Seiring perkembangan zaman, peran Personal Assistant (PA) semakin esensial dalam mendukung aktivitas profesional seseorang, baik dalam ranah bisnis maupun kehidupan pribadi. Profesi ini tidak hanya sekadar membantu pekerjaan sehari-hari, tetapi juga membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi waktu bagi para pelaku usaha maupun individu yang membutuhkannya.

Artikel ini akan mengulas secara mendalam tentang segala hal yang berkaitan dengan PA, mulai dari definisinya, perbedaannya dengan sekretaris, jenis-jenisnya, hingga prospek karir yang menjanjikan.

Personal Assistant Adalah 

Personal Assistant adalah individu yang mengurusi kegiatan sehari-hari dan berbagai urusan pribadi seseorang lainnya. Biasanya, mereka yang memiliki pekerjaan dengan tuntutan tinggi atau kehidupan sosial yang padat mempekerjakan Personal Assistant untuk mengatur jadwal mereka dan menyelesaikan tugas-tugas praktis yang memakan waktu.

Seorang Personal Assistant bisa bekerja untuk individu secara pribadi, menangani kewajiban-kewajiban mereka seperti janji temu dokter atau jadwal kegiatan sosial. Di sisi lain, Personal Assistant juga dapat bekerja untuk perusahaan, di mana mereka ditugaskan untuk mengelola jadwal kerja dan panggilan telepon seseorang tertentu. Personal Assistant bekerja dengan sangat dekat dengan orang yang mereka layani, dan berusaha untuk mengantisipasi kebutuhan serta permintaan mereka.

Perbedaan Personal Assistant dan Sekretaris

Apa bedanya sekretaris dan asisten? Ketika membandingkan profesi Personal Assistant (PA) dan sekretaris, terdapat beberapa perbedaan yang mencolok dalam hal tugas pekerjaan, persyaratan pekerjaan, lingkungan kerja, dan keterampilan yang diperlukan. Berikut ini adalah perincian perbedaan antara kedua peran tersebut:

Tugas Pekerjaan

Sekretaris biasanya bertanggung jawab atas tugas-tugas administratif seperti mengelola kalender, menjadwalkan pertemuan, dan menjawab panggilan telepon untuk atasan mereka. Personal Assistant sering kali memikul tanggung jawab yang berkaitan lebih banyak dengan kehidupan pribadi atasan mereka, termasuk mengatur jadwal, melakukan pekerjaan luar, hingga mengurus anak-anak atasan. Meskipun demikian, sekretaris pun kadang kala melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan urusan pribadi atasan, seperti merencanakan liburan atau pesta ulang tahun.

Teknologi

Sekretaris umumnya lebih banyak bekerja dengan teknologi dibandingkan dengan PA. Mereka sering kali mengembangkan keahlian dalam bidang seperti pemrograman komputer dan transkripsi karena banyak waktu kerja mereka dihabiskan untuk mengetik, mengirim email, dan mendikte. Personal Assistant jarang menggunakan teknologi dalam pekerjaannya, namun mereka mungkin membantu atasan mereka belajar cara menggunakan program tertentu.

Lingkungan Kerja

Personal Assistant sering kali bekerja di berbagai lingkungan, tergantung pada kebutuhan klien mereka. Mereka mungkin bepergian bersama klien ke lokasi yang berbeda dan menghadiri pertemuan atau acara. Sekretaris biasanya bekerja di lingkungan kantor selama delapan jam sehari, lima hari seminggu.

Keterampilan

Keduanya memerlukan keterampilan organisasi yang kuat untuk menjalankan pekerjaan mereka secara efektif.

Personal Assistant biasanya harus memiliki keterampilan interpersonal yang sangat baik untuk berinteraksi dengan klien, pelanggan, dan rekan bisnis atasan mereka. Sekretaris mungkin tidak memiliki tingkat interaksi yang sama dengan publik, tetapi mereka masih perlu dapat berkomunikasi dengan efektif dengan rekan kerja.

Perjalanan

Personal Assistant seringkali harus bisa bepergian bersama atasan mereka, yang berarti mereka perlu memiliki paspor yang valid dan bersedia bepergian dengan pemberitahuan singkat. Sekretaris biasanya tidak perlu bepergian untuk pekerjaannya, meskipun mereka mungkin sesekali perlu menghadiri pertemuan atau acara di luar situs.

