Value Stream Mapping: Alat Bantu Meningkatkan Efisiensi Manufaktur

Mengetahui bagian mana dari proses produksi atau pengiriman yang boros dan tidak efisien bukanlah hal mudah. Mencari tahu bagaimana cara memperbaikinya bisa jadi lebih sulit lagi. Hal ini merupakan masalah yang signifikan dengan dampak serius, dan sebagai contoh, diperkirakan bahwa 20% dari setiap rupiah yang dihabiskan di sektor manufaktur merupakan pemborosan. Pemborosan semacam ini dapat berdampak negatif pada hasil bisnis, sehingga menemukan solusinya menjadi prioritas utama bagi banyak organisasi.

Value stream mapping (VSM) adalah teknik utama dalam metodologi Lean dan Six Sigma untuk memvisualisasikan aliran informasi dan barang material dari pesanan pelanggan hingga pengiriman. Ini adalah alat yang efektif yang dapat digunakan perusahaan untuk melihat dan memahami area masalah dengan jelas dan menunjukkan dengan tepat apa yang harus diperbaiki. Mempelajari cara membuat dan menganalisis peta aliran nilai dapat membantu Anda merampingkan proses bisnis Anda untuk memaksimalkan nilai bagi pelanggan Anda.

Apa yang dimaksud dengan Value Stream Mapping di bidang manufaktur?

Value Stream Mapping (VSM) adalah teknik lean manufacturing yang digunakan untuk menganalisis, mendesain, dan mengelola aliran material dan informasi yang diperlukan untuk menghadirkan produk kepada pelanggan. VSM merupakan alat visual yang membantu mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan dalam aliran nilai.

Value stream adalah semua langkah, baik yang bernilai tambah maupun yang tidak bernilai tambah, yang diperlukan untuk membawa produk dari bahan mentah ke pelanggan. Langkah-langkah bernilai tambah adalah langkah-langkah yang bersedia dibayar oleh pelanggan, sementara langkah-langkah yang tidak bernilai tambah tidak menciptakan nilai apa pun bagi pelanggan.

Tujuan dari VSM adalah untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan dalam aliran nilai. Pemborosan dapat berupa apa saja yang tidak menambah nilai pada produk, seperti waktu tunggu, transportasi, inventaris, dan produksi berlebih. Dengan memetakan aliran nilai, memungkinkan untuk melihat di mana pemborosan terjadi dan mengembangkan strategi untuk menghilangkannya.

VSM adalah alat yang ampuh untuk meningkatkan proses manufaktur. VSM dapat membantu mengurangi biaya, meningkatkan kualitas, dan mempersingkat waktu tunggu. VSM juga dapat membantu meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antara berbagai departemen di dalam perusahaan.

Ada tiga langkah penting ketika melakukan value stream mapping:

1. Buat peta kondisi saat ini yang menunjukkan proses Anda dalam bentuk saat ini dari pemesanan hingga pengiriman untuk produk atau layanan.
2. Menganalisis peta kondisi saat ini dan menemukan cara untuk meningkatkan proses Anda.
3. Membuat peta kondisi masa depan yang menunjukkan area yang perlu ditingkatkan.

Value stream mapping vs. process mapping

Value stream mapping (VSM) dan process mapping adalah alat yang digunakan untuk meningkatkan proses bisnis. Namun, keduanya memiliki tujuan yang berbeda dan digunakan dengan cara yang berbeda.

Value stream mapping adalah pandangan tingkat tinggi dari seluruh aliran nilai untuk suatu produk atau layanan. Ini menunjukkan aliran bahan, informasi, dan waktu dari pesanan pelanggan awal hingga pengiriman akhir. Tujuan VSM adalah untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan dalam aliran nilai.

Process mapping adalah pandangan yang lebih rinci tentang proses tertentu. Ini menunjukkan langkah-langkah yang terlibat dalam proses, input dan output dari proses, dan hubungan antara langkah-langkah tersebut. Tujuan pemetaan proses adalah untuk memahami bagaimana proses bekerja dan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan.

