Cara Kerja Outsourcing yang Perlu Perusahaan Ketahui

Dalam beberapa kesempatan biasanya perusahaan akan lebih memilih untuk mengalih dayakan sebagian tugas dan perannya kepada jasa outsourcing daripada harus merekrut karyawan baru. Hal ini disebabkan karena dengan menggunakan jasa outsourcing perusahaan dapat menghemat biaya operasional maupun sumber daya manusia.

Di samping itu, adanya outsourcing ini pun juga dapat membantu perusahaan untuk lebih fokus pada tujuan dan tugas utama bisnis. Biasanya mereka akan melimpahkan tugas harian yang tidak berhubungan langsung dengan inti bisnis kepada karyawan outsourcing. 

Meskipun begitu, jasa outsourcing selalu menyediakan tenaga ahli yang profesional untuk membantu menyelesaikan tugas yang diberikan oleh perusahaan pengguna jasa. Sehingga, klien tidak perlu khawatir dengan kinerja dan performa dari para karyawan outsourcing ini.

Baca Juga: Mengenal Apa Itu Professional Outsourcing Dan Jenis Layanannya

Namun ternyata outsourcing mempunyai cara kerja yang sedikit berbeda lho dengan pekerja biasa. Yuk, simak penjelasan cara kerja outsourcing di bawah ini!

Pengertian Outsourcing

Outsourcing merupakan praktik bisnis yang melibatkan pihak ketiga untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu yang bersifat sementara. Dalam arti lain, perusahaan mengalihdayakan tugas dan peran tertentu kepada pihak penyedia jasa outsourcing dalam jangka waktu yang telah disepakati.

Awalnya, sebagian besar pekerjaan yang dialihkan kepada karyawan outsourcing adalah pekerjaan operasional. Tujuannya agar perusahaan dapat menjadi lebih fokus kepada core businessnya. Namun, saat ini sudah banyak perusahaan yang mempekerjakan karyawan outsourcing untuk melakukan peran khusus bagi perkembangan bisnis perusahaan. 

Misalnya jika dulu outsourcing selalu dikaitkan dengan pekerjaan cleaning service, petugas keamanan seperti satpam, driver, maupun kurir. Sekarang pekerjaan outsourcing sudah meluas ke berbagai lini kegiatan perusahaan. Bahkan tak jarang mereka diberikan tugas yang langsung berhubungan dengan core business perusahaan.

Jenis Pekerjaan Outsourcing

Perusahaan jasa outsourcing biasanya menyediakan tenaga ahli dari beberapa bidang pekerjaan seperti konstruksi, buruh pabrik, kurir, cleaning service, petugas keamanan, hingga pengemudi. Namun, ada juga perusahaan outsourcing yang hanya menyediakan tenaga ahli dalam bidang tertentu saja. 

Misalnya tenaga ahli IT yang akan dipekerjakan oleh kliennya khusus untuk mengembangkan suatu aplikasi dalam bisnisnya. Kemudian ada juga di bidang pemasaran, biasanya klien akan menggunakan karyawan outsourcing yang profesional di bidang graphic design untuk membuat desain visual promosi produk.

Dilansir dari Indeed, beberapa tugas dapat menjadi lebih mudah untuk dialihdayakan karena tidak akan mengurangi kualitas dari keseluruhan produk akhir bisnis. Tugas-tugas tersebut meliputi:

• Akuntansi dan keuangan
• Customer service
• Content writing
• Layanan logistik dan pengiriman
• Layanan diagnostik
• Dokumentasi hukum
• Desain situs web dan user experience (UX)
• IT
• Manufacture
• Supply chain management
• Pembukuan
• Engineering

Para karyawan ini baru akan mulai bekerja jika pihak penyedia jasa sudah menandatangani kontrak dengan perusahaan yang menggunakan jasa outsourcing ini. Beberapa jasa outsourcing biasanya sudah membekali karyawan mereka dengan pelatihan, sertifikasi, dan tools kerja. Jadi klien tidak perlu mengkhawatirkan tersebut dan bisa langsung mempekerjakan para karyawan outsourcing yang sudah terpilih.

