Perbedaan Onboarding dan Orientation, serta Tips Melaksanakannya

Ketika perusahaan memiliki karyawan baru, berikanlah sambutan hangat kepada mereka. Karena selain memberikan kesanbaik, juga akan memastikan bahwa mereka bekerja dengan antusias yang lebih, memiliki loyalitas, dan komitmen jangka panjang kepada perusahaan. 

Umumnya, perusahaan dalam menyambut karyawan baru akan mengadakan dua program, yaitu orientasi dan onboarding karyawan. Program orientasi karyawan diadakan untuk mengenalkan lingkungan dan value seperti visi dan misi, tujuan, dan kebijakan perusahaan kepada karyawan baru.

Sedangkan program onboarding karyawan diadakan untuk mengenalkan karyawan dengan perannya di perusahaan dan detail lain mengenai pekerjaan atau posisi mereka. 

Dengan perusahaan memahami perbedaan antara orientasi dan onboarding, akan membuat perusahaan dapat mempersiapkan program untuk karyawan dengan baik, sehingga dapat membuat mereka loyal kepada perusahaan. Nah, untuk mengetahui lebih jelas mengenai perbedaan onboarding dan orientasi karyawan, yuk simak penjelasannya berikut ini!

Definisi Orientasi Karyawan

Orientasi karyawan merupakan program yang diadakan untuk menyambut karyawan baru dan memperkenalkan mereka dengan perusahaan dan posisi mereka. Ketika menjalani masa orientasi, karyawan akan mendapatkan informasi menyeluruh mengenai perusahaan. 

Adapun manfaat yang akan didapatkan ketika melakukan orientasi karyawan antara lain:

• Memberi gambaran kepada karyawan mengenai apa yang akan dilakukan pada hari pertama bekerja.
• Memberikan informasi penting mengenai perusahaan kepada karyawan baru.
• Membantu karyawan mempelajari budaya perusahaan.
• Membantu karyawan memahami tata letak gedung perusahaan.
• Memberikan perlengkapan kerja kepada karyawan.

Definisi Onboarding Karyawan

Onboarding karyawan merupakan proses menyatukan karyawan baru ke lingkungan kerja. Masa onboarding karyawan dimulai ketika karyawan menerima tawaran kerja (offering letter). Untuk proses onboarding sendiri akan berbeda setiap karyawan, karena onboarding akan dilakukan sesuai dengan kepribadian karyawan baru. 

Sedangkan manfaat yang akan diperoleh ketika melakukan onboarding karyawan adalah:

• Memberikan dukungan yang berkelanjutan untuk membantu karyawan baru menyatu dengan lingkungan kerja.
• Mendorong terciptanya jalinan kerja sama antara karyawan baru dan karyawan senior.
• Memberikan pengalaman menyenangkan kepada karyawan baru, sehingga dapat meningkatkan loyalitas mereka terhadap perusahaan.
• Membantu meningkatkan produktivitas karyawan baru.
• Memberikan feedback positif kepada karyawan baru untuk meningkatkan rasa percaya diri mereka.
• Menjelaskan peran dan ekspektasi perusahaan kepada mereka.
• Mencegah terjadinya miskomunikasi dan kebingungan karyawan terhadap peran mereka.

Tujuan Orientasi dan Onboarding

Secara garis besar, orientasi dan onboarding bertujuan untuk mempermudah karyawan baru menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja yang baru. Namun, yang membedakan kedua program tersebut adalah:

1. Tujuan Orientasi

Pada orientasi, perkenalan lingkungan dan budaya kantor berlangsung secara cepat atau biasanya hanya satu hari saja. Secara garis besar HRD akan memberitahu peran yang akan dilakukan, kebijakan kantor, atau informasi lain kepada karyawan baru.. Selain itu, program orientasi yang akan dijalani setiap karyawan akan relatif sama. Hal itu karena informasi yang akan dibagikan juga serupa.

2. Tujuan Onboarding

Jika masa orientasi berlangsung cukup cepat, pada masa onboarding ini HRD akan memberikan arahan secara berkelanjutan. Karena nantinya HRD akan membantu karyawan baru dalam memahami lebih lanjut peran mereka di perusahaan. 

Program onboarding sendiri akan didesain sesuai dengan peran atau posisi karyawan baru, sehingga mereka akan lebih mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja dan budaya kerja perusahaan. 

Format Orientasi dan Onboarding

1. Format Orientasi

Biasanya dalam program orientasi, HRD akan mengadakan meeting kecil-kecilan untuk memberikan informasi kepada karyawan baru. Akan ada sesi untuk  karyawan barubertanya dan melakukan tur keliling kantor. Hal ini dilakukan untuk menginformasikan karyawan tersebut dengan perkarayang akan mereka butuhkan nantinya dalam bekerja. 

2. Format Onboarding

Program onboarding akan melibatkan format yang berbeda-beda. Ini mencakup pelatihan secara one on one, melakukan pertemuan dengan supervisor, dan pelatihan kelompok supaya karyawan baru bisa menyatu dengan anggota satu timnya.

