Bagaimana Membuat Surat Penundaan Gaji Karyawan? Berikut Contoh dan Pengertiannya

Gaji merupakan salah satu hak dasar pekerja. Keterlambatan pembayaran gaji akan memberi dampak pada produktivitas kerja karyawan. Diperlukan manajemen keuangan dan manajemen gaji yang baik agar perusahaan dapat memenuhi hak karyawan.

Namun, di beberapa kondisi, perusahaan terpaksa menunda pembayaran gaji karyawan. Penundaan ini terjadi karena kendala yang dihadapi perusahaan.

Surat penundaan gaji karyawan adalah saluran komunikasi yang tepat untuk menjelaskan alasan penangguhan gaji karyawan. Di dalam surat ini, perusahaan dapat memberi informasi yang jelas, sehingga tidak menimbulkan kegaduhan di ruang kerja.

MyRobin akan menjelaskan pengertian surat penundaan gaji karyawan. Tidak hanya itu, artikel ini akan memberi contoh surat penundaan gaji yang dapat Anda gunakan.

Pengertian Surat Penundaan Gaji Karyawan

Surat penundaan gaji karyawan adalah edaran resmi yang dibuat perusahaan atau badan usaha kepada karyawan dengan tujuan memberi informasi bahwa akan terjadi penundaan pembayaran upah atau gaji bulanan.

Perusahaan perlu menjelaskan secara jelas dan transparan kepada karyawan agar tidak terjadi konflik di tempat kerja. Beberapa hal yang harus dijelaskan dalam surat penundaan gaji karyawan, yaitu kondisi terkini perusahaan, alasan penundaan pembayaran upah, tanggal perkiraan pembayaran, dan kebijakan strategis untuk menghadapi dan memperbaiki situasi tersebut.

Sertakan juga permohonan maaf dari pimpinan dan harapan kepada karyawan untuk memaklumi masalah penundaan gaji.

Tujuan surat penundaan gaji karyawan adalah sebagai saluran komunikasi yang transparan serta memberi kejelasan kepada karyawan atas situasi sulit yang dihadapi perusahaan.

Surat penundaan gaji sebaiknya diumumkan jauh-jauh hari sebelum tanggal seharusnya pembayaran gaji. Pengumuman jauh hari dapat menghindari kegaduhan di tempat kerja. Selain itu, karyawan juga bisa mempersiapkan dana darurat.

Alasan Perusahaan Menunda Gaji Karyawan

Tidak ada satupun perusahaan yang ingin dan sengaja menunda pembayaran gaji karyawan. Menunda pembayaran upah akan berdampak baik jangka pendek dan panjang terhadap kondisi karyawan. Tentu saja, ini akan berdampak juga terhadap Kesehatan perusahaan. Namun menurut survei yang dilakukan oleh Kementerian Ketenagakerjaan pada tahun 2023, sebanyak 10% perusahaan di Indonesia pernah menunda pembayaran gaji karyawan.

Penundaan pembayaran gaji akan mempengaruhi sikap kerja karyawan. Karyawan akan merasa cemas dengan kondisi keuangan pribadinya dan mempengaruhi produktivitas kerja. Sedangkan jangka panjang, penundaan gaji secara berulang menyebabkan turn over karyawan yang tinggi.

Namun, karena beberapa hal, perusahaan terpaksa harus menunda pembayaran gaji karyawan. Berikut adalah beberapa alasan perusahaan menunda gaji karyawan:

1. Administrasi yang belum selesai

Perhitungan gaji karyawan yang belum selesai menjadi alasan perusahaan menunda pembayaran gaji karyawan. Administrasi ini terjadi karena beberapa alasan, salah satunya adalah akuntan atau karyawan yang bertugas berhalangan hadir, sedangkan perusahaan tidak memiliki pengganti.

