Salah satu tahap dalam proses rekrutmen yang tidak boleh dilewatkan oleh recruiter adalah background checking. Setiap perusahaan pasti menginginkan sumber daya manusia yang berkualitas dan mempunyai latar belakang yang jelas. Oleh karena itu, background checking menjadi hal yang penting untuk dilakukan agar perusahaan bisa tetap aman dan terhindar dari risiko pencurian aset, korupsi, atau tindakan negatif lainnya yang dapat merusak citra perusahaan. Namun, bagaimana cara melakukan background checking ini dengan benar? Daripada penasaran, yuk langsung simak penjelasannya di bawah ini!
Pengertian Background Checking
Pada dasarnya, background checking adalah salah satu tahapan dalam proses rekrutmen yang dilakukan untuk memeriksa dan memastikan informasi yang dicantumkan oleh pelamar dalam CV sesuai dengan keadaan sebenarnya. Secara umum, informasi yang diperiksa adalah verifikasi identitas, alamat, riwayat pendidikan, detail perusahaan sebelumnya, hingga catatan kepolisian/kriminal. Dengan melakukan cross check atau konfirmasi data calon kandidat sebelum masuk ke tahap rekrutmen selanjutnya, perusahaan bisa melindungi bisnis dan organisasi dari potensi masalah lebih awal. Tidak hanya itu saja, hal ini akan membantu Anda sebagai recruiter untuk membuat keputusan perekrutan sebaik mungkin.
Proses background checking biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama sekitar 2-4 hari kerja, sebab recruiter harus memeriksa dan memvalidasi satu per satu informasi dari para kandidat. Background checking harus dilakukan secara hati-hati agar tidak ada penyesalan maupun masalah di masa mendatang.
Perlu Anda ketahui, tidak ada standar baku dalam background checking, sebab setiap perusahaan pasti mempunyai kebijakan masing-masing mengenai hal-hal apa saja yang akan mereka periksa. Apalagi untuk bisnis yang mengelola data penting seperti perbankan, layanan keuangan, IT, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, proses background checking ini wajib untuk dilakukan.
Tujuan Dilakukannya Background Checking
Adanya background checking tentu bukan tanpa tujuan, berikut ini adalah alasan mengapa background checking itu penting:
- Mengonfirmasi identitas dari calon kandidat apakah sudah valid atau belum
- Mengetahui penyebab calon kandidat berhenti dari pekerjaan sebelumnya
- Memastikan calon karyawan berkelakuan baik dan tidak mempunyai catatan buruk pada database lembaga pemerintah seperti kepolisian
- Mengetahui prestasi atau masalah yang diperoleh calon karyawan di perusahaan sebelumnya
- Mengonfirmasi bahwa riwayat pendidikan dan pengalaman calon karyawan benar adanya
- Mencegah adanya potensi masalah yang dapat membahayakan data rahasia perusahaan
Jenis Background Checking
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, background checking tidak mempunyai standar kelulusan bagi kandidat, hal ini hanya prosedur penting bagi perusahaan sebagai langkah perlindungan dan pencegahan jangka panjang. Walaupun begitu, setidaknya ada beberapa jenis background checking yang bisa Anda gunakan dalam pelaksanaannya. Anda bisa memilih sesuai kebutuhan perusahaan atau posisi tertentu saja, namun jika ada waktu lebih Anda juga bisa melakukan semuanya. Berikut ini adalah jenis-jenis background checking:
Verifikasi CV
Background checking biasanya dilakukan setelah User memilih kandidat yang sesuai dan melakukan interview bersamanya. Selanjutnya, tim HR akan memverifikasi CV, formulir, serta hasil interview terhadap beberapa kandidat terpilih tersebut. Verifikasi CV ini meliputi kesesuaian pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang dimiliki oleh kandidat. Jika memang terbukti valid dan tidak ada masalah, maka User bisa melanjutkan proses pemilihan kandidat yang akan bergabung dengan perusahaan.
Untuk verifikasi latar belakang pendidikan, Anda bisa memeriksa database milik lembaga pendidikan terkait atau kementerian pendidikan. Sedangkan, untuk memeriksa keterampilan atau skill set yang dicantumkan dalam CV, Anda bisa membuktikannya melalui tes kemampuan berupa psikotes, Focus Group Discussion (FGD), atau study case.
