Town Hall Meeting: Pengertian, Manfaat, dan Cara Melakukannya

Bukan hal yang aneh bila seorang karyawan jarang bisa berkomunikasi dengan petinggi perusahaan seperti Chief Executive Officer (CEO), Chief Financial Officer (CFO), dan jabatan C-level lainnya. Apalagi jika perusahaannya berskala besar atau memiliki banyak karyawan, tentu pertemuan dengan para petinggi ini akan semakin sulit untuk dilakukan.

Nah, salah satu cara agar komunikasi bisa tetap terjalin antara para petinggi dan karyawan adalah melalui town hall meeting. Selain bertujuan untuk menyampaikan suatu informasi penting, town hall meeting perlu dilakukan untuk membantu perkembangan dan kemajuan dari perusahaan. Yuk, simak penjelasan mengenai town hall ini di sini!

Pengertian Town Hall Meeting

Secara harfiah, town hall meeting artinya adalah rapat balai kota. Dimana, rapat seperti ini wajib dihadiri oleh seluruh masyarakat yang ada di kota tersebut dan membicarakan segala hal yang terjadi. Dalam dunia kerja, town hall meeting dapat diartikan sebagai pertemuan seluruh anggota perusahaan, baik pemimpin maupun karyawan, untuk berkomunikasi serta berdiskusi mengenai perusahaan. 

Menurut Expert Program Management, town hall merupakan jenis meeting yang diselenggarakan untuk memberi update secara rutin terkait perusahaan dan menyelaraskan visi misi perusahaan. Sederhananya, town hall meeting ini adalah sebuah rapat untuk memberitahu informasi terbaru secara rutin di suatu perusahaan. Biasanya, town hall meeting disebut juga dengan all-hands atau all-staff meeting dan akan dipandu langsung oleh para atasan seperti CEO, COO, atau manajer human resource. 

Town hall meeting bisa dijadikan kesempatan bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan tertentu terkait pekerjaan. Sedangkan dari segi perusahaan, town hall meeting merupakan tempat yang tepat untuk menyampaikan kondisi perusahaan dan target yang akan dicapai di masa depan. Setiap saran dan masukan dari setiap anggota perusahaan dalam town hall meeting akan sangat membantu perusahaan untuk lebih berkembang lagi. Biasanya dari meeting ini, tercipta berbagai solusi inovatif, sehingga masalah yang sedang dialami oleh perusahaan dapat teratasi dengan baik. 

Selain itu, melalui town hall meeting dapat menjadi sarana untuk karyawan menjalin keakraban dengan karyawan lain, serta menumbuhkan keterikatan antara karyawan dan pimpinan perusahaan. Hal ini nantinya juga dapat membantu karyawan dalam bekerja sama dengan anggota atau divisi lain. 

Manfaat Town Hall Meeting

Dengan mengumpulkan seluruh anggota perusahaan dalam sebuah rapat tentu memberikan banyak manfaat, diantaranya yaitu:

1. Mendapatkan informasi secara langsung

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, town hall meeting harus dihadiri oleh seluruh anggota perusahaan, mulai dari pimpinan hingga karyawan. Hal ini bertujuan agar informasi atau pemberitahuan penting dapat tersampaikan secara langsung kepada mereka semua tanpa terkecuali. Misalnya yang sering terjadi baru-baru ini yaitu informasi mengenai layoff karyawan, nah berita penting ini diinformasikan kepada karyawan terlebih dahulu, sehingga mereka bisa mulai mempersiapkan diri bila mereka termasuk ke dalam golongan karyawan yang terkena dampak layoff ini.

2. Mengenal para pemimpin perusahaan

Melalui town hall meeting, karyawan dapat mengetahui dan mengenal orang-orang yang memegang jabatan penting seperti direksi, manajer, dan lainnya. Sehingga, nantinya jika karyawan tersebut bertemu atau bekerja sama dengan para pemimpin, mereka bisa mengenali dan tidak salah orang. Sedangkan, dari sisi pemegang jabatan tinggi ini, town hall meeting bisa menjadi kesempatan bagi mereka untuk menunjukkan bentuk kepemimpinannya. Bagaimana mereka menyampaikan informasi, memberikan solusi, dan mengayomi anggotanya. 

3. Menanamkan kembali nilai dan budaya perusahaan

Walaupun memang nilai dan budaya perusahaan sudah dijelaskan di awal ketika karyawan baru masuk, namun seiring berjalannya waktu mereka bisa saja lupa. Padahal hal tersebut sangat penting bagi keberlangsungan perusahaan. Nah, town hall meeting ini secara tidak langsung mengingatkan kembali nilai-nilai dan budaya perusahaan kepada para karyawan. Dengan begitu, mereka akan muncul rasa keterlibatan yang lebih dalam lingkup pekerjaan. 

Dalam pertemuan ini, penting juga untuk selalu menyampaikan visi dan misi perusahaan. Tujuannya adalah agar setiap anggota perusahaan tetap ingat akan tujuan yang ingin dicapai dan cara untuk mencapainya. 

4. Meningkatkan kerjasama tim

Dengan berkumpulnya para karyawan dan atasan dalam satu ruang yang sama tentu akan mendorong mereka untuk saling bertukar informasi serta pengetahuan. Sehingga, secara tidak langsung kegiatan ini akan membawa rasa hangat dan keakraban sesama rekan kerja maupun departemen. Jadi, nantinya jika memang harus berkolaborasi atau bekerja sama untuk melakukan sesuatu, para karyawan tidak akan kesulitan untuk membangun kerjasama tim. 

