Onboarding Karyawan: Pengertian,Tips, hingga Manfaatnya untuk Perusahaan

Setelah kandidat menerima offering letter dan menandatangani surat perjanjian kerja maka proses perekrutan bisa dilanjutkan ke tahap onboarding. 

Onboarding merupakan tahap krusial karena mempengaruhi keberlangsungan karyawan di tempat kerja yang baru. Melalui onboarding, karyawan baru akan diperkenalkan dengan lingkungan kantor serta budaya kerja nya, agar dapat membantu karyawan tersebut beradaptasi. 

Untuk lebih jelasnya mengenai onboarding, yuk simak penjelasan berikut ini!

Pengertian Onboarding Karyawan

Onboarding karyawan adalah proses adaptasi karyawan dengan lingkungan kerja yang baru, mulai dari pengenalan terhadap peraturan perusahaan, peran yang akan mereka lakukan, hingga budaya di perusahaan. 

Ketika proses onboarding berlangsung, karyawan baru akan dibuat untuk terbiasa dengan lingkungan kantor yang baru. Sehingga bisa berinteraksi dengan rekan kerja dan menjalin hubungan sosial di tempat kerja. 

Selain itu, karyawan baru nantinya akan diminta untuk melengkapi dokumen pendukung untuk urusan administrasi mengenai ketenagakerjaan dan mereka juga akan mendapatkan peralatan kerja untuk menunjang dalam bekerja nantinya.

Keberhasilan onboarding karyawan bergantung kepada seberapa efisien HRD dalam menjalankan program onboarding tersebut. Semakin cepat karyawan beradaptasi dengan lingkungan kantor, maka akan semakin cepat juga karyawan tersebut berkontribusi terhadap perusahaan.

Sebenarnya, onboarding karyawan tidak diperuntukan untuk karyawan baru saja, tapi juga karyawan yang baru pindah dari divisi lain. Hal ini dilakukan karena mereka mungkin sudah mengenal baik budaya dan peraturan perusahan, namun secara khusus belum memahami budaya kerja pada divisi tersebut. 

Proses Onboarding Karyawan

Proses onboarding dimulai sejak karyawan menandatangani surat perjanjian kerja, lalu akan berakhir ketika karyawan telah beradaptasi dengan lingkungan kantor.

Perusahaan yang baik biasanya akan memberikan pengenalan terhadap lingkungan kantor secara menyeluruh, supaya karyawan bisa mengenal perusahaan tersebut dengan baik. 

Untuk lebih jelasnya mengenai proses onboarding karyawan, berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Memberikan Informasi tentang Kebijakan dan Benefit Perusahaan

HRD sebagai perwakilan perusahaan harus memberitahu karyawan tentang kebijakan dan benefit perusahaan pada hari pertamanya bekerja. Semua kebijakan itu harus dijelaskan dengan rinci, mulai dari asuransi, pajak, hingga cuti. 

2. Menjelaskan Peran yang akan Dijalankan

Pada saat onboarding, HRD harus menjelaskan rincian tugas harian karyawan, supaya mereka mengetahui peran apa yang akan dijalankan. Setidaknya selama 30 hari pertama karyawan harus diarahkan mengenai peran mereka dalam perusahaan. 

Selama periode tersebut, karyawan t akan diperkenalkan dengan rekan kerja yang satu divisi dengannya, hingga pihak lain yang bisa diajak bekerja sama dalam menyelesaikan pekerjaan..

3. Memberikan Fasilitas Pelatihan

Pelatihan memiliki durasi terpanjang dalam proses onboarding.. Sebab pelatihan bertujuan agar karyawan baru dapat  menguasai skill yang diperlukan untuk menunjang produktivitas dalam bekerja. 

Karyawan baru akan mendapatkan pelatihan sebelum mereka mulai masuk kerja di hari pertama dengan materi pelatihan yang berkaitan tentang rincian tugas harian karyawan.

Baca Juga: Human Resource Development: Pengertian, Tugas, Tips, Kualifikasi, hingga Skill yang Harus Dikuasai

4. Mengenalkan Budaya Perusahaan

Proses menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan akan memakan waktu. Oleh karena itu, HRD harus memberikan gambaran cara mudah menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan seefektif mungkin. 

Salah satu caranya adalah memastikan budaya perusahaan tercermin pada visi dan misi perusahaan. 

5. Membantu Karyawan Menjalin Hubungan Sosial dengan Rekan Kerja

HRD harus memfasilitasi  karyawannya agar mereka dapat berkomunikasi dengan baik.. Walaupun beberapa karyawan tidak suka untuk terbuka dengan karyawan lainnya. 

Namun di beberapa perusahaan, biasanya disediakan sistem dimana perusahaan memberikan tugas kepada karyawan senior untuk membantu karyawan baru dalam mengerjakan tugas hariannya. 

Durasi Onboarding Karyawan Baru

Secara formal, durasi onboarding bisa berkisar antara 30 hari, 90 hari, 180 hari, hingga 365 hari.Durasi onboarding bisa berbeda tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi, jenis pekerjaan dan tahapan yang harus dilalui.

Biasanya, durasi onboarding berkisar antara satu minggu hingga beberapa bulan. Namun, pada beberapa kasus, proses onboarding bisa terus berlanjut hingga beberapa bulan atau bahkan tahun setelah pekerja pertama kali mulai bekerja.

Meskipun setiap perusahaan memiliki durasi proses onboarding yang berbeda-beda. Namun, proses onboarding secara umum dapat dibagi ke dalam empat fase.

1. Satu Hari sampai Satu Minggu

Pada fase ini, karyawan baru akan dilatih hingga terbiasa dengan peran yang akan mereka jalani.

