Kapan Waktu Yang Tepat Untuk Melakukan Multitasking?

Jika Anda membaca ini karena Anda ingin mengerjakan banyak tugas sekaligus untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi, Anda tidak sendirian. Faktanya, banyak orang percaya bahwa untuk mengikuti tuntutan kehidupan modern, mereka harus melakukan banyak tugas.

Namun, multitasking bukanlah cara terbaik untuk mengelola beban kerja yang padat. Hal ini justru dapat menghambat produktivitas, dan kualitas pekerjaan yang dikerjakan pun jadi lebih rendah. Jika Anda merasa kewalahan dengan tugas-tugas atau memiliki banyak pekerjaan, penting untuk memahami mengapa multitasking bukanlah solusi dan apa yang harus Anda lakukan.

Dalam artikel ini, kami akan membahas kesalahpahaman umum tentang multitasking dan menunjukkan kepada Anda cara mengelola beban kerja dengan lebih baik.

Apa yang dimaksud dengan Multitasking

Banyak orang percaya bahwa multitasking berarti mampu melakukan banyak tugas pada saat yang bersamaan, seperti berbicara di telepon sambil mengetik email atau mendengarkan musik sambil mengerjakan laporan. Namun, ini adalah kesalahpahaman yang umum terjadi.

Pada kenyataannya, multitasking mengacu pada proses peralihan antar tugas dengan cepat untuk menyelesaikan semuanya dalam waktu yang lebih singkat. 

Sebagai contoh, seseorang mungkin mencoba menyelesaikan laporan sambil membalas email dan menghadiri virtual meeting. Dalam hal ini, mereka dapat dengan cepat berganti antara tugas-tugas ini, mengerjakan satu tugas selama beberapa menit, kemudian beralih ke tugas berikutnya, lalu kembali ke tugas pertama, dan seterusnya.

Berikut ini beberapa contoh multitasking dalam berbagai industri:

• menelepon sambil memberi isyarat kepada seseorang
• Mengambil beberapa pesanan pelanggan di restoran
• Memeriksa semua tanda vital pada pasien
• Berbicara dengan pelanggan melalui telepon sambil memasukkan data ke dalam sistem komputer
• Mengerjakan presentasi sambil mendiskusikan tugas yang berhubungan dengan pekerjaan

Meskipun ini adalah keterampilan yang penting di tempat kerja, multitasking dapat menjadi kontraproduktif, terutama ketika beberapa tugas membutuhkan waktu lebih lama atau memberikan hasil yang tidak diinginkan. Meskipun begitu, multitasking adalah keterampilan yang dapat dipelajari dan para profesional dapat menjadi lebih baik dengan waktu dan latihan yang konstan.

Apa saja keuntungan dari multitasking?

Berikut ini adalah keuntungan multitasking:

Menghemat waktu

Multitasking dapat menghemat waktu Anda dengan memungkinkan Anda untuk menggabungkan tugas-tugas yang terpisah. Misalnya, Anda dapat mengetik notulen sambil tetap duduk dalam rapat alih-alih membuat notulen dengan tulisan tangan dan mengetik salinan akhir di kemudian hari. Melakukan tugas yang terpisah satu per satu dapat memperpanjang waktu penyelesaian tugas dan proyek. Multitasking dapat mempersingkat waktu penyelesaian dan memungkinkan Anda untuk menciptakan lebih banyak waktu untuk hal lain. Pelajari: Simak, Ini Tips Manajemen Waktu Agar Kerja Kamu Jadi Makin Produktif!

Menghemat uang

Multitasking dapat membantu Anda menghemat uang dalam beberapa cara. Dengan melakukan beberapa tugas secara bersamaan, Anda dapat menghilangkan alasan untuk mempekerjakan seseorang untuk melakukan tugas tambahan. Sering kali, memiliki karyawan yang dapat melakukan banyak tugas dapat mengurangi biaya organisasi untuk gaji dan tunjangan karyawan lainnya. Misalnya, jika seorang karyawan memiliki kemampuan luar biasa dalam hal layanan pelanggan dan mengoperasikan peralatan, mereka dapat menangani meja resepsionis dengan menjawab pertanyaan pelanggan dan mengoperasikan switchboard.

Meningkatkan produktivitas

Multitasking dapat meningkatkan produktivitas. Jika sebuah perusahaan memiliki beberapa karyawan yang dapat melakukan banyak tugas secara efektif, mereka cenderung menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dibandingkan mereka yang tidak bisa. Pendekatan kerja seperti ini dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk tugas dan proyek.

