Master Service Agreement (MSA): Definisi dan Cara Kerjanya

Terkadang, ketika dua pihak melakukan kesepakatan, kontrak tersebut hanya mencakup tindakan atau pekerjaan yang dilakukan satu kali. Namun, bagaimana jika kerjasama antara kedua pihak tersebut berlanjut dalam waktu yang lebih lama? Nah, di situlah MSA (Master Service Agreement) masuk ke dalam permainan. MSA dapat menyederhanakan perjanjian-perjanjian di masa mendatang dan mempercepat proses negosiasi.

Dengan adanya Master Service Agreement (MSA), tidak perlu lagi melakukan negosiasi ulang untuk setiap kontrak tambahan, dan prinsip-prinsip dasar dari perjanjian awal dapat dimasukkan ke dalam semua kontrak di masa mendatang. Meskipun industri teknologi sering kali menggunakan MSA, perjanjian ini cocok untuk hubungan bisnis jangka panjang yang sedang berlangsung, termasuk interaksi antara klien dan vendor, kontrak dengan pemerintah, dan juga negosiasi dengan serikat pekerja.

Apa yang dimaksud dengan kontrak Master service agreement  dan apa fungsinya?

Master Service Agreement (MSA) adalah sebuah kontrak antara dua pihak atau lebih yang menetapkan syarat dan ketentuan untuk layanan yang akan diberikan di masa mendatang. MSA umumnya digunakan dalam hubungan bisnis antara perusahaan-perusahaan (Business-to-Business/B2B), di mana pihak-pihak terlibat mungkin membutuhkan berbagai layanan dari waktu ke waktu.

Dengan menandatangani MSA, pihak-pihak tersebut dapat sepakat mengenai persyaratan utama dari hubungan bisnis tersebut, seperti harga, ketentuan pembayaran, dan penyelesaian sengketa, sebelumnya. Hal ini menghemat waktu dan biaya ketika saatnya tiba untuk membuat kontrak layanan spesifik. MSA menciptakan kerangka kerja kontrak yang menjadi dasar bagi semua transaksi di masa depan.

Dengan adanya MSA, pihak-pihak yang terlibat tidak perlu bernegosiasi ulang mengenai persyaratan pokok setiap kali ada layanan baru yang diperlukan. Sebaliknya, mereka dapat merujuk kepada MSA yang telah ditandatangani sebelumnya, yang sudah memuat ketentuan-ketentuan penting. MSA memberikan kejelasan dan kepastian bagi pihak-pihak yang bekerja sama dalam jangka panjang, sehingga mengurangi potensi konflik atau kesalahpahaman di masa mendatang.

Beberapa ketentuan dasar Master service agreement  meliputi:

• Kerahasiaan
• Pengiriman Produk 
• Penyelesaian Sengketa
• Geografi 
• Hak Kekayaan Intelektual
• Batasan Tanggung Jawab
• Ketentuan Pembayaran
• Tempat
• Garansi
• Standar Kerja

Jenis-jenis perjanjian yang diatur oleh Master service agreement  dapat mencakup:

• Kepemilikan properti dalam suatu pengembangan
• Royalti yang terkait dengan penemuan atau penemuan baru
• Bagaimana informasi baru dapat dirilis dengan tetap menjaga perjanjian kerahasiaan
• Ganti rugi jika terjadi gugatan pihak ketiga
• Penyelesaian sengketa alternatif dan alokasi biaya pengacara
• Jadwal kerja yang bergantung pada kondisi pekerjaan setempat
• Pesanan pembelian dan variasi harga berdasarkan faktor ekonomi seperti biaya bahan, biaya hidup, dll.

Mengapa menggunakan Master Service Agreement?