Kapan menggunakan VSM?

VSM adalah alat yang baik untuk digunakan ketika Anda ingin meningkatkan efisiensi bisnis Anda secara keseluruhan. VSM dapat membantu Anda mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan dalam value stream, yang dapat mengurangi biaya, meningkatkan kualitas, dan mempersingkat waktu tunggu.

Kapan menggunakan process mapping?

Process mapping adalah alat yang baik untuk digunakan ketika Anda ingin memahami cara kerja suatu proses tertentu dan untuk mengidentifikasi peluang perbaikan. Alat ini dapat membantu Anda mengidentifikasi kemacetan, langkah-langkah yang tidak perlu, dan area lain di mana proses dapat ditingkatkan.

Siapa saja yang terlibat dalam proses pembuatan Value Stream Mapping?

Proses Value Stream Mapping (VSM) adalah sebuah proses kerja tim. Ukuran tim yang ideal adalah sekitar 10 anggota. Agar proses Value Stream Mapping dapat berjalan secara efisien, semua stakeholder utama harus dilibatkan dalam proses tersebut. Ini termasuk tim manajemen senior, staf produksi, dan operator proses & lini.

Sangat realistis untuk mengasumsikan bahwa manajer dan operator harus mengetahui semua aspek dari langkah-langkah proses mereka. Oleh karena itu, masing-masing akan dapat menyumbangkan informasi berharga untuk mengidentifikasi tindakan yang memberi nilai tambah dan yang tidak memberi nilai tambah sehingga Anda dapat melakukan perbaikan pada proses. Pertimbangkan juga untuk menambahkan para supplier penting ke dalam kelompok ini karena perspektif dari luar bisa sangat membantu.

Peran dan tanggung jawab spesifik dari anggota tim akan bervariasi tergantung pada proses spesifik yang dipetakan. Namun, beberapa peran yang umum meliputi:

Pemimpin

Pemimpin bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan proses VSM dan memastikan bahwa tim tetap berada di jalurnya.

Pakar Bidang Subyek (Subject Matter Experts)

Subject matter experts bertanggung jawab untuk memberikan informasi tentang proses yang sedang dipetakan.

Data Collector (Pengumpul Data)

Data collector bertanggung jawab untuk mengumpulkan data tentang proses yang sedang dipetakan.

Analis

Analis bertanggung jawab untuk menganalisis data dan mengidentifikasi pemborosan dalam proses.

Designer

Designer bertanggung jawab untuk mengembangkan peta kondisi masa depan dari proses.

Implementer

Implementer bertanggung jawab untuk mengimplementasikan perubahan yang diperlukan untuk mencapai kondisi proses di masa depan.

Proses Value Stream Mapping dapat menjadi alat yang berharga untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis. Dengan melibatkan tim lintas fungsi yang terdiri dari orang-orang yang terbiasa dengan proses tersebut, tim dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang proses tersebut dan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan.

Apa saja 7 langkah Value Stream Mapping?

Tujuan dari Value Stream Mapping adalah untuk secara analitis mencatat setiap langkah dalam proses manufaktur untuk mengidentifikasi dan mengurangi atau menghilangkan pemborosan tenaga kerja, waktu, atau material. Aktivitas apa pun yang terjadi di luar ketiga kriteria ini tidak memiliki nilai tambah dan dianggap sebagai pemborosan.

Sebelum membuat value stream map, pertimbangkan semua proses dan stakeholder yang terlibat, dan visualisasikan bagaimana masing-masing proses tersebut berhubungan dengan yang lain.

Value Stream Mapping terdiri dari input, nilai tambah, dan output, dan tidak melacak semua jalur yang mungkin diambil oleh setiap proses. Sebaliknya, VSM melacak satu bagian, layanan, atau transaksi, atau sekelompok bagian, layanan, atau transaksi, melalui suatu proses.

