Mengenal Stand-Up Meeting, Rapat Singkat yang Dapat Meningkatkan Produktivitas

Ketika memasuki dunia kerja, kamu akan terbiasa melakukan rapat atau pertemuan yang diadakan oleh perusahaan untuk membahas suatu hal yang penting. Meski begitu penting, tak jarang rapat dianggap melelahkan dan membosankan. Soalnya, rapat biasanya memakan waktu yang lama. Nah, jika selama ini rapat di kantormu masih bertele-tele, ada baiknya untuk mengenal stand-up meeting.

Alih-alih membuatmu tak produktif, stand-up meeting justru akan meningkatkan produktivitas. Lantas, apa itu stand-up meeting dan bagaimana cara melakukannya? Simak penjelasan MyRobin melalui artikel berikut ini

Apa itu Stand-Up Meeting?

Stand-up meeting adalah pertemuan singkat yang memberikan kesempatan kepada semua peserta untuk berbagi update mengenai pekerjaan. Rapat yang satu ini uga dikenal sebagai “daily scrums”. 

Stand-up meeting merupakan jenis rapat singkat yang digunakan dalam metodologi manajemen proyek Agile. Stand-up meeting bertujuan untuk memastikan bahwa tim bekerja sama dengan efektif dan sesuai dengan rencana, serta untuk mengatasi masalah secepat mungkin.

Beberapa perusahaan menerapkan metode online dalam melakukan Stand-Up Meeting, lihat aplikasi gratis yang dapat digunakan untuk menggelar meeting online di sini

Manfaat Stand-Up Meeting

Stand-up meeting dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi antar-anggota tim dan meningkatkan transparansi dalam proyek. Dengan mengetahui apa yang dilakukan oleh setiap anggota tim, anggota lain dapat bekerja sama dengan lebih efektif dan menghindari duplikasi usaha.

Selain itu, manfaat dari stand-up meeting meliputi:

Meningkatkan komunikasi

Stand-up meeting memungkinkan anggota tim untuk berinteraksi secara langsung dan menyampaikan informasi penting. Hal ini dapat membantu untuk meningkatkan komunikasi dan mengurangi kesalahpahaman.

Meningkatkan efisiensi

Stand-up meeting dengan waktu singkat dan fokus pada topik yang penting, dapat membantu untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi waktu yang dihabiskan dalam rapat.

Meningkatkan transparansi

Stand-up meeting memungkinkan anggota tim untuk mengetahui apa yang dilakukan oleh anggota tim lain sehingga dapat meningkatkan transparansi dalam proyek dan menghindari duplikasi pekerjaan.

Meningkatkan kinerja tim

Stand-up meeting memungkinkan anggota tim untuk mengetahui masalah yang dihadapi oleh tim lain dan bekerja sama untuk mengatasinya. Dengan hal ini, anggota tim dapat meningkatkan kinerja tim.

Meningkatkan keterlibatan

Stand-up meeting menyediakan kesempatan untuk setiap anggota tim untuk berbicara dan mendengarkan dengan aktif. Dengan begitu, seseorang dapat meningkatkan keterlibatan dan membuat anggota tim merasa diakui.

Pertanyaan Penting dalam Stand-Up Meeting

The older Scrum Guide(2017) menyarankan anggota tim secara singkat (maksimal satu menit per anggota tim) menjawab tiga pertanyaan sebagai masukan untuk perencanaan ini. Tiga pertanyaan tersebut meliputi:

1. Apa yang saya lakukan kemarin, yang membantu tim pengembangan memenuhi target?
2. Apa yang akan saya lakukan hari ini untuk membantu tim pengembangan memenuhi tujuan?
3. Apakah ada hambatan yang menghalangi saya atau tim pengembang untuk mencapai target?

Sementara itu, stand-up meeting gaya Kanban lebih fokus pada pertanyaan berikut:

1. Hambatan apa yang menghambat kemajuan saya?
2. Kemajuan apa yang telah dicapai?

Cara Melakukan Stand-Up Meeting

Biasanya, stand-up meeting diadakan setiap hari kerja pada pagi hari, dan diikuti oleh semua anggota tim proyek. Setiap anggota tim harus menyampaikan tiga hal: apa yang mereka kerjakan kemarin, apa yang akan mereka kerjakan hari ini, dan apakah ada masalah yang mereka hadapi. Rapat ini diadakan secara berdiri, sebagai simbol dari komitmen untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan efisien.