Master service agreement  menyederhanakan dan merampingkan proses negosiasi kontrak. Dengan menetapkan persyaratan kesepakatan di awal, kedua belah pihak menciptakan hubungan bisnis sambil terus menyempurnakan hak, tanggung jawab, dan ekspektasi mereka. Dengan membangun fondasi hubungan bisnis mereka dengan Master service agreement , perusahaan dapat mengalihkan fokus mereka dari hal-hal yang mendasar dan menelusuri lebih jauh ke dalam kontrak mereka secara spesifik tanpa menggagalkan kesepakatan dasar. 

Dengan cara ini, Master service agreement  memungkinkan para pihak untuk merencanakan masa depan dan beradaptasi dengan perubahan lanskap bisnis yang menyoroti potensi konflik atau masalah. Master service agreement  juga menghilangkan tekanan tenggat waktu dan memberikan waktu bagi para pihak untuk merespons dan menyesuaikan diri. 

Terakhir, Master service agreement  paling baik untuk hubungan jangka panjang yang membutuhkan ruang dan keamanan untuk tumbuh dan berkembang. Fleksibilitas yang diberikan oleh Master service agreement  dapat mencegah terjadinya perselisihan dan memungkinkan kedua belah pihak untuk mempertahankan hubungan inti mereka meskipun situasi berubah, serta menghemat waktu dan biaya.

Master service agreement  harus menjelaskan tanggung jawabnya jika salah satu dari peristiwa berikut ini terjadi selama hubungan bisnis berlangsung, seperti:  

• Cedera atau kematian karyawan
• Kerusakan properti
• Tenggat waktu yang terlewat 
• Kegagalan untuk membayar 
• Kinerja atau layanan yang tidak memuaskan
• Cacat produk
• Biaya yang tidak sah
• Miskomunikasi

Apa saja yang harus disertakan dalam Master Service Agreement?

Untuk mewujudkan master service agreement yang sukses, semua ada pada detailnya. Anggaplah master service agreement sebagai fondasi hubungan bisnis jangka panjang Anda yang berkelanjutan. Dengan mencakup semua kemungkinan dan perencanaan untuk masalah yang tidak terduga, master service agreement memastikan kekuatan dan kesehatan kontrak bisnis Anda. Oleh karena itu, master service agreement harus mencakup informasi berikut ini: 

• Semua kemungkinan masalah yang dapat timbul selama hubungan bisnis berlangsung
• Tindakan apa yang akan dilakukan oleh kedua belah pihak secara bersama-sama
• Tanggung jawab individu yang ditugaskan kepada masing-masing pihak

Dalam menentukan tanggung jawab masing-masing pihak, sangat penting untuk memahami dimana konflik dapat muncul. Untuk tujuan master service agreement, para pihak harus menetapkan siapa yang bertanggung jawab ketika suatu peristiwa atau tanggung jawab terjadi, sehingga semua elemen yang diperlukan untuk memenuhi perjanjian yang dinegosiasikan tercakup.

Area yang harus diperhatikan oleh master service agreement  meliputi:

• Manajemen Produk dan Proyek: Siapa yang akan bertanggung jawab atas pengiriman dan pemasangan produk atau layanan dan siapa yang bertanggung jawab jika terjadi kesalahan?
• Manajemen Karyawan: Setiap pihak harus mencantumkan persyaratan untuk calon karyawan dan pemeriksaan latar belakang, serta kegiatan penyaringan ketenagakerjaan lainnya. 
• Pendapatan dan Biaya: Menentukan bagaimana biaya diproyeksikan dan bagaimana pembayaran akan diperoleh dan diproses.
• Perlindungan Asuransi: Siapa yang akan menangani akuisisi asuransi, dan hukuman apa yang akan berlaku jika pihak yang bertanggung jawab gagal memperoleh dan mempertahankan perlindungan asuransi yang telah disepakati? 
• Escrow dan Keamanan: Siapa yang menyediakan dana cadangan dan pembayaran untuk perlindungan proyek atau produk?
• Persyaratan dan Kewajiban: Di mana pekerjaan akan dilakukan? Siapa yang akan bertanggung jawab untuk mematuhi peraturan lokal, negara bagian, dan federal serta mitigasi risiko? 
• Pajak: Siapa yang akan melacak pajak dan bagaimana kewajiban pajak akan dialokasikan dan direkonsiliasi? 
• Pertanggungan dan Kekhawatiran Pihak Ketiga: Bagaimana tindakan yang melibatkan pihak ketiga akan ditangani, dan siapa yang akan bertanggung jawab untuk menangani masalah atau perselisihan pihak ketiga ini?
• Pengakhiran: Apa yang terjadi jika perjanjian bisnis diakhiri?

