serta menjaga konsistensi sistem tersebut agar tetap berjalan dengan baik.
Seiketsu sendiri memiliki definisi sebagai “terus-menerus” atau berulang-ulang.
Shitsuke (Sustain)
Shitsuke berarti upaya pembiasaan. Tanpa upaya pembiasaan, suatu Kaizen mungkin hanya akan berakhir di seiso atau mungkin seiketsu. Pihak manajerial perlu membiasakan karyawan atau mungkin pemangku kepentingan lain dengan nilai-nilai Kaizen agar filosofi ini dapat menjadi life-cycle.
Contoh Perusahaan yang Menerapkan Kaizen
Berikut ini kami menyediakan daftar perusahaan yang menerapkan filosofi kaizen dalam kebijakan bisnisnya.
1. Toyota
Toyota adalah perusahaan yang terkenal menerapkan filosofi kaizen, bahkan memasukan Kaizen ke dalam inti perusahaannya.
Untuk meningkatkan sistem produksinya, Toyota mendorong dan memberdayakan semua karyawan untuk mengidentifikasi area permasalahan dan menciptakan solusi yang layak untuk dicoba.
2. Nestle
Meskipun berasal dari Swiss, Nestle merupakan salah satu perusahaan yang menerapkan prinsip-prinsip kaizen.
Contoh Filosofi kaizen yang dilakukan Nestle adalah mengevaluasi proses produksi. Saat produksi telah mencapai 200 unit per hari, tim produksi Nestle meneliti output yang dihasilkan pekerja per satu jamnya.
Berdasarkan perhitungan, pekerja sanggup memproduksi 60 unit per jam selama lima jam dibandingkan dengan waktu-waktu awal dimana mereka hanya mampu memproduksi 10 unit.
Selisih 50 unit ini kemudian dievaluasi oleh tim produksi untuk mendapatkan konsistensi produktivitas setiap periode waktunya.
Nestle memberikan contoh Kaizen dengan tidak hanya memperhatikan gambaran umum proses kerja, yaitu banyaknya produksi per hari, namun juga hal spesifik seperti berapa unit yang diproduksi oleh pekerja per jamnya.
Demikian artikel mengenai filosofi kaizen dan manfaatnya untuk bisnis. Temukan informasi seputar karir, pekerjaan, informasi-informasi menarik lainnya di Blog MyRobin. Jika Anda ingin melamar pekerjaan, kunjungi App MyRobin, terdapat berbagai lowongan kerja terbaru, temukan pekerjaan impian Anda sekarang juga!
EN 
ID