Admin Gudang: Tugas, Syarat, Skill dan Tips Untuk Merekrutnya

Ya, sesuai namanya tugas admin gudang yaitu untuk mencatat, mengecek, memantau, menginput data, melaporkan, serta mengevaluasi segala sesuatu yang berhubungan dengan keluar masuknya barang di gudang.

Tanggung jawab seorang admin gudang sangat penting dan cukup krusial dalam proses alur gudang. Pasalnya apabila ada kesalahan dalam pencatatan stok barang di gudang dapat menyebabkan ketidakefektifan akan ruang penyimpanan yang tersedia.

Selain itu, bisa menyebabkan miss komunikasi antar pekerja gudang terkait ketersediaan stok. Hal tersebut akan menyebabkan yang seharusnya sudah waktunya untuk restok barang karena stok sudah menipis, karena adanya kekeliruan hal tersebut terjadi. Serta saat barang yang seharusnya masih ada dan bisa untuk memenuhi pesanan akan tetapi kesalahan pencatatan tertulis stok kosong.

Selain melakukan pencatatan atau mendokumentasikan arus keluar masuk barang. Seorang admin gudang juga perlu melakukan klasifikasi barang yang disimpan. Klasifikasi ini bisa berdasarkan jenis barang itu sendiri atau lokasinya. Agar memudahkan tim yang berkaitan lebih mudah menemukan atau saat mereka akan menaruh jenis barang tertentu. Simak juga jenis pekerjaan warehouse lainnya selain admin gudang

Apa itu Admin Gudang?

Admin gudang atau Warehouse administrator adalah profesional yang memiliki ketelitian tinggi serta memiliki keterampilan komputer untuk melakukan dokumentasi atau pendataan keluar masuknya barang dari atau menuju gudang. 

Barang masuk itu ketika adanya restock dari supplier atau barang masuk ke gudang untuk disortir yang kemudian dikirim ke pelanggan. Barang masuk termasuk jika ada barang pengembalian atau retur dari pelanggan karena suatu alasan tertentu.

Sedangkan barang keluar adalah ketika barang akan dikirim atau untuk peremajaan produk (misal untuk barang cepat busuk) atau karena sudah kadaluarsa.

Perlu dicatat bahwa ada berbagai tipe warehouse. Sehingga fungsi warehouse juga akan sedikit berbeda. Hal tersebut juga akan berdampak pada alur atau cara kerja admin gudang. Berikut ini beberapa jenis warehouse berdasarkan fungsinya:

• Distribution center – merupakan gudang yang secara fungsi untuk pendistribusian barang atau pesanan ke pelanggan. Jenis gudang ini biasanya terletak dekat dengan pelanggan atau di tingkat kecamatan. 
• Smart warehouse – yaitu gudang yang sudah menggunakan teknologi dan sistem otomatisasi. Dari mulai menerima, menyimpan, membungkus, melabeli barang dilakukan secara otomatis. Hal ini membuat peran admin gudang ada sebagai double checker.
• Cold Storage adalah gudang penyimpanan yang memiliki temperatur yang rendah, biasanya untuk menyimpan barang-barang seperti makanan beku, obat-obatan, kosmetik, produk lilin, dll. Gudang ini biasanya juga menggunakan pengiriman berpendingin.
• On-demand storage – merupakan jenis gudang yang memproses barang sesuai dengan permintaan pelanggan. Biasanya untuk memenuhi kebutuhan yang bersifat sementara, musiman, atau saat adanya lonjakan penjualan.
• Bonded warehouse – juga disebut custom warehouse, adalah bangunan yang biasanya diperuntukkan untuk barang-barang impor.

Tugas Admin Gudang

Tugas admin gudang bisa berbeda di tiap perusahaan dan jenis warehouse itu sendiri. Di tingkat warehouse yang berskala besar bisa jadi admin gudang hanya berfokus pada pencatatan barang. Akan tetapi di skala kecil admin gudang mungkin juga akan melakukan proses pengepakan dan pelabelan produk atau barang. 

Berikut ini tugas admin gudang secara umum:

1. Melakukan pencatatan keluar masuknya barang serta inventaris gudang
2. Menginput data ke dalam perangkat lunak inventaris 
3. Membuat kategorisasi berdasarkan jenis barang
4. Mengecek dan memastikan keluar masuknya barang
5. Memonitor barang serta mengupdate stok barang
6. Memonitor barang serta mengupdate barang yang akan expired
7. Memberikan informasi terkait penempatan barang sesuai kategorinya
8. Memastikan dan mendukung quality control berjalan dengan baik
9. Membuat surat jalan bila perlu
10. Melaporkan ketersediaan barang dan stok

1. Melakukan pencatatan keluar masuknya barang serta inventaris gudang

Dalam alur proses gudang terjadi penambahan atau pengurangan stok barang (keluar masuknya barang). Hal tersebut perlu dicatat untuk melacak jumlah barang.

Selain itu, hal ini berguna untuk memudahkan manajer warehouse atau supervisor gudang dalam menganalisis tingkat efisiensi dan efektivitas gudang secara keseluruhan.

