Cara Menggunakan Performance Appraisal untuk Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Apakah Anda sedang mencari cara untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja dan membantu perusahaan Anda mencapai tingkat yang lebih tinggi? Maka performance appraisal adalah solusi yang Anda cari.

Performance appraisal bukan hanya tugas rutin, namun merupakan alat penting bagi manajer HR untuk mengawasi kinerja tim mereka, menetapkan deadline dan target, serta memberikan feedback berharga yang membantu karyawan tumbuh dan berkembang.

Melalui performance appraisal, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi karyawan dengan kinerja terbaik di perusahaan Anda dan memberikan pengakuan dan penghargaan yang layak mereka dapatkan, sekaligus membantu karyawan yang berkinerja buruk untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan memberikan dukungan yang mereka butuhkan.

Apa yang Dimaksud Dengan Performance Appraisal?

Performance appraisal adalah proses sistematis dan berkala untuk mengukur performa kerja seseorang terhadap persyaratan pekerjaan yang telah disepakati. Proses ini merupakan evaluasi subjektif atas kekuatan dan kelemahan karyawan, nilai relatifnya bagi perusahaan, dan potensi pengembangan di masa depan.

Performance appraisal juga disebut evaluasi kinerja, tinjauan kinerja, diskusi pengembangan, atau penilaian karyawan.

Jika Anda melakukan penilaian kinerja yang sukses, Anda dapat mengetahui apa yang paling baik dilakukan oleh karyawan dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Penilaian juga berguna untuk memutuskan bagaimana mengisi posisi baru dalam struktur perusahaan dengan karyawan yang sudah ada.

Mengapa Performance Appraisal Itu Penting?

Performance appraisal sangat penting, karena membantu perusahaan dan karyawan untuk tumbuh dan berkembang. Proses ini sangat penting karena dapat memberikan struktur formal kepada para manajer untuk mengevaluasi kinerja setiap karyawan dan memberikan umpan balik yang berharga serta kritik yang membangun.

Dari sudut pandang karyawan, ini adalah kesempatan besar untuk menerima penghargaan dan pengakuan yang layak mereka terima karena telah memberikan hasil kerja yang berkualitas tinggi dan juga mengenali kelemahan mereka dan mengidentifikasi area yang dapat mereka tingkatkan. Proses ini juga bermanfaat bagi perusahaan secara keseluruhan dengan meningkatnya tingkat produktivitas dan efisiensi karyawan.

Anda mungkin juga tertarik untuk melihat contoh template kuesioner Performance Appraisal yang dapat membantu Anda memahami praktik evaluasi kinerja secara lebih mendalam. Dengan melihat contoh kuesioner, Anda dapat meraih pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana menerapkan konsep ini dalam lingkungan kerja Anda.

Jenis-jenis Performance Appraisal

Sebagian besar penilaian kinerja bersifat top-down, yang berarti bahwa supervisor mengevaluasi staf mereka tanpa masukan dari subjek. Namun ada beberapa jenis lainnya:

Penilaian 360 Derajat

Manajer mengumpulkan informasi tentang kinerja karyawan, biasanya dengan kuesioner, dari supervisor, rekan kerja, anggota kelompok, dan penilaian diri.

Penilaian Negosiasi

Jenis penilaian ini menggunakan pihak penengah untuk membantu mengevaluasi kinerja karyawan, dengan penekan

Penilaian Rekan Kerja

Anggota tim, kelompok kerja, dan rekan kerja bertanggung jawab untuk menilai kinerja karyawan.

Penilaian Diri Sendiri

Karyawan menilai diri mereka sendiri dalam kategori-kategori seperti perilaku kerja, sikap, dan performa kerja.

Perhatikan bahwa beberapa perusahaan menggunakan beberapa jenis penilaian selama tinjauan yang sama. Misalnya, seorang manajer dapat berkonsultasi dengan rekan-rekan karyawan dan memberikan penilaian diri kepada karyawan tersebut. Ini tidak harus menjadi kasus salah satu dari keduanya.

Bagaimana Cara Kerja Performance Appraisal?