Keuntungan Membuat Master Services Agreement

Ada banyak keuntungan untuk membuat master service agreement. Master service agreement bisa:

Menghemat waktu dan uang

Master service agreement  dapat menghemat waktu dan uang dengan menyederhanakan proses negosiasi kontrak. Ketika sebuah bisnis memiliki Master service agreement  dengan vendor, bisnis tersebut dapat dengan cepat dan mudah menegosiasikan persyaratan untuk layanan tertentu tanpa harus memulai dari awal setiap kali. Hal ini dapat menghemat banyak waktu dan uang bagi bisnis, terutama jika mereka melakukan banyak bisnis dengan vendor yang sama.

Mengurangi risiko

Master service agreement  dapat membantu mengurangi risiko dengan menyediakan kerangka kerja untuk menyelesaikan sengketa. Jika terjadi perselisihan antara bisnis dan vendornya, Master service agreement  dapat menyediakan peta jalan tentang bagaimana perselisihan tersebut akan diselesaikan. Hal ini dapat membantu mencegah perselisihan meningkat dan menyebabkan masalah keuangan atau hukum yang signifikan bagi bisnis.

Meningkatkan komunikasi

Master service agreement  dapat membantu meningkatkan komunikasi antara bisnis dan vendor dengan menetapkan ekspektasi yang jelas bagi kedua belah pihak. Master service agreement  dapat menetapkan layanan yang akan diberikan, biaya layanan tersebut, dan ketentuan pembayaran. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama dan tidak ada kejutan di kemudian hari.

Menyediakan landasan untuk pertumbuhan

Master service agreement  dapat memberikan landasan untuk pertumbuhan dengan memungkinkan bisnis untuk meningkatkan skala operasi mereka tanpa harus menegosiasikan ulang kontrak setiap kali mereka menambahkan layanan atau pelanggan baru. Hal ini dapat menghemat banyak waktu dan uang bagi bisnis, dan juga dapat membantu mereka merespons lebih cepat terhadap perubahan di pasar.

Jika Anda mempertimbangkan untuk membuat Master service agreement , penting untuk bekerja sama dengan pengacara yang berpengalaman untuk memastikan bahwa Master service agreement  tersebut komprehensif dan melindungi kepentingan Anda.

Berikut adalah beberapa keuntungan tambahan dari membuat master services agreement:

• Peningkatan fleksibilitas. Master service agreement  dapat digunakan untuk mencakup berbagai macam layanan, yang memberikan fleksibilitas lebih besar bagi perusahaan dalam melakukan kontrak dengan vendor.
• Peningkatan kepatuhan. Master service agreement  dapat membantu perusahaan untuk mematuhi peraturan industri dan praktik terbaik.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan menyediakan kerangka kerja yang jelas dan konsisten untuk penyediaan layanan, Master service agreement  dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Kerugian Membuat Master Services Agreement

Ada beberapa kerugian dalam membuat MSA (Master service agreement ). Ini termasuk:

Waktu dan biaya

Membuat dan menegosiasikan master service agreement dapat memakan waktu dan mahal. Penting untuk bekerja sama dengan pengacara yang berpengalaman dalam menyusun master service agreement untuk memastikan bahwa perjanjian tersebut komprehensif dan melindungi kepentingan Anda.

