Task Batching: Pengertian, Manfaat, dan Cara Melakukannya

Para pekerja dituntut untuk menjadi produktif di tempat kerja. Namun, terkadang orang-orang terbebani oleh pekerjaannya sehingga mereka mengalami burnout. Hal tersebut biasanya terjadi karena para pekerja keteteran dengan pekerjaannya. Untuk mengatasi masalah tersebut, task batching bisa menjadi solusi yang patut dicoba.

Mungkin istilah task batching masih jarang didengar oleh sebagian pekerja. Padahal, task batching ini bisa bermanfaat untuk para pekerja yang sering melakukan multitasking. Nah, melalui artikel ini MyRobin akan menjelaskan hal-hal seputar task batching, mulai dari pengertian, manfaat, hingga cara melakukannya.

Apa itu Task Batching?

Task Batching adalah teknik mengelompokkan tugas-tugas yang mirip atau berhubungan satu sama lain untuk dikerjakan secara bersama-sama. Teknik ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi pemborosan waktu dan energi.

Salah satu contoh dari task batching adalah mengumpulkan semua tugas email yang harus dikerjakan dalam satu sesi. Sebaliknya, jika kamu mengecek email setiap kali menerimanya, maka kamu akan kehilangan fokus dan waktu yang banyak akan terbuang. Dengan melakukan task batching, kamu dapat mengumpulkan semua email yang harus dibaca dan dikerjakan dalam satu sesi, sehingga dapat menyelesaikan semuanya dengan cepat dan efisien.

Task batching juga dapat digunakan untuk mengelompokkan tugas-tugas yang berbeda, tetapi tetap berhubungan. Contohnya, jika kamu memiliki tugas menulis blog, menulis artikel, dan menulis buku, kamu dapat mengelompokkan ketiganya dalam satu sesi “menulis” dan menyelesaikan semuanya dalam satu waktu.

Selain itu, task batching juga dapat digunakan dalam kerja tim. Misalnya, dalam sebuah tim proyek, anggota tim dapat mengelompokkan tugas-tugas yang harus dikerjakan bersama-sama dalam satu sesi kerja bersama. Hal ini akan membantu dalam meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi pemborosan waktu.

Manfaat Task Batching

Meningkatkan Efisiensi

Task batching adalah teknik yang sangat efektif untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi pemborosan waktu. Dengan mengelompokkan tugas-tugas yang mirip atau berhubungan satu sama lain, kamu dapat menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang lebih singkat. Hal ini juga dapat digunakan dalam kerja tim untuk meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi pemborosan waktu.

Meningkatkan Fokus

Task batching memungkinkan otak untuk menyaring gangguan dan hanya fokus pada tugas yang sedang dikerjakan. Hal tersebut dapat meningkatkan potensi maksimal otakmu saat mengerjakan tugas. Dengan begitu, kamu dapat melakukan kerja dengan fokus dan mendalam.

Mengurangi burnout atau kelelahan

Dengan melakukan kerja secara fokus tanpa multitasking, kamu dapat menghindari burnout. Sebab, jika perhatianmu teralihkan, kemungkinan kamu tidak akan mengerjakan sesuatu dengan efektif. Kemudian otakmu akan berpindah tugas dan hal tersebut dapat membuatmu kelelahan, terlebih jika tugasmu berakhir menumpuk.

Baca Juga: Waspadai Burnout dalam Dunia Kerja, Kenali Penyebab serta 6 Cara Mengatasinya

Meningkatkan produktivitas

Manfaat task batching yang selanjutnya adalah meningkatnya produktivitas. Sebab, task batching dapat menghabiskan lebih sedikit waktu dalam menyelesaikan tugas sehingga produktivitas dapat meningkat.