2. Permasalahan pada sistem bank

Masalah ada sistem transfer bank juga dapat menjadi kendala perusahaan terlambat membayar gaji karyawan. Bank dengan segala sistem canggihnya juga mempunya potensi error. Terlebih lagi, bank tidak hanya melayani satu perusahaan yang ingin mentransfer uang untuk gaji karyawan.

Meskipun, dengan sistem yang sudah canggih, kesalahan seperti ini jarang terjadi. Pun, jika terjadi permasalahan, kejadiannya tidak berlangsung lama.

3. Tagihan pelanggan atau klien belum dibayar secara penuh

Tagihan dari pelanggan yang belum dilunasi akan mempengaruhi keuangan perusahaan. Apalagi jika transaksi tersebut bernilai besar. Jika pembayaran dari pelanggan belum dilunasi, tentu ini berdampak kepada gaji karyawan dan kondisi keuangan perusahaan secara keseluruhan.

4. Kondisi di luar harapan seperti bencana, pandemi, dan resesi

Beberapa hal terjadi di luar harapan perusahaan, seperti bencana, pandemi, atau resesi. Kondisi ini biasa dikenal dengan force majeure. Keadaan force majeure tentu tak bisa diantisipasi oleh perusahaan.

Bencana, pandemi, atau resesi tentu mempengaruhi operasional perusahaan. Proses produksi terganggu sehingga perusahaan tidak bisa menghasilkan barang. Penjualan pun menurun yang berimbas kepada keuangan perusahaan dan mengakibatkan keterlambatan pembayaran gaji karyawan.

5. Perusahaan mengalami defisit atau pailit

Perusahaan dapat dikatakan pailit jika tidak mampu membayar kewajiban kreditur serta memenuhi kewajiban membayar gaji karyawan.

Sebelum dinyatakan pailit, biasanya perusahaan terlebih dahulu mengalami defisit keuangan. Kondisi defisit memaksa perusahaan menetapkan prioritas dengan kondisi keuangan yang ada agar perusahaan tetap hidup.

Biasanya, perusahaan memprioritaskan operasional perusahaan sembari berusaha kondisi keuangan kembali stabil.

Apapun alasan perusahaan menunda gaji karyawan, sebaiknya alasan tersebut dijelaskan dalam surat penundaan gaji karyawan. Langkah ini membuat karyawan mengerti kondisi sebenarnya dan perusahaan menjadi lebih transparan.

Konsekuensi Menunda Gaji Menurut Undang-undang

Pada dasarnya, perusahaan dilarang menunda pembayaran gaji karyawan. Jika terjadi penundaan pembayaran, perusahaan wajib membayar denda sesuai peraturan yang berlaku.

Merujuk Undang-undang No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, Pasal 90 ayat 2 dituliskan jika pengusaha tidak mampu membayar upah minimum, maka dapat ditangguhkan.

Namun, pasal tersebut sudah dihapus Undang-undang Cipta Kerja. Dengan kata lain, peraturan tentang penangguhan pembayaran upah minimum sudah tidak berlaku lagi. Artinya perusahaan tidak dapat menunda pembayaran gaji.

Seandainya perusahaan menunda pembayaran akan dikenakan denda sesuai peraturan. Peraturan Pemerintah Nomor 36 tahun 2021 tentang Pengupahan, dalam Pasal 61 Ayat 1, dijelaskan pengusaha yang terlambat membayar gaji karyawan dikenakan denda dengan rincian:

1. Mulai hari keempat sampai hari kedelapan sejak tanggal pembayaran yang ditentukan, dikenakan denda 5% setiap harinya berdasarkan upah yang seharusnya dibayar.
2. Sesudah hari kedelapan, dikenakan denda sebagaimana dimaksud pada huruf a di atas ditambah 1% untuk setiap hari keterlambatan dengan ketentuan 1 bulan tidak boleh melebihi 50% dari upah yang seharusnya dibayarkan
3. Apabila selama satu bulan upah belum dibayar, perusahaan dikenakan denda pada huruf a dan b di atas, ditambah bunga sebesar suku bunga tertinggi yang berlaku pada bank pemerintah.

