Kesalahan yang Umum Terjadi Saat Mengelola Payroll Karyawan

Manajemen penggajian yang efektif sangat penting untuk memastikan karyawan Anda menerima nominal pembayaran yang tepat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan dan regulasi yang berlaku.

Namun, tanpa alat dan sumber daya yang sesuai, pengelolaan gaji karyawan bisa menjadi sarang kesalahan yang dapat merugikan karyawan dan perusahaan Anda, baik dari segi waktu maupun finansial.

Berikut adalah beberapa tips yang akan MyRobin berikan untuk mengidentifikasi dan menghindari kesalahan penggajian yang paling umum terjadi. Simak selengkapnya disini!

Kesalahan Penggajian yang Paling Sering Terjadi

Dari berbagai harapan yang dimiliki karyawan sepanjang perjalanan kehidupan kerja, pembayaran yang akurat adalah salah satu yang paling mendasar.

Namun, berbagai faktor eksternal maupun internal dapat menjadi hambatan dalam penyediaan gaji yang benar. Untuk melebihi harapan karyawan Anda terhadap penggajian tanpa kesalahan, perhatikan tujuh kesalahan berikut ini:

Kesalahan Mengklasifikasikan Status Karyawan

Kesalahan dalam mengklasifikasikan status karyawan dapat mengakibatkan ketidaksesuaian pembayaran gaji, yang pada akhirnya dapat mengakibatkan pembayaran yang berlebihan atau kurang.

Salah satu kesalahan klasifikasi yang umum adalah membuat penilaian yang tidak tepat terkait kelayakan seorang karyawan untuk menerima pembayaran lembur.

Berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003, karyawan berhak atas upah lembur apabila bekerja melebihi jam kerja normal yang ditetapkan, yaitu 7 jam 30 menit per hari dan 40 jam per minggu.

Namun, ada beberapa pengecualian, seperti karyawan yang bekerja dalam sistem shift, karyawan yang bekerja dalam kondisi tertentu, dan karyawan yang bekerja di bidang tertentu.

Kesalahan mengklasifikasikan karyawan yang seharusnya tidak dikecualikan sebagai yang dikecualikan tidak hanya dapat mengakibatkan denda sesuai Undang-Undang Ketenagakerjaan, tetapi juga dapat mengakibatkan karyawan kehilangan penghasilan lembur.

Kesalahan penggajian yang umum lainnya terjadi ketika seseorang diklasifikasikan sebagai tenaga kerja lepas (freelancer) bukan karyawan.

Berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan, tenaga kerja lepas adalah orang yang bekerja berdasarkan keahlian atau keterampilannya untuk waktu tertentu dengan menerima upah. Sedangkan karyawan adalah orang yang bekerja pada perusahaan dengan menerima upah.

Kesalahan klasifikasi tenaga kerja lepas sebagai karyawan seringkali dilakukan oleh perusahaan untuk menghindari kewajiban membayar pajak, asuransi, dan tunjangan lainnya. Kesalahan klasifikasi ini dapat dikenakan sanksi pidana dan denda.

Kesalahan klasifikasi tidak hanya dapat menimbulkan kekhawatiran kepercayaan karyawan, tetapi juga cenderung memberikan dampak finansial negatif bagi organisasi.

Kesalahan Perhitungan Gaji

Ketidaksesuaian pembayaran gaji dapat menjadi sumber frustasi bagi karyawan, terutama jika kesalahan tersebut mengakibatkan keterlambatan pembayaran. Kesalahan perhitungan juga menghabiskan waktu, karena perlu dihabiskan beberapa jam hingga beberapa hari untuk menyelidiki dan memperbaiki kesalahan di luar siklus penggajian reguler.

Menurut studi American Productivity & Quality Center (APQC), organisasi memerlukan waktu antara dua hingga sepuluh hari untuk menyelesaikan kesalahan penggajian. Selama periode tersebut, karyawan dapat mengalami ketidakpuasan atau kesulitan dalam memenuhi kewajiban finansial mereka.

Meskipun tujuan utama adalah mencegah terjadinya kesalahan penggajian, langkah terpenting yang dapat diambil adalah memberitahukan karyawan melalui surat resmi mengenai kesalahan tersebut, beserta tindakan yang diambil untuk mengatasi masalah tersebut.