Verifikasi referensi
Tidak hanya CV, Anda juga perlu melakukan verifikasi terhadap data referensi yang diisi oleh kandidat dalam formulir. Sebagai HR, Anda bisa meminta kandidat untuk memasukkan nama dan nomor telepon rekan kerja atau atasan dari perusahaan sebelumnya. Tujuannya adalah untuk mengonfirmasi kebenaran dari pengalaman kerja kandidat serta mengetahui performa, perilaku, dan cara kerja kandidat di perusahaan sebelumnya.
Cek catatan kriminal
Sangat penting untuk mengetahui apakah kandidat mempunyai catatan kriminal atau tidak, sehingga perusahaan bisa memastikan kandidat merupakan orang yang tidak berbahaya, dapat diandalkan dan dipercaya, serta layak untuk dipekerjakan. Pengecekan catatan kriminal ini merupakan suatu bentuk antisipasi perusahaan terhadap hal-hal yang berpotensi kriminalitas seperti penggelapan dana, pelanggaran seksual, diskriminasi, atau hukuman pidana.
Beberapa perusahaan akan meminta calon karyawan untuk menyertakan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) sebagai persyaratan. Namun, Anda juga bisa melakukan pengecekan rekam jejak kriminalitas calon karyawan dari orang-orang di perusahaan sebelumnya.
Cek riwayat penggunaan obat-obatan terlarang
Selain catatan kriminal, Anda juga perlu memastikan apakah kandidat mempunyai riwayat penggunaan obat-obatan terlarang seperti narkoba. Hal ini sangat penting untuk dilakukan sebab dapat mempengaruhi pekerjaan dan keselamatan diri, terutama pekerjaan yang melibatkan fisik. Beberapa perusahaan ada yang meminta calon kandidat untuk melakukan tes urin sebagai persyaratan. Namun, Anda juga bisa melakukan tes kesehatan untuk mengetahui hal ini atau pengecekan pada database lembaga terkait.
Memeriksa sosial media
Sebagian besar kandidat pasti mempunyai akun sosial media, baik itu Instagram, LinkedIn, Facebook, maupun Twitter. Nah, Anda bisa melakukan pengecekan pada sosial media kandidat untuk mempelajari karakter dan kepribadiannya. Misalnya, cara mereka berinteraksi dengan orang lain secara online, berbagi informasi, dan lain sebagainya.
Sebenarnya hal yang wajar bila kandidat suka curhat atau mengeluh di media sosial. Namun, jika ditemukan mereka pernah membicarakan atasan atau rekan kerjanya dalam konteks negatif, menghina sesama pengguna media sosial, atau menjelek-jelekkan perusahaan, maka Anda harus berhati-hati. Perilaku seperti ini akan mempengaruhi reputasi perusahaan dan lingkungan kerja.
Manfaat Background Checking
Selain tujuan, Anda juga perlu mengetahui manfaat menerapkan tahap background checking dalam proses rekrutmen. Beberapa manfaat yang bisa Anda peroleh yaitu:
Keamanan kerja terjamin
Background checking ini bisa dibilang sebuah pencegahan awal dari masalah dan kecelakaan kerja yang mungkin terjadi di perusahaan. Tentu perusahaan harus bertanggung jawab terhadap keamanan, keselamatan, serta kesehatan karyawannya. Tidak hanya itu saja, perusahaan juga harus melindungi para pelanggan, vendor, supplier, relasi, maupun stakeholder agar bisa tetap bekerja sama dengan baik.
Ketika Anda mengetahui bahwa calon kandidat mempunyai riwayat kriminal, Anda berhak untuk tetap mempekerjakannya jika memang Anda yakin mereka sudah berubah. Namun, Anda harus waspada sebab bisa saja mereka akan mengulangi perbuatannya, yang mana hal ini tentu akan merugikan dan merusak citra perusahaan.
Mengantisipasi kecurangan
Melalui background checking, secara tidak langsung Anda mengantisipasi adanya kecurangan. Contohnya seperti memalsukan dokumen atau informasi diri, pernah terlibat kasus fraud di perusahaan sebelumnya, menutupi kejahatan yang pernah dilakukan, dan lain sebagainya.
Mengetahui keterampilan kandidat
Sebagai HR, Anda harus mendapatkan kandidat yang sesuai dengan keinginan perusahaan, terutama skill set yang dimiliki. Sebab, hal ini akan menentukan apakah mereka bisa bekerja dengan baik dan membantu perusahaan mencapai tujuan. Dengan adanya background checking, maka Anda akan memudahkan User dalam memilih kandidat potensial bagi perusahaan.
