Bagaimana Cara Mengevaluasi Performa Karyawan dengan Efektif? Cek 7 Langkahnya Di Sini

Mengevaluasi performa karyawan merupakan cara untuk melihat seberapa baik kinerja mereka di tempat kerja. Keuntungan melakukan evaluasi berkala yaitu memudahkan perusahaan dalam mengambil keputusan seperti memberi kenaikan gaji, promosi jabatan, hingga efisiensi karyawan. 

Sementara dari sisi pekerja, mereka dapat mengetahui di bagian mana harus melakukan peningkatan. Adapun tujuan mengadakan penilaian juga berguna bagi perusahaan untuk memastikan berhasil atau tidaknya pegawai berkontribusi mencapai tujuan perusahaan. 

Penilaian ini bisa dilakukan per minggu, bulanan maupun tahunan. Namun, menurut survei Deloitte melansir dari Manage Better, 2% human resource executive mengatakan evaluasi karyawan tahunan lebih menunjukkan hasil yang signifikan. 

Lalu bagaimana mengevaluasi performa karyawan yang baik dan efektif? Simak informasi lengkapnya dalam artikel kali ini. 

Apa itu evaluasi performa karyawan

Evaluasi performa penting dilakukan untuk memastikan karyawan menjalankan tugasnya dengan baik. Apabila kinerja bagus maka bisa mendukung perusahaan terus beroperasi dan berkembang. 

Perusahaan dan bagian sumber daya manusia dapat membuat standar dan kriteria penilaian untuk diulas. Ulasan nantinya akan diberikan pada karyawan bersangkutan. 

Penilaian kinerja bertujuan membantu pekerja mengetahui kekuatan dan titik kelemahan yang perlu ditingkatkan. 

Cara evaluasi kinerja karyawan bisa bermacam-macam mulai dari hasil kerja, kepribadian, hingga melibatkan pihak eksternal seperti klien atau pelanggan. 

Manajemen biasanya melakukan penilaian tahunan dengan membuat formulir berisi komentar atau rating. Pertanyaan tentang evaluasi kerja bisa meliputi keahlian, kepribadian, kemampuan menghadapi deadline, absensi, serta produktivitas. 

Evaluasi dapat menjadi cara efektif memberikan apresiasi pada karyawan dan mendorong semangat kerja tim lainnya.  

Pentingnya evaluasi performa kerja karyawan

Evaluasi kinerja SDM sangat penting apabila perusahaan ingin mengetahui seberapa baik performa pegawai. Apakah mereka mampu membantu perusahaan mencapai tujuan atau justru sebaliknya. Memberikan review menjadi upaya meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang dimiliki. 

Perusahaan bisa terus beroperasi karena kontribusi pekerja. Bayangkan jika Anda terus mempekerjakan karyawan dengan performa buruk. Akibatnya, produktivitas dan profitabilitas perusahaan juga ikut terdampak. 

Penilaian membantu manajemen mengevaluasi kinerja setiap pekerja dan melakukan tindakan yang diperlukan. Misalnya, memberikan pelatihan untuk meningkatkan produktivitas dan keahlian maupun insentif bagi yang tampil terbaik. 

Karyawan kompeten adalah aset perusahaan. Dengan mempertahankan karyawan berkualitas maka perusahaan berpeluang mencapai target bisnisnya. 

Tujuan mengadakan evaluasi performa 

Adanya peninjauan kinerja membawa keuntungan bagi dua belah pihak. Tujuan perusahaan melakukan evaluasi performa karyawan bervariasi, diantaranya: 

1. Memberikan apresiasi karyawan

Kurangnya apresiasi membuat karyawan tidak puas dan memungkinkan mereka pindah ke perusahaan lain. Bayangkan, jika pegawai yang tidak puas ini sangat berpengaruh pada perkembangan bisnis? Maka perusahaan telah kehilangan aset berharga. 

Evaluasi bertujuan menentukan apakah karyawan pantas menerima penghargaan atau tidak. Melalui evaluasi ini proses apresiasi pemilihan karyawan terbaik jauh lebih adil.

2. Menciptakan lingkungan kerja yang positif

Karyawan yang merasa dihargai oleh perusahaan cenderung memiliki kepuasaan kerja dan selalu ingin tampil optimal. Ini akan membangun lingkungan kerja yang positif karena karyawan lain bisa termotivasi melakukan hal serupa. 

Lingkungan kerja positif menjadi salah satu pendorong produktivitas pegawai. Ditambah lagi dengan penghargaan yang diberikan semakin mendorong semangat kerja. 

3. Meningkatkan kualitas SDM

Evaluasi menjadi alat untuk melihat kelemahan karyawan yang berdampak pada produktivitas atau hasil kerja. Perusahaan jadi memiliki masukan tindakan apa yang bisa meningkatkan kekurangan tersebut. 