Departemen sumber daya manusia (SDM) biasanya membuat penilaian kinerja sebagai alat bantu bagi karyawan untuk meningkatkan karir mereka. Penilaian kinerja memberikan feedback kepada karyawan mengenai seberapa baik kinerja mereka dalam pekerjaannya, memastikan bahwa mereka mengelola dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan membantu mereka jika mereka gagal.

Evaluasi kinerja membantu dalam menentukan bagaimana perusahaan mendistribusikan anggaran yang terbatas untuk memberikan insentif, seperti kenaikan gaji dan bonus. Selain itu, evaluasi kinerja juga memberi perusahaan sebuah alat untuk mengidentifikasi pekerja yang telah memberikan kontribusi paling besar pada perkembangan perusahaan sehingga mereka dapat memberikan penghargaan yang tepat bagi karyawan yang berprestasi.

Performance review juga membantu karyawan dan manajer mereka dalam mengidentifikasi area-area yang perlu ditingkatkan dan kemajuan karir, serta dalam mengembangkan strategi untuk pengembangan karyawan melalui pelatihan ekstra dan tanggung jawab yang lebih besar.

Metode Performance Appraisal

Performance appraisal memiliki banyak bentuk. Manajer dan staf sumber daya manusia yang bertanggung jawab atas penilaian ini perlu memilih metode terbaik berdasarkan ukuran perusahaan dan jenis tanggung jawab yang dipenuhi oleh karyawan.

Feedback 720 Derajat

Bisa dibilang metode ini menggandakan apa yang Anda dapatkan dari feedback 360 derajat! Metode feedback 720 derajat mengumpulkan informasi tidak hanya dari dalam perusahaan tapi juga dari luar, dari pelanggan, investor, supplier, dan kelompok yang berhubungan dengan keuangan.

Metode Pusat Penilaian

Metode ini terdiri dari latihan-latihan yang dilakukan di pusat penilaian yang ditunjuk perusahaan, termasuk simulasi komputer, diskusi, Role Playing, dan metode lainnya. Karyawan dievaluasi berdasarkan kemampuan komunikasi, kepercayaan diri, kecerdasan emosional, kewaspadaan mental, dan kemampuan administratif. Penilai mengamati proses dan kemudian mengevaluasi kinerja karyawan di akhir.

Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS)

Penilaian ini mengukur kinerja karyawan dengan membandingkannya dengan contoh-contoh perilaku yang telah ditetapkan. Setiap contoh memiliki peringkat untuk membantu mengumpulkan data.

Metode Checklist

Metode sederhana ini terdiri dari daftar periksa dengan serangkaian pertanyaan yang memiliki jawaban ya/tidak untuk sifat-sifat yang berbeda.

Metode Insiden Kritis

Insiden kritis bisa jadi baik atau buruk. Dalam kedua kasus tersebut, supervisor mempertimbangkan perilaku kritis karyawan.

Review Pelanggan atau Klien

Metode ini paling cocok untuk karyawan yang menawarkan barang dan jasa kepada pelanggan. Manajer meminta umpan balik dari klien dan pelanggan, terutama bagaimana mereka memandang karyawan dan, lebih jauh lagi, bisnis.

Metode Peninjauan Lapangan

Departemen SDM atau perwakilan kantor perusahaan melakukan evaluasi kinerja karyawan.

Metode Pilihan Paksa

Metode ini biasanya berupa serangkaian pertanyaan Benar/Salah yang telah disiapkan.

Penilaian Kinerja Umum

Metode ini melibatkan interaksi berkelanjutan antara manajer dan karyawan, termasuk menetapkan tujuan dan melihat bagaimana tujuan tersebut tercapai.

Metode Akuntansi Sumber Daya Manusia

Disebut juga “metode akuntansi” atau “metode akuntansi biaya”, metode ini melihat nilai moneter yang diberikan karyawan kepada perusahaan. Metode ini juga mencakup biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mempertahankan karyawan.

