Sebagai pekerja, mungkin ada kalanya kamu merasa kesulitan untuk mengelola beban kerja dan mengejar target perusahaan. Kini, persoalan semacam itu bisa diatasi dengan bantuan software atau aplikasi workload management.
Dalam artikel ini, MyRobin menjelaskan apa itu aplikasi workload management dan manfaatnya untuk para pekerja. Simak ulasan berikut ini.
Manajemen Beban Kerja atau Workload Management
Sebelum menjelaskan apa itu aplikasi workload management, ada baiknya untuk memahami manajemen beban kerja terlebih dahulu. Manajemen beban kerja adalah proses mengatur tugas-tugas dan mengarahkannya untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dengan mengelola beban kerja, karyawan dapat terbantu dalam mendistribusikan tugas secara merata, menggunakan sumber daya secara efektif, meningkatkan komunikasi, dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Nah, untuk mengelola itu, ada beberapa cara yang bisa dilakukan oleh perusahaan. Salah satunya adalah menggunakan aplikasi workload management.
Apa itu Aplikasi Workload Management?
Aplikasi Workload Management adalah produk teknologi yang membantu perusahaan mengatur dan mengarahkan tugas karyawan. Aplikasi ini menyediakan metodologi dan alat untuk memantau, menentukan prioritas, dan mengatur tugas dan proyek perusahaan agar dapat selesai tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang ditentukan.
Manfaat Aplikasi Workload Management
Aplikasi Workload Management dapat membantu mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi kerja dengan memastikan bahwa sumber daya dan tugas diterapkan dengan benar dan efektif. Aplikasi ini juga bisa membantu karyawan dalam mengidentifikasi dan mengatasi hambatan dalam proses kerja, memastikan proyek berjalan sesuai rencana, dan memastikan semua tugas diselesaikan dengan tepat waktu dan dalam batas anggaran.
Dengan aplikasi Workload Management, manajer dapat dengan mudah memantau progres tugas dan proyek, membuat laporan real-time dan memantau performa individu dan tim. Ini juga memungkinkan manajer untuk menentukan prioritas dan memastikan bahwa tugas yang paling penting selalu diselesaikan terlebih dahulu.
Aplikasi Workload Management sangat berguna bagi organisasi atau perusahaan yang memiliki banyak proyek dan tugas berjalan bersamaan. Sebab, aplikasi ini dapat membantu dalam mengatur beban kerja dan memastikan bahwa semua tugas diselesaikan dengan tepat waktu dan dalam batas anggaran. Selain itu, aplikasi ini juga bisa membantu manajer dalam membuat keputusan yang tepat dan memastikan bahwa sumber daya digunakan dengan benar dan efektif.
Contoh Aplikasi Workload Management
Berikut ini ada beberapa platform yang dapat membantu perusahaan mengelola beban kerja:
1. ClickUp
ClickUp adalah platform manajemen kerja yang memungkinkan perusahaan mengoptimalkan lingkungan kerja remote atau hybrid. Platform ini direkomendasikan karena karyawan dan manajer dapat mengakses ClickUp dari mana saja.
Dengan menggunakan ClickUp, pengguna dapat melacak kemajuan pekerjaan, berkolaborasi dalam proyek, menetapkan prioritas, berbagi data, mengatur pengingat dan tujuan, serta membuat dokumen kolaboratif. Selain itu, ClickUp juga terintegrasi dengan platform perpesanan dan konferensi umum, serta memberikan dukungan pelanggan dan pelatihan pengguna.
2. Slack
Slack adalah platform yang memberi pengguna kemudahan dalam berkomunikasi, mengelola proyek, dan mengatur alur kerja secara remote. Slack menawarkan fitur-fitur seperti chat, voice dan video call, manajemen data, berbagi file, dan membuat alur kerja yang dapat mengotomatiskan tugas-tugas harian. Selain itu, Slack juga dapat diintegrasikan dengan platform lainnya dan berkolaborasi dengan karyawan dari perusahaan lain.
3. Monday.com
Monday.com adalah platform yang menyediakan beberapa beberapa fitur bagi pengguna untuk merampingkan proses kerja. Platform ini terintegrasi dengan lebih dari 40 platform lain dan menyediakan layanan seperti alokasi sumber daya, manajemen beban kerja, pemasaran, alat SDM, dan rekrutmen, serta bantuan TI. Monday.com juga memungkinkan para pemimpin perusahaan untuk melacak metrik, KPI, dan anggaran.
