Proses Rekrutmen End-to-End: Seberapa Efektif Bagi Perusahaan?

Dalam mencari kandidat atau karyawan baru bagi perusahaan, tentu departemen human resource (HR) akan melakukan proses rekrutmen yang sistematis agar bisa mendapatkan kandidat terbaik dan sesuai dengan kualifikasi perusahaan.

Setiap perusahaan biasanya mempunyai strategi sendiri dalam mencari karyawan baru yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Namun, idealnya perusahaan akan melakukan proses rekrutmen end-to-end kepada para calon kandidatnya.

Nah, bagaimana proses rekrutmen end-to-end ini? Apakah cara ini cukup efektif bagi perusahaan? Yuk, temukan jawabannya di penjelasan berikut ini!

Apa Itu Proses Rekrutmen End-to-End?

Proses rekrutmen end-to-end juga disebut sebagai perekrutan full life cycle yang berarti proses menemukan karyawan baru secara lengkap dari konsepsi hingga eksekusi. Jadi ada enam tahap yang harus dilakukan dalam proses rekrutmen end-to-end ini, yaitu persiapan, pengadaan, penyaringan, pemilihan, perekrutan, dan orientasi. 

Seluruh proses rekrutmen tersebut akan dilakukan oleh departemen sumber daya manusia (SDM), khususnya staff recruiter yang bertanggung jawab untuk merekrut tenaga kerja baru melalui seleksi, test, hingga wawancara 101. 

Namun, beberapa perusahaan juga ada yang memilih untuk menyerahkan tugas perekrutan ini kepada pihak eksternal, yaitu perusahaan outsourcing. Dengan menggunakan jasa outsourcing, perusahaan akan lebih mudah mendapatkan kandidat baru tanpa harus mengeluarkan banyak biaya, waktu, dan tenaga.

Ketika perusahaan bekerja sama dengan pihak penyedia jasa outsourcing, maka akan ada perjanjian yang harus disepakati oleh kedua belah pihak. Perjanjian ini disebut juga dengan perjanjian outsourcing proses rekrutmen (RPO) yang ditujukan untuk tenaga kerja atau perekrut dari pihak outsourcing. 

Umumnya, RPO ini mencakup beberapa hal yang harus diterapkan oleh seluruh pihak terkait, yaitu:

• Mitra RPO atau perekrut dari pihak outsourcing bertindak sebagai extension dari tim internal perusahaan. Mereka akan meluangkan waktunya untuk mengenal profil, budaya, serta tujuan perusahaan untuk menyusun strategi rekrutmen yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Proses rekrutmen akan diserahkan seluruhnya kepada pihak outsourcing sehingga manajer perekrutan dapat mempunyai banyak waktu untuk melakukan tugas lain.
• Mitra RPO harus mempunyai kompetensi dan pengalaman strategi yang baik sehingga mampu bersaing dengan kompetitor atau perusahaan lain dalam mendapatkan calon kandidat terbaik.
• Mitra RPO dapat menjadi investasi bagi perusahaan dalam hal waktu dan sumber daya.
• Mitra RPO harus bisa menawarkan solusi yang fleksibel, dapat disesuaikan, dan terukur. Misalnya bagaimana cara mendapatkan kandidat yang sesuai kualifikasi dalam waktu satu minggu, atau test apa yang akan diberikan untuk mengetahui kemampuan diri calon kandidat, dan sebagainya.
• Mitra RPO akan menyusun dan mengikuti metode perusahaan untuk memastikan bahwa mereka mempekerjakan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan, tidak hanya secara tertulis (resume, cv) namun juga dalam praktiknya.
• Mitra RPO yang mempunyai dedikasi yang tinggi dalam bekerja secara tidak langsung akan meningkatkan pengalaman kandidat. Misalnya untuk mendapatkan kandidat terbaik, perekrut akan menggunakan teknik focus group discussion (FGD). Sehingga perekrut dapat mengetahui hard dan soft skill para kandidatnya. Tentu saja bagi kandidat ini bisa menjadi sebuah pengalaman baru mereka dalam mencapai karir.

Tahapan Proses Rekrutmen End-to-End

Seperti yang sudah disebutkan di atas bahwa dalam proses rekrutmen end-to-end ada enam tahapan. Berikut adalah penjelasan dari setiap tahapan tersebut:

Tahap 1: Persiapan dan perencanaan

Sebelum menyebarkan informasi lowongan pekerjaan, perekrut harus membuat persona kandidat dan deskripsi mengenai pekerjaan yang akan kandidat lakukan jika diterima di perusahaan. 