Karyawan yang lebih baik dalam melakukan banyak tugas juga dapat menjadi produktif di rumah, memungkinkan mereka menyelesaikan tugas lebih cepat dan mendapatkan waktu untuk beristirahat setelah seharian bekerja. Kemampuan untuk melakukan hal ini dapat meningkatkan tingkat stres para profesional dan memungkinkan mereka untuk memberikan hasil yang berkualitas tinggi saat mereka kembali bekerja keesokan harinya.

Mencegah menunda-nunda pekerjaan

Multitasking memungkinkan Anda untuk mencapai lebih banyak hal dalam daftar tugas dan membuang lebih sedikit waktu. Bagi karyawan yang menyiapkan daftar tugas harian, multitasking memungkinkan mereka untuk mencoret lebih banyak tugas dari daftar, yang juga merupakan motivator yang kuat. Multitasking juga dapat membuat Anda tetap aktif, sehingga Anda terhindar dari gangguan saat pikiran Anda sibuk dengan aktivitas lain.

Meningkatkan kekuatan otak

Sama seperti tubuh yang membutuhkan olahraga, otak juga membutuhkan keterlibatan yang konstan. Multitasking adalah salah satu cara untuk menjaga otak Anda tetap aktif dan meningkatkan kekuatan otak Anda. Multitasking menantang otak secara terus menerus yang dapat mengembangkan stamina mental Anda.

Ketika Anda berlatih multitasking, otak menjadi lebih efisien dalam menangani tugas-tugas yang dilakukan secara bersamaan. Inilah sebabnya mengapa multitasking adalah keterampilan yang dapat dipelajari oleh siapa saja, terlepas dari kemahiran Anda saat ini.

Bekerja dengan mengatasi gangguan

Teknologi telah membuat beberapa pekerjaan menjadi lebih mudah, namun juga menimbulkan banyak gangguan. Misalnya, Anda mungkin perlu membaca dan merespons email resmi di pagi hari dan memperbarui akun media sosial perusahaan. Saat melakukannya, Anda mungkin juga menghadapi gangguan dari notifikasi di ponsel Anda.

Keterampilan multitasking memungkinkan Anda untuk mengerjakan kedua tugas tersebut meskipun ada gangguan. Mampu mengatasi gangguan adalah keterampilan yang penting mengingat seringnya gangguan yang dihadapi para profesional di tempat kerja.

Memungkinkan kemajuan pekerjaan yang stabil

Multitasking memungkinkan tugas, proyek, dan penugasan untuk terus berlanjut hingga selesai, betapapun lambatnya kemajuan tersebut. Dalam banyak kasus, tingkat kemajuan yang lambat lebih baik daripada tugas yang terhenti. Hal ini penting dalam tugas-tugas dengan tenggat waktu yang sama atau dalam proyek-proyek yang membutuhkan penyelesaian tugas secara bersamaan atau berurutan sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.

Mengembangkan ketahanan

Multitasking secara teratur dapat menyebabkan tekanan konstan untuk menyelesaikan sesuatu. Bekerja di lingkungan yang penuh tuntutan akan meningkatkan ketahanan dan kemampuan Anda untuk menangani situasi yang menantang. Jika Anda terbiasa dengan lingkungan seperti itu, Anda mungkin menjadi lebih baik dalam menangani stres dan meningkatkan batas ketekunan Anda.

Meningkatkan kemampuan kerja

Multitasking dapat meningkatkan kemampuan kerja Anda karena sebagian besar perusahaan lebih suka mempekerjakan seseorang yang dapat menyelesaikan banyak tugas secara bersamaan. Menampilkan kemampuan multitasking dalam resume Anda, seperti bagaimana Anda menggunakan kemampuan tersebut dalam situasi yang sebenarnya, dapat meningkatkan daya tarik Anda kepada perekrut. Memiliki kemampuan multitasking yang sangat baik bahkan memungkinkan Anda untuk mempertahankan posisi Anda selama restrukturisasi perusahaan.

Work-life balance yang lebih baik

Karyawan yang lebih baik dalam melakukan banyak tugas lebih mungkin mencapai keseimbangan kehidupan kerja. Hal ini karena mereka dapat menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu, sehingga tidak perlu lembur atau membawa pulang pekerjaan ke rumah. Para profesional ini juga cenderung melakukan banyak tugas di rumah, sehingga mereka memiliki lebih banyak waktu untuk menghabiskan waktu bersama keluarga, beristirahat, dan menyegarkan diri.

