Setujukah Anda jika karyawan adalah aset perusahaan?
Semakin banyak Anda memiliki karyawan berkualitas, tentu akan semakin membantu perkembangan bisnis.
Sayangnya, semakin banyak karyawan, semakin banyak pula tenaga untuk mengurusnya. Perlu manajemen yang tepat agar administrasi karyawan tidak terlewat. Salah satu yang bisa dilakukan adalah memberi Nomor Induk Karyawan kepada setiap pegawai.
Nomor Induk Karyawan biasa diterapkan pada perusahaan swasta atau lembaga pemerintahan.
Untuk mengetahui pengertian dan contoh Nomor Induk Karyawan Swasta dan Pegawai Negeri Sipil, simak artikel sampai habis, ya!
Pengertian Nomor Induk Karyawan
Nomor Induk Karyawan (NIK) atau Nomor Induk Pegawai (NIP) adalah identitas pribadi berupa kode unik yang diberikan kepada karyawan ketika bergabung dalam satu perusahaan atau instansi. Nomor karyawan digunakan setiap perusahaan swasta atau instansi pemerintah.
Nomor karyawan ini terdiri dari beberapa angka atau bisa juga kombinasi antara huruf dan angka. Setiap karyawan memiliki nomor yang berbeda. Nomor inilah yang akan digunakan untuk perusahaan, terutama divisi Human Resource Development (HRD) untuk mengurus administrasi karyawan.
Beberapa hal administrasi yang dimudahkan dengan adanya Nomor Induk Karyawan adalah:
- Kehadiran karyawan
- Gaji karyawan
- Cuti karyawan
- Persiapan pensiun karyawan
- Pesangon karyawan
Adanya NIK ini memudahkan perusahaan dan instansi dalam mengelola data karyawan agar lebih efisien dan mudah. Sehingga semua urusan administrasi karyawan tidak ada yang terlewat atau terlupakan.
Fungsi Nomor Induk Karyawan
Nomor Induk Karyawan tidak hanya simbol atau kode unik, tapi ada peran penting untuk manajemen karyawan dan perusahaan.
Fungsi Nomor Induk Karyawan adalah:
1. Identifikasi pribadi karyawan
NIK dapat membantu tim HRD untuk mendapatkan data pribadi karyawan. NIK dapat memberikan informasi yang jelas dan membedakan dengan karyawan lainnya.
2. Pelacakan kinerja karyawan
Perusahaan dapat memantau kinerja dan riwayat kerja dengan mudah jika karyawan memiliki NIK. Semakin mudah karyawan memantau, akan berguna untuk pengukuran kinerja dan evaluasi karyawan.
3. Manajemen data
NIK dapat membantu HRD melakukan manajemen data karyawan. HRD dapat menyimpan dan mengelola semua informasi, seperti gaji, tunjangan, absensi, dan administrasi lainnya.
4. Keamanan data perusahaan
Nomor karyawan dapat digunakan sebagai alat keamanan dan mencegah akses yang tidak sah ke informasi perusahaan. Contoh, di depan pintu masuk kantor, terdapat alat untuk membuka pintu dengan menyertakan nomor karyawan. Jika ada pengunjung yang tidak memiliki nomor karyawan, pengunjung tersebut tidak bisa masuk ke dalam kantor.
5. Sistem gaji
Adanya NIK, perusahaan dapat memastikan gaji dan tunjangan dengan tepat. Tentunya, karyawan senior dengan junior mempunyai gaji yang berbeda. NIK membantu perusahan jika jumlah gaji telah dikirim ke orang yang tepat.
Contoh Format Nomor Induk Karyawan Swasta
Sebenarnya, tidak ada acuan resmi tentang jumlah digit dalam Nomor Induk Karyawan swasta. Rata-rata, perusahaan swasta di Indonesia menggunakan 8 – 12 digit. Namun, setiap perusahaan mempunyai kebijakan yang berbeda.
Perbedaan jumlah digit ini berdasarkan komponen yang disertakan dalam nomor karyawan. Beberapa komponen yang biasanya terdapat dalam NIK adalah tahun bergabung, nomor urut bergabung, kode jabatan, kode divisi, dan kode cabang (jika bekerja di salah satu cabang).