Baca Juga: Macam-Macam Outsourcing dan Manfaatnya

Cara Kerja Outsourcing

Cara perekrutan karyawan outsourcing ini bisa dibilang sedikit berbeda dengan perekrutan karyawan pada umumnya. Letak perbedaannya ada di pihak yang merekrut, yakni perusahaan penyedia jasa outsourcing. Jadi bukan langsung dari perusahaan yang sedang membutuhkan tenaga kerja.

Ketika perusahaan sedang membutuhkan satu atau lebih karyawan outsourcing maka mereka akan menghubungi terlebih dahulu pihak penyedia jasa outsourcing. Kemudian selanjutnya, pihak penyedia akan mencari atau memilih tenaga ahli yang tepat sesuai dengan kebutuhan klien. 

Setelah itu, pihak penyedia jasa outsourcing ini menandatangani kontrak kerja sama dengan perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja. Lalu barulah tenaga ahli dikirim dan bekerja di perusahaan klien sampai jangka waktu yang telah ditentukan di kontrak.

Baca Juga: Mengenal BPO (Business Process Outsourcing): Tujuan, Fungsi dan Jenisnya

Sedangkan untuk karyawan outsourcing baru dapat bekerja jika sudah melakukan perjanjian kerja tertulis dengan pihak penyedia jasa. Baik itu melalui Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) atau Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).

Sistem atau cara kerja perusahaan outsourcing harus sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021 yang berisi sebagai berikut:

• Pekerja outsource terdiri dari karyawan PKWT atau PKWTT dengan kontrak kerja tertulis.
• Tidak disebutkan batasan kerjanya seperti apa; semakin dibatasi seperti yang dicantumkan di UU Ketenagakerjaan atau justru diperluas.
• Dalam hal perusahaan alih daya mempekerjakan pekerja/buruh berdasarkan PKWT, maka perjanjian tersebut wajib memberikan syarat pengalihan perlindungan hak bagi pekerja/buruh jika terjadi pergantian perusahaan alih daya dan sepanjang objek pekerjaannya tetap ada.
• Apabila pekerja/buruh tidak mendapatkan jaminan atas kelangsungan bekerja, perusahaan alih daya bertanggung jawab atas pemenuhan hak pekerja/buruh.

Untuk pembayaran jasa atau gaji, perusahaan penyedia jasa outsourcing akan menagih bayaran kepada perusahaan yang menggunakan jasa mereka, sesuai dengan kontrak kerja sama. Kemudian, para pekerja outsourcing akan mendapatkan bayaran atas pekerjaannya dari pihak penyedia jasa.

Sedangkan untuk perhitungan gaji para karyawan outsourcing belum ada regulasi yang pasti. Sehingga penyedia jasa mempunyai kebijakan dan caranya tersendiri dalam menghitung gaji karyawannya, yang umumnya berpatokan pada UMR.

Baca Juga: Program Asuransi untuk Pekerja Kontrak yang Tidak Tercover BPJS

Walaupun begitu, Asosiasi Bisnis Alih Daya Indonesia (ABADI) mengatakan bahwa perusahaan outsourcing tidak perlu memotong gaji karyawannya, sebab mereka (penyedia jasa) sudah menerima pembayaran sendiri dari perusahaan klien setiap bulannya.

Baca Juga: Wajib Tahu! Ini Aturan dan Kebijakan Outsourcing di Indonesia

Tips Agar Proses Outsourcing Berjalan Efektif

Berikut adalah beberapa langkah yang bisa diikuti agar proses outsourcing berjalan dengan lancar dan efektif:

1. Menentukan tugas yang akan dialih dayakan

Sebelum memutuskan untuk menggunakan jasa outsourcing, perusahaan harus menentukan terlebih dahulu tugas, departemen, atau proyek mana yang akan dialihkan kepada karyawan outsourcing. Perusahaan harus dapat memilih tugas serta tanggung jawab yang perlu ditangani oleh karyawan outsourcing, dan tugas yang perlu difokuskan pada karyawan internal perusahaan saja.