Selain itu, task batching juga mengharuskan kamu membuat jadwal mendetail yang dapat mencegah kamu melewatkan deadline. Teknik ini juga dapat memudahkan kamu untuk mengelola beban kerja dan menyelesaikan suatu tugas. Misalnya, sebagai penulis kamu diharuskan untuk menulis laporan atau artikel. Nah, kamu dapat menggabungkan semua tugas yang memerlukan riset. Setelah itu, kamu dapat mengelompokan tugas yang memerlukan kamu untuk membuat outline, draf, menyunting, dan mengolah tulisanmu.

Cara Melakukan Task Batching

Buat Daftar Tugas (To-do list)

Task batching memerlukan langkah yang signifikan. Umumnya, dimulai dengan membuat daftar dan memprioritaskan daftar tugas atau to-do list. Sebagian 

Memisahkan Tugas-tugas

Kamu mungkin akan merasakan manfaat dari memisahkan proyek yang lebih besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Hal ini dapat membuat beban kerja yang lebih mudah dikelola dan dikerjakan secara efektif. Dengan memisahkan tugas-tugas, kamu dapat mengevaluasi kembali arah kerjaanmu, bersama dengan tugas mana yang bisa diselesaikan terlebih dahulu.

Kategorikan Tugas-tugas pada Hari Tertentu

Periksa kembali semua hal yang akan kamu lakukan di hari itu, lalu kategorikan tugas-tugas tersebut ke dalam kelompok serupa. Kamu dapat mengelompokkannya berdasarkan kesulitan, proyek, atau jenis tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

Mengatur Jadwal

Ketika kamu memiliki tugas-tugas yang sudah terdaftar, dipisahkan, dan dikategorikan, aturlah jadwalmu untuk pada kalendermu. Kamu dapat menggunakan blok atau catatan post-it yang disusun bersama untuk mewakili fungsi yang serupa. Selain itu, kamu juga bisa menggunakan fitur-fitur digital, seperti Google Calendar atau Notion. 

Tip Melakukan Task Batching yang Efektif

Berikut ini beberapa saran bagi kamu yang ingin mempraktikkan task batching:

Tetapkan Prioritas

Saat melakukan task batching, pertimbangkan untuk menetapkan prioritas. Misalnya, beberapa pekerja memutuskan untuk mendelegasikan tugas-tugas ke orang lain. Kamu mungkin juga ingin memikirkan tugas mana yang hendak dikumpulkan terlebih dahulu, untuk dikerjakan di awal. Hal ini agar kamu bisa menyelesaikan tugas yang mendesak dulu agar efektif dan tepat waktu.

Minimalkan Gangguan Selama Jam Fokus

Saat kamu berfokus pada serangkaian tugas, cobalah untuk menonaktifkan notifikasi atau aktifkan mode fokus. Sebab, notifikasi yang muncul dapat mengalihkan perhatianmu dari fokus. Nah, sebaik mungkin cegah hal itu sebisa mungkin untuk membuat pekerjaan lebih fokus.

Komunikasikan Jam Fokus ke Rekan Kerja

Penting untuk memberi tahu jam fokusmu kepada rekan kerja. Hal ini agar rekanmu bisa menyesuaikan dan tidak mengganggu pekerjaanmu, kecuali dalam keadaan darurat.

Untuk itu, kamu dapat mengatur status di Slack, balasan otomatis pada email, atau membuat blok kalender publik di kalendermu.

Tetapkan Deadline

Saat mengelompokkan tugas, tentukan tenggat waktu dan durasi yang kamu perkirakan untuk mengerjakan tugas tertentu. Hal ini memungkinkan kamu untuk mengelompokkan tugas yang membutuhkan waktu yang sama dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Tingkatkan Produktivitas dengan Alat Bantu Manajemen Kerja

Untuk menjadi produktif, kamu bisa menggunakan alat bantu yang tepat dalam alur kerjamu. Kamu bisa menggunakan alat bantu, seperti Notion, Trello, Monday, Google Calendar, dan sebagainya.Nah, itu tadi penjelasan mengenai task batching. Jika kamu ingin tahu lebih banyak informasi mengenai pekerjaan, kamu bisa baca artikel-artikel yang ada di Blog MyRobin. Yuk, kunjungi melalui link berikut!