Apa saja kekurangan dari multitasking?

Berikut ini adalah beberapa kekurangan multitasking:

Penggunaan waktu yang tidak efisien selama pergantian

Berpindah antar tugas dapat menyebabkan penggunaan waktu yang tidak efisien. Meskipun biaya peralihan mungkin relatif kecil, namun secara kumulatif dapat menyebabkan jumlah waktu yang signifikan ketika orang berpindah tugas berulang kali.

Orang-orang masih lebih lambat dalam pergantian tugas dibandingkan dengan uji coba pengulangan tugas, bahkan ketika diberi lebih banyak waktu untuk mempersiapkan atau melakukan tugas yang dapat diprediksi. Dengan demikian, multitasking mungkin terlihat efisien, tetapi pada akhirnya akan memakan lebih banyak waktu dan dapat menyebabkan potensi kesalahan.

Hambatan mental

Otak manusia paling efektif berfokus pada satu tugas pada satu waktu. Multitasking yang berat juga dapat menyebabkan hambatan mental, yang dapat menghabiskan banyak waktu produktif seseorang. Jaringan saraf pada lobus frontal otak manusia menghambat proses informasi, sehingga sangat membatasi kemampuan manusia untuk melakukan banyak tugas.

Fungsi memori

Multitasking dapat mempengaruhi kemampuan otak Anda untuk menyimpan informasi. Salah satu efek dari multitasking adalah stimulasi fungsi otak yang berlebihan. Dengan harus memproses terlalu banyak informasi, otak mungkin tidak dapat membedakan mana yang penting dan mana yang kurang penting.

Selain itu, multitasking dapat mengaburkan batas antara tugas-tugas yang mendesak dan yang tidak mendesak. Upaya untuk menyelesaikan beberapa tugas sekaligus dapat menyebabkan tugas-tugas prioritas mengalami antrian yang lebih panjang bersama dengan kegiatan yang kurang mendesak.

Efek kesehatan mental

Multitasking dapat mempengaruhi kesehatan mental para multitasker dengan menyebabkan kecemasan dan stres. Dengan mencoba menyelesaikan dua tugas atau lebih, para profesional dapat mengalami kecemasan tentang apakah mereka berhasil atau tidak. Multitasking yang terus menerus dapat menyebabkan siklus kecemasan dan stres, yang dapat mempengaruhi produktivitas dalam jangka panjang.

Penghambat kreativitas

Orang yang melakukan banyak tugas seringkali memiliki waktu yang terbatas untuk memikirkan ide-ide baru, misalnya, cara menangani suatu tugas. Multitasker yang melakukan banyak tugas secara terus-menerus berpindah dari satu tugas ke tugas yang lain, dan orang-orang seperti itu menunjukkan kemampuan kreatif yang jauh lebih rendah daripada mereka yang lebih lama fokus pada satu aktivitas.

Kemampuan untuk berkolaborasi

Keinginan multitasker untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam daftar tugas mereka dapat secara signifikan mempengaruhi cara mereka berhubungan dengan orang lain di tempat kerja. Orang yang melakukan banyak tugas cenderung tidak akan membantu rekan kerja untuk mengantisipasi kehilangan jejak tugas mereka sendiri.

Multitasker juga cenderung tidak melakukan aktivitas non-inti di tempat kerja atau beristirahat di antara sesi kerja, sehingga mempengaruhi cara mereka berhubungan dengan rekan kerja. Ketika para profesional bekerja untuk mengembangkan keterampilan multitasking, mereka juga harus memperhatikan untuk menjaga keterampilan interpersonal mereka.

Alternatif lain untuk Multitasking

Jika Anda merasa multitasking tidak cocok untuk Anda, maka ada beberapa metode kerja alternatif yang bisa Anda coba. Salah satu pilihannya adalah dengan mengumpulkan tugas-tugas serupa dan mengerjakannya satu demi satu. Misalnya, jika Anda perlu menulis laporan dan melakukan riset, maka Anda dapat mengerjakan riset terlebih dahulu dan kemudian beralih ke penulisan laporan.

Hal ini dapat membantu Anda untuk lebih fokus pada setiap tugas dan menghindari Anda dari mengalihkan perhatian secara terus-menerus.