5. Memperoleh feedback

Pada town hall meeting, para anggota perusahaan diperbolehkan memberikan saran dan masukan terhadap informasi atau masalah yang telah dijelaskan sebelumnya. Dengan adanya feedback yang jujur dan konstruktif ini, perusahaan dapat memperbaiki maupun mengembangkan operasional bisnis dengan baik. Bahkan, tak jarang feedback dari karyawan bisa membantu menyelesaikan masalah yang sedang terjadi di perusahaan. 

Cara Melakukan Town Hall Meeting

Town hall meeting bukanlah pertemuan biasa, karena harus melibatkan seluruh anggota perusahaan, mulai dari direktur hingga karyawan. Maka dari itu, perlu adanya perencanaan, koordinasi, dan persiapan yang tepat agar meeting bisa berjalan dengan lancar. Berikut ini adalah beberapa cara yang harus dilakukan:

1. Menentukan agenda dan tujuan meeting

Hal pertama yang harus dipersiapkan sebelum menyelenggarakan town hall meeting adalah menentukan agenda dan tujuan meeting. Agenda harus dibuat secara teratur dan jelas, sehingga nantinya tidak membingungkan anggota dan menghambat pertemuan. Agenda meeting ini bisa berupa informasi terbaru dari perusahaan atau update dari masing-masing divisi terkait pekerjaannya. Agenda-agenda yang disampaikan harus mempunyai tujuan misalnya seperti untuk memotivasi karyawan, merayakan pencapaian, dan lain sebagainya.

Baca Juga: Brainstorming: Pengertian, Tujuan, Hingga Cara Melakukannya dengan Benar

2. Menetapkan waktu dan tempat meeting

Kapan dan dimana town hall meeting ini diselenggarakan harus jelas dan pasti. Sehingga, peserta meeting dapat segera menyesuaikan jadwalnya untuk bisa menghadiri pertemuan. Apalagi untuk para atasan, mereka mempunyai jadwal yang sangat sibuk dan padat. Maka dari itu, waktu dan tempat harus ditentukan terlebih dahulu sebelum acara dimulai. Setidaknya H-2 pertemuan jadwal harus sudah fix dan disebarkan kepada seluruh anggota perusahaan. 

Biasanya, town hall meeting ini diselenggarakan di ruang konferensi dengan kapasitas besar atau jika dilakukan secara online bisa menggunakan berbagai aplikasi video call seperti Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Gather, dan lain sebagainya. 

Menunjuk moderator

Agar town hall meeting berjalan kondusif dan terarah, maka perlu adanya moderator untuk mengatur durasi dan agenda meeting. Apalagi jika ada banyak anggota yang ingin menyampaikan informasi, maka moderator harus bisa membagi waktu untuk setiap orangnya. Dengan begitu, moderator dapat mencegah rapat berjalan terlalu lama atau melebihi jadwal seharusnya. Sebab, meeting yang terlalu lama dan panjang akan menurunkan keefektifan dari meeting itu sendiri. 

Menyiapkan pertanyaan

Sebelum meeting berlangsung, bagikan link atau form untuk mengisi pertanyaan yang ingin anggota ajukan ketika town hall meeting. Sebab, pertemuan ini cenderung ramai karena dihadiri banyak orang, apalagi jika diselenggarakan secara offline. Nah, untuk menghindari adanya pertanyaan yang tidak tersampaikan, mengumpulkan pertanyaan terlebih dahulu sebelum meeting bisa menjadi solusi yang tepat.

Selain itu, moderator harus mengurutkan pertanyaan mana yang harus dijawab terlebih dahulu berdasarkan tingkat kepentinganya. Hal ini dapat membantu town hall meeting berjalan semakin efektif dan efisien. 

Mendorong diskusi saat meeting

Agar town hall meeting bisa lebih hidup dan mendapatkan feedback dari anggota perusahaan, pemimpin pertemuan atau moderator harus bisa menciptakan ruang diskusi saat meeting. Sehingga, pertemuan ini dapat terjalin dua arah, tidak hanya dari para pemimpin perusahaan, namun juga karyawan. 

Town hall meeting merupakan kesempatan yang tepat bagi karyawan untuk berdiskusi tentang pekerjaan. Hal-hal yang ditanyakan atau disampaikan harus mudah dicerna dan sopan, sehingga dialog dapat berlangsung dengan baik dan dapat menemukan solusi yang tepat. 

Melakukan evaluasi

Setelah town hall berakhir, penting bagi beberapa anggota seperti bagian human resource, ketua divisi, atau manajer untuk melakukan evaluasi dan tindak lanjut mengenai hal-hal yang telah dibicarakan saat meeting. Setiap keputusan dan solusi harus dipantau, apakah memang dapat menyelesaikan masalah atau tidak. Jika memang masih ada masalah, maka bisa disampaikan secara personal atau di pertemuan berikutnya.

Nah, itulah penjelasan singkat mengenai town hall meeting yang mungkin sudah tidak asing lagi di dunia kerja, terutama startup industri. Ingin tahu informasi lainnya seputar karir? Yuk, kunjungi langsung blog MyRobin sekarang juga!