Memahami Process Optimization serta Penerapannya untuk Bisnis Anda

Berdasarkan data dari Gather melansir Quixy.com, kerangka kerja business process management dapat meningkatkan keberhasilan proyek hingga 70%. Salah satunya adalah metode business process optimization yang bertujuan untuk memperbaiki masalah dalam proses bisnis. 

Process optimization adalah implementasi strategi, disiplin, dan metode terstruktur untuk meningkatkan efisiensi proses bisnis dalam parameter tertentu. 

Seiring berjalan, proses bisnis bisa saja tidak relevan lagi sehingga perlu diperbaiki agar dapat mendorong produktivitas, menghemat sumber daya, dan mengoptimalkan alur kerja. 

Optimalisasi bisa berupa mengidentifikasi, merevisi prosedur, atau memulai ulang proses, berikut definisi, manfaat, dan tips menjalankan pengoptimalan proses bisnis. 

Apa itu process optimization methods?

Optimasi proses adalah upaya untuk mengoptimalkan proses atau prosedur bisnis dari yang tidak efektif menjadi efektif. Menurut Indeed, terdapat banyak pilihan untuk menyesuaikan suatu proses sehingga bisa berfungsi lebih baik dari sebelumnya.

Walaupun terdengar sederhana, nyatanya optimisasi memerlukan tenaga, resource, dan waktu yang tidak sedikit. Oleh sebab itu, mempelajari kerangka kerja ini dapat membantu Anda melihat celah yang harus diperbaiki.

Metode merampingkan alur kerja bisa mencakup mengambil langkah, menghapus prosedur yang ada, hingga merancang kembali langkah dalam proses.  

Sementara itu, ada pula istilah business process optimization yang merujuk pada praktik meningkatkan efisiensi bisnis melalui pengoptimalan prosedur. 

Segala kegiatan yang dilakukan dalam bisnis merupakan proses yang bertujuan untuk memudahkan mencapai tujuannya. Setelah proses dijalankan, optimalisasi pun dilakukan agar proses tersebut lebih efisien. 

Ketika muncul masalah dalam suatu proses bisnis maka produktivitas, beban keuangan, dan alur kerja ikut terdampak. Sebelum mempelajari 10 jenis metode optimasi proses, berikut langkah-langkah yang harus Anda lalui. 

Langkah-langkah business process optimization 

Optimalisasi proses terdiri dari 5 tahapan yang dimulai dari identifikasi, reconsider (mempertimbangkan), implementasi, automate (mengotomatiskan), dan memonitor. 

Proses merupakan serangkaian aktivitas berulang yang dilakukan untuk mencapai tujuan spesifik yang bisnis tetapkan. Menerapkan langkah-langkah di bawah ini membantu Anda menjalankan metode optimasi bisnis. 

1. Identifikasi

Langkah pertama adalah identifikasi yaitu merujuk pada upaya mengenali proses mana yang harus dioptimasi. Pemilik usaha perlu mengidentifikasi proses yang kurang efisien. 

Misalnya, jika suatu proses memicu pengeluaran tinggi atau ketidakpuasan konsumen, penting memastikan penyebab kekhawatiran tersebut agar metode yang dipilih berhasil. 

2. Mempertimbangkan

Pasca identifikasi celah yang harus Anda perbaiki, selanjutnya mempertimbangkan kembali proses dan menimbang tujuannya secara menyeluruh. Anda perlu berpikir kritis untuk memastikan optimasi memang dibutuhkan. 

Cobalah estimasikan berapa lama proses berlangsung atau apakah ada opsi lain yang bisa dipilih daripada menjalankan proses yang ditunjuk. 

3. Mengimplementasikan 

Implementasi merupakan perwujudan dari metode yang telah dipilih untuk optimasi proses dengan cara baru. Modifikasi prosedur berikutnya harus Anda analisis untuk mengetahui apakah penyesuaian yang baru memberikan hasil yang bisnis harapkan. 

4. Mengotomatiskan 

Tahap automate merujuk pada otomatisasi seluruh proses di alur kerja untuk mengevaluasi hasil yang sudah Anda tetapkan, misalnya peningkatan produksi, penghematan biaya, maupun meminimalisir kesalahan. Anda perlu memeriksa proses telah berfungsi sebelum diotomatiskan. 