Misalnya, karyawan tidak begitu menguasai rumus excel maka perusahaan dapat memberikan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan itu. Mengadakan pelatihan sama saja perusahaan telah berinvestasi pada SDM.  

4. Melindungi perusahaan dari hukum

Adakalanya perusahaan harus melakukan efisiensi karyawan. Untuk mengambil keputusan, bagian sumber daya manusia dapat melakukan penilaian kinerja. Dokumen penilaian bisa menjadi dasar pengambilan keputusan dan arsip. Hal ini akan melindungi perusahaan dari hukum, apabila karyawan menuntut karena diberhentikan.  

Bagaimana mengevaluasi performa karyawan

Cara mengevaluasi kinerja karyawan dilakukan dengan beberapa metode seperti KPI, psikologikal appraisal, peer feedback, dan self evaluation. Sebelum menentukan metode, pahami langkah-langkah melakukan peninjauan performa kerja di bawah ini. 

1. Menentukan standar dan tujuan

Perusahaan harus menetapkan standar dan tujuan dari evaluasi performa. Indikator penilaian seperti apa yang akan dipakai dan apa yang ingin dicapai dari adanya peninjauan. 

Menurut Freshbook, tujuan bisa disesuaikan untuk tiap karyawan untuk membantu mereka memahami kelemahan dan kekuatannya serta melakukan peningkatan keterampilan. 

Sementara standar mengacu pada apa yang perusahaan harapkan dari seorang kandidat dalam menjalankan tugasnya. 

2. Membuat catatan 

Salah satu cara perusahaan mengevaluasi karyawan adalah membuat file kinerja atau catatan sepanjang tahun. Tujuannya untuk mencatat pencapaian maupun momen penting yang dialami karyawan. Misalnya, saat mampu mencapai KPI atau gagal mencapai target.   

Melalui catatan ini, memungkinkan manajer memberikan ulasan langsung di luar waktu tertentu. File kinerja juga memudahkan Anda melacak kontribusi tiap pegawai tanpa melewatkan peristiwa penting. 

3. Melakukan persiapan 

Persiapan bisa dilakukan dengan menulis apa saja yang ingin Anda bicarakan atau ulas. Perusahaan dapat menggunakan data dari absensi, feedback pelanggan, review supervisor, dan laporan penjualan untuk dicantumkan dalam form khusus. 

4. Menjalankan percakapan terstruktur 

Menurut Hafiza Gujarat dari Alix Partners melansir Forbes, perusahaan harus memberikan peninjauan terstruktur seperti menjalankan wawancara perilaku. Contohnya, meminta karyawan mengelaborasi tugas dan kesulitan yang mereka alami. 

Evaluasi bisa menjadi ajang perusahaan menjalin komunikasi dengan karyawan dan memberikan solusi terbaik bagi dua belah pihak. 

5. Evaluasi performa kerja

Fokuskan evaluasi pada hasil pekerjaan karyawan, bukan kepribadiannya. Kalaupun perusahaan ingin mendiskusikan personality pegawai lakukan setelah sesi penilaian usai. 

Berikan umpan balik dengan memberikan contoh spesifik dari tindakan pegawai yang menunjukkan karakteristik yang tidak baik. Jangan lupa berikan masukan untuk mendukung perkembangan diri mereka. 

6. Berikan umpan balik

Evaluasi merupakan proses berkelanjutan. Perusahaan dapat meminta umpan balik dari karyawan untuk mengetahui bagaimana solusi perusahaan membantu meningkatkan kualitas pegawai. 

7. Fokus pada satu orang

Ada kalanya perusahaan mengundang karyawan untuk meeting satu per satu untuk membahas hasil penilaian. Cobalah fokus pada satu orang saja alias tidak melibatkan orang lain dalam pembicaraan. 

Misal, membandingkan karyawan dengan rekan kerjanya yang punya nilai lebih tinggi. Hal ini tidak memotivasi dan akan berdampak buruk pada hubungan mereka. 

Apa saja yang harus dievaluasi dalam penilaian kinerja?

Contoh evaluasi kinerja karyawan bisa dimulai dari mencantumkan daftar kehadiran, inisiatif, pengetahuan teknisnya, integritas, hingga kuantitas kerja. Sebagai gambaran simak pembahasan di bawah ini. 

1. Kehadiran 

Kehadiran juga bisa perusahaan cantumkan dalam formulir penilaian. Karyawan yang datang tepat waktu artinya mereka disiplin dan punya komitmen bekerja. Kehadiran ini mencakup jam masuk, keluar, dan ketepatan menyelesaikan tugas. 

2. Inisiatif

Inisiatif artinya kemampuan melakukan sesuatu lebih dulu tanpa diperintah. Biasanya perusahaan memasukkan inisiatif dalam penilaian kinerja. Contoh inisiatif berupa kemampuan menciptakan inovasi dan menyelesaikan masalah. 

