Peran Outsourcing untuk UMKM dan Keuntungannya bagi Bisnis

Di tengah sengitnya persaingan, pemilik usaha perlu fokus menjalankan kegiatan inti bisnis agar tetap bertahan dan unggul di pasaran. Pekerjaan administrasi dan pendukung lainnya bisa menghabiskan sumber daya, waktu, dan tenaga yang membuat fokus Anda terbagi. 

Disini lah outsourcing memainkan peran, supaya pemilik bisnis dapat mengalihdayakan beberapa tugas non-inti dan bisa mengalokasikan resource maupun perhatian pada tugas penting saja. 

Berdasarkan data dari Zippia, di tahun 2022 sekitar 80% bisnis kecil di Amerika berencana mengalihkan beberapa pekerjaan dengan tujuan dapat menghemat waktu dan anggaran. 

Simak pembahasan peran outsourcing untuk UMKM di sini dan ikuti kapan waktu tepat menerapkannya. 

Pengertian tentang outsourcing

Outsourcing adalah sistem bisnis di mana perusahaan menyediakan layanan atau jasa berupa tenaga kerja pada perusahaan klien untuk menyelesaikan pekerjaan internal. 

Alhasil, klien tidak perlu merekrut pegawai tetap untuk menyelesaikan pekerjaan yang tidak berkaitan langsung dengan kegiatan bisnis utama, misalnya cleaning service, administrasi, customer service, hingga payroll. 

Aturan outsourcing dalam UU Cipta Kerja sudah jelas dan diperbolehkan dengan catatan perusahaan alih daya berbentuk badan hukum dan telah memiliki perizinan berusaha dari pemerintah pusat. 

Strategi bisnis perusahaan alih daya pertama kali muncul pada 1989 dan kini makin banyak perusahaan yang memanfaatkan jasa pihak ketiga karena terbukti memberikan keuntungan. 

Cara kerja outsourcing

Cara kerja outsourcing adalah memenuhi kebutuhan tenaga kerja di perusahaan klien tenaga kerja untuk menyelesaikan tugas-tugas pendukung. 

Contohnya, startup marketplace yang memiliki ekspedisi sendiri, memerlukan kurir untuk menjalankan tugas pengiriman. 

Namun, demi menghemat biaya dan memudahkan manajemen, perusahaan akhirnya memanfaatkan jasa pihak ketiga daripada merekrut kurir secara mandiri. 

Alasan perusahaan besar maupun small business menggunakan outsourcing bervariasi, mulai dari hemat biaya, waktu, mengurangi tugas manajemen, menghilangkan kewajiban membayar hak karyawan hingga menurunkan risiko burnout di kalangan pekerja. 

Pembagian tugas dengan pihak ketiga, memberikan karyawan internal lebih banyak waktu untuk berkontribusi menjalankan strategi demi kemajuan bisnis.

Baca Juga: Mengenal Apa Itu End-to-End Process dalam Outsourcing

Keuntungan outsourcing untuk UMKM

Kebijakan outsourcing diatur dalam UU Cipta Kerja, di mana pemilik usaha bisa membagi beban kerja dengan pihak ketiga. 

Walaupun telah ada peraturannya, tetapi outsourcing masih kontroversial di kalangan pekerja. Minimnya perlindungan dan pengabaian hak-hak buruh menjadi perhatian utama. 

Terlepas dari hal tersebut, nyatanya outsourcing turut membantu perusahaan terutama UMKM yang umumnya belum memiliki tim solid untuk mengerjakan banyak tugas. Di bawah ini deretan keuntungan yang bisa jadi pertimbangan. 

1. Mengurangi beban finansial

Karyawan bukan hanya berhak menerima gaji, tetapi juga tunjangan dan perlindungan. Mengalihkan tugas pada pihak ketiga, artinya pemilik bisnis tidak perlu mempekerjakan tenaga kerja tetap, sehingga mengurangi beban keuangan karena tidak harus membayar pajak, asuransi ketenagakerjaan, kecelakaan kerja, dan biaya lainnya. 

Di samping itu, selama perekrutan perusahaan juga mengeluarkan anggaran untuk menyewa alat tes dan mengadakan wawancara kandidat. 