Memahami integritas
Ketika kandidat ternyata pernah terlibat dalam kasus seperti pemalsuan dokumen, penggelapan dana, atau diskriminasi di tempat kerja, artinya mereka tidak mempunyai integritas. Karena hal ini bertentangan dengan nilai perusahaan yang menjunjung tinggi integritas atau kejujuran, maka biasanya HR dan User akan menghentikan proses rekrutmen jika menemukan kandidat yang seperti ini.
Melindungi bisnis dan organisasi
Background checking sangat penting dilakukan untuk melindungi perusahaan dari hal-hal yang tidak diinginkan. Contohnya seperti korupsi, kolusi, pelecehan seksual, dan tindakan buruk lainnya yang dapat merugikan bisnis serta organisasi.
Menaati peraturan pemerintah
Dengan adanya background checking, Anda dapat memastikan bahwa kandidat sebagai calon karyawan perusahaan mempunyai hak hukum dan kelengkapan dokumen serta kualifikasi yang dibutuhkan untuk bekerja di Indonesia. Hal ini merupakan bentuk ketaatan Anda sebagai HR terhadap peraturan pemerintah terkait ketenagakerjaan.
Cara Melakukan Background Checking
Nah, Anda sudah mengetahui jenis dan manfaat dari background checking. Namun, bagaimana cara melakukannya dengan baik?
Informasikan kepada kandidat
Cara pertama yang bisa Anda lakukan yaitu memberitahu kepada kandidat bahwa perusahaan akan melakukan pengecekan beberapa informasi terkait dirinya. Mulai dari identitas, latar belakang pendidikan, rekam jejak narkoba dan kriminalitas, hingga referensi. Kandidat berhak untuk mengetahui hal tersebut dan Anda harus mengantongi izin dari mereka untuk melakukan pemeriksaan.
Jelaskan tujuan dari background checking ini kepada mereka melalui email atau secara langsung. Bila perlu minta mereka menandatangani kesepakatan terkait pengecekan sebagai bentuk izin dan formalitas. Jangan lupa untuk membuat salinannya juga!
Lakukan pengecekan sesuai kebutuhan
Berikutnya lakukan pengecekan beberapa jenis background checking, mulai dari verifikasi identitas sampai catatan kriminal kepada kandidat. Sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, misalnya jika Anda bekerja di perusahaan farmasi maka Anda harus melakukan pengecekan kesehatan kandidat.
Gunakan jasa outsourcing
Jika memang Anda mempunyai keterbatasan waktu dan tenaga untuk melakukan background checking, maka Anda bisa menggunakan jasa outsourcing. Mereka akan menyediakan tenaga kerja yang professional dan berpengalaman, sehingga hasil kerjanya dipastikan lebih cepat dan akurat. Sebab, mereka sudah mengetahui prosedur yang harus dilakukan serta mempunyai teknologi yang canggih dalam melakukan background checking.
Buat laporan evaluasi
Setelah proses background checking selesai, Anda harus meninjau kembali hasil pengecekan setiap kandidat. Pastikan mereka sudah melewati semua tahap pengecekan. Anda bisa melakukan peninjauan dengan tim HR serta membuat laporan terkait background checking yang telah dilaksanakan. Laporan ini merangkum hasil verifikasi para kandidat dan di sini Anda bisa melihat mana kandidat yang perlu dipertahankan atau dilepaskan. Dengan kata lain, laporan ini akan memudahkan Anda untuk menilai proses rekrutmen terkait kandidat tersebut.
Lakukan pemeriksaan kredit
Dalam proses ini, Anda bisa memastikan apakah kondisi finansial kandidat sedang baik-baik saja atau sebaliknya. Jika memang kondisinya sangat buruk, maka Anda perlu waspada karena bisa jadi akan menimbulkan masalah di kemudian hari. Contohnya, terlibat dalam pinjaman online, menggunakan pay later, menyalahgunakan informasi perusahaan untuk kepentingan finansial, dan lain sebagainya.
Buat keputusan
Jika semua proses background checking telah selesai, selanjutnya Anda bisa membuat keputusan bersama tim terkait kandidat. Jangan lupa untuk memberitahu kandidat bahwa mereka belum bisa bergabung dengan perusahaan sekaligus motivasi bagi mereka dalam menggapai karir impian. Jika perlu, sampaikan alasan mengapa Anda tidak memilih mereka, dengan begitu mereka dapat introspeksi atau meluruskan informasi yang dirasa kurang tepat.
Nah, itulah penjelasan singkat mengenai background checking yang penting sekali dilakukan agar perusahaan tidak salah memilih kandidat. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar karir dan HRD? Yuk, kunjungi langsung blog MyRobin sekarang juga!