Saat memilih produk atau kelompok produk yang akan dipetakan, hanya lacak satu jalur value stream, dan pertimbangkan faktor-faktor seperti:

• Tingkat pengembalian pelanggan
• Volume uang yang paling besar
• Cacat: fisik, fungsional, dan estetika
• Kompleksitas produk

Setelah nilai dari suatu proses ditentukan dan produk atau kelompok produk telah dipilih untuk Value Stream Mapping, Anda dapat mengembangkan peta Anda.

Tujuh langkah Value Stream Mapping berikut ini membantu memeriksa dan meningkatkan hampir semua proses manufaktur.

Mendokumentasikan proses saat ini

Dokumentasikan apa yang sedang Anda lakukan saat ini, pastikan untuk tidak melewatkan proses atau aktivitas apa pun, baik di bagian upstream maupun downstream, serta siklus permesinan itu sendiri.

Setelah Anda membuat peta kondisi saat ini, hal ini akan mengidentifikasi pemborosan, inefisiensi, dan kelebihan inventaris. Hal ini kemudian dapat dieliminasi dalam peta kondisi ideal, sehingga memberikan rencana kerja yang efektif bagi perusahaan untuk membantu mencapai efisiensi yang ramping.

Tujuan dari value stream map adalah untuk mengidentifikasi dan mencatat secara visual setiap langkah dari suatu proses:

• Waktu kerja dan waktu tunggu
• Kebutuhan tenaga kerja
• Tingkat kesalahan
• Waktu henti pada setiap langkah proses
• Kekurangan persediaan yang berlebihan
• Penundaan produksi atau proses

Mengidentifikasi dan membuat daftar setiap langkah proses

Mengidentifikasi dan mencatat setiap langkah dari proses tersebut membutuhkan pertanyaan dan jawaban dari dua pertanyaan dasar:

• Apa langkah pertama dalam proses ini? Apakah saat pesanan diterima dari pelanggan, atau saat cetakan komponen diterima?
• Apa langkah terakhirnya? Apakah saat barang dikirim, atau saat pelanggan menerimanya?
• Mulailah dengan langkah sedini mungkin dari proses tersebut, dan akhiri dengan tahap di mana pelanggan benar-benar puas.

Identifikasi customer value

Setelah membuat daftar setiap langkah dalam proses, lihatlah secara kritis untuk menentukan mana yang menambah nilai bagi pelanggan dan mana yang tidak. Customer value tidak selalu mudah untuk ditentukan: bagi sebagian orang, nilai berarti harga, dan bagi sebagian lainnya, nilai adalah manfaat yang mereka terima dari produk.

Pelanggan melihat nilai melalui nilai suatu produk atau layanan bagi mereka berdasarkan manfaat dibandingkan biaya dibandingkan dengan alternatif yang ada. Menghilangkan semua langkah yang tidak menambah nilai dapat mengurangi biaya proses dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Tentukan seperti apa proses yang sempurna

Tentukan seperti apa proses yang sempurna jika Anda ingin menghilangkan setiap pemborosan dan menghasilkan produk yang bernilai 100%. Hal ini dapat berarti mengambil langkah sederhana untuk meningkatkan proses, seperti mengganti file cetak dengan file elektronik.

Meskipun tidak sepenuhnya memungkinkan bahwa Anda selalu dapat mencapai proses yang sempurna, penting untuk memvisualisasikan bagaimana proses tersebut akan terlihat jika Anda bisa melakukannya. Value Stream Mapping masa depan memberikan pandangan yang terintegrasi dan menyeluruh terhadap semua proses kepada organisasi.

Mengidentifikasi area dari proses saat ini yang menghambat kesempurnaan

Pada langkah ini, Anda bertujuan untuk mengidentifikasi area mana saja dalam proses Anda saat ini yang menghambat kondisi ideal atau proses yang sempurna. Carilah titik-titik rawan, backlog, dan bottleneck untuk mengembangkan perbaikan proses dan tujuan yang ditargetkan untuk dicapai.