2. Menghemat waktu

Merekrut tenaga kerja mandiri tidak menjamin mereka memiliki keahlian yang cocok untuk kebutuhan posisi. Alhasil, Anda perlu melatih pegawai agar sesuai dengan standar bisnis dan ini biasanya memakan waktu lama. 

Belum lagi jika ditengah jalan kandidat mengundurkan diri, Anda harus melakukan proses perekrutan dari awal. Dengan menggunakan jasa pihak ketiga, pemilik bisnis bisa menghemat waktu untuk menangani pekerjaan penting daripada mencari dan melatih kandidat. 

3. Mendorong produktivitas

Kesalahan umum pemilik bisnis adalah mengerjakan semua tugas seorang diri dengan alasan menghemat biaya. Padahal, menangani berbagai tugas di waktu bersamaan tidak efektif dan menurunkan produktivitas yang menghambat pekerjaan. 

Mendelegasikan tugas pada outsourcing memberikan waktu luang, sehingga Anda fokus mengembangkan kemampuan bisnis inti demi mencapai tujuan. 

4. Pekerjaan ditangani ahli

Merekrut karyawan berpengalaman jauh lebih sulit ketika Anda tidak memahami bidang dan profesi tersebut. Berbeda dengan menggunakan jasa outsourcing, mereka telah memiliki pengalaman menangani tugas di bidang tersebut. 

Bekerja sama dengan perusahaan alih daya yang tepat, memungkinkan Anda mendapat tenaga kerja kompeten dan berpengalaman yang bisa memberikan hasil memuaskan pada perkembangan bisnis. 

5. Meningkatkan kelangsungan usaha

Ditangani pekerja berpengalaman dan mendapat akses teknologi memadai dari outsourcing, meningkatkan kelangsungan bisnis dan menurunkan risiko. Hasil pekerjaan dari pihak ketiga cenderung cepat dan memuaskan karena mendapat dukungan alat dan akses informasi yang jelas. 

6. Alokasi anggaran untuk area penting

Anggaran gaji, tunjangan, dan bonus untuk merekrut karyawan secara mandiri, bisa Anda investasikan untuk menyewa peralatan atau perangkat lunak yang mendukung perkembangan bisnis. Dana yang ada juga dapat Anda simpan untuk kebutuhan mendadak atau menghadapi masa sulit. 

7. Tidak perlu mempersiapkan kompensasi

Keuntungan bisnis bersifat dinamis yang bisa menurun atau meningkat. Di samping performa bisnis, faktor eksternal turut berpengaruh. Mempertimbangkan alih daya tugas daripada merekrut tim internal, membantu Anda menghadapi risiko di situasi tidak terduga. 

Contohnya, saat pandemi banyak bisnis yang nyaris gulung tikar karena biaya operasional terus berjalan, sedangkan laba menurun. Alhasil, pemilik usaha harus memberhentikan karyawannya dan mempersiapkan kompensasi. Tentunya, hal ini menambah beban keuangan. 

Pekerjaan yang bisa outsourcing di Indonesia 

Jenis pekerjaan yang dapat di-outsourcing-kan bervariasi mencakup IT, pemasaran, accounting, payroll, logistik, administrasi, hingga tenaga penjualan. Berikut penjelasan lengkapnya. 

1. Customer Service atau Pelayanan Pelanggan

Usaha kecil menengah mungkin belum memiliki basis pelanggan yang besar, sehingga merekrut customer service internal bukan keputusan bijak. 

Meskipun demikian, bisnis tetap harus memiliki tim bantuan untuk menjawab pertanyaan dan menangani komplain pelanggan. 

Perusahaan outsourcing menyediakan tenaga kerja customer support untuk menjaga hubungan baik Anda dengan pelanggan. 

Di saat tim penjualan mencari target konsumen, customer support berusaha mempertahankan pelanggan yang sudah ada. 

Pekerjaan terjamin selesai dan pemilik usaha tidak perlu menginvestasikan dana untuk membeli alat telepon dan software khusus pendukung layanan pelanggan.

2. Administrasi

Tugas administrasi yang terlihat sederhana, nyatanya bisa menghabiskan waktu Anda. Persingkat pekerjaan dengan alih daya untuk membuat purchase order, surat jalan, pengiriman, dan tagihan otomatis. Anda juga bisa mempertimbangkan menyewa virtual assistant.