Misalnya untuk peran pelayanan pelanggan perusahaan akan melimpahkannya kepada karyawan outsourcing, sedangkan karyawan internal akan fokus menyusun strategi bisnis yang akan dilakukan berikutnya.

Dari pengalihan daya ini, perusahaan juga dapat mengetahui apakah tugas yang dikerjakan oleh karyawan outsourcing dapat lebih atau kurang dari ekspektasi perusahaan. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk menentukan langkah selanjutnya dari proses outsourcing seperti masa kontrak atau biaya layanan yang akan diberikan.

2. Mempertimbangkan biaya outsourcing

Setelah menentukan tugas yang akan dialihdayakan, perusahaan harus mempertimbangkan biaya yang akan dikeluarkan untuk jasa outsourcing. Perusahaan dapat melakukannya dengan membandingkan biaya jika tugas dikerjakan sendiri oleh internal dan biaya jika dilakukan oleh outsourcing. 

Saat membandingkan biaya ini, perusahaan perlu menggunakan patokan tarif dari beberapa entitas berbeda. Dengan begitu, perusahaan bisa memilih jasa outsourcing yang menawarkan kualitas terbaik dengan biaya terendah.

Pihak penyedia jasa outsourcing dengan pihak pengguna umumnya sepakat menggunakan rumus hitung: 1,8 x dari gaji karyawan outsourcing dalam hal pembayaran tenaga kerja. Sebagai contoh, gaji seorang karyawan outsourcing sebesar Rp 2.500.000, nah ketika ada klien (perusahaan pengguna jasa outsourcing) ingin mempekerjakan karyawan tersebut, maka klien harus membayar Rp 4.500.000 (1,8 x Rp 2.500.000) kepada pihak penyedia jasa. 

Biaya lebihnya ini (Rp 2.000.000) pihak penyedia jasa akan memberikan kembali kepada karyawan outsourcing dalam bentuk lain seperti tunjangan BPJS kesehatan dan ketenagakerjaan, atau tunjangan lainnya.

3. Riset perusahaan

Tips selanjutnya yaitu perusahaan harus melakukan riset yang mendalam terlebih dahulu terhadap beberapa perusahaan jasa outsourcing. Misalnya siapa saja klien yang pernah bekerja sama dengan mereka, testimoni publik mengenai pelayanan dan hasil kerjanya, bidang kerja yang disediakan, dan lain sebagainya.

Hal ini merupakan langkah yang sangat penting bagi perusahaan untuk menghindari kesalahan dalam memilih jasa outsourcing. Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan ketika meriset perusahaan outsourcing:

• Klien yang bekerja sama dengan perusahaan outsourcing tersebut 
• Portofolio dari perusahaan outsourcing
• Kualitas pekerjaannya
• Program atau bidang pekerjaan yang disediakan
• Posisi keuangannya
• Ulasan atau testimoni dari perusahaan lain

4. Mulai mencoba

Jika perusahaan mempunyai fleksibilitas waktu dan biaya, maka perusahaan bisa mengalihdayakan pekerjaan yang sama ke beberapa perusahaan outsourcing berbeda. Tujuannya adalah untuk membandingkan kira-kira mana perusahaan outsourcing yang bisa menghasilkan kinerja atau performa yang baik dan sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan. 

Jika perusahaan sudah menemukan perusahaan outsourcing yang tepat, maka perusahaan bisa mulai menetapkan masa kerja dan biaya yang sesuai kepada karyawan outsourcing. 

Itulah cara kerja dari outsourcing yang perlu dipahami oleh perusahaan jika ingin menggunakan jasa outsourcing. Jika kamu ingin mencari jasa outsourcing yang memberikan pelayanan terbaik, yuk langsung gunakan layanan dari MyRobin.id! Kunjungi laman MyRobin sekarang juga dan dapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan kamu!