3. Pengetahuan teknis

Pengetahuan teknis berkaitan dengan kecepatan dan ketepatan karyawan menjalankan tugasnya. Pengetahuan atau skill ini nantinya mampu menunjang pekerjaan. 

4. Fokus dan integritas

Kriteria penilaian salah satunya adalah fokus pada pekerjaan dan kejujuran. Integritas penting untuk menjamin kualitas pekerjaan sesuai standar perusahaan dan tidak melanggar hukum. 

5. Kuantitas kerja 

Menghitung kuantitas kerja bisa jadi kriteria penilaian seberapa mampu karyawan menyelesaikan pekerjaan sebelum tenggat waktu. Penilaian didasarkan atas kuantitas atau banyaknya jumlah. Contoh seberapa banyak produk yang berhasil dijual oleh sales pada bulan kemarin. Atau seberapa banyak konten yang diproduksi seorang content creator. 

6. Produktivitas dan antusiasme

Antusiasme berkaitan dengan produktivitas. Karyawan dengan antusiasme tinggi cenderung menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu. Sebaliknya, pegawai dengan antusiasme rendah seringkali kurang produktif. 

Apabila produktivitas dan performa karyawan menurun, perusahaan dapat meningkatkannya dengan mengadakan pelatihan atau mencari penyebab hal tersebut. 

7. Komunikasi dan kerja sama tim

Cara menilai performa karyawan salah satunya meninjau komunikasi dan kerja sama tim. Beberapa pekerjaan menuntut karyawan bekerja dengan karyawan lainnya. Komunikasi mencakup kemampuan menyampaikan ide, inovasi, dan berbicara dengan anggota tim. 

Alur mengevaluasi performa karyawan

Apakah evaluasi kinerja akan selalu memberikan hasil yang baik dalam suatu perusahaan? Jawabannya tergantung standar yang perusahaan terapkan. Nah, supaya lebih paham, berikut alur evaluasi performa karyawan seperti:

1. Membuat kerangka formulir

Alur evaluasi performa karyawan dimulai dari membuat kerangka formulir oleh bagian sumber daya manusia. Formulir ini nantinya berisi aspek apa saja yang akan dinilai dari seorang kandidat. 

2. Menentukan aspek penilaian

Selanjutnya, menentukan aspek penilaian mencakup kehadiran, kuantitas kerja, produktivitas, inisiatif, integritas, hingga pengetahuan teknis karyawan berkaitan dengan pekerjaannya. 

3. Menyusun panduan evaluasi

Sebelum formulir dibagikan pada manager tiap divisi, human resources dapat membuat panduan evaluasi. Informasi bisa dicantumkan halaman pertama dokumen untuk memudahkan mereka membaca ketentuan dalam melakukan pnilaian. 

4. Memberikan ketentuan PHK disiplin 

Sama halnya dengan panduan evaluasi, bagian sumber daya manusia juga menuliskan prosedur pemutusan hubungan kerja atau disiplin. 

5. Mengalihkannya pada manager

Formulir performa kerja kemudian diberikan pada manajer untuk diisi. Apakah kinerja memuaskan atau tidak. Apabila memuaskan maka manajer dan HRD dapat menjalankan langkah selanjutnya, misal memberikan penghargaan. 

Sebaliknya, jika kinerja tidak memuaskan maka ada dua langkah yang bisa diterapkan contohnya memberikan surat peringatan. 

Bagaimana cara menulis mengevaluasi kinerja karyawan

Salah satu cara membuat performance appraisal karyawan adalah menetapkan standar dan mempersiapkan kerangka formulir penilaian. Berikut langkah-langkah menulis review karyawan yang tepat sebagai referensi Anda. 

1. Mengulas tanggung jawab pekerja

Evaluasi tahunan seringkali dilakukan untuk menaikan gaji atau jabatan. Anda dapat mulai mengulas seberapa baik karyawan mengerjakan tanggung jawabnya. Apakah pekerjaan mereka memenuhi ekspektasi manajer atau tidak. Buat lah catatan apakah pekerja perlu meningkatkan diri dan highlight di mana mereka melebihi ekspektasi. 

2. Memberikan feedback

Di dalam formulir ulasan, manajer atau HRD dapat menyoroti kemajuan karyawan. Kemajuan dalam penilaian yang dilakukan secara tahunan dapat berupa mengerjakan pekerjaan sesuai deadline atau menyelesaikan keterampilan tertentu. 

Menurut Indeed, manajer dapat merekomendasikan tujuan berupa aksi dengan mempertimbangkan kinerja masa lalu, tugas tim, dan rencana strategi untuk menetapkan tujuan baru. 