Management By Objective (MBO)

Proses ini melibatkan karyawan dan manajer yang bekerja sebagai sebuah tim untuk mengidentifikasi tujuan yang ingin dicapai. Setelah tujuan ditetapkan, kedua belah pihak mendiskusikan kemajuan yang dibuat karyawan untuk memenuhi tujuan tersebut. Proses ini diakhiri dengan manajer mengevaluasi apakah karyawan mencapai tujuan tersebut.

Tes dan Observasi Kinerja

Metode ini terdiri dari tes lisan yang mengukur keterampilan dan pengetahuan karyawan di bidangnya masing-masing. Terkadang, penguji memberikan tantangan kepada karyawan dan meminta mereka mendemonstrasikan kemampuan mereka dalam memecahkan masalah.

Tinjauan Evaluasi Proyek

Metode ini melibatkan penilaian anggota tim di akhir setiap proyek, bukan di akhir tahun bisnis.

Skala Penilaian

Penilaian ini mengukur ketergantungan, inisiatif, sikap, dan lain-lain, mulai dari Sangat Baik hingga Buruk atau skala yang serupa. Hasil ini digunakan untuk menghitung kinerja karyawan secara keseluruhan.

Untuk Apa Performance Appraisal Digunakan?

Penilaian kinerja memiliki tujuan dua arah, baik bagi perusahaan maupun karyawan. 

Bagi Perusahaan

Bagi perusahaan penilaian karyawan memberikan wawasan tentang kontribusi karyawan, sehingga memungkinkan manajemen untuk memperbaiki kondisi kerja, mengatasi masalah perilaku, mengenali bakat karyawan, mendukung pengembangan keterampilan dan karier, dan meningkatkan pengambilan keputusan yang strategis.

Evaluasi karyawan dapat mempengaruhi kinerja perusahaan. Evaluasi memungkinkan perusahaan untuk:

• Mengidentifikasi area-area dimana manajemen dapat meningkatkan kondisi kerja untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja. Memberikan wawasan tentang bagaimana karyawan berkontribusi.
• Menangani masalah perilaku sebelum masalah tersebut mempengaruhi efisiensi departemen Anda.
• Membantu karyawan dalam pengembangan kemampuan dan karir mereka.
• Meningkatkan pengambilan keputusan strategis dalam skenario yang memerlukan pemutusan hubungan kerja, perencanaan suksesi, atau mengisi posisi yang tersedia secara internal.
• Memotivasi karyawan untuk berkontribusi lebih banyak dengan mengakui bakat dan keterampilan mereka.

Bagi Karyawan

Bagi karyawan performance reviews adalah cara untuk mengakui dan berterima kasih atas pencapaian mereka, menemukan peluang untuk promosi atau bonus, membantu mereka mendapatkan pelatihan atau pendidikan untuk memajukan karir mereka, menemukan area di mana mereka dapat meningkatkan kemampuan mereka, mendorong dan melibatkan mereka dalam pengembangan karir mereka, dan memulai percakapan tentang tujuan jangka panjang.

Review kinerja harus bermanfaat bagi karyawan yang mendapatkannya. Pengetahuan yang diperoleh dengan mengevaluasi dan memperdebatkan kinerja karyawan dapat membantu Anda:

• Mengakui dan berterima kasih kepada karyawan atas pencapaian dan kontribusi mereka.
• Mengetahui peluang untuk mendapatkan promosi atau bonus.
• Mengenali dan mendukung kebutuhan akan pendidikan atau pelatihan tambahan untuk memajukan profesi seseorang.
• Mengidentifikasi area-area yang tepat dimana keterampilan dapat diperkuat.
• Mendorong karyawan untuk merasa diinvestasikan dan aktif dalam pengembangan profesional mereka.
• Diskusi yang jujur mengenai tujuan jangka panjang pekerja.