Onboarding dapat dikatakan sukses ketika karyawan baru bisa berkembang dengan baik dan bisa menjalankan perannya dengan baik secara mandiri.

Topik yang Dibahas dalam Orientasi dan Onboarding

Secara khusus, topik yang dibahas ketika masa orientasi dan onboarding sangat bervariasi. Namun, topik terkait onboarding lebih dalam dan detail, karena masa onboarding yang lebih lama.

1. Topik yang Dibahas dalam Orientasi

• Mengenalkan Visi, misi, dan value yang ada pada perusahaan.
• Kebijakan dan prosedur yang ada dalam perusahaan.
• Benefits yang akan didapatkan.
• Tur keliling kantor.
• Dokumen mengenai proses perekrutan karyawan baru.
• Memperkenalkan rekan kerja.
• Memperkenalkan tata letak ruangan kerja.
• Mengajarkan cara penggunaan software yang ada di perusahaan.
• Pelatihan karyawan baru lainnya yang sesuai dengan posisi masing-masing.

2. Topik yang Dibahas dalam Onboarding

• Mengadakan pertemuan secara rutin dengan supervisor.
• Memperkenalkan rekan kerja yang akan membantu selama proses adaptasi.
• Mengadakan pelatihan untuk tugas pekerjaan tertentu.
• Mengadakan tes project.
• Mengevaluasi kinerja karyawan baru dan memberikan pelatihan baru jika dibutuhkan.
• Menentukan tujuan dari karyawan baru. 
• Durasi Orientasi dan Onboarding

Durasi Orientasi

Biasanya perusahaan mengadakan orientasi karyawan baru hanya sekali, yaitu ketika karyawan masuk pada hari pertama bekerja, namun ada juga perusahaan yang mengadakannya sampai satu minggu. Ini membuat proses orientasi lebih pendek daripada proses onboarding. 

Durasi Onboarding

Onboarding merupakan program berkelanjutan yang biasanya bisa berlangsung sampai 90 hari pertama kerja. Bahkan di beberapa perusahaan masa onboarding bisa sampai 6 bulan hingga 1 tahun. Hal ini bergantung pada perkembangan yang dialami oleh karyawan. 

Tips untuk Melakukan Orientasi dan Onboarding

Karyawan membutuhkan informasi penting mengenai perusahaan secara cepat, maka program orientasi menjadi jawaban atas kebutuhan tersebut. Tetapi, karyawan juga membutuhkan dukungan secara berkelanjutan untuk membantu mereka dalam menyesuaikan diri, dan jawabannya ada pada program onboarding. 

Melihat pernyataan diatas, dapat disimpulkan bahwa orientasi dan onboarding jika dilakukan dengan baik akan menjadi program yang saling melengkapi satu sama lain. Oleh karena itu, saat melakukan program orientasi dan onboarding dibutuhkan beberapa tips supaya kedua program tersebut berjalan dengan baik.

1. Buat Program Tersebut Menyenangkan

Program onboarding yang berkelanjutan cenderung membosankan. Oleh karena itu, buatlah program yang menarik, sehingga karyawan baru bersemangat menjalani setiap prosesnya.

2. Meminta Feedback

Buatlah survei untuk mengetahui pendapat karyawan baru mengenai program orientasi dan onboarding yang mereka jalani. Hal ini akan berguna sebagai feedback untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan semasa orientasi dan onboarding..

3. Teruslah Berkembang

Program orientasi dan onboarding yang dijalankan oleh perusahaan harus terus berkembang. Seperti menambahkan hal-hal baru dalam menjalankan program. Manfaatkan feedback dari karyawan untuk membantu perusahaan meningkatkan kedua program tersebut.

4. Melibatkan Banyak Orang

Libatkanlah lebih banyak orang, seperti manajer, supervisor, hingga karyawan senior. Semakin banyak karyawan senior yang berpartisipasi dapat meningkatkan interaksi mereka dengan karyawan baru, sehingga akan mempermudah karyawan baru dalam beradaptasi. 

5. Jangan Membuat Karyawan Baru Kewalahan

Buatlah program orientasi dan onboarding yang mudah dicerna oleh karyawan baru, mulai dengan mengadakan tur keliling kantor, perkenalan dengan anggota tim. Lakukan semua itu dengan sesi yang informatif untuk menyeimbangkan aktivitas dan memberikan waktu istirahat.. 

Demikianlah pembahasan mengenai perbedaan onboarding dan orientasi. Semoga pembahasan kali ini bisa memberikan wawasan bagimu ketika menjadi pelaksana onboarding dan orientasi ataupun yang akan menjalani program ini. 

Nah, untuk kamu yang menyukai konten yang seperti ini, yuk kunjungi Blog MyRobin! Karena disana kamu akan menemukan banyak konten yang informatif dan menambah wawasanmu. Tunggu apalagi, yuk kunjungi blognya!