Gajian pada Hari Libur: Bagaimana Prosedurnya?

Gaji merupakan hak bagi pekerja yang harus dipenuhi oleh pemberi kerja atau perusahaan. Tanggal penggajian biasanya tertulis di dalam kontrak kerja dan merupakan kesepakatan bersama. 

Pemberian gaji selalu sama tiap periodenya. Namun, bagaimana jadinya jika tanggal gajian jatuh pada hari libur? Apakah harus diundur atau justru dimajukan? 

Sebagai HR, penting bagi Anda memahami kebijakan pengupahan di hari libur yang tercantum dalam peraturan pemerintah. Dalam artikel ini MyRobin akan menjelaskan secara lengkap, apa saja yang harus Anda lakukan.

Kapan tanggal gajian pada umumnya?

Tanggal penggajian tidak diatur dengan rinci dalam peraturan ketenagakerjaan. Perusahaan dapat menentukan sendiri kapan akan menggaji karyawannya. Kebanyakan dari perusahaan memberikan gaji diantara tanggal 23-27. 

Namun, kenapa gaji pegawai bank dan PNS banyak yang dikirim di tanggal 25? Sebenarnya tidak ada alasan pasti. 

Akan tetapi, kebijakan menggaji di tanggal tersebut dinilai membantu perusahaan menghitung upah lebih efisien dan efektif. Pasalnya, tanggal 25 selalu tetap setiap bulannya. 

Waktu pemberian upah umumnya atas kesepakatan antara pengusaha dan pekerja. Jadi, jadwal pengupahan perusahaan dapat berbeda-beda, misalnya ada yang menggaji di awal, tengah, atau akhir bulan. 

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, diterangkan bahwa Pengusaha wajib membayar Upah pada waktu yang telah diperjanjikan antara Pengusaha dengan Pekerja/Buruh. 

Di samping itu, sistem penggajian juga bervariasi, perusahaan dapat menggaji dengan mekanisme mingguan atau bulanan. 

Tanggal gajian pada hari libur 

Meskipun tidak diatur secara spesifik dalam Undang-Undang, dalam praktiknya, perusahaan biasanya memiliki kewajiban untuk membayar gaji kepada karyawan pada tanggal yang telah disepakati. Jika jadwal pengupahan jatuh pada hari libur nasional atau akhir pekan, perusahaan dapat mencantumkan ketentuan mengenai pembayaran gaji pada hari-hari tersebut dalam perjanjian kerja.

Dalam perjanjian kerja, perusahaan dapat mengatur ketentuan terkait jadwal pembayaran gaji pada hari libur atau akhir pekan. Misalnya, perusahaan dapat menentukan bahwa gaji akan dibayarkan sebelum atau setelah tanggal libur atau akhir pekan terkait. Karyawan memiliki hak untuk mempelajari perjanjian kerja tersebut dan menandatanganinya jika mereka setuju dengan ketentuan-ketentuan yang ada.

Penting untuk dicatat bahwa peraturan mengenai pembayaran gaji pada hari libur nasional atau akhir pekan dapat bervariasi antara perusahaan-perusahaan dan sektor-sektor industri tertentu. Oleh karena itu, sangat penting bagi karyawan untuk membaca dan memahami ketentuan dalam perjanjian kerja mereka dan mengajukan pertanyaan kepada perusahaan jika ada ketidakjelasan.

Namun, dalam setiap situasi, perusahaan tetap memiliki kewajiban untuk mematuhi ketentuan minimum terkait pembayaran upah yang diatur dalam undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia, seperti pembayaran upah sesuai dengan upah minimum yang berlaku di wilayah tersebut dan ketentuan lainnya yang berkaitan dengan pengupahan.

Opsi jika tanggal gajian jatuh pada hari libur

Bagi perusahaan yang menggaji dengan metode mingguan biasanya dilakukan pada jelang weekend. Sementara bagi yang bulanan kembali pada kebijakan masing-masing. 

Ada 3 opsi yang bisa Anda lakukan jika tanggal gajian jatuh pada hari Sabtu atau libur nasional, diantaranya dimajukan, diundur, atau diberikan di hari terdekat dari jadwal pengupahan. 

1. Penggajian dimajukan 1 hari sebelum hari libur

Penggajian di hari libur dapat dilakukan dengan memajukan hari gajian. Jadi, jika perusahaan biasa menggaji karyawan di tanggal 25, tetapi tanggal tersebut jatuh pada hari libur maka bisa dimajukan menjadi tanggal 24. 

Hal ini sah-sah saja, mengingat perusahaan mencantumkan kebijakan tersebut di dalam kontrak kerja dan yang bersangkutan juga telah menyetujuinya. 

Biasanya opsi penggajian ini tidak menimbulkan masalah di kalangan pekerja. Namun, mungkin saja mengganggu administrasi manual Anda. 

2. Penggajian diundur setelah hari libur

Opsi berikutnya adalah mengundur penggajian setelah hari libur. Pilihan ini bisa menimbulkan ketidaknyamanan bagi karyawan. Pasalnya, pemberian gaji jadi telat sehari dari semestinya. 

Jika tanggal gajian jatuh pada hari Minggu atau tanggal 24 atau 25 merupakan hari libur nasional, perusahaan dapat menggaji karyawan di tanggal 26 atau 27. 

Namun, karyawan harus diberitahu lebih dahulu tentang ketentuan ini, secara tertulis maupun tidak tertulis. Hal ini bertujuan untuk mencegah adanya komplain di kemudian hari. 

