HRD Wajib Tau! Ini 7+ Cara Menanggapi Keluhan Karyawan dengan Tepat

Tugas seorang HRD tentu tidak hanya soal rekrutmen saja, namun HRD juga dituntut untuk selalu bersikap terbuka terhadap karyawan yang ingin berbagi cerita, termasuk keluhan atau masalah yang sedang dialami oleh mereka. Tidak hanya itu saja, HRD pun harus bisa menawarkan solusi atau bantuan, apalagi jika berhubungan dengan pekerjaan. Nah, bagaimana cara untuk menanggapi keluhan karyawan dengan tepat? Daripada penasaran, yuk langsung simak lebih lanjut di bawah ini!

Contoh Umum Keluhan Karyawan

Okey, sebelum masuk ke pembahasan utama, Anda harus mengetahui terlebih dahulu apa saja keluhan atau masalah yang sering dihadapi oleh para karyawan pada umumnya. Berikut ini adalah beberapa contoh keluhan karyawan yang sering ditemukan di perusahaan:

Konflik dengan sesama karyawan

Ketika bekerja tak jarang karyawan terlibat konflik internal dengan sesama rekan kerjanya. Mungkin penyebabnya bisa saja karena hal sepele seperti kesalahpahaman, perbedaan pendapat, atau tidak sengaja menyinggung perasaan satu sama lain. Namun, jika tidak segera diselesaikan maka akan menimbulkan masalah yang lebih besar dan berdampak pada orang-orang maupun lingkungan di sekitarnya. 

Beban kerja yang besar

Karyawan seringkali merasa tertekan dan stres ketika beban kerja yang diberikan terlalu banyak Beberapa di antaranya mungkin harus merelakan waktu pribadinya untuk menyelesaikan pekerjaan di kantor. Beban kerja yang besar dapat menyebabkan mereka kurang tidur, stres, dan tidak memiliki work-life balance. Hal ini tentu akan mempengaruhi performa dan produktivitas dalam bekerja. Sehingga, penting untuk tidak membiarkan masalah seperti ini berlarut-larut. Selain dapat mengurangi kinerja, namun juga dapat menimbulkan gangguan kesehatan fisik maupun mental. 

Atasan toxic

Selain beban kerja tinggi, atasan yang toxic pun juga menjadi salah satu hal yang sering dipermasalahkan oleh karyawan. Tipe atasan yang seperti ini biasanya tidak pernah menghargai kerja keras anggota timnya, suka menghina/menjelek-jelekkan karyawan di depan banyak orang, bahkan hanya peduli dengan deadline tanpa memberikan feedback. Mempunyai atasan yang toxic tentu akan membuat karyawan menjadi takut, cemas, dan tidak nyaman, sehingga dapat menurunkan kinerja serta produktivitasnya dalam bekerja. 

Kenaikan gaji

Mungkin pada awalnya karyawan memang menerima gaji yang ditawarkan oleh perusahaan. Namun, seiring berjalannya waktu dengan semakin besarnya tuntutan pekerjaan mereka biasanya meminta kenaikan gaji. Apalagi dengan perkembangan ekonomi yang terus meningkat dan inflasi yang sudah banyak terjadi membuat karyawan merasa khawatir bila gaji yang mereka peroleh tidak dapat mencukup kebutuhan hidupnya. Maka dari itu, karyawan seringkali mengeluhkan hal tersebut kepada HRD dengan harap dapat menaikkan gajinya. 

Job Desk tidak sesuai

Banyak karyawan yang merasa ditipu oleh perusahaannya karena memberikan jobdesk tidak sesuai dengan yang ada di kontrak kerja. Dimana seharusnya suatu tugas dilakukan oleh beberapa posisi namun harus mereka kerjakan sendirian, atau mengerjakan tugas yang tidak berhubungan dengan posisi yang dilamar. Hal ini menjadi semakin dipermasalahkan ketika karyawan tidak mempunyai kemampuan di bidang tersebut dan gaji yang didapatkan tidak sesuai dengan jobdesknya. 

Otomatisasi

Semakin berkembangnya teknologi membuat beberapa operasional bisnis dialihkan kepada mesin atau AI agar dapat mempercepat proses bisnis. Hal ini membuat karyawan pada bagian tertentu seperti akuntan, customer service, teller bank, dan receptionist merasa khawatir jika kelak tenaga mereka akan tergantikan, sehingga mereka akan kehilangan pekerjaan. Biasanya masalah seperti ini sering disepelekan oleh HRD, padahal cukup memberikan kekhawatiran yang besar bagi karyawan tertentu. 

Cara Menghadapi Keluhan Karyawan

Setelah mengetahui keluhan-keluhan karyawan yang sering ditemukan pada perusahaan, Anda bisa mulai mencari tahu bagaimana cara menghadapinya. Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan:

Selalu terbuka

Sebagai HRD, Anda harus selalu bersikap terbuka kepada karyawan yang ingin menceritakan atau menyampaikan keluhannya. Terkadang mereka tidak memiliki seseorang yang bisa mereka jadikan untuk tempat bercerita, apalagi tentang pekerjaan. Nah, Anda bisa menjadi tempat yang tepat untuk mereka mencurahkan isi hati, kekesalan, maupun opini yang selama ini mereka pendam. Mungkin saja Anda mendapatkan informasi berharga yang bisa membantu perusahaan untuk menjadi lebih baik. 