Jenis-Jenis Personal Assistant

Dalam dunia asistensi pribadi, ada beragam jenis hubungan kerja yang terjalin antara asisten pribadi (PA) dengan orang yang mereka bantu. Kelima jenis hubungan ini mencerminkan tingkat kedekatan, profesionalisme, dan struktur tanggung jawab yang berbeda. Berikut adalah penjelasan mengenai lima jenis PA:

Staff PA

Jenis pertama ini adalah PA yang bertindak layaknya seorang staf. Hubungan antara mereka dengan orang yang dibantu cenderung terpisah dan lebih formal. PA jenis ini menjalankan tugas-tugas yang diperintahkan tanpa banyak memberikan saran atau melibatkan kehidupan pribadi mereka.

Dalam hubungan ini, PA sering diibaratkan sebagai robot atau anggota tubuh bagi orang yang dibantu, yang artinya mereka ada untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Namun, hubungan yang terlalu mirip dengan ‘tuan dan pelayan’ bisa berpotensi merendahkan dan menciptakan kesulitan bagi asisten.

Professional PA

PA tipe kedua ini menjalankan tugasnya secara profesional dengan tanggung jawab yang jelas dan diharapkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan standar yang tinggi. Hubungan profesional ini umumnya berfokus pada tugas dan jarang melibatkan aktivitas sosial, khususnya di luar jam kerja yang dibayar. Interaksi pribadi seringkali minim, dan sikap yang diharapkan adalah sopan namun formal.

PA Rekan Kerja

Jenis ketiga adalah PA yang dianggap sebagai rekan kerja. Mereka bekerja bersama menuju tujuan yang sama, yakni mempromosikan kemandirian orang dengan disabilitas. Rekan kerja sering kali memiliki keterampilan yang beragam dan tidak selalu memiliki hubungan pribadi yang dekat, namun mereka tetap berusaha melakukan pekerjaan sebaik mungkin. Kadang-kadang mereka bersosialisasi bersama dalam kesempatan yang langka atau spesial.

Paid Friend PA

PA jenis keempat adalah teman berbayar, di mana hubungan dengan orang yang dibantu tidak hanya fokus pada tugas tetapi juga pada aspek sosial dan emosional, seperti kebersamaan.

Hubungan ini lebih santai dan ramah, dengan kedua belah pihak cenderung lebih mengetahui tentang kehidupan masing-masing. Namun, jenis hubungan ini tidak cocok untuk setiap orang dan memerlukan pertimbangan tentang seberapa banyak kehidupan pribadi yang ingin dibagi.

Family PA

Tipe kelima ini menyerupai hubungan keluarga, di mana ada kasih sayang yang dalam dan rasa kewajiban yang timbal balik. PA jenis ini mungkin merasakan hubungan yang mirip dengan anggota keluarga, seperti orang tua, anak, atau saudara. Aspek penting lainnya dari hubungan ini adalah kesejahteraan dan aspirasi masa depan orang yang dibantu, serta keberlangsungan hubungan yang lebih lama daripada tipe PA lainnya.

Tugas Personal Assistant

Seorang Personal Assistant (PA) memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung pekerjaan manajer serta menjaga efisiensi operasional sehari-hari. Lalu, apa tugas dari Personal Assistant? Berikut adalah tugas-tugas yang biasanya menjadi tanggung jawab seorang PA:

• Pengelolaan Sistem Kantor: Menciptakan dan memelihara sistem kantor, termasuk manajemen data dan pengarsipan, sehingga memastikan kelancaran proses kerja dan akses informasi.
• Perjalanan dan Akomodasi: Mengatur perjalanan, visa, dan tempat tinggal, termasuk mendampingi manajer dalam perjalanan untuk mencatat atau mendikte dalam pertemuan, serta memberikan bantuan umum selama presentasi.
• Penyaringan Komunikasi: Menyaring panggilan telepon, pertanyaan, dan permintaan, serta menanganinya ketika diperlukan untuk memastikan komunikasi berjalan efektif.
• Menerima Tamu: Menyambut dan bertemu pengunjung dari semua tingkatan senioritas, memberikan kesan pertama yang baik atas nama organisasi.
• Pengelolaan Agenda: Mengorganisir dan memelihara agenda harian serta membuat janji temu, memastikan manajer memiliki jadwal yang terstruktur.
• Pengelolaan Surat-Menyurat: Menghadapi email masuk, faks, dan surat, seringkali menggantikan manajer dalam korespondensi.
• Riset dan Presentasi: Melakukan riset latar belakang dan menyajikan temuan serta menghasilkan dokumen, makalah briefing, laporan, dan presentasi.
• Persiapan Rapat: Mengorganisir dan menghadiri rapat serta memastikan manajer telah siap sepenuhnya untuk setiap pertemuan.
• Koordinasi dengan Pihak Luar: Berhubungan dengan klien, pemasok, dan staf lain untuk menjalin komunikasi yang efektif.

