Resepsionis biasanya banyak kita temui di ruang kerja profesional, seperti kantor, salon, hotel, dan fasilitas medis. Salah satu alasan terbaik untuk bekerja di posisi ini adalah bahwa pekerjaan ini tidak terlalu memperhatikan tingkat pengalaman kerja profesional.
Jika anda tertarik untuk mengejar pekerjaan sebagai resepsionis tetapi memiliki pengalaman yang terbatas, tips belajar tentang cara menjadi resepsionis berikut ini mungkin dapat membantu anda meningkatkan peluang untuk mendapatkan pekerjaan.
Dalam artikel ini, kami membahas deskripsi pekerjaan resepsionis secara umum, langkah-langkah yang dapat anda ambil untuk menjadi resepsionis dengan sedikit atau tanpa pengalaman dan manfaat menjadi resepsionis.
Apa itu resepsionis?
Resepsionis adalah seseorang yang berfungsi sebagai perwakilan layanan pelanggan untuk berbagai jenis bisnis. Resepsionis berinteraksi dengan pelanggan pada saat kedatangan mereka di sebuah bisnis dan sering kali menjadi titik kontak pertama bagi pelanggan.
Peran penting ini seringkali mengharuskan individu untuk menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan bisnis, menjaga penampilan lobi, menjadwalkan rapat, menjawab dan mentransfer panggilan telepon, menanggapi email, dan memelihara organisasi lingkungan kerja.
Saat melakukan berbagai tugas ini, resepsionis dapat memperoleh manfaat dari mengetahui cara bertindak secara profesional dan menampilkan kepribadian yang positif dan ramah saat bekerja dengan tamu.
Apa yang dilakukan resepsionis?
Resepsionis memiliki tanggung jawab yang bervariasi berdasarkan jenis industri tempat mereka bekerja. Berikut adalah beberapa tugas paling umum yang diberikan kepada resepsionis:
Tugas resepsionis kantor
Lingkungan kantor, seperti konsultan teknik atau kantor notaris, adalah jenis umum tempat resepsionis bekerja. Berikut adalah beberapa tugas yang sering dikaitkan dengan posisi resepsionis dalam jenis lingkungan ini:
- Menjawab panggilan telepon yang berhubungan dengan administrasi kantor
- Mentransfer panggilan ke departemen lain
- Menjadwalkan pertemuan untuk anggota kantor lainnya
- Mengirim dan menerima pesan
- Mengambil dan menyalin pesan
- Bertindak sebagai titik kontak pertama bagi pengunjung
- Menyortir dan mendistribusikan surat
- Membuat pengaturan perjalanan untuk anggota kantor
Tugas resepsionis salon dan spa
Salon dan spa adalah kategori utama lain dari tempat kerja yang sering membutuhkan resepsionis. Berikut adalah beberapa tanggung jawab umum resepsionis salon atau spa:
- Menerima panggilan yang berkaitan dengan penjadwalan atau informasi tentang salon atau spa
- Menyambut tamu pada saat kedatangan
- Memberikan jawaban atas pertanyaan umum saat pelanggan berada di ruang tunggu
- Memastikan lingkungan yang tenang
Resepsionis hotel
Hotel sering menggunakan resepsionis di lobi hitel. Berikut adalah beberapa tanggung jawab resepsionis hotel, yang biasa disebut sebagai agen meja depan atau concierge:
- Check-in tamu pada saat kedatangan
- Menerima pembayaran dari tamu untuk kamar hotel dan layanan lainnya
- Menjawab pertanyaan tamu
- Membuat saran tentang bar, restoran, dan atraksi lainnya
- Memeriksa tamu dan meminta pembayaran untuk semua biaya terutang
Baca juga artikel tentang cara menjadi resepsionis hotel yang sukses
Resepsionis di fasilitas medis
Kantor dokter, klinik kesehatan, dan fasilitas medis lainnya juga sering mempekerjakan resepsionis. Berikut adalah beberapa tanggung jawab khas resepsionis dalam jenis lingkungan ini:
- Menjadwalkan janji temu dokter
- Mengumpulkan informasi dasar pasien
- Menyambut pasien pada saat kedatangan
- Menjaga keamanan dan suasana profesional di lobi
Cara menjadi resepsionis tanpa pengalaman
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat anda ambil untuk mendapatkan posisi sebagai resepsionis meskipun anda memiliki sedikit atau tidak memiliki pengalaman kerja yang relevan:
1. Lulus SMA
Banyak pemberi kerja mengharuskan resepsionis untuk menerima ijazah SMA mereka sebelum menawarkan mereka posisi. Pendidikan SMA dapat mempersiapkan anda untuk posisi resepsionis dalam banyak hal, termasuk mengajari anda cara mengatur waktu, tetap teratur, dan bekerja dengan baik dengan orang lain. Jika anda memiliki ijazah SMA, atasan mungkin menganggap anda mampu, bertanggung jawab, dan terorganisir, yang semuanya membantu anda memenuhi syarat untuk posisi resepsionis.
2. Kembangkan keterampilan interpersonal anda
Bekerja sebagai resepsionis mengharuskan anda berinteraksi dengan banyak orang berbeda setiap hari. Employer sering mempekerjakan resepsionis yang menunjukkan keterampilan komunikasi yang berkembang dengan baik selama wawancara mereka.