3. Menggaji pada hari kerja terdekat dari tanggal penggajian

Adakalanya cuti bersama yang ditetapkan pemerintah bisa lebih dari satu hari. Perusahaan dapat menggaji karyawan di hari terdekat dari tanggal penggajian. 

Contohnya, jika libur bersama berlaku dari tanggal 25-29 maka pengupahan bisa dilakukan di 23 atau 23. 

Walaupun gaji bisa dimajukan atau diundur, tetapi perusahaan tetap harus membayar gaji penuh alias tidak dapat dicicil.

Ketentuan terkait pengupahan karyawan

Selain penggajian di hari libur, penting bagi Anda memahami ketentuan lain terkait pengupahan yang diatur dalam peraturan pemerintah, diantaranya. 

1. Pemotongan gaji di hari libur

Jika gaji PNS atau karyawan swasta jatuh pada tanggal 1 yang merupakan tanggal merah, perusahaan tidak dapat memotong gaji pekerja. 

Berdasarkan aturan ketenagakerjaan hari libur mingguan maupun nasional adalah hak pekerja yang dilarang dipotong upah, kecuali hari libur cuti bersama. 

2. Metode pembayaran 

Tanggal gajian swasta umumnya pada tanggal 25 atau 26. Pembayaran gaji kepada karyawan biasanya dilakukan melalui transfer bank sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

Perusahaan swasta memiliki kewajiban untuk memastikan pembayaran upah tepat waktu kepada karyawan sesuai dengan kesepakatan yang ada. Penggunaan metode pembayaran melalui transfer bank umumnya merupakan cara yang umum digunakan untuk memastikan pembayaran yang efisien dan aman.

3. Memberikan bukti penggajian 

Transparansi merupakan hal yang wajib perusahaan perhatikan. Pastikan untuk memberikan bukti penggajian pada karyawan, sebagaimana dalam pasal 17, “Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran Upah yang memuat rincian Upah yang diterima oleh Pekerja/Buruh pada saat Upah dibayarkan.” 

Tips menggaji karyawan di hari libur

Perusahaan berkewajiban membayarkan gaji tepat waktu. Pada kasus tanggal merah weekend maupun cuti bersama, Anda dapat mengikuti tips di bawah ini. 

1. Memberikan informasi tertulis kebijakan penggajian 

Penggajian merupakan hal yang cukup sensitif bagi karyawan. Ketika sudah menunggu masa penantian, karyawan berharap gaji bisa segera digunakan. Oleh sebab itu, berikan informasi tertulis tentang kebijakan penggajian di tanggal merah. 

Apakah dimajukan atau diundur. Dengan begitu, karyawan tidak berekspektasi dan menunggu tanpa kepastian.

2. Rencanakan sebelumnya

Jika Anda tahu bahwa hari gajian akan jatuh pada hari libur, pastikan Anda merencanakan proses penggajian dengan cukup waktu sebelumnya. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengatasi hambatan yang mungkin timbul dan memastikan bahwa karyawan menerima gaji mereka tepat waktu.

Cara mengatur gaji karyawan di hari libur

Mengatur gaji karyawan di hari libur akan lebih efisien apabila Anda berinvestasi pada sistem payroll, sehingga upah karyawan bisa dikirim otomatis. Di bawah ini tahap-tahap membayar gaji karyawan yang tepat. 

1. Menentukan jadwal penggajian 

Dalam artikel Forbes Advisor dijelaskan bahwa perusahaan perlu menentukan jadwal pengajian secara teratur. Misalnya, mingguan, dua mingguan, atau bulanan. 

Setiap jadwal memiliki kelebihan dan kekurangan, pengambilan keputusan akan berperan dalam proses penggajian yang ideal bagi bisnis perusahaan. 

2. Mengumpulkan dokumen karyawan

Selanjutnya adalah mengumpulkan data karyawan terutama terkait pajak. Ini akan membantu perusahaan melakukan perhitungan gaji sebelum pajak dan mendistribusikannya pada karyawan. 

Data lain yang dibutuhkan seperti iuran BPJS, status tanggungan, NPWP, nama karyawan, jumlah hari kerja, hari libur, cuti atau izin sakit. 

3. Menghitung pembayaran sebelum pajak

Menghitung dan mencari tahu gaji kotor sebelum pajak. Perhitungan ini akan berbeda-beda, tergantung dengan status pekerja. Contohnya, pekerja yang dibayar per hari bisa dihitung dengan mengalikan tarif per jam dengan jumlah jam mereka bekerja selama periode pembayaran. Selanjutnya, kurangi jam kerja mereka jika mereka mengambil cuti.

4. Membayar gaji karyawan 

Terakhir mendistribusikan gaji karyawan dan slip gaji. Perusahaan dapat menyimpan catatan transaksi untuk menjadi bukti apabila ada karyawan yang mempermasalahkan gaji di masa mendatang. 

Itulah opsi yang bisa perusahaan lakukan, jika tanggal gajian jatuh pada hari libur. Komunikasikan sistem pengupahan dengan karyawan demi meminimalisir miskomunikasi. Demikian juga jika Anda sedang mencari pekerja, Anda dapat mengandalkan MyRobin. MyRobin merupakan perusahaan outsourcing end-to-end yang menyediakan berbagai pekerja on-demand secara end-to-end.

Tidak hanya sebatas rekrutmen, MyRobin dapat mengelola pekerja Anda mulai dari absensi, manajemen kontrak, hingga payroll agar Anda dapat menghemat waktu dan sumber daya dalam melakukan tugas-tugas ini, dan dapat mengalihkan fokus Anda untuk tugas-tugas inti bisnis Anda. Konsultasikan kebutuhan pekerja Anda sekarang!

Baca artikel lainnya di Blog MyRobin