Sebagai tambahan, banyak PA juga memiliki tanggung jawab pribadi dan beban kerja yang perlu dikelola secara mandiri. Ruang lingkup tugas PA bisa sangat luas, dan mungkin meliputi:

• Proyek dan Riset Khusus: Melaksanakan proyek tertentu dan riset mendalam sesuai kebutuhan organisasi atau manajer.
• Pengelolaan Keuangan: Bertanggung jawab atas akun dan anggaran, memastikan pengelolaan keuangan yang akurat.
• Tanggung Jawab Manajerial: Bekerja lebih dekat dengan manajemen dan terkadang mengambil alih beberapa tanggung jawab manajer.
• Pendelegasian Tugas: Mendampingi manajer, membuat keputusan, dan mendelegasikan pekerjaan kepada orang lain ketika manajer tidak hadir.
• Pengambilan Keputusan: Terlibat dalam proses pengambilan keputusan yang membantu arah strategis perusahaan atau organisasi.

Skill Personal Assistant

Menjadi seorang Personal Assistant (PA) menuntut penguasaan beberapa keterampilan untuk menjalankan tugas-tugas pekerjaan dengan baik bagi atasan. Berikut adalah beberapa kemampuan yang diperlukan oleh seorang PA untuk menjalankan tugasnya:

Etika Kerja

Seorang PA harus dapat dipercaya dan menghargai etika dalam pekerjaannya. Seringkali, PA mengetahui segala informasi pribadi atasan, termasuk informasi login, kata sandi, informasi kartu kredit, dan akses email. Atasan perlu merasa yakin bahwa PA akan mewakili mereka dengan tepat dan melindungi informasi mereka dengan baik.

Fleksibilitas

Kemampuan untuk berpindah antara tugas tanpa mengganggu kemajuan atau kualitas kerja adalah penting. Seiring berubahnya kebutuhan atasan, PA harus dapat menyesuaikan diri. Kadang PA mungkin perlu bekerja di luar jam kerja normal, seperti malam atau akhir pekan. Sebagai contoh, jika rutinitas biasa adalah memeriksa email setiap pagi, ada hari-hari tertentu di mana atasan mungkin membutuhkan PA untuk menjalankan tugas-tugas mendesak di pagi hari.

Komunikasi

Keterampilan komunikasi, baik lisan maupun tulisan, sangat penting dalam hampir setiap tugas yang dilakukan oleh PA. Dari menulis memo hingga menjawab telepon, mereka harus melakukannya dengan kejelasan dan keyakinan, karena komunikasi mereka sering mewakili atasan mereka. PA juga sering menjadi perantara antara atasan dan pihak lain seperti klien, karyawan, atau individu luar. Mereka harus mengerti dan mengkomunikasikan kebutuhan kedua belah pihak melalui email, panggilan telepon, dan metode komunikasi lainnya.

Organisasi

Salah satu tugas utama PA adalah mengorganisir dokumen, jadwal, dan informasi lainnya bagi atasan. Terkadang, PA membantu atasan dalam mengarsipkan laporan atau dokumen lain, atau mereka mungkin menciptakan cara baru untuk membantu atasan menemukan apa yang mereka butuhkan dengan cepat. Misalnya, beberapa PA mungkin menggunakan pengkodean warna dalam agenda untuk mewakili jenis pertemuan atau klien yang berbeda.

Proaktivitas

Setelah PA menjadi lebih akrab dengan pekerjaan dan atasan mereka, mereka mungkin akan menjadi lebih proaktif. Salah satu alasan seseorang menyewa asisten pribadi adalah untuk memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada hal-hal lain, sehingga PA menangani beberapa tugas lain tanpa melibatkan atasan.

Proaktivitas mencakup kesiapan dan kemampuan untuk mengerti tren serta perencanaan. Misalnya, jika atasan memiliki rapat bulanan, PA dapat secara proaktif mengirim pengingat kepada peserta, menjadwalkan makan siang terlebih dahulu, dan menyiapkan laporan yang dibutuhkan.

Keterampilan Komputer

Karena sebagian besar pekerjaan PA dilakukan di komputer, pekerjaan asisten pribadi memerlukan keterampilan komputer dasar. Hal ini dapat mencakup mengelola spreadsheet, mengorganisir file, mengatur agenda digital, dan menggunakan perangkat lunak pemesanan online. Beberapa posisi mungkin memberikan pelatihan tentang perangkat lunak yang spesifik untuk industri atau perusahaan tersebut.

Gaji Personal Assistant

Dalam mempertimbangkan karier sebagai Personal Assistant (PA), pemahaman tentang struktur gaji yang umum di bidang ini menjadi informasi yang penting. Mari kita tinjau besaran gaji yang diterima oleh seorang PA dengan memperhatikan beberapa aspek dan kondisi kerja yang berbeda.