4. Trello
Trello adalah platform manajemen kerja untuk bisnis. Platform ini memungkinkan karyawan untuk membuat papan Trello yang menggunakan daftar dan kartu guna mengatur alur kerja.
Fitur-fitur yang dimiliki Trello memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi, mengelola waktu, membuat timeline, melacak statistik, menetapkan tugas, serta menerima dan memantau pekerjaan. Selain itu, Trello juga menawarkan otomatisasi untuk tugas-tugas rutin dan integrasi dengan aplikasi lainnya.
5. Teamwork
Teamwork adalah platform manajemen proyek yang cukup populer karena menyediakan sejumlah fitur untuk mengelola beban kerja. Platform ini bisa memudahkan pengguna untuk melacak progress dan penggunaan sumber daya, serta membuat karyawan bertanggung jawab dengan dasbor yang yang sederhana.
Selain itu, Teamwork juga mencakup pelacakan waktu, manajemen portofolio, faktur, dukungan pelanggan, dan fitur-fitur lain yang dapat disesuaikan. Sama dengan yang lain, platform ini juga telah terintegrasi dengan platform lain untuk menunjang produktivitas penggunanya.
6. Asana
Asana adalah aplikasi workload management yang memberikan akses ke berbagai macam fitur yang bermanfaat bagi bisnis. Platform ini memungkinkan penggunanya untuk membuat rencana proyek, melacak peluncuran produk dan kampanye perusahaan, melacak tugas, menetapkan tenggat waktu, melihat progress, menerima pelanggan, dan merampingkan operasi penjualan.
Tips Mengelola Beban Kerja
Nah, barusan kamu sudah tahu beberapa platform yang dapat mengelola beban kerjamu. Agar pekerjaanmu semakin optimal, simak juga beberapa tips berikut.
1. Pahami tim
Salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola beban kerja adalah mengenal tim dan bagaimana cara mereka bekerja dengan baik. Dengan begitu, seluruh tim dapat terbantu dan bisa menyesuaikan dengan kemampuan masing-masing.
2. Bagi pekerjaan
Ketika mengerjakan proyek yang kompleks, biasanya membagi fase menjadi tugas pekerjaan yang lebih kecil akan sangat membantu keberlangsungan proyek. Hal ini dapat membantu kamu dan rekan kerja untuk melacak progress, memenuhi tujuan, dan merasakan kepuasan dalam menyelesaikan pekerjaan.
Baca Juga: Kiat Membangun Teamwork yang Efektif di Tempat Kerja
3. Tentukan prioritas
Sebelum memulai suatu proyek, sebaiknya tentukan prioritas kamu di setiap tahap. Hal ini dapat membantumu dan tim guna tetap fokus dan mendedikasikan sumber daya untuk tugas-tugas yang paling penting.
4. Analisis sumber daya
Penggunaan sumber daya yang efektif dapat membantu kamu menghindari terlewatnya deadline dan kehilangan produktivitas. Maka dari itu, kamu dapat mempertimbangkan penggunaan alat bantu yang memungkinkan kamu melacak penggunaan dan pasokan sumber daya. Misalnya, data, waktu, tenaga kerja, dan material.
5. Hindari burnout atau kelelahan
Beberapa karyawan mungkin mengerjakan lebih banyak pekerjaan dibanding yang lain. Nah, sebagai sesama karyawan, kamu bisa membantu karyawan lain untuk menghindari kelelahan dengan memastikan bahwa semua anggota berbagi tugas secara merata dan mendapatkan waktu istirahat yang cukup.
6. Gunakan otomatisasi
Sebagian perusahaan mengharuskan karyawannya untuk menyelesaikan tugas-tugas sederhana dan berulang sebagai bagian dari kerjaan harian. Agar lebih efektif, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi beban kerja karyawan dengan menggunakan alat bantu software yang mengotomatiskan proses-proses ini, misalnya platform-platform di atas.
Demikian penjelasan seputar aplikasi workload management yang dapat menunjang produktivitas, mungkin Anda juga tertarik untuk membaca Applicant Tracking Systems. Jika kamu ingin tahu informasi lain seputar dunia kerja, kamu bisa baca artikel-artikel MyRobin lainnya. Dan tentunya jika Anda ingin merekrut pekerja, Anda dapat menghubungi MyRobin.
MyRobin merupakan perusahaan BPO on-demand dalam waktu 24 jam. Kami menyediakan tenaga kerja fleksibel, berpengalaman, dan terpercaya. Kunjungi laman MyRobin dan temukan pekerja berkualitas dari berbagai profesi. Konsultasikan kebutuhan BPO Anda sekarang!
EN 
ID