Tawarkan solusi atau bantuan

Tidak hanya mendengarkan keluhannya saja, namun Anda juga bisa menawarkan solusi atau bantuan kepada karyawan. Misalnya saat mereka mengalami burnout karena suatu proyek besar, Anda bisa menawarkan solusi dengan memberikan cara efektif dalam mengatasi burnout tersebut. Contohnya, menyarankan untuk mengambil cuti agar bisa beristirahat sebentar, menyediakan kegiatan meditasi di kantor, dan lain sebagainya. 

Cari tahu sumber masalahnya

Sebelum memberikan solusi atas permasalahan yang dihadapi oleh karyawan, Anda harus mengetahui sumber masalahnya terlebih dahulu. Dengan begitu, Anda akan lebih mudah dalam menentukan langkah penanganan yang harus diambil. Anda bisa mulai dengan menanyakan karyawan terkait keluhannya atau mengapa mereka bisa seperti itu, kemudian validasi perasaan mereka seperti dengan mengatakan “saya mengerti perasaan Anda”. Cara ini akan membantu Anda untuk mendapatkan gambaran keseluruhan terhadap keluhan karyawan tersebut. 

Cari tahu kondisi sebenarnya karena dengan hal ini Anda mungkin saja menemukan fakta-fakta baru yang mendukung maupun berbanding terbalik. Misalnya, seorang karyawan merasa tidak nyaman karena atasannya selalu mengawasi gerak-geriknya dalam bekerja. Ternyata setelah Anda melakukan pengamatan, Anda menemukan fakta bahwa karyawan tersebut terus diawasi oleh atasannya karena memang tidak pernah melakukan tugasnya dengan baik. Nah, jika sudah mengetahui sumber masalahnya, Anda akan lebih mudah memberikan solusi yang tepat bagi karyawan tersebut. 

Saring informasi

Tidak semua keluhan karyawan bisa Anda ceritakan kepada tim HRD atau pihak manajemen terkait. Terutama untuk masalah yang sifatnya pribadi, karyawan biasanya memang hanya ingin menceritakannya kepada Anda seorang. Jika Anda menyebarkannya kepada orang lain, karyawan tersebut akan merasa Anda khianati karena ceritanya terbongkar. 

Oleh karena itu, jika keluhannya bersifat pribadi seperti masalah keluarga, keuangan, atau hubungan asmara sebaiknya cukup Anda yang mengetahuinya. Namun, jika masalahnya memang cukup kompleks seperti pelecehan seksual, bullying, atau diskriminasi sosial, Anda harus membentuk tim untuk menyelidikinya. Pastikan karyawan tersebut mengetahui bahwa Anda harus menyelesaikan masalahnya dengan tim HRD lainnya. 

Jangan memperburuk masalah

Perlu Anda ketahui, masih banyak HRD yang tidak peduli dengan keluhan karyawannya, bahkan tak jarang malah digunakan sebagai bahan gossip. Karyawan merupakan aset perusahaan, tanpa adanya mereka perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk ada bagi mereka ketika mereka membutuhkan teman cerita. Dengarkan baik-baik apa yang mereka alami dan jangan menertawakan ataupun menyebarkan keluhannya tanpa izin. Ketika karyawan sudah tidak lagi percaya dengan Anda, saat itulah Anda bisa kehilangan talenta terbaik perusahaan. 

Tangani keluhan sesuai prosedur

Setiap perusahaan pasti mempunyai prosedurnya masing-masing dalam menangani keluhan karyawan. Anda bisa menggunakan prosedur tersebut untuk membantu menyelesaikan masalah yang dialami oleh karyawan. Namun, ada baiknya Anda meminta persetujuan dari karyawan bahwa Anda akan mengambil tindakan sesuai prosedur perusahaan. Hal ini bertujuan agar karyawan tidak merasa Anda menyepelekan atau mengusirnya secara halus. Jadi, ambil hati karyawan terlebih dahulu, bicara dengan nada yang menenangkan, dan lakukan prosedur yang sudah ada. 

Gunakan program employee assistance

Salah satu cara untuk menghadapi keluhan karyawan adalah manfaatkan program employee assistance. Program ini bisa berupa konseling karyawan secara online, kelas psikologi, ataupun konten mindfulness dalam bentuk audio guide. Cara ini bisa menjadi solusi bagi Anda terutama keluhan yang berhubungan dengan kesehatan mental. Contohnya seperti beban kerja yang tinggi, atasan atau rekan kerja yang toxic, dan sebagainya. 

Kenali karyawan lebih dalam

Sebenarnya cara ini cukup sederhana dan bisa Anda jadikan langkah awal dalam menghadapi keluhan. Dengan mengenali bagaimana kepribadiannya, cara bekerja, dan kebiasaannya dalam bekerja, Anda akan lebih mudah dalam menentukan pendekatan yang tepat untuk membantu karyawan tersebut. Selain itu, berdasarkan hal-hal ini Anda mungkin dapat menemukan solusi yang tepat baginya. 

Walaupun Anda menjadi tempat bercerita bagi karyawan, namun Anda harus berada di posisi yang netral antara karyawan dengan pihak yang dikeluhkan oleh karyawan tersebut, misalnya manajer atau rekan satu timnya. Tujuannya adalah agar Anda dapat memberikan solusi yang rasional dan menjalin komunikasi dua arah antara kedua pihak tersebut. Memang tidak semua masalah dapat diselesaikan oleh HRD, namun dengan adanya orang yang mau mendengarkan isi hatinya, karyawan akan menghargai hal tersebut. Maka dari itulah, Anda sebagai HRD harus selalu terbuka terhadap karyawan dan jika memang memungkinkan berikan solusi atau bantuan agar beban mereka menjadi lebih ringan. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!