Gaji Personal Assistant pada Umumnya

Berapa rata rata gaji personal assistant? Di Indonesia, gaji bulanan untuk posisi Asisten Pribadi umumnya beragam tergantung pada perusahaan dan tanggung jawab yang diemban. Rata-rata, seorang PA menerima penghasilan sekitar Rp5.400.000 hingga Rp8.080.000 setiap bulannya.

Gaji Personal Assistant Artis

Saat berbicara mengenai PA yang bekerja untuk artis, angka bisa sangat variatif, tergantung pada seberapa terkenal dan sibuknya artis tersebut. Sebagai contoh, Merry Ahmad yang bekerja untuk Raffi Ahmad, memiliki gaji bulanan yang dilaporkan berkisar antara Rp15.000.000 hingga Rp20.000.000, belum termasuk bonus atau insentif lainnya.

Gaji Personal Assistant Influencer

Untuk PA yang mengurus kebutuhan sehari-hari influencer, gaji yang ditawarkan juga cukup kompetitif. Gaji mereka berada dalam kisaran Rp4.700.000 hingga Rp7.000.000 per bulan, yang dapat berfluktuasi berdasarkan tugas dan jam kerja.

Gaji Personal Assistant Paramount

Informasi mengenai gaji PA di Paramount lebih tertutup dan bisa sangat berbeda-beda. Berdasarkan pengakuan dari sebuah akun anonim, diketahui bahwa gaji PA di sana dapat mencapai sekitar Rp12.000.000 per bulan, namun angka ini belum tentu akurat dan dapat berubah sesuai dengan kebijakan internal perusahaan.

Gaji Virtual Assistant di Luar Negeri

Jika kita melihat ke luar negeri, khususnya untuk posisi Virtual Assistant yang bekerja secara freelance, gaji mereka untuk satu proyek dalam sebulan bisa berkisar antara $300 hingga $500, terutama untuk mereka yang berbasis di Amerika Serikat. Besaran ini bisa berubah tergantung pada kompleksitas pekerjaan dan durasi proyek.

Jenjang Karir Personal Assistant

Memahami jenjang karir dalam dunia kerja khususnya bagi seorang Personal Assistant (PA) adalah penting agar bisa menentukan tujuan karir dan rencana pengembangan diri. Berikut ini adalah beberapa tingkatan karir yang mungkin bisa dicapai oleh seorang PA.

Asisten Eksekutif

Setelah periode tertentu dalam karir sebagai PA, dengan peningkatan kemampuan dan pengalaman, kamu memiliki kesempatan untuk naik jabatan menjadi Executive Personal Assistant. Posisi ini lebih tinggi dari PA reguler dan melibatkan tugas yang lebih strategis. Kamu akan menjadi bagian integral dari manajemen menengah dan berkontribusi langsung dalam pengambilan keputusan di kantor.

Manager

Karir sebagai PA yang solid juga dapat membuka peluang untuk beranjak ke posisi manajerial. Hal ini sangat mungkin terjadi terutama jika kamu memiliki pendidikan yang relevan dengan industri di mana kamu bekerja. Posisi manajerial memanfaatkan pengetahuan industri dan keterampilan interpersonal yang telah kamu asah selama bekerja sebagai PA.

Project Manager

Dengan bekal pengalaman yang didapat saat menjadi PA, seperti pengaturan agenda, persiapan acara, hingga membangun relasi, kamu berada di posisi yang baik untuk mengembangkan karir sebagai Manajer Proyek. Kemampuan berkomunikasi, manajemen proyek, dan pengelolaan organisasi yang telah kamu kembangkan akan sangat berguna dalam peran ini.

Event Planner

Seorang PA yang sering terlibat dalam persiapan dan pelaksanaan acara memiliki kesempatan untuk berkarir sebagai Event Planner. Kemampuan mengatur dan menjamin kelancaran suatu acara adalah bekal penting yang dapat membuat kamu sukses di bidang ini, mengingat kamu sudah mengenal berbagai pihak dan dinamika penyelenggaraan acara.

Ingin meraih kesempatan berkarir sebagai Personal Assistant dan menemukan jenjang karir yang menjanjikan? Jangan lewatkan peluang emas untuk mewujudkan aspirasi profesional kamu dengan bergabung di App MyRobin.

Di sini, kamu dapat menemukan berbagai kesempatan yang tidak hanya akan meningkatkan keterampilanmu, tetapi juga mempertemukanmu dengan para pemimpin industri yang mencari talenta seperti kamu. Ayo, ambil langkah pertama menuju sukses kariermu dengan MyRobin sekarang juga!