Cara Membuat Surat Penawaran Kerja Karyawan Baru

Proses perekrutan biasa ditutup dengan pemberian offering letter. Kandidat terpilih yang telah melalui tahap wawancara, akan diberikan penawaran kerja sebagai bentuk kesepakatan. 

Surat penawaran kerja pekerjaan proyek maupun di industri lainnya, harus disusun mengikuti panduan. Informasi yang tertulis meliputi nama kandidat, gaji, benefit, tanggung jawab kerja hingga waktu mulai bekerja.   

Melalui artikel ini Anda akan memahami cara membuat surat penawaran kerja karyawan baru lengkap dengan contoh offering letter. 

Sekilas tentang surat penawaran kerja

Surat penawaran kerja merupakan dokumen yang HRD berikan pada kandidat terpilih. Pemberian offering letter adalah tahap terakhir setelah menggugah lowongan pekerjaan, menguji pelamar, dan melakukan wawancara.  

Offering letter diberikan pasca HRD menghubungi kandidat untuk selanjutnya menandatangani surat berisi kesepakatan kerja. 

Di dalam surat tercantum informasi mencakup posisi yang ditawarkan, pengupahan, tugas, jatah cuti, dan jadwal kerja.  

Umumnya, surat penawaran kerja diberikan dalam bentuk soft copy dan dikirim melalui surel sehingga lebih cepat serta hemat biaya. 

Namun, ada pula perusahaan yang mengirimkan hardcopy via pengiriman pos atau mengundang kandidat langsung ke kantor. 

Dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan, tidak tercantum tentang offering letter tetapi yang tertulis mengenai perjanjian kontrak kerja. 

Kedua berkas ini tidak sama fungsi dan kekuatan hukumnya. Surat penawaran kerja bukanlah dokumen legal, tetapi hanya sebatas tawaran formal dari perusahaan. 

Informasi dalam surat menunjukkan keseriusan dan komitmen masing-masing pihak untuk memenuhi kewajibannya. 

Kandidat yang menerima offering letter masih bisa melakukan negosiasi dengan perusahaan, misalnya mengenai gaji dan tunjangan. Apabila kandidat tidak setuju dengan tawaran tersebut maka perusahaan dapat mendiskusikannya kembali. 

Kesepakatan yang sudah disetujui, berikutnya masuk tahap tanda tangan kontrak. Di mana dokumen ini sah di mata hukum dan mengikat kedua belah pihak. 

Informasi yang tertulis dalam isi surat penawaran kerja

HRD akan memberikan pemberitahuan pada kandidat yang lolos melalui telepon maupun pesan singkat. Sementara bagi yang gagal seleksi, biasanya dihubungi via e-mail. 

Ketika menyusun surat penawaran, HRD perlu menyertakan informasi lengkap dengan penyusunan terstruktur sehingga meminimalkan miskomunikasi. 

Adapun yang harus Anda sertakan dalam surat penawaran meliputi:

1. Informasi dasar 

Penulisan surat penawaran harus mencakup informasi dasar, meliputi meliputi nama kandidat, paragraf pembuka, jabatan, divisi, dan kepada siapa kandidat melaporkan pekerjaan nantinya. 

Di samping memperjelas kandidat yang lolos, perusahaan juga menunjukkan keseriusan dan etika baik dengan menginformasikan hal-hal penting agar kandidat tidak merasa 

2. Tanggung jawab kerja spesifik

Isi surat penawaran selanjutnya mencantumkan job desk kandidat secara spesifik. Tujuannya agar kandidat bisa mengetahui tanggung jawabnya dan dapat memenuhi ekspektasi perusahaan. Informasi ini meliputi 

• peran kerja,
• struktur departemen,
• tanggal mulai bekerja,
• jadwal kerja dari mulai masuk, istirahat, dan berakhirnya shift.

Bagi perusahaan, menuliskan tugas dan waktu mulai bekerja dengan jelas sangat penting untuk menindaklanjuti apabila kandidat tidak menjalankan tugasnya sesuai perjanjian. 

3. Informasi tentang benefit

Satu tidak ketinggalan adalah informasi mengenai pengupahan dan benefit yang bisa perusahaan berikan. Biasanya kandidat telah melakukan negosiasi gaji pada interview tahap kedua, sehingga nominal yang tercantum pada offering letter tidak mengalami perubahan. 

Akan tetapi, jika perusahaan tidak mendiskusikan gaji saat wawancara kemungkinan kandidat akan menegosiasikan gaji sesuai ekspektasinya saat pemberian surat penawaran. 