5. Memonitor 

Memonitor proses optimasi adalah meninjau keberhasilan prosedur setelah Anda integrasikan. Hal ini penting untuk Anda agar mampu mengidentifikasi area baru untuk menentukan perbaikan jika muncul masalah. 

6. Mempertahankan peningkatan 

Pasca memahami bisnis proses dan memilih metode yang tepat serta menerapkannya, Anda dapat melakukan peningkatan setiap waktu. 

Keuntungan mengoptimalkan kinerja bisnis

Menerapkan metode optimalisasi proses bisnis, bisa menawarkan sejumlah keuntungan bagi pemilik usaha, seperti menghemat beban finansial dan efisiensi SDM. Keuntungan lainnya meliputi: 

1. Meningkatkan efisiensi

Bisnis yang ingin tetap unggul di persaingan harus cepat dan tanggap dengan perubahan. Melakukan optimasi proses turut berdampak pada peningkatan efisiensi. 

Optimasi proses meningkatkan efisiensi dengan mengurangi redudansi, halangan, dan pemangkasan langkah-langkah berulang, sehingga lebih cepat memulai dari awal hingga akhir. 

2. Komunikasi yang lebih baik

Menjalankan bisnis seringkali menuntut kolaborasi dengan anggota dan pihak lain. Memperbaiki celah di dalam proses mampu menghapus hambatan komunikasi yang terjadi di tim sekaligus memudahkan saat membangun kolaborasi yang efektif dalam alur kerja. 

3. Mendorong konsistensi

Proses yang dioptimasi berpeluang membuat bisnis lebih konsisten. Prosedur bisa jadi lebih sederhana dan mudah dijalankan dan berpotensi memberikan hasil yang persisten dan mudah diproyeksikan. Selain itu, Anda dapat memindahkan proses tanpa perlu mengulang tindakan yang tidak perlu. 

4. Menurunkan risiko 

Melalui optimasi proses, Anda dapat melihat prosedur yang tidak efisien ditinggalkan atau dihentikan, misalnya jika menunjukkan risiko yang lebih besar atau tidak diperlukan. 

Selain itu, pemilik usaha juga bisa mengambil langkah pencegahan untuk meminimalisir risiko yang nanti dihadapi. Lewat optimasi Anda dapat Mengidentifikasi potensi risiko sejak dini dan mengambil tindakan sebelum merugikan alur kerja Anda. 

5. Meminimalkan kesalahan

Prosedur yang sederhana mampu mengurangi kerumitan yang memicu terjadinya kesalahan. Apabila muncul sedikit masalah, Anda bisa konsentrasi melakukan upaya untuk mengevaluasi proses lain dan menangani kendala bisnis yang lebih penting. 

6. Bisnis lebih fokus

Memangkas prosedur berulang yang memiliki pengaruh minim pada bisnis, memberikan waktu luang anggota untuk fokus menangani tugas penting. Ini turut berdampak pada peningkatan produktivitas dengan menghilangkan proses yang tidak relevan dan efisien. 

7. Memungkinkan lebih banyak resources management 

Suatu proses mungkin saja menghabiskan sumber daya yang tidak sedikit. Mengevaluasi prosedur dapat menghemat lebih banyak resources dan mengalokasikannya untuk proses yang berpengaruh besar pada tujuan bisnis. 

8. Menghemat pengeluaran 

Berkurangnya sumber daya yang tidak perlu akibat pemangkasan prosedur, berdampak pada beban keuangan bisnis.

 Di mana Anda hanya perlu mengeluarkan dana untuk memfasilitasi proses yang memang penting. Apabila metode yang diterapkan berhasil, keuntungan finansial bisa ikut bertambah.

Baca Juga: Bagaimana Cara Mengurangi Biaya Operasional dengan Business Process Outsourcing?