Misalnya dengan total pekerja yang ada mengapa dalam 1 hari hanya melakukan 3 pengiriman? Ternyata setelah ditelusuri memang pada hari tersebut memang hanya ada 3 pesanan yang perlu diproses.

2. Menginput data ke dalam perangkat lunak inventaris 

Di jaman sekarang sudah banyak aplikasi atau perangkat lunak inventory gudang. Penggunaan atas aplikasi ini agar lebih mudah melakukan pengawasan dengan lebih efisien.

Namun, cara kerjanya biasanya perlu memasukkan data yang diperlukan oleh perangkat lunak tersebut. Dalam hal ini perlunya ketelitian serta ketajaman analisis. Seorang admin gudang dituntut untuk tidak melakukan kesalahan seperti salah ketik dan salah input.

Hal ini juga mencakup melakukan pengecekan ganda dan memastikan data yang diinput sudah sesuai dengan barang yang ada. Apabila terjadi ketidaksesuaian data maka seorang admin gudang perlu melakukan analisis dimanakah itu terjadi apakah di jumlah barang realnya atau data yang diinput.

3. Membuat kategorisasi berdasarkan jenis barang

Di beberapa warehouse melakukan klasifikasi dan kategorisasi barang itu sangat penting. Apalagi jika itu adalah gudang yang besar dan memiliki barang yang berbeda-beda ragamnya. 

Maka dari itu, perlunya klasifikasi barang ini. Selain itu, hal ini agar mempermudah warehouse worker dalam hal mobilisasi di dalam gudang serta efisiensi waktu.

Tempat penyimpanan biasanya diberi nama dengan kode-kode tertentu hal ini juga bertujuan untuk mempermudah menempatkan barang sesuai dengan kategorinya.

4. Mengecek dan memastikan keluar masuknya barang

Seorang admin gudang perlu mengecek serta memastikan berapa jumlah dan barang apa saja yang keluar dan masuk di gudang. Hal ini bertujuan untuk memastikan kesamaan data real dan data di dalam aplikasi. 

Dengan begini seorang admin gudang juga mencegah adanya oknum yang tidak bertanggung jawab mengambil barang di gudang. Semua barang masuk maupun keluar harus melalui pencatatan dan verifikasi dari admin gudang.

5. Memonitor barang serta mengupdate stok barang

Setelah adanya barang keluar dan masuk admin gudang perlu memastikan lagi jumlah barang yang tersedia di gudang. Setelah itu, perlu melakukan penyesuaian di perangkat lunak entah itu berupa pengurangan atau penambahan.

6. Memonitor barang serta mengupdate barang yang akan expired

Admin gudang juga bertanggung jawab atas barang atau produk yang akan memasuki tanggal kadaluarsa. Kemudian mencatat dan melaporkan kepada supervisor tentang langkah apa yang akan diambil.

Jika barang yang akan kadaluarsa dikeluarkan dari gudang dan diganti dengan yang baru maka admin gudang juga perlu mendatanya. Selain itu, admin gudang juga harus mampu mengatur prioritas atas barang-barang yang memiliki tanggal kadaluarsa lebih cepat untuk didistribusikan terlebih dahulu.

7. Memberikan informasi terkait penempatan barang sesuai kategorinya

Memberikan informasi tentang pembuatan suatu barang adalah salah satu tugas admin gudang. Untuk produk lama mungkin warehouse worker tidak akan bertanya dimana seharusnya barang tersebut diletakkan. 

Namun hal itu berbeda jika ini adalah barang atau produk baru. Nah, seorang admin harus bisa memberikan informasi ini kepada staff gudang lain. Begitu pula saat mereka akan mengambil barang untuk dikirim atau di packing.

8. Memastikan dan mendukung quality control berjalan dengan baik

Ketika barang ditempatkan di gudang admin gudang harus ikut serta dan mendukung apakah proses quality control sudah dipraktekan dengan baik. 

Saat mengecek barang keluar misalnya, admin gudang juga ikut memeriksa apakah bungkusan barang tersebut sudah sesuai atau belum.

Di kasus lain misalnya ketika pekerja lainnya menaruh barang di rak penyimpanan apakah sudah sesuai dengan ketentuan.

Hal ini bisa diterapkan dan menjadi tanggung jawab bersama. Jadi tidak hanya tugas admin gudang untuk mengingatkan serta mendukung quality control tetapi juga semua orang yang terlibat di dalam warehouse

9. Membuat surat jalan bila perlu

Terkadang admin gudang juga perlu membuatkan surat jalan untuk kurir atau driver yang akan mengantarkan barang ke pelanggan. Bahkan di dalam warehouse tradisional berskala kecil seorang admin gudang juga perlu ngeprint label untuk ditempel atau dipasang di produk.

Surat jalan ini berfungsi untuk pengantar yang biasanya berisi alamat pelanggan, nama barang yang dikirim, serta kuantitasnya. Surat jalan ini juga sebagai alat bukti tambahan bahwa barang sudah keluar dari gudang.