Mengembangkan keterampilan interpersonal anda dapat membantu atasan memandang anda sebagai karismatik, profesional, dan pandai berbicara, yang membantu anda memenuhi syarat untuk posisi resepsionis dengan menunjukkan bahwa anda dapat berinteraksi dengan baik dengan pelanggan atau tamu.
3. Kerjakan keterampilan organisasi anda
Resepsionis sering bertanggung jawab untuk menjaga organisasi kantor dan lobi. Menyortir surat, menerima pesan, dan mengelola janji, semuanya memerlukan keterampilan organisasi yang dikembangkan.
Menyoroti ciri-ciri organisasi anda, seperti perhatian terhadap detail dan penjadwalan, dapat membantu anda tampil lebih berkualitas selama wawancara dan menunjukkan kepada manajer perekrutan bahwa anda memiliki keterampilan resepsionis yang relevan meskipun tidak memiliki riwayat pekerjaan.
4. Berlatih memiliki sikap profesional
Mempertahankan sikap profesional saat berinteraksi dengan orang lain di front office adalah salah satu kualifikasi utama untuk banyak posisi resepsionis. Banyak perusahaan juga berharap untuk merekrut kandidat yang dapat menghadirkan citra publik yang positif dan ramah untuk merek tersebut dan menunjukkan keterampilan komunikasi yang sangat baik.
Jika anda dapat menunjukkan kualitas-kualitas ini selama interview kerja, ini dapat membantu manajer perekrutan menilai dengan lebih baik kemampuan anda untuk berhasil sebagai resepsionis karena pentingnya keterampilan interpersonal dalam jenis posisi ini.
Gaji dan prospek kerja resepsionis
Gaji rata-rata untuk resepsionis adalah Rp 3.500.000. Besaran gaji bisa berbeda berdasarkan lokasi dan pengalaman kerja. Biro Statistik Tenaga Kerja memperkirakan jumlah posisi resepsionis akan meningkat sebesar 4% pada tahun 2029.
Karena pengalaman layanan pelanggan yang positif terus berperan sebagai faktor penting keberhasilan dalam banyak industri, banyak bisnis cenderung meningkatkan jumlah resepsionis yang mereka pekerjakan di tahun-tahun mendatang.
Tips menjadi resepsionis tanpa pengalaman
anda dapat mencapai tujuan anda untuk mendapatkan pekerjaan sebagai resepsionis dengan mengikuti tip berikut:
- Buat resume yang efektif: Resume anda adalah salah satu cara terbaik untuk menunjukkan kepada pemberi kerja keahlian, kemampuan, penghargaan, dan pencapaian anda. Selain itu, resume yang terlihat profesional, terorganisir, dan ditulis dengan baik cenderung memberi kesan kepada pemberi kerja bahwa anda memiliki etos kerja yang kuat.
- Lamar banyak posisi: Dengan melamar banyak posisi memungkinkan anda untuk memiliki kesempatan diterima kerja. Selain itu, jika anda berhasil dipanggil untuk interview kerja beberapa kali setidaknya anda bisa menggunakan itu sebagai pengalaman dan pembelajaran.
- Berlatih berbicara di telepon: Karena berbicara di telepon adalah salah satu tanggung jawab utama banyak resepsionis, melatih suara berbicara anda melalui telepon dapat membantu anda berbicara dengan lebih jelas, profesional, dan berkarisma. Berlatihlah dengan teman atau keluarga anda dan mintalah saran tentang cara meningkatkan kemampuan berbicara anda melalui telepon.
Keuntungan menjadi resepsionis
Berikut adalah beberapa manfaat umum menjadi resepsionis:
- Posisi entry-level yang baik: Posisi resepsionis sering kali merupakan posisi entry-level di banyak industri besar, memberikan kandidat yang kurang berpengalaman kemampuan untuk mengamankan posisi yang dapat mengarah pada peluang lain dalam perusahaan yang sukses di masa depan.
- Pengalaman administratif: Posisi administratif sangat berharga bagi organisasi dan dalam beberapa kasus dibayar dengan sangat baik. Mendapatkan posisi sebagai resepsionis dapat memberikan pengalaman berharga dalam pekerjaan administrasi, memberikan dasar untuk karir potensial di bidang administrasi terkait.
- Interaksi komunitas: Pekerjaan sebagai resepsionis menyediakan banyak interaksi dengan anggota komunitas anda. Jika anda senang berkomunikasi dan membantu orang lain, posisi resepsionis dapat memberikan banyak pengalaman menyenangkan.
Itulah tadi bagaimana cara menjadi resepsionis yang sukses. Penting untuk anda yang ingin bekerja sebagai resepsionis untuk bersikap ramah dan sopan serta memiliki komunikasi yang baik.
Temukan informasi seputar karir, pekerjaan, informasi-informasi menarik lainnya di Blog MyRobin. Jika Anda ingin melamar pekerjaan, kunjungi App MyRobin, terdapat berbagai lowongan kerja terbaru, temukan pekerjaan impian Anda sekarang juga!
EN 
ID