9. Mempersingkat operasi

Metode pengoptimalan mampu menyederhanakan prosedur jadi yang rumit menjadi sederhana. Seringkali bisnis melakukan proses yang sebenarnya tidak relevan dalam mencapai tujuan bisnis. Di sisi lain, pengoptimalan juga berperan memastikan pemilik usaha melakukan peralihan di seluruh prosedur dengan meminimalisir adanya gangguan. 

10. Meningkatkan kualitas 

Meningkatkan kualitas alur kerja merupakan keuntungan jika menerapkan metode pengoptimalan. Anda dapat menghemat uang untuk memperbaiki celah di proses berulang kali. 

Metode business process optimization

Metode optimasi bisnis mungkin terasa asing, Anda dapat mempelajari workframe di bawah ini untuk memudahkan identifikasi dan memperbaiki alur kerja. 

1. Process mining methods 

Optimasi penambangan proses dilakukan dengan memproses data untuk menemukan pola dan memetakan proses bisnis saat ini. 

Penerapan dari metode ini yaitu mengumpulkan data dari log peristiwa lalu mengkaji tindakan anggota tim di dalam bisnis. Pemilik usaha juga meninjau langkah yang telah dilakukan dalam penyelesaian tugas. 

Data yang telah dikumpulkan kemudian dikonversi menjadi insight yang membantu anggota mengidentifikasi masalah dan mengoptimalkan prosedur yang dibutuhkan. 

Contohnya perusahaan layanan kredit menggunakan data mining proses dan mengumpulkan informasi log peristiwa yang berupa  panggilan, faktur berbayar, maupun jadwal pertemuan. Dengan menambang data secara konsisten, bisnis dapat menemukan titik penting di mana proses penjadwalan dan penagihan dapat ditingkatkan. 

2. Lean project management

Lean project management merupakan pendekatan untuk meningkatkan efisiensi dan keuntungan serta meminimalisir pemborosan. 

Teknik ini dapat diterapkan pada berbagai industri yang ingin fokus menghemat waktu, mengurangi produksi berlebihan, mempersingkat prosedur yang panjang, meminimalisir limbah inventaris, dan menurunkan risiko kesalahan produk cacat. 

Langkah-langkah menerapkan lean project management terbagi menjadi 5 yaitu:

• Menentukan nilai produk

Pemilik bisnis perlu mengetahui apa yang konsumen harapkan dari produk Anda? Pasca menetapkan nilai, Anda bisa mengupayakan proses untuk meningkatkan cara pendekatannya. 

• Identifikasi celah 

Selanjutnya, paparkan setiap prosedur yang dilakukan mulai dari tahap awal hingga penyelesaian. Hal ini berguna untuk melihat pemborosan dalam alur kerja. 

• Susun ulang alur kerja 

Titik pemborosan telah Anda temukan, kini saatnya membuang atau memperbaiki proses kerja yang baru. 

• Merespon kebutuhan 

Menanggapi kebutuhan artinya, setiap perubahan pada proses harus didasarkan atas kebutuhan pengguna akhir, apakah proses ini proses internal untuk anggota atau eksternal untuk pelanggan. 

Lean project management tidak mempertahankan proses yang menghambat atau melakukan penumpukkan inventaris.

• Konsisten melakukan peningkatan

Konsisten melakukan peningkatan merupakan tujuan utama lean project management sehingga metode ini merupakan proses berkelanjutan. 

Contoh penerapan metode ini yaitu bisnis yang bergerak di publikasi buku cetak beralih menjual electronic book daripada buku fisik untuk mengurangi biaya overhead, penyusutan permintaan, dan perawatan. 

Buku fisik hanya dicetak berdasarkan permintaan. Melalui pemetaan nilai, Anda dapat menemukan opsi menghemat biaya tanpa harus menaikan margin. 

3. Metode plan-do-study-act

Plan, do, study, and act alias PDSA merupakan metode pengoptimalan yang terdiri dari 4 siklus dengan tujuan meningkatkan kualitas proses. 

