Tips Menolak Pekerjaan Tambahan dengan Sopan Untuk Anda yang Tidak Enakan!

Anda telah mempertimbangkannya dengan cermat, dan Anda kecewa karena menyadari bahwa akan lebih baik jika Anda tidak menerima tugas baru dari atasan Anda. Anda mungkin memiliki beberapa alasan untuk sampai pada kesimpulan tersebut.

Mungkin Anda sedang dibanjiri dengan pekerjaan lain, atau proyek baru tersebut membutuhkan keahlian yang belum Anda miliki. Alasan Anda untuk mengatakan tidak pada atasan Anda mungkin terlihat sah-sah saja, namun apakah atasan Anda akan setuju? Apakah boleh mengatakan tidak kepada atasan dalam situasi seperti ini? Tergantung.

Meskipun Anda menyukai pekerjaan Anda dan senang dengan beban kerja Anda saat ini, proyek atau tugas baru dapat dengan cepat menjadi sangat berat jika terlalu cepat menumpuk. Tidak masalah jika Anda memiliki kebiasaan kerja yang baik; setiap karyawan memiliki batas kemampuannya. Itulah mengapa sangat penting untuk mengetahui kapan harus mengatakan “tidak” pada pekerjaan tambahan. 

Memahami kapan dan bagaimana menolak tanggung jawab tambahan akan sangat membantu ketika Anda ingin meningkatkan produktivitas, unggul dalam manajemen waktu, dan mencegah kemungkinan kelelahan yang dapat mengurangi motivasi Anda.

Dalam artikel ini, kita akan membahas pentingnya menolak pekerjaan tambahan di tempat kerja, praktik terbaik untuk melakukannya, dan skenario yang tepat untuk melakukannya.

Mengapa Anda perlu belajar untuk mengatakan ‘tidak’ pada pekerjaan tambahan di tempat kerja?

Bagi banyak karyawan, terutama mereka yang baru saja bergabung dengan tempat kerja baru dan ingin membuktikan diri kepada atasan mereka, mengatakan “tidak” pada beban kerja ekstra bukanlah sesuatu yang datang secara alami. Beberapa merasa tidak enak karena mengecewakan atasan dan mengecewakan rekan kerja mereka, beberapa cemas klien akan memutuskan hubungan mereka saat mendengar kata “tidak”, beberapa tidak ingin terlihat kasar dan malas, dan beberapa lainnya terbiasa mengatakan “ya”, mereka tidak tahu ada pilihan lain. Dari satu karyawan ke karyawan lainnya, alasan untuk mengambil tanggung jawab tambahan berbeda-beda.

Namun, hasil dari menyetujui tugas yang tidak dapat Anda selesaikan dengan nyaman selalu sama: tingkat kecemasan yang meningkat, kelelahan yang cepat, dan penurunan produktivitas secara keseluruhan. 

Mari kita lihat lebih dekat mengapa penting untuk belajar mengatakan “tidak” pada tugas-tugas baru ketika beban kerja Anda menjadi terlalu berat:

• Tidak mengatakan “tidak” pada pekerjaan tambahan dapat menurunkan produktivitas Anda. Ketika Anda memiliki terlalu banyak pekerjaan, Anda akan lebih tergoda untuk melakukan banyak tugas, yang bertentangan dengan kepercayaan umum, dan ini akan merugikan efisiensi kerja Anda.
• Tidak mengatakan “tidak” pada pekerjaan tambahan dapat menyebabkan kelelahan. Bahkan jika Anda menyelesaikan tugas tambahan yang diminta tepat waktu, Anda berisiko menjadi terlalu lelah dan, oleh karena itu, membenci atasan dan pekerjaan Anda.
• Tidak mengatakan “tidak” pada pekerjaan tambahan dapat membuat Anda memiliki reputasi sebagai pemain tim yang buruk. Jika Anda setuju untuk melakukan tugas tambahan dan gagal memberikan hasil yang diharapkan, Anda dapat merusak reputasi Anda. Selain itu, saat Anda mencoba memasukkan tanggung jawab lain ke dalam jadwal yang padat, Anda berisiko merusak tugas-tugas Anda yang lain. 
• Tidak mengatakan “tidak” pada pekerjaan tambahan dapat menyebabkan efek bola salju. Dengan tidak mengatakan “tidak” sekali saja, Anda memberikan kesan sebagai karyawan yang dapat diberi tugas darurat setiap saat.