2. Satu Minggu hingga Tiga Bulan

Pada fase ini, karyawan baru akan dilatih untuk bisa melakukan pekerjaannya dengan baik, bisa bekerja sama dengan rekan kerja, dan beradaptasi dengan budaya perusahaan. 

3. Tiga Bulan hingga Enam Bulan

Pada fase ini, perusahaan akan melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan dan memastikan segala kebutuhan mereka dalam melakukan pekerjaan terpenuhi dengan baik. 

4. Enam Bulan hingga Satu Tahun

Pada fase ini, diharapkan karyawan telah mengembangkan pengetahuannya dengan baik, mulai memahami perannya dalam perusahaan, bisa menyesuaikan diri dengan perusahaan, hingga bisa beradaptasi dengan budaya perusahaan. 

Tips Onboarding Karyawan Supaya Efektif

Banyak kejadian dimana karyawan mengundurkan diri setelah menerima offering letter, atau menandatangani kontrak kerja. Hal ini terjadi karena pengalaman saat onboarding yang membuat karyawan tidak merasa nyaman. Oleh karena itu, perusahaan dituntut untuk membuat pengalaman onboarding berjalan menyenangkan, sehingga membuat karyawan betah di perusahaan tersebut.

Untuk mengoptimalkan proses onboarding, perusahaan perlu memperhatikan hal berikut untuk membuat proses onboarding berjalan menyenangkan. Berikut beberapa tips onboarding karyawan yang baik.

1. Pekerjaan harus Sesuai dengan Job Description

Seringkali perusahaan memberikan beban kerja yang berbeda dengan job deksripsi. Sehingga membuat karyawan baru merasa tidak nyaman, dan berpotensi berhenti dari perusahaan. 

Untuk mengatasi hal ini, diperlukan proses rekrutmen yang transparan mengenai pekerjaan yang akan dikerjakan oleh karyawan. 

2. Membuat Jadwal Onboarding secara Berurutan

Jika perusahaan ingin membuat proses onboarding yang menyenangkan, maka HRD harus membuat jadwal yang jelas dan runtun. Lalu bagikan jadwal tersebut kepada karyawan baru. Jadwal tersebut akan membantu memudahkan karyawan menjalani proses onboarding.

3. Memberitahukan Informasi Mengenai Kebijakan Perusahaan Secara Lengkap

Salah satu alasan yang membuat karyawan baru bisa saja meninggalkan perusahaan adalah tidak adanya informasi mengenai kebijakan perusahaan yang diterima di hari-hari awal mereka bekerja. 

Setiap karyawan perlu mengetahui tentang kebijakan penting perusahaan, seperti dampak keterlambatan masuk kerja, atau sistem cuti yang diterapkan oleh perusahaan. Jika mereka tidak mengetahui kebijakan tersebut sejak awal, akan membuat mereka terkejut dan bisa saja mereka tidak terima, dan berakhir mereka meninggalkan perusahaan. 

Oleh karena itu, guna mengatasinya perusahaan harus memberikan semacam buku pegangan kepada karyawan saat mereka menerima offering letter.

4. Melakukan Meet and Greet

Ketika hari pertama karyawan baru masuk kerja, ada baiknya perusahaan mengadakan acara penyambutan sebagai bagian dari tim secara langsung. Selain itu, karyawan baru harus memiliki daftar staf yang harus mereka temui untuk memudahkan kerja sama di masa depan.

Kami telah menyediakan artikel tips efektif melakukan onboarding karyawan, untuk kamu yang tertarik mencari tahu lebih lanjut.

Manfaat Onboarding Karyawan

Setiap perusahaan harus melakukan onboarding karyawan. Hal ini karena onboarding memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Berikut adalah manfaat onboarding karyawan.

1. Branding bagi Perusahaan

Ketika perusahaan melakukan proses onboarding, branding perusahaan akan meningkat di mata karyawan.

Pada tahapan ini, HRD akan menjelaskan apa saja yang menarik dari perusahaan untuk menunjukan bahwa perusahaan tersebut merupakan tempat yang menyenangkan untuk bekerja. 

Tak hanya itu, dengan diadakannya onboarding dapat membuat karyawan merasa bangga dengan tempat kerjanya. Tentunya mereka akan membagikan pengalaman yang telah mereka lewati selama onboarding kepada teman atau kenalannya.

2. Produktivitas Kerja

Dengan onboarding, karyawan baru akan lebih dikenal oleh karyawan senior lainnya. Selain itu, karyawan akan merasa diterima dalam lingkungan yang baru, sehingga dapat meningkatkan motivasi dalam menjalankan pekerjaan.

Disisi lain, onboarding akan membuat karyawan lebih siap bekerja. Karena pada masa onboarding sudah dijelaskan mengenai job deskripsi mereka.

3. Meningkatkan Durasi Karyawan Bekerja di Perusahaan

Ketika karyawan mendapatkan pengalaman onboarding yang baik, akan membuat mereka akan bahagia. Sehingga mereka ingin mengabdi dalam waktu yang lama di perusahaan tersebut.

Selain itu, ketika karyawan merasa betah di perusahaan, perusahaan tidak perlu mencari orang lain dalam mengisi kekosongan posisi yang ditinggalkan, dan juga potensi kehilangan karyawan berbakat.

Demikianlah pembahasan mengenai onboarding karyawan, semoga artikel ini memberimu pengetahuan lebih dalam mengenai proses onboarding dalam perusahaan.

Dan buat kamu yang menyukai konten yang seperti ini, yuk kunjungi Blog MyRobin! disana kamu akan menemukan banyak artikel yang membahas dunia kerja, skill penunjang, serta informasi lainnya. Jangan lupa kunjungi blognya ya!