Kompleksitas

Master service agreement  dapat berupa dokumen rumit yang sulit dipahami. Penting untuk meninjau perjanjian dengan cermat sebelum menandatanganinya untuk memastikan bahwa Anda memahami semua syarat dan ketentuan.

Tidak fleksibel

Setelah master service agreement dibuat, akan sulit untuk mengubahnya. Ini karena master service agreement biasanya dirancang untuk jangka waktu yang panjang. Jika kebutuhan Anda berubah, Anda mungkin perlu menegosiasikan ulang perjanjian atau mengakhiri perjanjian lebih awal.

Risiko

Master service agreement  dapat menimbulkan risiko hukum bagi kedua belah pihak. Misalnya, jika vendor melanggar perjanjian, bisnis dapat menuntut ganti rugi. Namun, jika bisnis melanggar perjanjian, vendor mungkin dapat mengakhiri perjanjian dan menuntut ganti rugi.

Terlepas dari kekurangan ini, Master service agreement dapat menjadi alat yang berharga bagi bisnis yang bekerja sama dengan vendor secara teratur. Dengan mempertimbangkan dengan cermat risiko dan manfaat pembuatan master service agreement, perusahaan dapat memutuskan apakah master service agreement cocok untuk mereka atau tidak.

Berikut adalah beberapa kerugian tambahan dari membuat master services agreement:

• Dapat menghambat inovasi: Jika master service agreement terlalu kaku, maka dapat menghambat inovasi. Ini karena vendor mungkin enggan menawarkan layanan atau teknologi baru jika mereka tidak yakin bagaimana hal itu akan tercakup dalam master service agreement.
• Dapat menimbulkan perselisihan: Jika master service agreement tidak jelas atau jika ada ketidaksepakatan tentang bagaimana master service agreement harus ditafsirkan, maka hal ini dapat menimbulkan perselisihan. Perselisihan ini dapat memakan biaya dan waktu yang lama untuk diselesaikan.
• Bisa jadi sulit untuk ditegakkan: Jika vendor melanggar master service agreement, maka akan sulit untuk menegakkan perjanjian tersebut. Hal ini karena master service agreement sering kali rumit dan sulit untuk membuktikan bahwa pelanggaran telah terjadi.

Secara keseluruhan, master services agreement dapat menjadi alat yang berharga bagi bisnis dari semua ukuran. Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk mengontrak vendor, atau jika Anda sudah memiliki hubungan dengan vendor, Master service agreement adalah sesuatu yang perlu dipertimbangkan.

Mengakhiri Master Service Agreement

Master Service Agreement harus menetapkan tanggal akhir yang jelas untuk proyek, serta kewajiban yang sedang berlangsung, seperti jaminan, yang harus didefinisikan dengan jelas. Di sisi lain, pengakhiran dini merupakan salah satu situasi yang paling sering terjadi ketika salah satu pihak gagal melaksanakan atau gagal melakukan pembayaran rutin. Tidak jarang para pihak berakhir di pengadilan sebagai akibat dari kegagalan mereka untuk bertindak sesuai dengan ketentuan penyelesaian konflik tahap awal perjanjian.

Sayangnya, banyak master service agreement yang ditulis sedemikian rupa sehingga satu-satunya pilihan adalah pengakhiran. Hal ini sering kali mengakibatkan situasi di mana salah satu pihak berhutang sejumlah besar uang dan pihak lainnya ditinggalkan dengan proyek yang sebagian telah selesai dan tidak berharga dalam kondisi saat ini. Jika dana yang signifikan telah dihabiskan, gesekan antara kedua belah pihak akan meningkat. Sering kali, pada titik ini dalam perselisihan, permusuhan antara kedua belah pihak menghalangi penyelesaian proyek.