Persona kandidat dapat mencakup sifat, keterampilan, serta karakteristik lain yang sesuai dengan posisi yang dibuka oleh perusahaan. Persona ini akan memandu seluruh proses rekrutmen atau memberi tanda bagi perekrut apa langkah yang harus dilakukan selanjutnya. 

Jika kandidat mempunyai persona yang sesuai dengan ketentuan maka perekrut bisa melanjutkan proses rekrutmen ke tahap berikutnya. Namun, jika kurang sesuai maka perekrut akan menghentikan proses rekrutmen.

Selain itu, perekrut juga harus menuliskan deskripsi pekerjaan yang menarik dan mampu menampilkan persona tersebut. Deskripsi pekerjaan ini bukan berisi tentang daftar persyaratan yang harus dipenuhi kandidat, melainkan berisi penjelasan yang dapat membuat seseorang ingin melamar di perusahaan tersebut. 

Misalnya profil singkat, budaya, hingga nilai atau pencapaian perusahaan. Perekrut juga bisa mencantumkan kisaran gaji dan tunjangan yang akan diperoleh kandidat jika menjadi karyawan perusahaan. Dengan begitu, para pelamar pun akan tertarik untuk melamar dan perekrut mendapatkan banyak kandidat baru bagi perusahaan.

Tahap 2: Mencari kandidat

Ada dua cara yang bisa diterapkan oleh para perekrut dalam mencari kandidat yang cocok bagi perusahaan, yaitu internal dan eksternal. Penjelasannya sebagai berikut:

Sumber internal

• Rekrutmen internal: perekrut sudah mempunyai kandidat atau orang yang tepat sendiri untuk mengisi posisi yang kosong.
• Program rujukan karyawan: Perekrut mendapatkan kandidat dari rekomendasi para karyawannya, misalnya teman, keluarga, atau mantan kolega karyawan.

Sumber eksternal

• Kandidat pasif: perekrut mendapatkan calon kandidat dari orang-orang yang tidak sedang aktif mencari pekerjaan, namun sangat cocok dengan kualifikasi perusahaan. Jadi, perekrut ini menawarkan secara langsung lowongan pekerjaan secara langsung kepada orang mempunyai persona perusahaan dan tidak mendaftar pekerjaan. Perekrut biasanya dapat menemukan kandidat pasif ini dari networking, riset online, atau karyawan.
• Media sosial: perekrut memasarkan lowongan pekerjaan secara terbuka di media sosial, baik berbayar maupun organik. Perekrut juga bisa bekerja sama dengan akun terpercaya lain untuk memposting kembali lowongan pekerjaan perusahaan di akun pribadinya. Dengan begitu, perekrut berpotensi mendapatkan lebih banyak calon kandidat.
• Job portal: perekrut dapat mengiklankan lowongan pekerjaan di berbagai website pekerjaan atau job portal seperti MyRobin.id, Indeed, Kalibrr, dan sebagainya.

Baca Juga: Bagaimana Proses MyRobin Mendapatkan Mitra Berkualitas?

Tahap 3: Penyaringan

Setelah melakukan pencarian kandidat di berbagai platform biasanya perusahaan akan mendapatkan banyak pelamar. Namun tentu tidak semua kandidat ini akan diwawancarai oleh perekrut. Hanya kandidat dengan persona dan kualifikasi tepat saja yang akan lanjut dalam proses rekrutmen selanjutnya.

Maka dari itu, perekrut akan melakukan penyaringan atau screening pada resume yang masuk untuk mencari kandidat dengan kualifikasi paling tepat atau mendekati kualifikasi perusahaan. 

Saat ini proses penyaringan bisa dilakukan secara otomatis dengan menggunakan alat pengurai resume atau applicant tracking system (ATS). Melalui ATS ini, perekrut dapat mencari resume yang menggunakan frasa atau kata kunci tertentu untuk menemukan calon kandidat. ATS ini akan menyortir resume yang sesuai dengan kualifikasi dan membuat perbandingan satu resume dengan resume lainnya. Selain itu, ATS juga akan meranking resume berdasarkan ketepatan skill dengan kriteria yang dibutuhkan.

Tahap 4: Pemilihan 

Jika perekrut sudah mempersempit dan menyortir para kandidat, inilah saatnya untuk perekrut memilih kandidat yang paling tepat dengan kualifikasi perusahaan. Perekrut dapat melakukan berbagai hal untuk mengetahui lebih dalam kemampuan dan kepribadian secara nyata sebelum menerimanya menjadi karyawan. Mulai dari skill test, psikotest, focus group discussion (FGD), hingga wawancara one-by-one dengan user.