Setelah ini diidentifikasi dan dipertimbangkan, maka akan memungkinkan untuk mengembangkan rencana implementasi, mengambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan, dan melacak tujuan kinerja untuk memastikan kegiatan value stream mapping memiliki hasil yang diinginkan.

Mengidentifikasi inisiatif yang dapat mengurangi atau menghilangkan pemborosan

Mengidentifikasi area mana saja yang perlu ditingkatkan dalam setiap langkah proses, dan mengembangkan cara untuk melakukan peningkatan yang diperlukan.

Hal ini dapat dilakukan sesederhana memberikan pelatihan tambahan untuk operator mesin dan staf produksi. Hal ini dapat dicapai dengan mengotomatisasi fungsi-fungsi tertentu, meningkatkan mesin dan peralatan, atau mengembangkan program perawatan pencegahan yang lebih efektif.

Menetapkan tugas dan tanggung jawab

Setelah inisiatif yang diperlukan untuk menerapkan VSM telah ditentukan, saatnya untuk mengembangkan rencana yang mengidentifikasi sumber daya yang dapat diterapkan, mempertimbangkan semua opsi, dan mencatat keputusan akhir. Kemudian langkah-langkah dari rencana tersebut dapat diimplementasikan dengan menggunakan tugas-tugas yang jelas untuk staf yang terlibat dan deadline untuk berbagai langkah dan tahapan yang harus diselesaikan.

Dengan mengikuti ketujuh langkah ini, efisiensi produksi dapat ditingkatkan secara signifikan, mengurangi biaya, menghilangkan pemborosan, dan memaksimalkan nilai pelanggan.

Simbol apa yang digunakan untuk menggambar value stream map?

Value stream mapping menggunakan simbol-simbol unik untuk memberikan visualisasi standar dari berbagai proses. Software diagram alur dapat digunakan untuk membuat VSM, dan sebagian besar produk ini akan memiliki simbol yang diperlukan di perpustakaan simbol mereka.

• Sebuah proses diwakili oleh kata “process” di dalam sebuah persegi panjang dan sering kali mewakili proses gabungan dari seluruh departemen untuk meningkatkan keterbacaan peta value stream.
• Pertukaran atau pergerakan inventaris selama proses diwakili oleh sebuah segitiga dengan huruf I kapital di tengahnya.
• Pengiriman bahan baku dari supplier diwakili dengan panah lebar kosong.
• Pendorongan bahan dari satu langkah dalam proses ke langkah lainnya ditunjukkan sebagai panah hitam dengan tiga kotak putih di dalamnya.
• Pengiriman menggunakan pemasok eksternal diwakili dengan kendaraan seperti truk, kapal, atau kereta api.
• Supplier dan pelanggan diwakili oleh simbol yang sama dalam bentuk penggambaran abstrak dan geometris sebuah pabrik. Pemasok biasanya akan ditempatkan di sebelah kiri aliran nilai, untuk menandai dimulainya suatu proses, sementara pelanggan sering kali merupakan langkah terakhir, yang terletak di ujung kanan peta aliran nilai.
• Electronic flow mengacu pada informasi elektronik dan pertukaran data dan diwakili oleh garis dengan zig-zag di tengahnya. Penting untuk fokus pada pertukaran elektronik serta bahan baku dan produk karena pertukaran ini dapat menjadi akar penyebab pemborosan dan penundaan.
• Kaizen burst mengacu pada ledakan aktivitas singkat yang dilakukan untuk memecahkan masalah dengan urgensi dan konsentrasi. Inilah sebabnya mengapa hal ini diwakili dengan simbol ledakan seperti kartun.
• Sebuah ‘go see’ umumnya diwakili dengan sebuah kacamata karena mengacu pada tindakan mengkonfirmasi secara visual suatu aktivitas atau langkah selama proses berlangsung.
• Masalah kualitas di mana saja di sepanjang rantai proses ditandai dengan menggunakan segi delapan, seperti tanda STOP, dengan huruf Q besar di dalamnya.

Bagaimana Value Stream Mapping mengurangi pemborosan?