Pentingnya mengetahui cara untuk mengatakan “tidak” dengan baik dan sopan

Mengetahui cara mengatakan “tidak” dengan baik adalah bagian penting dalam menegaskan diri Anda dan menetapkan batasan. Ketika Anda terus-menerus mengatakan “ya” untuk hal-hal yang tidak ingin Anda lakukan, Anda mungkin akan berada dalam situasi yang menantang. Ketika mengatakan “tidak”, ada banyak cara untuk membingkai ulang keputusan Anda dengan cara yang sopan. Dengan bersikap profesional, rekan kerja atau atasan Anda mungkin akan menghormati keputusan Anda dan lebih memahami alasan Anda. Sebagai karyawan, Anda memiliki hak untuk mengatakan “tidak”, namun mengetahui cara melakukannya dengan baik dapat membuatnya lebih mudah dilakukan.

Cara Memutuskan Apakah Anda Harus Mengatakan Tidak pada Atasan Anda

Ada beberapa alasan yang sah untuk menolak tugas, namun atasan Anda mungkin menganggap alasan lain sebagai alasan yang buruk. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut ini sebelum mengambil tindakan.

• Apakah Anda sudah mengerjakan beberapa tugas dengan prioritas tinggi sehingga tidak ada waktu untuk tugas yang satu ini?
• Apakah proyek ini memiliki prioritas yang lebih tinggi daripada proyek Anda yang lain?
• Dapatkah Anda mendelegasikan beberapa pekerjaan Anda kepada bawahan atau rekan kerja?
• Dapatkah Anda menaruh beberapa tugas dengan prioritas lebih rendah di belakang sementara Anda mengerjakan proyek baru ini?
• Jika Anda tidak memiliki skill yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas ini, bisakah Anda memperolehnya dengan cepat?
• Apakah Anda satu-satunya orang dalam perusahaan yang memiliki keahlian dan latar belakang yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas ini? Apakah atasan Anda mengandalkan Anda?

Lalu ada alasan-alasan pribadi yang mungkin ingin Anda pertimbangkan namun tidak perlu Anda sampaikan. Seberapa bahagiakah Anda dengan pekerjaan Anda secara keseluruhan? Apakah pindah ke posisi baru atau perusahaan lain merupakan hal terburuk yang bisa terjadi pada Anda? Apakah Anda memiliki dana darurat untuk membantu Anda jika atasan Anda tidak menanggapi Anda dengan baik?

Alasan yang Salah untuk Mengatakan Tidak pada Atasan Anda

Jangan menolak tugas dari atasan Anda dengan seenaknya. Alasan yang tercantum di sini mungkin terlihat bagus, namun mungkin tidak cukup bagus untuk atasan Anda.

Proyeknya Terlihat Terlalu Sulit

Jangan menolaknya karena akan sulit jika Anda memiliki keahlian untuk mengerjakan tugas tersebut. Atasan Anda mengharapkan Anda untuk bekerja keras dan tidak akan senang jika Anda menolak sebuah proyek karena akan membutuhkan banyak usaha untuk menyelesaikannya.

Itu Bukan Bagian dari Deskripsi Pekerjaan Anda

Menolak tugas karena tidak sesuai dengan deskripsi pekerjaan Anda adalah hal yang salah jika Anda memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Anda Memiliki Alasan Pribadi

Mungkin Anda sedang merencanakan pernikahan, atau akan pergi berlibur. Jauhkan informasi itu dari diskusi. Anda tidak boleh mendahulukan acara pribadi di atas pekerjaan Anda, setidaknya dalam situasi yang paling umum.

Alasan yang Tepat untuk Mengatakan Tidak pada Atasan Anda

Atasan Anda seharusnya bisa memahami beberapa alasan untuk menolak sebuah tugas jika alasan tersebut masuk akal.

Jangka Waktu Tidak Sesuai

Sangat penting untuk menyampaikannya jika Anda telah menyusun rencana untuk menyelesaikan proyek dan Anda menyadari bahwa waktu yang tersedia tidak cukup untuk memenuhi deadline. Lebih baik menjelaskan mengapa jangka waktu yang ditetapkan tidak masuk akal daripada tetap diam dan akhirnya gagal menyelesaikan tugas. Pelajari: Scope Creep

Anda Harus Meninggalkan Pekerjaan Lain

Jika mengambil proyek baru berarti Anda harus meninggalkan pekerjaan lain, katakan tidak pada atasan Anda. Pastikan untuk menjelaskan alasannya. Mereka mungkin akan meringankan beban kerja Anda untuk meluangkan waktu Anda.