Untuk menambah pemahaman, berikut adalah contoh Nomor Induk Karyawan swasta:
Bara bekerja di perusahaan yang memproduksi makanan ringan berupa kacang. Bara mulai bergabung di tahun 2022 dengan posisi Sales Manager, dengan nomor karyawan 220502122.
Dari nomor tersebut, kita dapat penjelasan jika:
- 22, menunjukkan Bara bergabung di tahun 2022
- 05, bulan Mei adalah waktu ketika Bara bergabung di perusahaan
- 02, merupakan kode cabang tempat Bara bekerja
- 122, adalah kode jabatan Bara sebagai Sales Manager.
Namun, yang harus dipahami, contoh di atas mungkin saja berbeda dengan perusahaan lain.
Setiap perusahaan punya kebijakan berbeda-beda. Sehingga ada variasi mengenai nomor induk karyawan.
Nomor Induk Pegawai Negeri Sipil
Berbeda dengan karyawan swasta, Pegawai Negeri Sipil (PNS) mempunyai aturan yang jelas mengenai nomor karyawan.
Aturan ini merujuk kepada Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil.
Dalam peraturan tersebut, dijelaskan jika Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil (NIP) adalah nomor yang diberikan kepada PNS sebagai identitas pegawai. NIP terdiri dari 18 digit yang mempunyai arti dari setiap angka tersebut.
Masih dari peraturan yang sama, NIP berfungsi sebagai:
- Pembinaan karier Pegawai Negeri Sipil
- Pelayanan gaji
- Pelayanan pensiun
- Pelayanan asuransi sosial
- Pelayanan tabungan
- Pengelolaan administrasi kepegawaian
- Pelayanan lain yang bermanfaat bagi Pegawai Negeri Sipil.
Format Nomor Induk Pegawai Negeri Sipil
Seperti sudah dijelaskan di atas, jika NIP terdiri dari 18 digit. Nomor tersebut mempunyai arti dan urutan angka sebagai berikut:
- 8 digit pertama menunjukkan tahun, bulan, dan tanggal lahir PNS. Untuk bulan dan tanggal lahir ditulis dengan dua digit.
- 6 digit selanjutnya menerangkan tahun dan bulan pengangkatan sebagai PNS.
- 1 digit berikutnya menerangkan jenis kelamin PNS, angka 1 untuk Pria dan angka 2 untuk wanita.
- 3 digit terakhir adalah nomor urut PNS berdasarkan urutan yang ditentukan BKN. Urutan nomor pegawai ditentukan jika ada PNS yang memiliki tahun, bulan, tanggal lahir, waktu pengangkatan pegawai, dan jenis kelamin yang sama. Tiga digit terakhir ini sangat penting untuk menghindari kesamaan nomor pegawai yang mempunyai waktu lahir, waktu pengangkatan dan jenis kelamin yang sama.
Sebagai contoh, penulisan NIP adalah 19930206 201805 1 035. Dari contoh tersebut, dapat diketahui jika:
- 19930206 menerangkan jika pegawai tersebut lahir pada 6 Februari 1993
- 201805 menjelaskan jika pegawai tersebut diangkat menjadi PNS pada bulan Mei 2018
- 1 menunjukkan jika pegawai tersebut berjenis kelamin perempuan
- 035 adalah nomor urut pegawai.
NIP akan ditentukan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN). Nantinya, NIP ini akan berlaku selama orang tersebut menjadi PNS dan semasa pensiun.
Demikian penjelasan mengenai Nomor Induk Karyawan swasta dan Nomor Induk Pegawai Negeri Sipil. Nomor karyawan menjadi hal yang penting agar administrasi dapat dilakukan dengan tepat dan akurat.
Bagi Anda pebisnis yang membutuhkan tenaga kerja dalam jumlah banyak, Anda dapat menggunakan MyRobin sebagai solusi penyedia tenaga kerja berkualitas. Jutaan mitra pekerja MyRobin telah disaring dan diverifikasi, sehingga terjamin kemampuan kerjanya.
Yuk, segera hubungi MyRobin, dan dapatkan karyawan yang akan membantu bisnis Anda lebih berkembang lagi!
EN 
ID