Kapan Waktu yang Tepat untuk Menggunakan Layanan BPO?

Pernahkah Anda mengalami situasi dimana Anda telah mencoba untuk mengembangkan tim, atau mungkin membangun program untuk mengatasi kekurangan pada bisnis Anda, namun setelah menunggu beberapa waktu ternyata hal tersebut tidak memiliki dampak yang signifikan.

Mungkin juga Anda merasa pekerjaan rutin mengelola karyawan perusahaan Anda terlalu menghabiskan banyak waktu, sehingga tidak sempat untuk memikirkan ide untuk inovasi bisnis anda.

Apapun alasannya, mengalihkan beberapa pekerjaan ke pihak outsourcing akan membuat banyak penghematan, tidak hanya waktu namun juga sumber daya lain yang diperlukan. Meskipun anda sudah mengetahui kemudahan yang akan didapatkan dari menggunakan layanan outsourcing, tapi mungkin Anda bertanya-tanya, “kapan waktu yang tepat untuk menggunakan outsourcing?”

Untuk mengetahui jawabannya, berikut kami rangkum beberapa alasan atau keadaan yang membuat anda memerlukan jasa outsourcing, ataupun BPO.

Tidak Bisa Memenuhi Permintaan

Ketika penjualan dan pesanan dari bisnis Anda mengalami peningkatan, serta adanya tuntutan dari pelanggan untuk mengirimkan pesanan dengan cepat. Maka untuk memenuhi semua pesanan tersebut akan menjadi permasalahan baru bagi bisnis anda, terutama jika bisnis Anda masih dalam tahap UKM. Oleh karena itu, hal yang harus anda perhatikan untuk pertama kali adalah apakah anda memiliki jumlah karyawan yang cukup untuk memenuhi semua permintaan tersebut?

Jika tidak, maka Anda harus merekrut karyawan baru dalam jumlah besar, dan hal ini dapat menimbulkan permasalahan baru, terutama jika Anda tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk merekrut dan mengelola karyawan tersebut. Menggunakan jasa BPO (Business Process Outsourcing) dapat membantu Anda mengatasi permasalahan ini. Namun, hal yang harus anda perhatikan adalah memilih mitra outsourcing yang tepat untuk membantu Anda mengatasi permasalahan SDM tersebut.

Jobdesk Karyawan Anda Terlalu Banyak

Biasanya, bisnis UKM menuntut karyawannya melakukan banyak pekerjaan sekaligus demi menghemat biaya. Jika karyawan Anda terlalu banyak mengerjakan pekerjaan, maka akan menjadi hal buruk dikemudian hari. Sebab, mereka tentunya akan mengalami kelelahan, dan kurang fokus sehingga mengakibatkan penurunan performa yang akan berdampak pada penurunan kepuasan pelanggan dan meningkatnya kesalahan dalam bekerja.

Tentu, sebagai pemilik bisnis Anda paham jika kepuasan pelanggan adalah hal terpenting dalam bisnis. Biasanya, salah satu faktor yang menjadi penyebab ketidakpuasan pelanggan adalah pelayanan buruk yang mereka dapatkan ketika bertransaksi dengan bisnis anda. Dan bisa jadi penyebab pelayanan buruk itu muncul karena karyawan Anda terlalu banyak mengerjakan pekerjaan.

Meskipun pilihan pertama anda untuk mengatasi ini adalah dengan mencari karyawan tambahan secara internal maupun eksternal. Menggunakan jasa outsourcing dapat menjadi opsi terakhir untuk dilakukan. Anda perlu tahu, ketika menggunakan outsourcing, Anda akan mendapatkan tenaga kerja yang siap menjalankan perannya dengan baik, dan membantu karyawan anda melayani pelanggan.

Kesalahan yang Terjadi Memakan Biaya Terlalu Banyak

Ketika terlalu fokus mengerjakan tugas harian dan pekerjaan penting lainnya, pemilik bisnis UKM cenderung mengabaikan beberapa detail pekerjaan, yang dapat menjadi penyebab bisnis mengalami kerugian.

Beberapa kesalahan tersebut seperti membeli sebuah tools baru namun tidak memberikan dampak signifikan terhadap bisnis Anda, mempekerjakan karyawan yang tidak kompeten, hingga menghabiskan banyak uang di sektor yang tidak terlalu penting.