Pilihan lainnya adalah memprioritaskan tugas-tugas Anda dan mengerjakan tugas yang paling penting terlebih dahulu. Hal ini memastikan bahwa Anda menyelesaikan hal-hal yang paling penting dan tidak membuang waktu untuk tugas-tugas yang kurang penting.

Anda juga dapat mencoba Teknik the Pomodoro, yang melibatkan mengerjakan tugas selama 25 menit dan kemudian beristirahat selama 5 menit. Hal ini dapat membantu Anda untuk tetap fokus pada suatu tugas untuk jangka waktu tertentu dan kemudian beristirahat sebelum memulai tugas berikutnya.

Tips untuk Melakukan Multitasking

Multitasking bisa menjadi cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas Anda, tetapi hanya jika Anda melakukannya dengan benar. Berikut ini adalah tips terbaik untuk multitasking:

Mulailah dengan Tugas-tugas Sederhana

Jika Anda baru mengenal multitasking, mulailah dengan tugas-tugas sederhana yang tidak membutuhkan banyak energi mental. Misalnya, Anda dapat mendengarkan podcast sambil mencuci piring atau melipat cucian sambil menonton TV.

Membuat Jadwal

Jika Anda memiliki banyak tugas yang harus diselesaikan, buatlah jadwal atau daftar tugas agar Anda dapat merencanakan waktu dengan tepat. Hal ini akan membantu Anda fokus pada satu tugas pada satu waktu dan menghindari perasaan lelah.

Beristirahat

Jangan mencoba melakukan banyak tugas terlalu lama tanpa istirahat. Setelah 20-30 menit, luangkan waktu beberapa menit untuk mengistirahatkan pikiran dan tubuh Anda. Hal ini akan membantu Anda menghindari kelelahan dan mempertahankan fokus Anda.

Tugas Mana yang Paling Tepat untuk Menjalankan Multitasking?

Ada beberapa tugas tertentu yang cocok untuk multitasking.

Misalnya, jika Anda perlu mengerjakan beberapa dokumen dan melakukan panggilan telepon, Anda dapat dengan mudah melakukan keduanya secara bergantian tanpa berdampak negatif pada produktivitas Anda. Hal ini karena keduanya merupakan tugas yang relatif sederhana dan tidak memerlukan banyak konsentrasi.

Situasi lain di mana multitasking dapat membantu adalah ketika Anda perlu melakukan sesuatu yang menuntut fisik, seperti membersihkan rumah atau berkebun, dan Anda ingin mendengarkan buku audio atau podcast pada saat yang bersamaan.

Hal ini dapat membantu membuat tugas tersebut menjadi lebih menyenangkan dan tidak membosankan.

Kapan Multitasking Bukan Ide yang Baik?

Ada beberapa tugas yang tidak cocok untuk dilakukan secara multitasking. Misalnya, jika Anda perlu menulis laporan penting atau melakukan penelitian yang mendetail, sebaiknya fokus pada satu hal saja dalam satu waktu.

Mencoba melakukan dua hal sekaligus hanya akan menyebabkan kesalahan dan kekeliruan.

Situasi lain di mana multitasking bukanlah ide yang baik adalah ketika Anda lelah atau stres. Ini karena tingkat konsentrasi Anda akan lebih rendah dan Anda lebih mungkin melakukan kesalahan.

Jika Anda perlu menyelesaikan beberapa pekerjaan penting, yang terbaik adalah fokus pada satu tugas pada satu waktu dan beristirahat di antaranya.

Kesimpulan

Multitasking dapat memiliki dampak positif dan negatif terhadap produktivitas, tergantung pada masing-masing individu. Jika Anda menemukan bahwa multitasking bekerja dengan baik untuk Anda, maka tidak ada alasan untuk berhenti.

Namun, jika Anda menemukan bahwa hal itu menurunkan produktivitas Anda, maka ada beberapa metode alternatif untuk bekerja yang dapat Anda coba. Lihatlah beberapa situasi terbaik di mana multitasking mungkin merupakan ide yang baik, dan beberapa situasi di mana multitasking tidak baik. Hal ini akan memungkinkan Anda untuk mengukur cara terbaik memanfaatkan multitasking untuk memaksimalkan produktivitas Anda.

Apa pun yang Anda lakukan, jangan paksakan diri Anda untuk melakukan banyak tugas jika Anda merasa hal itu membuat Anda kurang produktif. Lakukan apa yang paling nyaman bagi Anda!
Temukan informasi relevan seputar bisnis, karir, dan HRD, dan informasi-informasi menarik lainnya di Blog MyRobin.