• Plan merujuk pada menentukan masalah dengan spesifik dan hal yang ingin diraih. Pemilik usaha dapat menggunakan analisis SWOT atau 5W untuk mengidentifikasi tujuan. 
• Do berarti mengkaji perubahan proses dalam skala kecil. Catat hasilnya untuk menilai efek perubahan tersebut. 
• Studi yaitu mempelajari hasil metode apakah bisa berpengaruh pada bisnis atau justru sebaliknya.
• Act merupakan implementasi dari metode yang Anda uji dengan skala besar. Lihat tujuan awal, apakah perubahan proses memberikan hasil yang Anda harapkan atau perlu memulai dari ulang. 

4. SIX Sigma

Six sigma termasuk teknik lean yang bertujuan meminimalkan pemborosan, meningkatkan prediktabilitas, efisiensi, dan akurasi. Teknik optimasi ini umum digunakan untuk industri manufaktur. Penerapan Six sigma paling umum ada 2 yaitu DMAIC dan DMADV. 

5. SIPOC diagram

SIPOC berfungsi mengidentifikasi aspek yang relevan untuk perbaikan, mengatur dan mengumpulkan data berkaitan dengan pelanggan maupun produk yang terlibat dalam proses, memahami proyek kompleks, serta mempelajari proses bekerja. 

Diagram SIPOC membantu memvisualisasikan proses bisnis, sehingga pemilik usaha bisa melihat gambaran yang lebih luas, mengetahui peluang, dan menyelaraskan prosesnya. SIPOC merupakan akronim dari supplier, input, process, output, dan customer (pelanggan). 

Supplier merupakan sumber daya yang mempengaruhi output dalam proses, sedangkan input merupakan elemen yang diperlukan untuk menjalankan prosedur. 

Di sisi lain, proses adalah langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir dengan memanfaatkan input tersebut. 

Terakhir adalah output yakni hasil dari proses yang telah dilakukan berulang serta pelanggan merupakan individu atau kelompok yang menerima output. 

6. Business Process Optimization project management method

Langkah-langkah yang termasuk Business Process Optimization adalah inisiasi, perencanaan, eksekusi, kontrol, dan penutupan. 

• Inisiasi merupakan langkah utama yang ditandai dengan menentukan proses sebagai bagian dari keseluruhan inisiatif. 
• Perencanaan merupakan tahapan mengidentifikasi tujuan dan memilih metode yang akan membantu Anda mencapai tujuan awal. 
• Selanjutnya, eksekusi yaitu melakukan kolaborasi dengan pihak-pihak yang akan membantu Anda melaksanakan perencanaan. 
• Berikutnya, kontrol yakni setiap tujuan dan tindakan yang dilakukan harus tetap di monitor sehingga keberhasilan bisa terukur. 
• Terakhir adalah penutupan yaitu pasca pengoptimalan mencapai tujuannya, Anda dapat menutup proyek secara formal. 

7. Value stream mapping

Pemetaan aliran nilai merupakan metode yang merepresentasikan visual dari, data, informasi, dan bahan yang ada di seluruh inisiatif. 

Tujuan metode ini yaitu untuk memberikan layanan ke pengguna akhir, memangkas pemborosan sumber daya, mengidentifikasi celah pemborosan, menambah insight tentang aliran proses, menentukan tujuan yang jelas dan terukur untuk perbaikan, dan menganalisis proses yang butuh perbaikan segera. 

Dalam upaya menjalankan metode VSM, Anda diminta membuat list langkah dalam suatu proses contohnya, mencatat jumlah waktu dan biaya yang dibutuhkan serta apakah perubahan mampu menambah nilai bagi pelanggan. 

Kemudian, membuat model yang lebih baik dengan menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu atau terlalu mahal. 

8. Kaizen method

Optimasi menggunakan metode kaizen bisa dikombinasikan dengan PDCA dan berperan meningkatkan fungsi bisnis. Metode ini berguna untuk mendorong produktivitas tim, memaksimalkan proses, menghadirkan pengiriman yang lebih cepat, dan memastikan kualitas produk.