3. Membandingkan kelebihan dan kekurangan

Catatan evaluasi dari tahun lalu dapat digunakan untuk mempelajari kekuatan dan kelemahan masing-masing karyawan. Demi mempermudah manfaatkan analisis SWOT. 

Strength mencakup pencapaian dan atribut positif, kelemahan berupa hal yang menghambat mereka mencapai tujuan, peluang adalah potensi dari karyawan yang unggul, dan ancaman hal yang bisa berpengaruh pada performa kerjanya. 

Metode yang digunakan untuk evaluasi kinerja

Contoh metode evaluasi kinerja karyawan dalam sebuah perusahaan terdiri dari peer feedback, KPI, psikologi appraisal, dan umpan balik 360, berikut penjelasannya. 

1. Peer feedback 

Penilaian ini melibatkan orang lain yang berada di lingkup yang sama dengan karyawan. Biasanya narasumber diambil dari rekan kerja atau orang yang pernah berkolaborasi dengan karyawan bersangkutan. 

2. Memanfaatkan feedback

Feedback dari atasan, klien, atau pelanggan menjadi metode untuk menilai kinerja karyawan. Terutama posisi sales untuk mengetahui bagaimana pelayanan yang karyawan berikan pada pelanggan. Di mana karyawan perlu meningkatkan keahliannya. 

3. Psychological appraisal 

Penilaian ini mengacu pada sisi psikologis karyawan yang dilakukan melalui wawancara langsung. Perekrut atau manajer dapat menggali informasi tentang keahlian, ketertarikan, dan perasaannya bekerja di posisi saat ini. Melalui jawaban karyawan tim manajemen SDM dapat menempatkan mereka di posisi yang tepat. 

4. KPI

Metode evaluasi performa salah satunya KPI (key indicator performance). Setiap divisi tentu memiliki KPI-nya masing-masing. Anda dapat menggunakan ini untuk melihat seberapa bagus kinerja karyawan dalam kurun waktu tertentu. 

Contoh evaluasi kinerja karyawan 

Contoh evaluasi pekerjaan bisa Anda temukan di internet. Berbagai metode dapat diterapkan untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Berikut hasil review performa kerja melansir dari Indeed. 

Evaluasi untuk Rizka Gustiana

Manajer: Ahmad Bustomi

Tanggal: 20 Desember 2020

Perusahaan: Orang Tua Group 

Kepemimpinan

– Anda mengelola proyek dan tim secara efektif, selalu memastikan bahwa tugas tetap sesuai jadwal dan di bawah anggaran.

Komunikasi

– Anda memberikan instruksi tertulis yang jelas, dan Anda selalu membalas email dengan segera.

– Anda mempresentasikan poin dengan serius ketika rapat tim, dan Anda unggul dalam menerapkan umpan balik yang Anda terima selama diskusi.

Etos kerja

– Anda menunjukkan etos kerja yang kuat dan seringkali melebihi tingkat produktivitas yang diharapkan.

Kerja tim

– Anda tidak pernah ragu untuk membantu anggota tim saat mereka membutuhkan bantuan untuk mengatasi tantangan atau menyelesaikan masalah.

Inovasi

– Anda mempertahankan rasa ingin tahu yang kuat yang memungkinkan Anda berpikir kreatif.

Rekomendasi: Rizka telah menjadi anggota tim yang sangat berharga sepanjang tahun lalu. Dia terus memotivasi rekan kerja dan bekerja keras untuk memastikan tim memenuhi deadline. Saya akan merekomendasikan dia untuk kenaikan jabatan dan saya yakin Rizka layak mendapatkan kenaikan gaji 6%.

Tips review performa kerja 

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengevaluasi kinerja karyawan. Baik ketika menulis ulasan dalam formulir ataupun melakukan wawancara, simak di sini lengkapnya. 

1. Berikan penghargaan 

Memberikan kontribusi hadiah mampu memberikan motivasi bagi karyawan untuk meningkatkan performa kerja. Komunikasikan bagaimana hadiah diberikan dan apa yang menjadi penilaian. 

2. Fokus pada masa depan 

Sudhir Singh dalam wawancaranya bersama Forbes mengatakan, manajer harus fokus pada masa depan. Proses digunakan untuk mengklarifikasi apa yang diharapkan 12 bulan ke depan. 

3. Perbarui indikator performa

Perbarui indikator kinerja tiap beberapa tahun sekali untuk memastikan nilai-nilai organisasi tercermin dalam kategori kinerja. Selain itu, demi memastikan indikator relevan dengan tujuan yang ingin dicapai. 

Sebagai bagian sumber daya manusia, penting mempelajari bagaimana mengevaluasi performa karyawan untuk meningkatkan kualitas SDM sekaligus memberikan apresiasi bagi pegawai terbaik. Temukan informasi menarik seputar perekrutan dan bisnis hanya di Blog MyRobin!