Kesalahan perhitungan gaji dapat terjadi pada karyawan dengan sistem gaji bulanan maupun per jam. Berikut beberapa contoh umum kesalahan perhitungan gaji:

• Pembayaran yang berlebihan atau kurang kepada karyawan
• Pembayaran retroaktif yang salah
• Pengabaian pembayaran gaji pertama untuk karyawan baru
• Pengurangan jumlah yang salah untuk manfaat atau potongan gaji lainnya
• Pembayaran yang tidak sesuai untuk karyawan yang sedang dalam masa sakit atau cuti.

Tidak Melacak Jam Kerja dan Lembur Karyawan

Pencatatan lembur yang tidak tepat dapat mengakibatkan pembayaran lembur yang tidak sesuai, yang kemudian memerlukan koreksi yang mungkin melibatkan beberapa tahun pajak. Maksud melibatkan beberapa tahun pajak adalah kesalahan pembayaran lembur dapat berdampak pada pajak karyawan dan perusahaan selama beberapa tahun.

Hal ini karena pajak karyawan dan perusahaan didasarkan pada pendapatan yang dilaporkan, termasuk pembayaran lembur. Jika pembayaran lembur tidak dilaporkan dengan benar, maka pendapatan karyawan dan perusahaan akan menjadi tidak akurat.

Untuk mengoreksi kesalahan pembayaran lembur, perusahaan harus membuat penyesuaian pada pajak karyawan dan perusahaan. Penyesuaian ini dapat melibatkan beberapa tahun pajak, karena perusahaan harus melaporkan pendapatan yang benar untuk semua tahun yang terdampak oleh kesalahan.

Misalnya, jika perusahaan menemukan bahwa karyawan telah bekerja lembur selama beberapa tahun tanpa dibayar, maka perusahaan harus membayar karyawan lembur yang belum dibayar. Perusahaan juga harus melaporkan pendapatan lembur yang belum dilaporkan tersebut sebagai bagian dari pendapatan karyawan.

Penyesuaian pajak ini dapat memakan waktu dan biaya, karena perusahaan harus mengumpulkan informasi dari karyawan dan melakukan perhitungan pajak.

Membayar lembur bukan hanya masalah membayar karyawan dengan tarif gaji 1.5 kali lipat dari tarif gaji normal saat mereka bekerja lebih dari 40 jam dalam seminggu. Kesalahan pembayaran lembur dapat muncul jika Anda melewatkan pembayaran dalam skenario berikut:

• Ketika karyawan bekerja selama waktu istirahat
• Ketika karyawan menghabiskan waktu untuk perjalanan antara lokasi kerja
• Ketika karyawan diharuskan untuk berpartisipasi dalam kegiatan di luar jam kerja normal, misalnya, pelatihan, kegiatan membangun tim, atau pesta perusahaan.

Tidak Melaporkan Semua Bentuk Gaji Karyawan yang Dapat Dipajaki

Pendapatan karyawan tidak hanya terbatas pada gaji, lembur, komisi, atau bonus. Selain melaporkan bentuk-bentuk tradisional pembayaran karyawan, Anda juga perlu melaporkan bentuk-bentuk lain dari kompensasi yang dapat dipajaki kepada direktorat jenderal pajak, seperti:

• Opsi saham dan penghargaan ekuitas lainnya
• Hadiah kepada karyawan seperti kartu hadiah atau penghargaan perjalanan
• Penggunaan pribadi mobil perusahaan

Sebuah hadiah kecil atau penghargaan kepada seorang karyawan mungkin tidak terlihat sebagai kompensasi, tetapi DJP dapat menganggapnya sebagai bagian dari penggajian Anda.

Tidak melaporkan bentuk-bentuk kompensasi lain ini dapat mengakibatkan denda pelaporan pajak bagi organisasi Anda dan karyawan yang terkena dampak.

Rekaman yang Tidak Lengkap atau Berantakan

Proses penggajian yang tidak tertata dan tidak efisien bisa menjadi sumber masalah serius.

Bergantung pada proses manual dengan penginputan data secara manual atau tumpukan spreadsheet Excel dapat menimbulkan kesalahan yang mungkin butuh waktu berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan untuk dikoreksi.

Rekaman yang berantakan juga bisa membuat Anda melewatkan pembayaran kepada karyawan atau mengabaikan hal-hal yang membutuhkan perhatian segera.

Selain itu, memiliki sistem manual untuk mengelola penggajian meningkatkan ketergantungan pada satu orang untuk mengurus semua tindakan penggajian.