Value Stream Mapping (VSM) adalah teknik lean manufacturing yang digunakan untuk menganalisis, mendesain, dan mengelola aliran material dan informasi yang diperlukan untuk menghadirkan produk kepada pelanggan. VSM merupakan cara visual untuk memetakan seluruh aliran nilai, mulai dari titik di mana bahan baku diterima hingga titik di mana produk dikirim ke pelanggan.

Value Stream Mapping dapat membantu mengurangi pemborosan dalam beberapa cara. Pertama, VSM membantu mengidentifikasi pemborosan dengan menunjukkan aliran material dan informasi secara visual. Hal ini dapat membantu menyoroti area-area yang memiliki pergerakan, waktu tunggu, atau inventaris yang tidak perlu.

Kedua, Value Stream Mapping dapat membantu memprioritaskan upaya pengurangan limbah. Dengan mengidentifikasi berbagai jenis pemborosan, tim dapat fokus untuk mengurangi jenis pemborosan yang memiliki dampak terbesar pada value stream.

Ketiga, Value Stream Mapping dapat membantu mengimplementasikan perubahan yang akan mengurangi pemborosan. Dengan membuat peta kondisi masa depan, tim dapat memvisualisasikan bagaimana value stream dapat ditingkatkan. Hal ini dapat membantu mengidentifikasi perubahan spesifik yang perlu dilakukan untuk mengurangi pemborosan.

Ada delapan jenis pemborosan yang umumnya diidentifikasi dalam value stream mapping:

• Produksi berlebih: Memproduksi lebih dari yang dibutuhkan.
• Menunggu: Waktu yang dihabiskan untuk menunggu bahan, informasi, atau sumber daya.
• Transportasi: Memindahkan material yang tidak perlu.
• Inventory: Persediaan bahan yang berlebihan.
• Motion: Pergerakan orang atau material yang tidak perlu.
• Defects (Cacat): Produk atau layanan yang tidak memenuhi persyaratan pelanggan.
• Bakat yang kurang dimanfaatkan: Karyawan yang tidak digunakan secara maksimal.
• Pengolahan limbah: Aktivitas yang tidak menambah nilai pada produk atau layanan.

Dengan mengidentifikasi dan mengurangi jenis-jenis pemborosan ini, VSM dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis.

Keuntungan dari Value Stream Mapping

Value Stream Mapping (VSM) adalah alat lean manufacturing yang membantu perusahaan mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan dalam proses mereka. Pemborosan adalah segala sesuatu yang tidak memberikan nilai tambah pada produk atau layanan yang dibeli pelanggan. Hal ini dapat mencakup hal-hal seperti waktu tunggu, cacat, produksi berlebih, transportasi, dan gerakan.

Value Stream Mapping bekerja dengan memetakan seluruh value stream untuk suatu produk atau jasa, dari titik di mana bahan baku diterima hingga titik di mana produk dikirim ke pelanggan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk melihat di mana pemborosan terjadi dalam proses dan mengembangkan rencana untuk menghilangkannya.

Ada banyak manfaat menggunakan VSM, termasuk:

Mengurangi pemborosan

Value Stream Mapping dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan dalam proses mereka, yang dapat mengurangi biaya, meningkatkan kualitas, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Peningkatan efisiensi

Value Stream Mapping dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu dalam proses mereka, yang dapat menghasilkan proses yang lebih efisien.

Peningkatan komunikasi

Value Stream Mapping dapat membantu meningkatkan komunikasi antara departemen dan tim yang berbeda, yang dapat mengarah pada pemahaman yang lebih baik tentang proses dan cara memperbaikinya.

Mendorong peningkatan berkelanjutan

Value Stream Mapping adalah alat perbaikan berkelanjutan, yang berarti dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan secara berkelanjutan.

Pengambilan keputusan yang lebih baik

Value Stream Mapping dapat membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang proses mereka dengan memberikan pemahaman yang jelas tentang kondisi proses saat ini dan potensi perbaikan.