Anda Tidak Memiliki Keahlian yang Dibutuhkan

Anda tidak punya pilihan selain menolak sebuah proyek jika Anda tidak memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Bicaralah dengan atasan Anda untuk mendapatkannya pada waktu yang tepat untuk mengerjakan proyek lain yang serupa di masa depan. Mungkin mereka akan membiayai pelatihan Anda.

Cara Menolak Tanggung Jawab Yang Lebih Besar Di Tempat Kerja Dengan Sopan

Pertama dan terutama, Anda harus menerima kenyataan bahwa terlepas dari tingkat senioritas Anda, Anda tidak mungkin melakukan semua pekerjaan di tempat kerja. Akan selalu ada beberapa tugas yang perlu Anda tolak atau delegasikan. Dan tidak apa-apa untuk menolak pekerjaan tambahan bukanlah tanda bahwa Anda tidak memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik atau tidak memiliki keahlian, ini adalah tentang menjaga lingkungan kerja yang sehat dan menetapkan ekspektasi yang sesuai untuk pekerjaan Anda.

Jadi, dengan menolak tugas-tugas tertentu, Anda membuktikan diri Anda sebagai karyawan yang bertanggung jawab dan Anda hanya perlu terdengar percaya diri, memberikan alasan yang tepat, dan melakukannya dengan sopan. Mari kita lihat beberapa praktik terbaik untuk menolak lebih banyak tanggung jawab di tempat kerja.

Mempertimbangkan permintaan tersebut

Menolak semua tanggung jawab baru akan membuat Anda mendapat banyak kritikan dan reputasi yang buruk. Atau lebih buruk lagi, hal ini akan membuat Anda kehilangan kesempatan untuk memajukan karir Anda. Pada akhirnya, tidak semua pekerjaan tambahan adalah tugas. Terkadang, mungkin ada sesuatu yang akan bermanfaat bagi Anda, sesuatu yang Anda rela mengorbankan tugas lain yang kurang penting (baik untuk ditinggalkan atau ditunda). Terakhir, kita semua adalah manusia, jadi sesekali, pasti akan ada situasi force majeure ketika Anda harus melakukan tugas yang tidak sesuai dengan jadwal Anda. Jadi, jangan katakan “tidak” sampai Anda yakin seratus persen bahwa Anda harus melakukannya.

Di antara yang lainnya, mempertimbangkan permintaan (atau setidaknya berpura-pura) adalah cara yang paling sopan untuk menangani situasi tersebut.

Sebelum Anda merespons permintaan kerja dengan jawaban “tidak”, ajukan beberapa pertanyaan untuk mengetahui detail tentang projek yang diinginkan oleh atasan atau rekan kerja Anda, dan tentukan seberapa menarik, relevan, mendesak, menarik, dan menggairahkan kesempatan tersebut.

Berikut adalah beberapa pertanyaan umum yang harus ditanyakan yang akan membantu Anda mempelajari lebih lanjut tentang permintaan tersebut:

• Kapan deadline untuk penugasan ini?
• Apakah ini merupakan tugas dengan prioritas tinggi atau dapat ditunda?
• Berapa banyak yang harus saya kontribusikan untuk proyek ini?
• Berapa banyak tugas yang sudah diselesaikan? 
• Apakah saya akan mendapatkan bantuan untuk tugas ini?

Setelah Anda mengetahui lebih lanjut tentang pekerjaan tambahan yang diminta untuk Anda selesaikan, nilai apakah Anda bisa meluangkan waktu untuk mengerjakannya atau tidak. Berikut adalah beberapa faktor yang akan membantu Anda membuat keputusan:

• Seberapa relevan tugas tersebut dengan peran Anda?
• Apakah tugas tersebut sesuai dengan prioritas Anda saat ini? 
• Apakah tugas tersebut sesuai dengan tujuan karir Anda yang lebih luas?
• Apakah Anda memiliki waktu atau berisiko mengalami kelelahan?
• Siapa yang bertanya? Seberapa senior mereka dan mengapa mereka meminta bantuan?
• Jika Anda mengatakan tidak, bagaimana hal ini akan dilihat oleh bisnis?