Rincian gaji termasuk take home pay, THR, bonus akhir tahun. Sementara kompensasi terdiri dari asuransi kesehatan, kecelakaan kerja, ketenagakerjaan, 

Di dalam bagian ini pula, perusahaan memasukkan tunjangan dan benefit meliputi asuransi kesehatan, kecelakaan kerja, ketenagakerjaan, pinjaman laptop, reimbursement, uang lembur, serta uang transportasi jika tersedia. 

4. Persyaratan kerja

Melansir dari Society for Human Resource Management, informasi persyaratan kerja juga tidak kalah penting. Bagian ini berisi persyaratan yang harus kandidat penuhi yakni terdiri dari tes kesehatan dan narkoba, tanda tangan NDA, pengisian formulir serta pemeriksaan latar belakang. 

5. Cuti berbayar

Cuti merupakan hak yang didapat tenaga kerja berdasarkan Undang-Undang No.13 tahun 2003 pasal 79. Perusahaan dapat memberikan jatah istirahat pada karyawan mengikuti ketentuan dalam pasal tersebut. Jatah cuti terbagi menjadi cuti sakit, haid, cuti hamil dan melahirkan. 

6. Masa probation

Masa percobaan hanya berlaku bagi pegawai dengan kontrak PKWTT. Dalam pasal 60 ayat 1 UU No.13 tahun 2003, dijelaskan bahwa durasi percobaan hanya berlaku selama 3 bulan. Perusahaan dapat menuliskan berapa lama probation berlangsung dan upah yang diberikan selama masa percobaan.

7. Batas pengiriman surat

Berikutnya perusahaan memasukkan batas waktu offering letter harus dikembalikan. Setelah kandidat menandatangani surat, HRD dapat melanjutkan proses pemberkasan dan tanda tangan kontrak kerja.  

8. Penutup

Bagian penutup berisi penawaran perusahaan apabila kandidat ingin menanyakan beberapa hal berkaitan dengan kesepakatan kerja. Di paling akhir surat juga tercantum rujukan hukum yang menyatakan surat telah diulas oleh penasihat hukum. 

Cara membuat surat penawaran kerja karyawan baru

Surat penawaran kerja karyawan merupakan dokumen penting yang menunjukkan kesepakatan antara pihak yang bersangkutan. 

Menulis dan menyusun surat harus dengan struktur yang baik agar mudah dipahami sekaligus menjaga reputasi perusahaan. Di bawah ini Anda dapat mempelajari langkah membuat offering letter untuk karyawan baru. 

1. Cantumkan identitas perusahaan

Identitas perusahaan termasuk logo, nama, dan alamat kantor yang tercantum di bagian awal. Identitas ini wajib ada agar kandidat mudah mengenali dan bisa mengembalikan salinan surat dengan cepat. 

Kandidat bisa saja menerima e-mail dari banyak perusahaan, sehingga surat penawaran Anda berisiko terselip atau masuk ke menu spam. Demi menghindari hal tersebut, Anda dapat menggunakan alamat email perusahaan. 

2. Mulai dengan kalimat pembuka

Cara menyusun surat penawaran kerja diawali dengan paragraf pembuka yaitu kalimat berupa salam dan ucapan selamat pada kandidat yang lolos seleksi. 

Selain sebagai etika dasar, ini juga menunjukkan apresiasi dari perusahaan pada pelamar yang telah menempuh proses panjang. Contoh penulisannya, 

“Kepada Yth Saudara Nuril Arsya

Jalan Pegangsaan Timur

Jakarta Barat

Dengan senang hati, kami mewakili PT Adikarya menyampaikan bahwa Anda lolos seleksi untuk mengisi posisi graphic designer di perusahaan kami. Selama proses administrasi dan interview, kami terkesan dengan pengalaman dan keahlian Anda. Kami percaya bahwa hal tersebut dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan kami.” 

3. Masukkan informasi detail 

Informasi mulai dari job deskripsi, jadwal kerja, kesepakatan gaji, dan tunjangan harus tercantum dalam offering letter. Nantinya, kandidat dapat menimbang penawaran perusahaan sebelum mengirimkan surat yang telah bertanda tangan. 

4. Akhiri dengan kalimat penutup

Surat diakhiri dengan kalimat penutup, berupa kapan terakhir kandidat harus menyerahkan offer letter. 

Pasca semua informasi telah tertulis, periksa kembali penulisannya agar tidak ada typo atau keterangan yang kurang tepat. 

Tawarkan waktu bagi kandidat yang menanyakan perihal kesepakatan dan penawaran secara langsung. 

5. Kirimkan surat dalam bentuk lampiran email

Surat penawaran kerja sebaiknya dikirim dalam bentuk lampiran e-mail format PDF agar strukturnya tidak berubah dan lebih hemat ruang. Pada bagian body e-mail dapat Anda tuliskan pemberitahuan lolos seleksi dan di mana kandidat bisa membuka offering letter. 