3. Payroll

Mengurus penggajian dan pajak upah memerlukan penanganan profesional. Apabila bisnis Anda baru berkembang pertimbangkan mendelegasikan tugas payroll, finance, dan accounting ke pihak ketiga. 

4. Logistik

Bisnis yang ingin meningkatkan penjualan dan pemasaran, bisa mengalihdayakan tugas logistik. Aktivitas pergudangan dan penyimpanan bisa diserahkan pada pihak ketiga. Di samping biaya berkurang, karyawan internal dapat fokus mendorong strategi pemasaran yang lebih gencar. 

5. Digital Marketing

Outsourcing pemasaran digital menawarkan layanan berupa pembuatan iklan, konten, dan unggahan sosial media. Selagi tugas ini dialihkan, Anda dan tim yang tersisa hanya perlu konsentrasi pada pengembangan produk dan pekerjaan lainnya. 

Bisnis yang baru bertransisi ke digital, perlu bantuan ahli untuk membuat toko online yang baik, membuat campaign, dan strategi menjangkau audience online. 

6. IT

Tugas IT sering dialihkan karena menuntut expert dan biaya besar untuk investasi teknologi. Bagi bisnis kecil menengah hal ini tentu memberatkan keuangan. Alihdaya pekerjaan IT memberikan keleluasaan pada bisnis owner menjalankan peran lain. 

Selain itu, menggunakan outsourcing IT memungkinkan Anda unggul di persaingan bisnis karena bantuan tenaga kerja kompeten, teknologi, dan akses informasi yang cepat. 

7. Optimasi dan website

Website menjadi alat menjangkau audience daring, optimasi situs, konten, dan iklan sangat diperlukan demi meningkatkan visibilitas dan brand awareness. Begitu pula dengan designer, tampilan situs yang menarik memungkinkan lebih banyak pengunjung harian. 

Tantangan yang small business/UMKM hadapi

Membangun bisnis kecil butuh usaha ekstra. Selain biaya, waktu, dan tenaga, Anda perlu mempelajari strategi agar bisnis berjalan lancar. Melansir beberapa sumber, berikut tantangan yang small business hadapi ketika mengembangkan usaha.

1. Menjangkau pelanggan dan meningkatkan brand awareness

Di awal merintis bisnis, Anda mungkin mengalami kesulitan menjangkau pelanggan apalagi jika tidak memiliki target konsumen yang jelas. Tantangan ini hampir dirasakan sebagian business owner saat menjalankan bisnis pertama kali. 

Cara menghadapi tantangan ini adalah mengidentifikasi target konsumen Anda kemudian menjalankan strategi pemasaran untuk meningkatkan brand awareness. 

Kesadaran merek bisa dibangun melalui menjalankan iklan display, membuat newsletter, dan aktif sosial media.

2. Memanajemen karyawan 

Dilema pemilik bisnis menengah saat awal merintis yaitu butuh banyak orang untuk membagi tugas, tetapi kesulitan memanajemen karyawan nantinya. Alih-alih meningkatkan produktivitas, operasional bisnis jadi terhambat. 

Anda harus mengelola karyawan dengan baik agar setiap orang menjalankan tugasnya dengan baik. Melakukan rapat tiap 1-2 minggu sekali merupakan salah satu cara membangun hubungan dengan karyawan. 

Apabila tertarik menggunakan outsourcing, pilih perusahaan yang menyediakan fitur absensi seperti MyRobin, sehingga Anda dapat memonitor kehadiran pekerja. 

3. Terlalu banyak pesaing di segmen pasar yang sama

Persaingan bisnis yang semakin ketat memotivasi small business untuk terus berinovasi dan mencoba strategi yang cocok, agar bisnis tetap bertahan. Pesaing bisa saja membuat produk sejenis, tetapi Anda dapat mencari keunikan dari produk sendiri dan menonjolkan hal tersebut sebagai daya tarik. 

4. Time management

Menurut data dari LocaliQ, 25% pemilik bisnis menghabiskan waktu 60 jam seminggu untuk menjalankan bisnisnya yaitu mulai dari menyelesaikan tugas inti hingga pendukung. Membagi peran dengan outsourcing mampu memberikan Anda work-life balance dan mendorong produktivitas tim. 