Jika Anda bisa mengacak jadwal Anda dan memprioritaskan tugas baru di atas tugas yang sudah ada, bagus dan Anda tidak perlu menolaknya. Namun, jika Anda sampai pada kesimpulan bahwa Anda tidak tersedia untuk pekerjaan ini, baca terus untuk mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Percaya diri dan salurkanlah, bukan dengan cara yang kasar

Aturan ini tidak semata-mata untuk menolak tanggung jawab tambahan; Anda secara umum harus belajar bagaimana bersikap percaya diri saat berinteraksi dengan orang lain. Namun, rasa percaya diri sangat penting terutama saat berkomunikasi dengan manajer Anda. 

Idealnya, Anda harus menyampaikan “tidak” dengan jelas, baik, dan hormat. Bersabarlah, dan dengarkan atasan atau rekan kerja Anda dengan penuh perhatian dan biarkan mereka menyelesaikan kalimat mereka sebelum Anda menolak permintaan mereka. Secara keseluruhan, jangan menjadi orang yang menyebalkan. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah membuat orang yang meminta bantuan Anda merasa tidak enak untuk datang kepada Anda. 

Inilah yang harus dihindari:

• Menghela napas karena kesal
• Ekspresi wajah yang menunjukkan ketidakpuasan ( jangan memutar mata)
• Tidak boleh menggerutu secara umum

Tujukan kata “tidak” yang netral namun penuh percaya diri.

Pastikan untuk mengucapkan terima kasih secara lisan atas kesempatan tersebut

Seperti yang telah disampaikan, Anda tidak perlu mencoba untuk memperhalus jawaban “tidak” Anda. Namun, bukan berarti Anda harus bersikap kasar tentang hal itu dan pastikan Anda menyertakan ucapan “terima kasih” yang sopan dan benar-benar menghargai kesempatan yang telah diberikan kepada Anda. Pada akhirnya, saat atasan Anda datang kepada Anda dengan permintaan pekerjaan, itu berarti mereka percaya pada kemampuan Anda untuk melakukannya dengan baik.

Daripada mengatakan “tidak” dengan tegas, penolakan Anda seharusnya lebih terdengar seperti “tidak, tapi terima kasih sudah bertanya”. Berikut adalah beberapa frasa siap pakai yang akan membantu Anda menciptakan efek tersebut:

• Kedengarannya sangat menarik.
• Kedengarannya seperti tugas yang sangat menarik.
• Saya menghargai Anda mempertimbangkan saya untuk hal ini.
• Saya bersyukur Anda meminta bantuan saya untuk hal ini.

Meskipun ini diikuti dengan kata “tetapi”, Anda masih mengungkapkan rasa terima kasih dan antusiasme Anda untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Berikan sebuah alasan yang tulus dan terus terang

Selalu lebih mudah untuk menyampaikan maksud Anda ketika didukung oleh sesuatu, itulah mengapa kata “tidak” yang paling percaya diri dan pasti selalu sejalan dengan kata “karena”. Bahkan, ketika “tidak” Anda diikuti dengan “inilah alasannya”, orang tersebut cenderung lebih cepat memahami Anda dan tidak menganggap penolakan itu secara pribadi.

Untuk alasan yang paling persuasif dalam menolak tanggung jawab tambahan di tempat kerja, Anda perlu mengetahui prioritas Anda dengan baik dan mengkomunikasikannya secara efektif. Jelaskan tugas-tugas lain yang sedang Anda kerjakan saat ini sehingga atasan atau rekan kerja Anda mengerti bahwa Anda tidak hanya malas dan sebenarnya sudah memiliki pekerjaan lain. 

• Bicarakan tentang deadline yang harus Anda penuhi.
• Jelaskan prioritas dari berbagai tugas yang Anda hadapi saat ini.
• Jaga agar penjelasan Anda tetap singkat dan langsung pada intinya. 

Gabungkan beberapa kata yang memicu ke dalam tanggapan Anda

Hal-hal kecillah yang membuat perbedaan. Jika Anda ingin terdengar lebih profesional dan persuasif, pastikan Anda menggunakan bahasa yang tepat dan memasukkan kata dan frasa pemicu ke dalam tanggapan Anda:

• Berkomitmen
• Batas waktu
• Prioritas
• Dukungan
• Tanggung jawab

Trik lainnya adalah menghindari kata-kata yang berkonotasi negatif saat menyampaikan kata “tidak”. Cobalah untuk menghindari kata “tidak” dengan kata “sayangnya”, “tidak bisa”, atau “sayangnya”. Penggunaan kata-kata ini dapat membuat Anda terdengar terlalu negatif dan memberikan kesan yang salah.