Tanpa sistem penggajian yang tertata dan otomatis, lebih sulit bagi seseorang untuk menggantikan manajer penggajian saat sedang tidak berada di kantor atau meninggalkan perusahaan. Ini juga dapat menciptakan masalah saat dilakukan audit atau peninjauan proses.

Melewatkan Deadline

Karyawan mengharapkan pembayaran yang tepat waktu dan akurat setiap siklus penggajian. Dengan melewatkan penutupan siklus penggajian dan melakukan pembayaran terlambat, Anda bisa menciptakan masalah tambahan bagi karyawan.

Selain itu, jika Anda melewatkan batas waktu penyampaian pajak, organisasi Anda dapat dikenai denda keterlambatan penyampaian dan mungkin juga sanksi regulasi.

Dampak dari Kesalahan Penggajian

Kesalahan penggajian bisa memiliki konsekuensi serius bagi bisnis, baik yang berukuran kecil maupun besar.

Dampaknya meliputi kerugian finansial, masalah hukum, reputasi yang rusak, dan tingginya pergantian karyawan. Dengan memahami risiko ini, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk menghindarinya.

Kerugian Finansial

Bagi karyawan, kesalahan penggajian bisa berarti kehilangan uang. Jika karyawan tidak menerima cek gaji mereka, mereka tidak bisa membeli kebutuhan pokok, seperti makanan atau sewa rumah.

Hal ini bisa berdampak buruk pada kualitas hidup mereka dan bahkan membuat mereka meninggalkan perusahaan Anda.

Bagi perusahaan, kesalahan penggajian bisa berarti biaya denda dan sanksi. Jika seorang karyawan mengajukan klaim terkait kesalahan penggajian, perusahaan bisa dikenakan denda atau sanksi dari pemerintah. Biaya-biaya ini bisa bertambah cepat dari waktu ke waktu.

Moral Karyawan Menurun

Kesalahan penggajian bisa menurunkan moral karyawan dan membuat mereka meninggalkan perusahaan. Karyawan merasa tidak diperlakukan dengan adil atau dihormati ketika mereka menerima gaji yang salah.

Hal ini bisa membuat mereka merasa tidak dihargai dan tidak puas dengan pekerjaan mereka. Jika perasaan ini tidak ditangani dengan baik, bisa menyebabkan karyawan meninggalkan perusahaan.

Pergantian karyawan itu mahal. Perusahaan perlu menginvestasikan waktu dan uang untuk merekrut dan melatih karyawan baru. Hal ini bisa memakan biaya hingga 60% dari gaji karyawan yang diganti.

Reputasi Rusak

Reputasi bisnis Anda adalah salah satu aset yang sangat penting., bahkan bisa menjadi perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan, jadi sangat penting untuk melindunginya dengan segala cara. Kesalahan penggajian dapat merusak reputasi Anda dalam beberapa cara:

• Ulasan negatif di media sosial dan situs ulasan seperti Yelp atau Google Reviews.
• Menolak pelanggan potensial yang tidak ingin berbisnis dengan organisasi yang membuat kesalahan seperti ini.
• Hilangnya penjualan akibat publisitas negatif.

Kenaikan Biaya Administrasi

Biaya dari kesalahan penggajian tidak hanya bersifat finansial. Ada juga konsekuensi lain yang dapat mempengaruhi bisnis Anda, seperti kenaikan biaya administrasi.

Misalnya, jika Anda harus merekrut staf tambahan untuk menangani pekerjaan ekstra yang disebabkan oleh kesalahan penggajian atau jika Anda perlu membeli perangkat lunak atau layanan untuk memperbaiki masalah tersebut, biaya-biaya ini akan cepat bertambah dari waktu ke waktu.

Selain itu, banyak pengusaha menemukan diri mereka membayar lebih dari yang diharapkan karena karyawan mereka tidak dibayar dengan benar untuk jam lembur yang mereka kerjakan dan ini hanya satu contoh bagaimana cek gaji yang tidak benar bisa langsung merugikan Anda!

Ketidakpuasan Karyawan

Konsekuensi paling jelas dari kesalahan penggajian adalah ketidakpuasan karyawan. Ketika seorang karyawan mengetahui bahwa mereka telah dibayar kurang, mereka kemungkinan besar akan merasa frustasi dan marah dengan majikan mereka. 

Frustrasi ini dapat menyebabkan penurunan produktivitas, peningkatan tingkat pergantian, dan kerugian pendapatan bagi bisnis Anda. Selain efek negatif ini pada keuangan Anda, ada juga banyak konsekuensi hukum yang perlu Anda sadari jika Anda gagal membayar karyawan dengan benar.