Saat memilih kandidat yang ideal, penting bagi perekrut untuk melakukan beberapa hal seperti:

• Mengajukan beberapa pertanyaan wawancara klasik atau dasar, seperti background pelamar.
• Menggunakan beberapa pertanyaan perekrutan seputar wawasan tentang kepribadian, motivasi, dan keterampilan kandidat.
• Menjauhi pertanyaan wawancara yang dapat membuat perusahaan menjadi terlihat kurang baik atau bermasalah.

Tahap 5: Perekrutan atau mempekerjakan

Ketika perekrut sudah menemukan kandidat yang tepat bagi perusahaan berdasarkan hasil tes dan interview, maka perekrut dapat langsung menghubungi kandidat tersebut untuk memperpanjang tawaran pekerjaan. Perekrut harus menindaklanjutinya melalui surat penawaran pekerjaan atau email yang merinci tugas, jadwal kerja, tanggal mulai bekerja, kompensasi, tunjangan, serta informasi penting lainnya.

Selain itu, perekrut juga harus siap untuk bernegosiasi jika kandidat menolak tawaran awal. Perekrut bisa memberikan solusi terbaik yang menguntungkan kandidat tersebut dan perusahaan. 

Tahap 6: Orientasi atau onboarding

Tujuan dari orientasi ini adalah untuk memperkenalkan karyawan baru dengan anggota tim lainnya, alur kerja, serta budaya dan nilai perusahaan. Dengan begitu, karyawan baru dapat mengetahui lebih dalam tentang perusahaan, menyesuaikan pola pikir dengan para karyawan lain, dan lain sebagainya. 

Setelah semua tahap rekrutmen terlewati, maka para karyawan baru dapat mulai bekerja sesuai dengan peran dan tugasnya masing-masing. Untuk pengelolaan karyawan selanjutnya akan diserahkan kepada staff HR yang lain seperti training and development supervisor, payroll staff, dan lainnya. 

Siklus Rekrutmen Di Indonesia

Dilansir dari HRNOTE.asia, Indonesia memiliki siklus rekrutmen yang terjadi pada tiga “musim” dalam setahun, yaitu:

Akhir tahun

Pada akhir tahun biasanya perusahaan akan membuka perekrutan karyawan dalam jumlah yang cukup besar. Sebab, di akhir tahun ini perusahaan sedang menyiapkan rencana bisnisnya untuk tahun depan, termasuk manpower planning dan restrukturisasi.

Ketika perusahaan berencana untuk expand business, maka mereka akan mengatur kembali keterlibatan karyawan di dalamnya. Perusahaan mungkin akan mempertahankan karyawan lama atau juga akan merekrut karyawan baru untuk membantu mengembangkan bisnisnya.

Awal tahun

Tidak jauh berbeda dengan akhir tahun, pada awal tahun perusahaan juga sibuk mencari karyawan baru karena beberapa karyawannya memilih untuk mengundurkan diri dan bekerja di perusahaan lain. Maka dari itu, persaingan pencarian karyawan baru pada saat ini akan lebih tinggi daripada biasanya. 

Sebenarnya tidak hanya karena pengembangan bisnis saja perusahaan membutuhkan karyawan baru, namun penambahan kapasitas produksi pun juga membuat perusahaan membutuhkan lebih banyak pekerja baru untuk mengelola hal tersebut. 

Menjelang hari raya

Seringkali menjelang hari raya idul fitri terutama, perusahaan banyak kehilangan para pekerjanya. Karyawan yang resign biasanya menunggu menerima THR atau bonus tahunan. Maka tak heran bila ketika menjelang hari raya banyak karyawan yang mengundurkan diri dari perusahaan. 

Perekrut akan mulai sibuk ketika menjelang hari raya, sebab perusahaan selalu membuka lowongan pekerjaan baru. Kandidat bisa mulai bekerja saat itu juga atau setelah hari raya selesai.

Itulah penjelasan singkat mengenai proses rekrutmen end-to-end yang sering diterapkan oleh perusahaan.

Nah, kamu ingin mendapatkan pekerja baru tapi tidak ada waktu untuk melakukan rekrutmen? Tenang aja, MyRobin.id siap bantu kamu! Yuk, gunakan layanan dari MyRobin.id dan dapatkan tenaga kerja terbaik untuk bisnis kamu. Kunjungi laman MyRobin sekarang juga!