Tips menyusun surat penawaran kerja

Penulisan surat penawaran pekerjaan borongan maupun bentuk lainnya tidak jauh berbeda. Selain menerapkan cara di atas, ada beberapa tips yang bisa Anda coba yaitu sebagai berikut. 

1. Hubungi kandidat lebih dulu

Tips mengirimkan surat penawaran adalah menginformasikan kandidat lebih dulu. Hal ini demi menghindari e-mail terselip dan tidak dibuka oleh penerima. 

Perusahaan dapat menghubungi dan menyampaikan bahwa kandidat telah sampai tahap penawaran kerja dan  mengikuti proses selanjutnya.

Baca Juga: Wajib Pahami, Bagaimana Melakukan Interview Karyawan yang Efektif

Kandidat yang sudah diinformasikan, cenderung cepat merespon surat penawaran. Anda mungkin tertarik mengundang kandidat secara langsung untuk membahas hal lebih lanjut.  

2. Membuat template surat penawaran kerja

Proses perekrutan tenaga kerja baru bisa terjadi berulang kali, terutama saat akhir tahun. Demi mempersingkat waktu, Anda dapat membuat banyak template offering letter. Jadi, saat perusahaan berniat menambah karyawan, Anda hanya perlu mengirimkan template. 

3. Memasukkan personal approachment

Template surat penawaran kerja membuat pekerjaan semakin efisien. Namun, Anda perlu menambahkan sentuhan personal dalam surat, sehingga tidak terkesan kaku sekaligus mengapresiasi pengalaman kandidat. 

4. Periksa isi surat sebelum dikirim

Surat penawaran pekerjaan proyek full time ataupun part time perlu diperiksa kembali sebelum Anda kirim ke kandidat. Tujuannya agar tidak ada kesalahan penulisan yang mempengaruhi reputasi perusahaan. 

Contoh surat penawaran kerja karyawan baru

Surat penawaran kerja profesional bisa Anda temukan di internet. Sebagai referensi berikut deretan contoh offer letter untuk berbagai situasi yang dapat Anda pelajari. 

1. Contoh surat penawaran kerja karyawan magang unpaid

Yang Terhormat Fazia Rahmawati

PT Anak Bangsa dengan senang hati menawarkan Anda posisi magang di departemen marketing kami, dengan tanggal mulai efektif 2 Februari 2023

Berdasarkan lowongan pekerjaan yang diunggah posisi ini tidak berbayar, yang berarti Anda tidak akan menerima gaji atau memenuhi syarat untuk tunjangan seperti asuransi kesehatan, kecelakaan kerja, dan tunjangan akhir tahun. Namun, PT Anak Bangsa dapat mempertimbangkan Anda untuk posisi full time di masa depan berdasarkan kinerja Anda selama magang.

Selama magang, Anda mungkin diberi akses ke informasi rahasia milik PT Anak Bangsa. Setelah menerima tawaran ini, Anda setuju bahwa Anda akan menyimpan semua informasi PT Anak Bangsa secara pribadi dan rahasia.

Kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda. Hubungi kami secara langsung jika Anda ingin menanyakan detail penawaran.

Salam

Devita Octavia

2. Contoh surat penawaran pekerjaan full time

Firyal Nur Azahra yang terhormat,

Nusa Media Informasi menawarkan untuk memperpanjang status pekerjaan Anda saat ini dari paruh waktu menjadi penuh waktu, mulai 15 Maret 2023.

Apabila Anda memilih untuk menerima tawaran kami, berikut syarat dan ketentuan kontrak kerja baru Anda di bawah ini:

1. Posisi : Anda akan bekerja sebagai Asisten Redaktur dan melapor ke manajer Redaktur & Koordinator Liputan.
2. Jam kerja : 5 hari per minggu mulai dari jam 09.00-17.00 WIB
3. Kompensasi : Gaji Anda akan menjadi Rp9.000.000 per bulan
4. Manfaat sebagai karyawan penuh waktu, Anda berhak atas tunjangan karyawan berikut: asuransi kesehatan, kecelakaan kerja, ketenagakerjaan, reimbursement, tunjangan, dan uang transportasi.

Untuk menerima penawaran kami, harap tanda tangani dan beri tanggal pada surat penawaran penuh waktu ini seperti yang ditunjukkan di bawah ini dan kirimkan kembali melalui email kami pada Senin, 29 Februari 2023.

Jangan ragu untuk menghubungi departemen SDM jika Anda memiliki pertanyaan, atau Anda dapat menghubungi supervisor Anda secara langsung.