5. Menggunakan tools yang tepat

Pertama kali menjalani bisnis dan tidak paham tools apa saja yang diperlukan untuk menunjang operasional adalah hal umum terjadi. 

Setiap peran memerlukan alat khusus demi menunjang pekerjaan. Selain berinvestasi pada peralatan, pikirkan mengalihdayakan tugas dengan pihak ketiga untuk merampingkan pekerjaan sementara waktu. 

6. Supply chain dan inventory

Rantai pasokan dan persediaan turut menjadi tantangan pemilik bisnis. Pasalnya jika terlalu banyak menyetok dan minimnya pengelolaan, barang bisa rusak dan menyebabkan kerugian. Sementara kekurangan persedian juga meningkatkan risiko terhambatnya operasional.  

7. Merencanakan anggaran

Tantangan terakhir yang umum pemilik bisnis pemula hadapi adalah merencanakan anggaran. Segala keputusan yang Anda ambil harus diperhitungkan dengan matang karena berpengaruh pada dana yang dikeluarkan. 

Misalnya, jika bisnis memerlukan tenaga kerja tambahan untuk menangani penjualan. Pertimbangkan menghubungi outsourcing untuk mendapatkan staff daripada merekrut secara mandiri.

Kapan perusahaan harus menggunakan outsourcing?

Pemilik usaha kecil menengah menggunakan outsourcing mendapat keuntungan yakni fleksibilitas. Menggunakan jasa pihak ketiga memungkinkan Anda mengakhiri atau melanjutkan hubungan kerja dengan mudah.

Baca Juga: Strategi Rekrutmen untuk UMKM yang Efektif

Lalu, kapan waktu tepat bisnis menghubungi outsourcing? Tidak ada aturan baku bisnis harus menggunakan jasa pihak ketiga. Semua kembali pada tujuan dan masing-masing pemilik bisnis. 

Setidaknya hal-hal berikut harus Anda pertimbangkan yaitu:

• Apakah keuangan sudah mampu membayar layanan outsourcing?
• Apakah peran tersebut diperlukan oleh bisnis saat ini?
• Apakah tugas-tugas masih bisa ditangani sendiri?

Kekurangan menggunakan outsourcing

Secara keseluruhan, outsourcing membantu operasional bisnis karena Anda bisa mendapatkan tenaga kerja yang ahli untuk menangani tugas-tugas tanpa perlu merekrut mereka menjadi tim internal. Akan tetapi, alihdaya pekerjaan juga memiliki kekurangan diantaranya: 

• Informasi bisnis rentan bocor terutama jika Anda salah memilih partner
• Perusahaan alih daya tidak memahami industri bisnis Anda
• Outsourcing dengan reputasi buruk, berisiko memiliki tenaga kerja kualitas rendah 
• Kontrak kerja biasanya memiliki durasi singkat
• Perbedaan standar kualitas dengan nilai-nilai Anda 
• Bisnis tidak memiliki kontrol penuh atas pekerja dari outsourcing
• Memungkinkan terjadi mogok kerja akibat pelanggaran hak-hak karyawan yang dilakukan vendor
• Berisiko mengalami masalah hukum karena terjadi pelanggaran hak kerja

Risiko di atas bisa diatasi dengan cara Anda selektif memilih perusahaan outsourcing. Pastikan vendor menjunjung transparansi, keamanan data, menyediakan sumber daya, fitur, dan teknologi memadai. 

Pilihlah perusahaan yang telah memiliki izin usaha dan berkualitas. Umumnya, harga yang ditawarkan sepadan dengan kualitas, sehingga biaya menjadi pertimbangan terakhir. 

Itulah peran dan keuntungan outsourcing untuk UMKM yang bisa jadi pertimbangan Anda menggunakan perusahaan alih daya atau merekrut tenaga kerja internal. Bandingkan segala opsi yang Anda punya untuk mengambil keputusan tersebut. 

Apabila Anda sedang mencari tenaga kerja berpengalaman dan kompeten, hubungi MyRobin untuk memenuhi kebutuhan staff di bisnis Anda dalam waktu 24 jam saja.