9. DMAIC method

DMAIC merupakan akronim yang terdiri dari define, measure, analysis, improve, dan control. Tahapan siklus ini adalah deretan langkah yang perlu dilakukan, dimulai dari:

• Menentukan proses untuk pengoptimalan
• Mengukur dan mengenali cara kerja proses.
• Menganalisis langkah untuk memastikan bekerja 
• Memperbaiki proses agar kualitasnya meningkat
• Mengontrol kinerja di mana mendatang dan melakukan perbaikan kembali untuk mempertahankan proses

10. DMDAV

Metode DMADV mempu meningkatkan peringkat kepuasan pelanggan, peningkatan kualitas, pendapatan, dan menurunkan risiko kesalahan. Optimasi ini mengganti proses lama menjadi baru sehingga jauh efektif. 

Menjalankan DMADV dilakukan dengan menentukan tujuan yang jelas, kemudian menetapkan parameter tertentu untuk mengukur sesuatu yang kritis terhadap kualitas (CTQ). 

Tahap berikutnya analisis untuk mengukur proses dengan hasilnya, lalu membangun rancangan yang sesuai dengan keinginan Anda. 

Sebelum menerapkannya, lakukan uji coba dan verifikasi. Menjalankan proses dalam bentuk tindakan merupakan langkah akhir. 

11. Five Whys

Five whys merupakan teknik untuk menangani masalah pengambilan keputusan berbasis fakta. 

Metode ini menuntut Anda untuk peka terhadap masalah dan mencoba menanyakan “Why? (mengapa)” sebanyak 5 kali. 

Contohnya, mengapa masalah harus menggunakan pendekatan seperti ini? Anda menanggapi pertanyaan dengan apa menjadi menyebabkan masalah. 

Semakin banyak jawaban dari pertanyaan “whys” yang Anda ajukan maka lebih mudah menemukan inti masalah dan menemukan upaya untuk memperbaiki. 

Misalnya, aplikasi activity tracker mengalami penurunan pengguna dan pengembang menggunakan five whys untuk menemukan inti masalahnya, seperti: 

• Mengapa pendaftaran uji coba rendah? 
• Mengapa konversi ke landing page menurun?
• Mengapa pengguna mengabaikan pendaftaran gratis?
• Mengapa banyak pengguna tidak melanjutkan proses pendaftaran?
• Mengapa halaman pertama pendaftaran mensyaratkan informasi kartu debit?

Dengan menjawab pertanyaan whys maka Anda dapat memangkas alur kerja yang memicu masalah di atas. 

12. PDCA

Plan, do, check, and action merupakan kepanjangan dari PDCA. Metode ini dijalankan dengan merencanakan lebih dulu apa yang ingin dioptimasi, termasuk metode yang akan diuji. 

Do berarti mengimplementasikan rencana dengan mengumpulkan data sebelum dan sesudah penerapan metode. 

Check artinya mempelajari data dan mengulas hasil, sedangkan act yakni menerapkan metode baru ke dalam proses regular. 

Tips optimasi prosess bisnis 

Tips menjalankan teknik optimasi proses bisnis dapat memudahkan Anda memilih dan menjalankan metode optimasi, diantaranya:

1. Menentukan tujuan dari optimalisasi proses bisnis
2. Merencanakan strategi untuk mengoptimalkan seluruh proses yang harus diperbaiki sehingga mendapatkan hasil sesuai keinginan
3. Mencoba memprediksi hasil dari metode optimasi yang dipilih sebelum menjalankannya
4. Mencatat tujuan dan hasil optimasi untuk meninjau keberhasilan
5. Memonitor jalannya strategi optimasi

Penerapan optimasi proses bisnis mampu meningkatkan efisiensi bisnis. Contohnya, proses purchase order yang menumpuk menyebabkan antrian di bagian pembelian. Departemen melihat masalah ini diakibatkan persetujuan surel. 

Untuk mempersingkat alur kerja, pemilik bisnis menciptakan sistem yang memungkinkan karyawan memilih item dan mengirimkannya untuk persetujuan secara otomatis.

Menggunakan Business Process Outsourcing (BPO) untuk mengefisiensikan proses bisnis termasuk ke dalam Process Optimization lho, hubungi MyRobin untuk mendapatkan layanan BPO terbaik secara on-demand.

Itulah informasi tentang definisi process optimization dan jenis metode business process optimization yang dapat Anda aplikasikan pada bisnis. Dapatkan informasi menarik lainnya seputar bisnis dan human resources di Blog MyRobin.