Master Service Agreement dapat diakhiri dengan beberapa cara, termasuk:

• Kesepakatan bersama: Para pihak dalam Master service agreement  dapat setuju untuk mengakhiri perjanjian kapan saja. Hal ini biasanya dilakukan dengan memberikan pemberitahuan tertulis kepada pihak lain.
• Kedaluwarsa: Master service agreement  mungkin memiliki jangka waktu tertentu, yang setelah itu akan berakhir secara otomatis.
• Pelanggaran: Jika salah satu pihak melanggar Master service agreement , pihak lainnya dapat mengakhiri perjanjian. Pelanggaran dapat mencakup hal-hal seperti gagal menyediakan layanan yang telah disepakati, gagal membayar layanan, atau melanggar ketentuan lain dalam perjanjian.
• Pengakhiran demi kenyamanan: Dalam beberapa kasus, salah satu pihak mungkin memiliki hak untuk mengakhiri Master service agreement  demi kenyamanan. Artinya, pihak tersebut dapat mengakhiri perjanjian tanpa alasan, tetapi mereka mungkin diharuskan membayar biaya pengakhiran.
• Pemberitahuan: Dalam kebanyakan kasus, salah satu pihak harus memberikan pemberitahuan tertulis kepada pihak lainnya sebelum mengakhiri Master service agreement. Jumlah pemberitahuan yang diperlukan akan ditentukan dalam perjanjian.
• Pengembalian properti: Jika salah satu pihak telah memberikan properti apapun kepada pihak lain, seperti peralatan atau perangkat lunak, properti tersebut harus dikembalikan pada saat pengakhiran master service agreement.
• Perselisihan: Jika ada perselisihan tentang pengakhiran master service agreement, para pihak dapat menyelesaikannya melalui mediasi atau arbitrase. Jika mediasi atau arbitrase tidak berhasil, para pihak mungkin harus pergi ke pengadilan untuk menyelesaikan perselisihan.

Prosedur khusus untuk mengakhiri sebuah master service agreement akan diatur dalam perjanjian itu sendiri. Penting untuk meninjau master service agreement dengan cermat untuk memahami bagaimana pengakhiran dapat dilakukan.

Secara keseluruhan, penghentian master service agreement dapat menjadi proses yang rumit. Penting untuk secara hati-hati meninjau master service agreement dan berkonsultasi dengan pengacara jika Anda memiliki pertanyaan tentang cara mengakhiri kesepakatan.

Contoh Master Service Agreement

Berikut ini adalah salah satu contoh dari Master Service Agreement yang kami kutip dari situs wowcrack.

Kesimpulan

Master service agreement adalah sebuah game-changer dalam hal legalitas untuk hampir semua hubungan kerja yang berkelanjutan. Perjanjian ini menciptakan template proses negosiasi dan titik acuan yang secara efektif menghilangkan kebutuhan untuk membuat perjanjian layanan baru untuk setiap tindakan yang diambil oleh para pihak.

Master service agreement berfungsi dengan menetapkan syarat dan ketentuan utama yang mengatur secara spesifik dan juga memungkinkan adanya perubahan dan penyesuaian tambahan. Master service agreement memungkinkan setiap pihak yang terlibat untuk bergerak cepat dan merespons lanskap bisnis yang berubah dengan secara aktif meletakkan kerangka hukum dasar untuk masa depan hubungan bisnis.

Namun, penting untuk diingat bahwa setiap persyaratan harus dicakup secara menyeluruh dalam perjanjian. Jika hal ini tidak dilakukan dengan hati-hati, maka akan menimbulkan konflik antar pihak dan master service agreement Anda akan menciptakan lebih banyak masalah daripada yang ingin diselesaikan sejak awal.

Oleh karena itu, pastikan proses negosiasi dilakukan secara efektif dan permintaan dari kedua belah pihak dipertimbangkan, baru kemudian buatlah draf akhir dari master service agreement. Jika semua langkah dilakukan dengan tepat oleh kedua belah pihak dalam perjanjian, perjanjian layanan induk dapat terbukti sangat berguna dalam hal biaya dan waktu yang efektif. Temukan informasi relevan seputar bisnis, karir, dan HRD, dan informasi-informasi menarik lainnya di Blog MyRobin.