Untuk menjalankan stand-up meeting yang efektif, berikut beberapa hal yang perlu dilakukan:

Tetapkan waktu yang sama setiap hari

Stand-up meeting sebaiknya diadakan pada waktu yang sama setiap hari, seperti pada pagi hari sebelum pekerjaan dimulai. Hal ini akan membantu anggota tim untuk mempersiapkan diri dan menyelesaikan pekerjaan sebelum rapat.

Tetapkan durasi yang singkat

Stand-up meeting harus singkat dan efisien, sekitar 15-20 menit. Dengan begitu, anggota tim dapat terbantu untuk tetap fokus pada topik yang penting dan menghindari percakapan yang tidak perlu.

Tentukan tujuan rapat

Hal yang cukup penting untuk dilakukan di awal adalah menentukan tujuan rapat. Meskipun stand-up meeting merupakan sesi informal, akan sangat membantu jika rapat diadakan secara terstruktur. Pastikan poin-poin pembicaraan stand-up meeting mencakup hal berikut:

• Kemajuan: Setiap anggota menjelaskan kemajuan yang telah dibuat sejak pertemuan sebelumnya.
• Tujuan: Para anggota melanjutkan dengan menjelaskan tujuan yang ingin dicapai antara akhir pertemuan ini dan pertemuan yang akan datang.
• Tantangan: Jika anggota tim memiliki masalah atau tantangan yang dapat diperkirakan, mereka menjelaskannya kepada seluruh anggota tim. Sementara itu, anggota tim lain mungkin memiliki saran tentang cara menghindari masalah yang akan datang.

Pastikan semua anggota tim berpartisipasi

Agar berjalan efektif, pastikan semua anggota tim harus berpartisipasi. Pastikan, apakah semuanya menghadiri rapat secara langsung, melalui obrolan video, atau melalui panggilan telepon. Opsi ini dapat dipertimbangkan bagi para pekerja yang bekerja secara remote. 

Jika anggota tim tidak dapat menghadiri stand-up meeting, seseorang dapat membuat catatan rapat untuk dibagikan kepada semua anggota tim setelah rapat. Hal ini agar anggota tim yang tidak hadir dapat membaca catatan dan memberikan masukan kepada tim di pertemuan selanjutnya.

Tetapkan format yang sama

Setiap anggota tim harus menyampaikan tiga hal: apa yang dikerjakan kemarin, apa yang akan dikerjakan hari ini, dan apakah ada masalah yang dihadapi. Hal ini akan membantu untuk menjaga rapat fokus dan memastikan bahwa semua masalah diketahui dan ditangani dengan cepat.

Bersikap profesional

Stand-up meeting harus diadakan secara profesional. Anggota tim harus datang tepat waktu, berpakaian rapi, dan bersikap sopan. Hal ini penting untuk membuat nyaman para anggota.

Ingatlah untuk menghormati privasi dan kerahasiaan informasi yang diungkapkan dalam rapat, jangan menyebarluaskan informasi atau percakapan yang diungkapkan dalam rapat kepada orang yang tidak berwenang tanpa kesepakatan anggota tim.

Jangan lupa catat hasil rapat

Catat hasil rapat dan tugas yang ditugaskan, dan pastikan bahwa semua anggota tim memahami tugas yang diberikan dan tanggung jawab yang anggota tim miliki.

Review dan evaluasi

Setelah beberapa minggu, evaluasi hasil dari stand-up meeting, apakah stand-up meeting memberikan dampak positif pada tim, apakah masalah yang diungkapkan dalam rapat selesai dengan baik, dan apakah ada hal yang perlu diperbaiki.

Dikarenakan stand-up meeting sering dilakukan secara online, berikut ini merupakan artikel yang dapat kamu gunakan sebagai referensi untuk membuat stand-up meeting kamu lebih efektif.

Intinya, stand-up meeting dapat menjadi alat yang efektif dalam meningkatkan komunikasi dan efisiensi dalam tim kerja. Namun, penting untuk mengikuti protokol yang tepat dan menghindari masalah yang dapat menurunkan produktivitas.

Nah, itu tadi penjelasan mengenai stand-up meeting. Kalau kamu ingin tahu informasi lain seputar dunia kerja, silahkan kunjungi Blog MyRobin!