Tawarkan solusi yang tidak melibatkan Anda untuk melakukan tugas tersebut

Bahkan jika Anda tidak dapat menyelesaikan suatu tugas, Anda masih bisa membantu dengan satu atau lain cara. Ada banyak hal berbeda yang bisa Anda gunakan untuk membumbui kata “tidak” Anda agar bisa meninggalkan sesuatu dengan positif. 

Mempertimbangkan fakta bahwa atasan Anda memberikan tugas tambahan kepada Anda karena Anda mampu menyelesaikannya, Anda harus memiliki keahlian untuk melakukan bantuan kecil yang akan meringankan beban mereka. Dalam sebagian besar kasus, akan ada cara bagi Anda untuk berkontribusi dengan cara alternatif.

• Lihatlah apakah mereka akan mendapat manfaat dari Anda yang akan membahas tugas tersebut untuk menjelaskannya kepada orang lain?
• Apakah mereka ingin Anda mereview proyek tersebut setelah selesai?
• Apakah mereka tertarik jika Anda menjadi sukarelawan untuk memberikan arahan di sepanjang prosesnya? 
• Apakah mereka ingin Anda berpartisipasi dalam sesi brainstorming?

Atau, mungkin Anda memiliki sumber daya yang dapat membantu mereka menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan efisien yang dapat Anda tawarkan untuk dibagikan!

Sarankan untuk mendelegasikan dan memberikan referensi 

Hal terbaik berikutnya yang dapat Anda lakukan jika Anda tidak dapat mengambil tanggung jawab adalah merekomendasikan seseorang yang dapat melakukannya. Dengan begitu, Anda akan mengurangi beban Anda dan beban mereka, yang merupakan situasi yang saling menguntungkan bagi semua orang yang terlibat. 

Bisa seorang rekan kerja yang memiliki keahlian yang dibutuhkan atau, lebih baik lagi, seorang freelancer yang bisa Anda rekrut untuk menyelesaikan tugas tersebut tanpa mengganggu alur kerja semua orang di perusahaan.

Selalu akhiri dengan pernyataan yang positif

Anda harus memulai dengan catatan positif. Sekarang, kami juga menyatakan bahwa taktik terbaik adalah mengakhirinya dengan hal yang sama. Metode sandwich! Sesuatu yang sederhana seperti “Terima kasih atas pengertiannya” sudah cukup.

Berlatihlah untuk menjadi sempurna

Sulit untuk memprediksi kapan permintaan yang mustahil untuk dikatakan “ya” berikutnya akan datang, jadi mencoba melatih kata-kata yang tepat sebelum Anda mengatakannya jarang menjadi pilihan. Namun, agar terdengar lebih percaya diri dan tidak kebingungan saat waktu untuk mengatakan “tidak” tiba, Anda bisa melatih penolakan yang sopan. 

Siapkan beberapa frasa yang terdengar profesional dan tuliskan agar Anda dapat mengingatnya nanti. Berlatihlah untuk mengatakan “tidak” pada tanggung jawab tambahan dengan tegas, pada diri Anda sendiri, atau pada teman yang membuat Anda merasa nyaman.  Pada akhirnya, hal itu akan menjadi lebih mudah.

Hampir tidak dapat dihindari dalam pekerjaan apapun bahwa pada akhirnya Anda akan diminta untuk melakukan tugas atau tanggung jawab yang Anda rasa tidak mampu menanganinya atau yang tidak ingin Anda tangani.

Seni mengatakan tidak dimulai dengan membuat penilaian pribadi yang jujur tentang mengapa Anda tidak ingin melakukan pekerjaan tambahan, kemudian menyusun tanggapan Anda berdasarkan hal tersebut sampai pada tingkat yang paling masuk akal, dan tergantung pada apa yang diminta dari Anda, Anda mungkin ingin terjun dan memberikan yang terbaik untuk memajukan karir Anda. Tanyakan pada diri sendiri apa untungnya bagi Anda. 

Temukan informasi relevan seputar bisnis, karir, dan HRD, dan informasi-informasi menarik lainnya di Blog MyRobin.