Kesalahan seperti itu bisa membuat banyak pengeluaran yang tidak penting. Jika anda mengalami situasi seperti itu, maka anda perlu menggunakan jasa outsourcing. Dengan pengalaman perusahaan BPO, mereka memahami apa yang Anda butuhkan, sehingga dapat meminimalisir pengeluaran yang tidak perlu, dan pada akhirnya dapat menghemat pengeluaran Anda.

Anggaran Semakin Menipis

Menggaji karyawan internal (in-house employees) dapat menimbulkan beban finansial yang signifikan dan mempengaruhi stabilitas keuangan bisnis Anda. Hal ini disebabkan oleh tingginya biaya, termasuk gaji yang tinggi, cuti berbayar, cuti sakit, serta manfaat lainnya. Oleh karena itu, menggunakan jasa outsourcing bisa menjadi pilihan yang lebih baik.

Dengan menggunakan jasa outsourcing, Anda dapat mengurangi biaya operasional dan mendapatkan akses ke tenaga ahli yang sudah terlatih. Selain itu, penggunaan jasa outsourcing juga memberikan peluang untuk meningkatkan keuntungan bisnis Anda.

Namun, penting untuk mencatat bahwa keputusan antara mempekerjakan karyawan internal atau menggunakan jasa outsourcing dapat bergantung pada kebutuhan dan kondisi spesifik perusahaan Anda. Menimbang keuntungan dan kerugian dari kedua opsi tersebut adalah langkah yang bijaksana sebelum membuat keputusan terkait sumber daya manusia dalam bisnis Anda.

Ketika Anda tidak Menemukan Karyawan yang Tepat

Ketika perusahaan Anda mencari seorang ahli untuk mengisi suatu posisi, dan telah menghabiskan waktu berbulan-bulan untuk mencarinya, namun tidak dapat menemukan kandidat yang memenuhi standar. Maka, jalan keluar dari permasalahan ini adalah menggunakan jasa perusahaan outsourcing. Karena perusahaan outsourcing menyediakan kandidat terampil, yang akan memberikan dampak baik untuk bisnis anda.

Pekerjaan Rutin Menghabiskan Banyak Waktu

Jika perusahaan anda masih saja berjalan di tempat selama bertahun-tahun, mungkin Anda harus mengubah beberapa aspek dalam perusahaan Anda, seperti misalnya proses bisnis, manajemen, atau bahkan cara kerja karyawan Anda.

Misalnya, salah satu divisi perusahaan anda terlalu sibuk mengerjakan pekerjaan rutinitas harian, menyebabkan mereka tidak punya waktu untuk memikirkan ide-ide baru untuk perusahaan. 

Di situasi seperti inilah anda sangat membutuhkan jasa outsourcing. Dengan mendelegasikan salah satu tugas, maupun proses bisnis kepada perusahaan BPO, dapat membantu karyawan Anda fokus pada tugas utamanya dengan baik, sehingga dapat membuat perusahaan anda lebih berkembang.

Anda Menyadari Jika Menggunakan Jasa Outsourcing Lebih Menghemat Pengeluaran

Anda perlu memperhatikan dengan baik waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan pekerjaan yang seharusnya bisa didelegasikan kepada pihak outsourcing. Ini akan membuat Anda kehilangan kesempatan yang bagus untuk aspek lain, hanya karena anda tidak menggunakan jasa outsourcing.

Contohnya seperti mungkin Anda perlu mengerjakan seseorang untuk mengelola pekerja kurir Anda, sehingga anda bisa fokus untuk berinovasi dalam meningkatkan produk dan layanan Anda. Dengan begitu, bisnis anda akan semakin maju mengikuti perkembangan yang zaman, dan akan membuat bisnis anda bisa bertahan dalam perubahan yang cepat ini.

Setiap perusahaan melakukan outsourcing sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan keuangan mereka masing-masing. Misalnya saja perusahaan yang mempekerjakan dua sampai tiga pekerja outsourcing, atau mempekerjakan sedikit karyawan dan menggunakan outsourcing secara maksimal. 

Apapun pilihan dari perusahaan, tetap tujuan utama menggunakan jasa outsourcing adalah untuk meningkatkan fleksibilitas perusahaan dan menurunkan biaya operasional.

Nah, itulah pembahasan kita kali ini mengenai waktu yang tepat untuk menggunakan outsourcing. Jika saat ini anda belum menggunakan outsourcing, namun perusahaan anda sudah mengalami tanda-tanda di atas, maka tidak salahnya anda untuk mulai mencobanya.
Jika anda merasa terbantu dengan konten seperti ini, maka anda bisa menemukan konten yang sejenis di Blog MyRobin.