Salam

Jati Manggala

3. Contoh surat penawaran kerja freelance

Isi dalam surat penawaran kerja freelance tampak berbeda dengan karyawan penuh waktu. Tawaran yang perusahaan berikan biasanya hanya berupa gaji pokok dan kompensasi seperti uang komunikasi, contohnya sebagai berikut. 

Yth. Muhammad Akhsan

‍

Dengan senang hati, kami menawarkan posisi freelance editor di Fishery, dengan rincian sebagai berikut:

Posisi : Editor konten – Freelance

Job desk : Menyunting 20 konten video 

Upah : Rp100.000 per konten sehingga diakumulasikan menjadi Rp20.000 per bulan

Harap diingat bahwa total gaji belum termasuk pajak. Apabila Anda menyetujui penawaran ini, estimasi waktu efektif kerja mulai tanggal 5 Februari 2023. Kami lampirkan dokumen yang bisa Anda tandatangani sebagai bentuk persetujuan. 

Jika terdapat pertanyaan, hubungi kami melalui email ini. Kami tunggu konfirmasi paling lambat 31 Januari 2023.

‍

Salam,

Resti Fadhila

Human Resource Department Fishery

4. Contoh surat penawaran pekerjaan perorangan promosi

Ahmad Fauzi yang terhormat,

Selamat atas promosi Anda menjadi Redaktur Pelaksana dengan divisi produksi di Nusa Media Informasi. 

Nusa Media Informasi akan memulai gaji Anda dengan Rp9.500.000. Gaji akan didistribusikan per bulan mulai dari tanggal 24 Januari 2023.

Karena ini adalah posisi baru dalam perusahaan, Anda diharapkan untuk menyelesaikan satu minggu pelatihan bersama pemimpin redaksi.

Nusa Media Informasi berharap dapat melanjutkan hubungan kerja yang positif dengan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi HR atau hubungi kami secara langsung.

Hormat kami,

Galih Pandji 

5. Contoh offering letter karyawan baru sederhana

Yth. Kharisma Putri 

Selamat!

Dengan senang hati kami menawarkan Anda posisi content creator di PT Rocket Sempurna, dengan rincian sebagai berikut:

1. Nama : Kharisma Putri
2. Posisi : Content creator
3. Melapor ke : Head of Content

Patut dicatat bahwa penawaran gaji dihitung dalam gross. Artinya, gaji belum dipotong:

• Pajak
• Iuran BPJS Kesehatan
• Iuran BPJS Ketenagakerjaan & Pensiun

Silakan pelajari dokumen yang terlampir di email ini. Apabila Anda menerima tawaran pekerjaan ini, tandatangani surat terlampir di tempat yang sudah ditentukan. Kirim kembali softcopy-nya dengan batas akhir 31 Januari 2023. 

Anda akan dihubungi untuk tanda tangan kontrak kerja setelah perusahaan menerima dokumen ini. Silakan ajukan pertanyaan melalui email ini untuk mengetahui detail terkait offering letter. 

Salam,

Hafidz Nur Cahyo

Human Resource Department PT Rocket Sempurna

6. Surat penawaran kerja Bahasa Inggris

Dear Catherine Amanda, 

We are happy to share that company, decide to extend the following employment offer. 

Position : Head of marketing

Start date : No later than March 10, 2023

Salary : $60,000

This employment offer is contingent upon the successful completion of background check, drug screening, and reference check. This is not a legal contract of employment. Either party might terminate employment at any time without cause. 

Sincerely,

Davidson 

Human Resource Department 

Apakah offering letter sama dengan perjanjian kerja?

Surat perjanjian kerja tidak sama dengan offering letter. Dua dokumen ini memang sering diberikan pada karyawan baru. 

Offering letter merupakan berkas formal yang perusahaan berikan sebagai tanda terjadinya hubungan kerja. Ini tidak bersifat mengikat seperti kontrak kerja. 

Namun, kandidat tetap harus mematuhi isi kesepakatan tersebut. Kandidat masih bisa menegosiasikan penawaran apabila belum cocok dengan ekspektasi. 

Sementara perjanjian kerja bersifat mengikat secara hukum dan kedua belah pihak wajib mematuhi isi perjanjian. Apabila terjadi pelanggaran maka pihak bersangkutan bisa dipidanakan. 

Membuat surat penawaran kerja karyawan baru bukan hal sulit. Sebagai human resources Anda bisa menggunakan tools untuk menulis surat dalam jumlah banyak agar menghemat waktu. Kunjungi Blog MyRobin untuk dapatkan informasi menarik lainnya seputar HRD dan dunia kerja.