Secara keseluruhan, Value Stream Mapping Adalah alat yang ampuh yang dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan proses mereka dan mencapai tujuan bisnis mereka.

Tantangan dari Value Stream Mapping

Value Stream Mapping (VSM) adalah alat yang ampuh yang dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan dalam proses mereka. Namun, ada juga beberapa tantangan yang terkait dengan VSM, termasuk:

Komitmen waktu

Value Stream Mapping dapat menjadi proses yang memakan waktu, karena membutuhkan tim untuk mengumpulkan data, memetakan kondisi proses saat ini, dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Resistensi terhadap perubahan 

Beberapa karyawan mungkin menolak perubahan, karena mereka mungkin merasa nyaman dengan cara kerja yang saat ini dilakukan. Penting untuk mengkomunikasikan manfaat VSM kepada karyawan dan mendapatkan dukungan mereka sebelum memulai proses.

Kompleksitas 

Value Stream Mapping dapat menjadi proses yang rumit, terutama untuk organisasi yang besar atau kompleks. Penting untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang prosesnya sebelum memulai proses pemetaan.

Akurasi data 

Keakuratan data yang digunakan dalam Value Stream Mapping sangat penting, karena data yang tidak akurat dapat menyebabkan hasil yang tidak akurat. Penting untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber dan memverifikasi keakuratan data sebelum memulai proses pemetaan.

Tips untuk mengatasi tantangan Value Stream Mapping

Berikut adalah beberapa tips untuk mengatasi tantangan VSM:

Mulailah dari yang kecil

Jika Anda baru mengenal Value Stream Mapping, sebaiknya Anda memulai dengan proses kecil yang relatif mudah dipetakan. Hal ini akan membantu Anda untuk memahami prosesnya dan mengidentifikasi potensi tantangan.

Dapatkan dukungan dari para stakeholder

Penting untuk mendapatkan dukungan dari semua pemangku kepentingan sebelum memulai proses Value Stream Mapping. Hal ini akan membantu memastikan bahwa semua orang terlibat dan prosesnya berhasil.

Gunakan metodologi yang konsisten

Ada sejumlah metodologi Value Stream Mapping yang tersedia. Penting untuk memilih metodologi yang sesuai untuk organisasi Anda dan yang membuat Anda nyaman.

Bersabarlah

Value Stream Mapping Adalah proses perbaikan yang berkelanjutan. Dibutuhkan waktu untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan. Bersabarlah dan gigihlah, dan pada akhirnya Anda akan melihat hasilnya.

Kesimpulan

Value stream mapping sangat bermanfaat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan hasil bisnis melalui proses produksi yang lebih ramping. Pemetaan ini akan membantu Anda secara akurat melihat dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, lalu membuat rencana yang realistis dan efektif untuk pengoptimalan.

Ketika Anda siap untuk memulai value stream mapping, kumpulkan tim Anda dan rencanakan pertemuan pertama Anda yaitu kickoff Kaizen. Ingat, value stream map Anda tidak harus mewah. Anda bisa menggunakan pena dan kertas atau papan tulis yang sederhana dan meningkatkan peluang untuk memulai. Kemudian temukan alat yang tepat untuk membantu.

Selain value stream mapping, Anda dapat menggunakan outsourcing untuk membantu perusahaan mengurangi pemborosan dalam aliran nilai produksi.

MyRobin merupakan perusahaan outsourcing yang melayani permintaan tenaga kerja secara end-to-end mulai dari rekrutmen, pelatihan, dan manajemen kinerja, sehingga dapat membantu perusahaan untuk mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan aktivitas-aktivitas tersebut.

Hal ini dapat membebaskan perusahaan untuk fokus pada aktivitas-aktivitas yang lebih bernilai tambah, seperti pengembangan produk dan layanan baru. Konsultasikan kebutuhan rekrutmen Anda disini!

Temukan informasi relevan seputar bisnis, karir, dan HRD, dan informasi-informasi menarik lainnya di Blog MyRobin.