Performance appraisal  juga bertujuan untuk:

• Menyediakan informasi yang berguna untuk membantu membuat keputusan terkait mutasi, promosi, pemutusan hubungan kerja, dll.
• Menyediakan data yang diperlukan untuk mengidentifikasi kebutuhan program pelatihan dan pengembangan karyawan.
• Membantu membuat keputusan konfirmasi/penerimaan karyawan yang telah menyelesaikan masa percobaan.
• Membantu membuat keputusan mengenai kenaikan gaji karyawan, menawarkan insentif, atau mengubah gaji variabel.
• Memperjelas ekspektasi dan memfasilitasi komunikasi antara manajer dan bawahan.
• Membantu karyawan menyadari seluruh potensi tingkat kinerja mereka.
• Mengumpulkan data karyawan yang relevan dan menyimpan catatan untuk berbagai tujuan perusahaan di masa depan.

Manfaat Dari Performance Appraisal

Berikut ini adalah daftar keuntungan yang diberikan oleh penilaian kinerja:

• Membantu para supervisor merencanakan promosi untuk karyawan yang solid dan berkinerja baik serta memberhentikan karyawan yang tidak efisien.
• Penilaian kinerja membantu perusahaan untuk memutuskan bagaimana cara memberikan kompensasi yang terbaik kepada karyawan. Selain itu, perusahaan dapat menggunakan catatan penilaian kinerja untuk membantu menentukan tunjangan dan tunjangan tambahan.
• Mereka dapat menarik perhatian pada kelemahan karyawan dan membantu mengatur program pelatihan internal.
• Penilaian kinerja dapat membantu membuat perubahan dalam proses seleksi yang akan membantu mempekerjakan karyawan yang lebih baik.
• Penilaian kinerja secara efektif mengkomunikasikan status kinerja karyawan dan memberikan cara yang bagus untuk memberikan tanggapan mengenai bagaimana kinerja karyawan dalam pekerjaan mereka.
• Evaluasi kinerja adalah alat motivasi yang hebat, memberikan gambaran tentang efisiensi karyawan. Gambaran ini, pada gilirannya, dapat memberikan insentif kepada individu untuk meningkatkan kinerjanya.

Tips dan Cara yang Disarankan Untuk Melakukan Performance Appraisal

Berikut adalah tiga tips dan trik yang berharga untuk memaksimalkan efektivitas performance appeals Anda.

Mendokumentasikan Sesi Penilaian Anda

Mendokumentasikan rapat penilaian kinerja karyawan Anda dan menyimpan catatan tersebut dalam sistem basis data Anda. Dengan mendokumentasikan dan menyimpan catatan ini, Anda akan memiliki akses yang mudah ketika Anda membutuhkannya untuk mengambil keputusan mengenai seorang karyawan atau melakukan pertemuan lanjutan.

Menggunakan Garis Besar

Membuat sebuah kerangka yang akan digunakan untuk semua penilaian kinerja perusahaan Anda. Praktik ini mendorong struktur tinjauan yang konsisten di seluruh perusahaan dan membantu karyawan mempersiapkan diri dengan lebih baik untuk rapat penilaian.

Sering-Seringlah Berkomunikasi dengan Karyawan Anda

Tidak ada yang lebih mengecewakan dan membuat frustasi karyawan yang melakukan pekerjaannya dengan cara tertentu, kemudian diberitahu di akhir tahun bahwa mereka telah melakukan kesalahan dan hal ini akan mempengaruhi penilaian kinerja mereka. Para karyawan perlu mengetahui apakah mereka bekerja dengan baik dan berada di jalur yang benar, maka pertimbangkan untuk melakukan penilaian kinerja dengan interval yang lebih pendek.

Kelemahan dari Performance Appraisal

Karyawan didorong untuk memenuhi atau melampaui tujuan mereka melalui tinjauan kinerja. Meskipun demikian, mereka menjadi sasaran banyak kritik.