Cara Meminimalkan Kesalahan dalam Proses Penggajian

Manajemen penggajian yang akurat sangat penting untuk menjaga kepuasan karyawan, mematuhi persyaratan hukum, dan memastikan kesehatan keuangan organisasi Anda.

Namun, menavigasi kompleksitas penggajian bisa jadi menantang, terutama bagi bisnis dengan sumber daya terbatas atau sistem yang sudah ketinggalan zaman.

Untungnya, ada beberapa strategi yang dapat Anda terapkan untuk menyederhanakan proses penggajian Anda, meminimalkan kesalahan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Tetapkan Kebijakan Penggajian yang Jelas dan Komprehensif

Kembangkan manual penggajian komprehensif yang menguraikan semua aspek prosedur penggajian Anda, seperti:

• Pengecualian Penggajian: Tentukan pedoman yang jelas untuk menangani pengecualian penggajian, seperti penyesuaian gaji, bonus, dan pemotongan.

• Tinjauan dan Persetujuan Perubahan: Tetapkan proses formal untuk meninjau dan menyetujui perubahan penggajian untuk memastikan akurasi dan kepatuhan.

• Manajemen Pencatatan Penggajian: Terapkan kebijakan untuk mengelola dan menyimpan catatan penggajian sesuai dengan persyaratan hukum, seperti mandat Undang-Undang Ketenagakerjaan untuk menyimpan catatan penggajian dengan baik.

Evaluasi Penyedia dan Proses Penggajian Anda Saat Ini

Lakukan penilaian menyeluruh terhadap proses penggajian Anda saat ini untuk mengidentifikasi area yang dapat diperbaiki.

Jika sistem penggajian Anda saat ini menyebabkan kesalahan atau menghalangi kemampuan Anda untuk mengelola penggajian secara efektif, pertimbangkan untuk beralih ke sistem yang lebih modern dan terintegrasi.

Saat mengevaluasi penyedia penggajian potensial, hati-hati menilai kemampuan mereka dan pastikan mereka selaras dengan tujuan dan persyaratan spesifik organisasi Anda.

Tetap Perbarui Perubahan Hukum dan Regulasi

Lacak dan sesuaikan secara terus-menerus dengan perubahan dalam undang-undang dan peraturan yang terkait dengan penggajian.

Dengan tetap mendapat informasi tentang pembaruan peraturan, Anda dapat menyesuaikan proses penggajian Anda secara proaktif untuk menjaga kepatuhan dan menghindari denda yang mahal.

Mengirimkan Cek Gaji yang Akurat dan Tepat Waktu

Dengan menerapkan strategi ini, Anda dapat meminimalkan kesalahan penggajian, meningkatkan efisiensi, dan memastikan bahwa karyawan Anda menerima cek gaji yang akurat dan tepat waktu.

Sistem penggajian yang andal dan pendekatan proaktif dalam mengelola penggajian dapat berkontribusi secara signifikan terhadap kepuasan karyawan, meningkatkan kepercayaan pada organisasi, dan meningkatkan kesejahteraan keuangan Anda secara keseluruhan.

Gunakan Outsourcing MyRobin

Dengan mendelegasikan pengelolaan karyawan kepada perusahaan jasa layanan outsourcing end-to-end terpercaya seperti MyRobin, Anda dapat mengurangi beban tugas harian pengelolaan karyawan, seperti absensi, manajemen kontrak, payroll dan lain sebagainya.

Bayangkan waktu dan sumber daya yang akan Anda habiskan untuk mengelola tugas administratif yang sangat repetitif seperti payroll?

Waktu dan sumber daya tersebut dapat Anda gunakan untuk hal-hal lain yang dapat mempengaruhi inti bisnis perusahaan Anda, seperti mengembangkan budaya perusahaan, riset dan pengembangan, serta aspek-aspek inti lainnya.

Tidak hanya itu, MyRobin juga memiliki tim rekruter handal yang dapat menyalurkan Anda pekerja secara on-demand, sehingga Anda dapat memperoleh pekerja yang sesuai dengan kualifikasi yang Anda butuhkan kurang dari 24 jam. Bayangkan berapa banyak biaya perekrutan yang dapat Anda hemat? Tunggu apa lagi? Konsultasikan kebutuhan perekrutan Anda kepada MyRobin sekarang!