Tentu pembayaran denda akan menambah beban keuangan perusahaan. Oleh karena itu, seandainya perusahaan terpaksa menunda pembayaran, sebaiknya tidak lebih dari empat hari untuk menghindari denda.

Contoh Surat Penundaan Gaji Karyawan

Berikut adalah contoh surat penundaan gaji karyawan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi. Anda dapat mengubah isi surat di atas menyesuaikan kondisi yang terjadi di perusahaan Anda.

1. Surat penundaan gaji karyawan karena perusahaan mengalami defisit

[Kop Surat]

Kepada Karyawan PT XYZ

Melalui surat ini, kami pimpinan PT XYZ dengan berat hati mengumumkan jika pembayaran gaji Bulan Februari 2023, yang seharusnya dibayarkan pada tanggal 25, akan mengalami penundaan pembayaran.

Saat ini perusahaan sedang mengalami kondisi keuangan yang tidak stabil akibat menurunnya penjualan dari Bulan Desember hingga Februari.

Perusahaan sedang bekerja keras mengatasi masalah ini dan berencana melakukan pembayaran gaji pada tanggal 28 Februari 2023.

Kami selaku pimpinan perusahaan memohon maaf atas keterlambatan ini dan mengucapkan terima kasih kepada PT XYZ atas pemaklumannya.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama]

[Jabatan]

2. Surat penundaan gaji karyawan karena permasalahan sistem bank

[Kop Surat]

PEMBERITAHUAN

Kepada karyawan YGY, karena adanya permasalahan sistem transfer pada bank, kami mengumumkan bahwa gaji Bulan Juli mengalami penundaan pembayaran hingga 26 Juli.

Kami terus berkoordinasi dengan pihak bank agar masalah ini dapat diselesaikan dengan segera.

Atas keterlambatan ini, pimpinan perusahaan memohon maaf dan terima kasih atas pemaklumannya.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama]

[Jabatan]

Penundaan gaji sebaiknya dihindari perusahaan. Pembayaran gaji tentu berdampak kepada semangat kerja dan kepuasan karyawan. Dampak besarnya, penundaan gaji yang berulang akan menimbulkan konflik antara perusahan dengan karyawan.

Ketika perusahaan terpaksa melakukan penundaan pembayaran gaji, sebaiknya melakukan komunikasi kepada karyawan. Surat penundaan gaji karyawan adalah cara yang dapat digunakan perusahaan untuk memberitahu dan menjelaskan dengan transparan kondisi perusahaan.

Outsourcing Sebagai Solusi Mengefisiensikan Payroll dan Pengelolaan Karyawan

Outsourcing dapat menjadi solusi yang efektif bagi perusahaan untuk mengurangi hal-hal berkaitan dengan payroll dan manajemen karyawan.

Dengan mendelegasikan tanggung jawab pengelolaan gaji kepada perusahaan outsourcing, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan perhitungan gaji, kesalahan dalam pemrosesan pembayaran gaji, dan keterlambatan pengiriman gaji.

Pertanyaannya adalah perusahaan penyedia jasa outsourcing mana yang harus Anda pilih?

MyRobin merupakan perusahaan penyedia jasa layanan outsourcing end-to-end yang dapat menyediakan pekerja on-demand secara end-to-end. MyRobin memiliki tim rekruter yang handal dan berpengalaman sehingga dapat menjaring pekerja berkualitas kurang dari 24 jam.

Ditambah dengan teknologi digital yang terintegrasi, MyRobin dapat mengelola pekerja Anda mulai dari absensi, manajemen kontrak, hingga payroll agar Anda dapat menghemat waktu dan sumber daya dalam melakukan tugas-tugas ini, dan dapat mengalihkan fokus Anda untuk tugas-tugas inti bisnis Anda. Konsultasikan kebutuhan pekerja Anda sekarang!