• Membedakan antara kinerja individu dan perusahaan dalam tinjauan kinerja bisa jadi merupakan hal yang menantang. Hal ini dapat berbahaya jika rancangan evaluasi tidak mempertimbangkan budaya perusahaan atau perusahaan. 
• Evaluasi kinerja dapat menghasilkan tujuan yang tidak masuk akal yang dapat menurunkan semangat karyawan atau mendorong mereka untuk terlibat dalam praktik-praktik yang tidak etis.
• Ketidakpercayaan terhadap penilaian dapat menimbulkan masalah antara bawahan dan atasan atau situasi di mana karyawan menyesuaikan masukan mereka untuk menyenangkan atasan.
• Menurut beberapa analis tenaga kerja, penggunaan gaji berdasarkan prestasi dan kinerja telah menurun karena penggunaan tinjauan kinerja.
• Karyawan dapat menerima evaluasi yang berat sebelah karena tinjauan kinerja lebih berfokus pada kesukaan mereka daripada pencapaian.
• Penilai yang tidak dapat diandalkan dapat menimbulkan sejumlah prasangka yang memiringkan hasil penilaian ke arah sifat-sifat yang diinginkan atau yang mencerminkan preferensi penilai, yang dapat mengakibatkan manajer memberikan evaluasi yang menguntungkan kepada karyawan yang berkinerja buruk untuk mempertahankan hubungan mereka.
• Penilaian kinerja yang efektif untuk satu budaya atau fungsi pekerjaan mungkin tidak dapat diterapkan pada budaya atau fungsi pekerjaan yang lain.

Kapan Performance Appraisal Harus Dilakukan?

Waktu performance appraisals dapat bervariasi tergantung pada preferensi dan praktik perusahaan. Namun, ada beberapa pendekatan umum yang perlu dipertimbangkan.

Penilaian Kinerja Tahunan

Banyak perusahaan melakukan penilaian kinerja secara tahunan. Penilaian ini biasanya dilakukan setahun sekali dan mencakup evaluasi kinerja karyawan selama satu tahun terakhir. Penilaian tahunan memberikan penilaian yang komprehensif dan memungkinkan penetapan tujuan dan perencanaan pengembangan untuk tahun mendatang.

Penilaian Kinerja Setengah Tahunan atau Dua Tahunan

Beberapa perusahaan memilih untuk melakukan penilaian kinerja dua kali dalam setahun, biasanya pada pertengahan tahun dan akhir tahun. Hal ini memungkinkan adanya umpan balik dan diskusi kinerja yang lebih sering.

Manajemen Kinerja Berkelanjutan

Tren yang berkembang dalam manajemen kinerja adalah pergeseran dari tinjauan tahunan menjadi umpan balik dan diskusi kinerja yang berkelanjutan. Pendekatan ini menekankan pada pemeriksaan rutin, pelatihan berkelanjutan, dan umpan balik yang dibagikan sepanjang tahun. Dengan memberikan umpan balik secara real-time, tujuan dapat disesuaikan, dan tindakan korektif dapat diambil dengan lebih cepat.

Waktu terbaik untuk melakukan penilaian kinerja akan bergantung pada berbagai faktor seperti budaya perusahaan, norma industri, dan tujuan spesifik dari proses penilaian. Penting untuk mempertimbangkan kebutuhan dan keadaan unik perusahaan Anda ketika menentukan waktu penilaian kinerja.

Kesimpulan

Komunikasi antara karyawan dan manajer atau supervisor mereka bisa sangat bermanfaat. Penilaian kinerja mampu meningkatkan semangat kerja dan hasil kerja, sehingga menguntungkan semua pihak.

Namun, itu dengan asumsi bahwa penilaian tersebut berjalan dengan baik. Sayangnya, banyak penilaian kinerja yang tidak dilakukan dengan cara yang paling efektif. Dalam banyak kasus, mereka mungkin terburu-buru atau hanya mengikuti kerangka kerja yang ditetapkan yang mungkin tidak selalu menguntungkan setiap jenis industri atau orang.

Penilaian yang tidak ditangani dengan baik dapat menjadi kontraproduktif. Tanpa pendekatan yang dipesan lebih dahulu dan pertimbangan yang cermat tentang bagaimana menyusun pertemuan dan menetapkan target yang masuk akal, proses penilaian kinerja dapat memiliki kekurangan.

Temukan informasi relevan seputar bisnis, karir, dan HRD, dan informasi-informasi menarik lainnya di blog MyRobin.