10. Melaporkan ketersediaan barang dan stok

Warehouse administrator bertugas untuk melaporkan arus keluar masuk barang secara berkala dari mulai harian, mingguan, hingga bulanan.

Laporan ini akan digunakan oleh supervisor atau manajer warehouse untuk membuat strategi selanjutnya agar proses yang berlangsung di gudang semakin efektif dan efisien. Selain itu, laporan ini bisa digunakan untuk melacak performa gudang apakah sudah memenuhi target atau belum.

Skill yang harus dimiliki oleh admin gudang

Berikut ini merupakan skill yang sekiranya dibutuhkan oleh seorang admin gudang:

Memiliki Ketelitian Tinggi

Admin gudang haruslah teliti dalam hal apapun termasuk input data, memastikan jumlah barang, atau pada saat stock opname. Jika seorang admin kurang teliti maka akan sering terjadi ketidaksesuaian stok sehingga stoknya tidak realtime.

Kemampuan komunikasi yang baik

Kemampuan ini dapat menunjang seorang admin gudang dalam mengkomunikasikan segala hal yang berhubungan dengan stok.

Menguasai komputer

Admin gudang bekerja di depan komputer untuk melakukan pencatatan serta menginput data ke komputer. Keahlian ini sangat penting dan wajib dimiliki seorang admin. 

Mudah beradaptasi dengan teknologi

Seiring perkembangan teknologi seorang admin gudang juga dituntut untuk selalu up-to-date terhadap pembaruan yang terjadi dalam pergudangan. Hal ini meliputi perangkat lunak maupun perangkat keras yang dapat menunjang kinerja warehouse.

Kemampuan matematika dasar

Karena berhubungan erat dengan pengurangan dan penambahan stok maka seorang admin gudang wajib memiliki kemampuan matematika dasar.

Syarat-syarat menjadi admin gudang

Tanggung jawab admin gudang tak sekadar memerhatikan kondisi gudang dan penyimpanan barang, tetapi mengawasi kegiatan bongkar muatan. 

Apabila Anda tertarik menjadi admin gudang, berikut persyaratan yang wajib diketahui sebelum melamar: 

• Menguasai keterampilan komunikasi yang bagus
• Mempunyai pengalaman di sektor serupa
• Memiliki kepribadian jujur dan bertanggung jawab
• Terbiasa dengan deadline dan mampu bekerja di bawah tekanan
• Cepat, tanggap, tegas, dan rajin.
• Menjunjung etos kerja yang tinggi.
• Teliti, mengikuti prosedur, dan rapi.
• Memahami penggunaan perangkat komputer yang baik
• Memiliki keahlian supply chain mumpuni yakni tanggung jawab untuk mengarahkan, mengkoordinasikan jasa atau kegiatan produksi, pembelian, pergudangan, hingga distribusi.

Berapa gaji admin gudang?

Di Indonesia admin gudang mendapatkan gaji pokok di kisaran rata-rata 3,85 juta. Hal ini tentunya menyesuaikan berdasarkan UMK/UMR daerah masing-masing. Ya, besaran gaji tersebut belum termasuk tunjangan lembur, atau penambahan jam kerja, serta jaminan-jaminan lainnya.

Demikian pembahasan tentang admin gudang, tugas, skill yang harus dimiliki serta gajinya di Indonesia. Jika anda tertarik untuk melamar kerja sebagai admin gudang silahkan kunjungi app.myrobin.id website lowongan kerja untuk semua kalangan.

Tersedia lowongan kerja seperti admin gudang, warehouse worker, kurir, dll. Daftar sekarang dan mulai berinteraksi dengan jutaan pengguna lainnya. Dapatkan kesempatan bekerja di perusahaan ternama di Indonesia semakin cepat dan mudah.

Tips merekrut admin gudang

Seorang admin warehouse memiliki tanggung jawab besar dan krusial untuk memastikan proses operasional gudang berjalan lancar. 

Salah satunya memastikan barang serta kelengkapannya tetap berada di area penyimpanan hingga berpindah sesuai permintaan. 

Oleh karena itu, admin gudang perlu memiliki komunikasi yang baik dengan personel gudang lainnya. 

Sejumlah strategi juga perlu dilakukan recruiter untuk menemukan staf gudang yang berkualitas, termasuk dalam hal merekrut admin gudang. Berikut langkah yang Anda lakukan:

1. Mempublikasikan lowongan via portal lowongan kerja
2. Mengunggah lowongan kerja melalui forum pekerja maupun media sosial
3. Menggunakan program atau sistem referral
4. Memanfaatkan software rekrutmen seperti MyRobin

Namun, bagaimana jika Anda hanya memerlukan tenaga kerja admin gudang untuk sementara dan butuh dalam waktu 24 jam? Solusinya adalah melalui platform MyRobin. 

MyRobin merupakan perusahaan outsourcing yang melayani berbagai permintaan atas kebutuhan tenaga kerja. Kunjungi laman MyRobin dan temukan berbagai pekerja berkualitas dari berbagai profesi. Konsultasikan kebutuhan perekrutan Anda sekarang!