Sebagai seorang HR, Anda tentu sudah familiar dengan KPI (Key Performance Indicators). KPI adalah indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja. Terdapat beberapa KPI yang perlu diketahui, salah satunya adalah KPI procurement.
Apa itu KPI procurement? KPI procurement adalah indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja pengadaan. KPI procurement dapat diartikan sebagai alat yang penting untuk mengukur kinerja pengadaan dari berbagai aspek. KPI procurement dapat menjadi panduan strategis yang membantu perusahaan untuk menghadapi ketidakpastian dan perubahan.
Yuk, simak penjelasan berikut ini jika Anda ingin tahu lebih banyak mengenai KPI procurement dan indikator yang diperlukan dalam penilaiannya.
Apa Itu KPI Procurement?
KPI Procurement adalah alat yang digunakan perusahaan untuk mengukur kinerja pengadaan barang atau jasa. KPI ini dapat membantu perusahaan untuk memahami seberapa baik atau buruknya performa tim atau departemen pengadaan.
Pentingnya Indikator Kinerja Kunci (KPI) dalam Pengadaan
Dalam hal pengadaan, KPI membantu tim proyek untuk memahami dan mengukur kemajuan mereka secara jelas dan objektif. KPI pengadaan lebih fokus pada tujuan-tujuan tertentu yang dapat diukur setiap bulan atau bahkan setiap hari.
Selain itu, penting untuk membedakan antara KPI dan KRA (Area Hasil Kunci). Meskipun terdengar mirip, KRA mengacu pada hasil atau output secara umum yang menjadi tanggung jawab suatu proses atau peran dalam organisasi.
Manajemen pengadaan dalam bisnis modern tidak hanya berfokus pada penghematan biaya, tetapi juga pada penambahan nilai, keberlanjutan, dan efisiensi. Oleh karena itu, KPI pengadaan tidak hanya mengukur biaya, tetapi juga hal-hal strategis lainnya yang jauh lebih luas.
KPI membantu manajer pengadaan membuat keputusan perbaikan berdasarkan data yang terukur. KPI juga membantu dalam mengelola, mengawasi, dan meningkatkan kinerja dalam proses pengadaan. Oleh karena itu, KPI di sini menjadi alat utama dalam manajemen kinerja.
Berikut alasan mengapa KPI dalam pengadaan sangat penting:
- Menilai efisiensi pengadaan. KPI membantu Anda melihat sejauh mana proses pengadaan bekerja dengan efisien sesuai tujuan organisasi.
- Mengoptimalkan pengeluaran dan menyederhanakan proses. KPI membantu organisasi mengelola sumber daya dengan lebih baik, mengurangi waktu, mengontrol biaya, dan menyederhanakan proses pengadaan.
- Keputusan berbasis data. KPI memberikan data yang membantu manajer pengadaan membuat keputusan lebih baik terkait perbaikan proses.
- Menyelaraskan hasil dengan tujuan organisasi. KPI memastikan hasil dari pengadaan sesuai dengan visi dan strategi keseluruhan organisasi.
- Membantu perbaikan dan strategi bersaing. Dengan KPI, organisasi dapat membuat keputusan perbaikan proses dan strategi yang lebih efektif untuk bersaing di pasar.
Jadi, penggunaan KPI dalam pengadaan bukan hanya tentang mengukur, tetapi juga menjadi panduan untuk mencapai kesuksesan dan keberlanjutan dalam operasi pengadaan.
Lalu, bagaimana cara melakukan evaluasi performa pengadaan? Bagaimana bentuk lengkap KPI dalam pengadaan? Untuk melakukan evaluasi, Anda dapat membuat KPI dengan menggunakan beberapa indikator. Anda dapat menggunakan beberapa indikator yang sekiranya dibutuhkan oleh perusahaan dalam meningkatkan kinerja karyawannya.
Indikator untuk Mengukur KPI Procurement
Mencari KPI pengadaan yang sesuai dengan tujuan bisnis dan mudah dilacak bisa jadi rumit. Saat Anda merancang KPI pengadaan pertama Anda, Anda mungkin merasa kewalahan.
Namun, dengan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan KPI, Anda dapat mengidentifikasi KPI yang lebih sesuai dengan kebutuhan Anda.
Berikut adalah sebelas KPI pengadaan yang dapat diukur oleh setiap organisasi:
1. Tingkat Kepatuhan (Compliance Rate)
Menjaga tingkat kepatuhan kontraktual dan kebijakan adalah kunci untuk memastikan keamanan hukum.
Jika tingkat kepatuhan ini turun, dapat meningkatkan pengeluaran tidak langsung dan pengeluaran yang dilakukan secara sembrono. Kontrak pembelian yang tak tertembus dengan sanksi yang jelas dapat meningkatkan tingkat kepatuhan.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan memesan bahan baku senilai Rp 1.000.000 dengan persyaratan pengiriman dalam waktu 7 hari. Jika pemasok hanya mengirimkan bahan baku setelah 10 hari, tingkat kepatuhan dihitung sebagai persentase pesanan yang tidak memenuhi batas waktu dibandingkan dengan total pesanan.
2. Waktu Pemasok (Supplier Lead Time)
Waktu pemasok adalah jumlah waktu yang berlalu antara pemasok menerima pesanan dan waktu pesanan dikirim.
KPI ini sering diukur dalam hari. Waktu pemasok dimulai dengan konfirmasi ketersediaan dan pemesanan dan berakhir dengan pengiriman barang.
Misalnya, pemasok mengkonfirmasi pesanan pada hari X dan mengirimkan barang pada hari Y. Waktu pemasok dihitung sebagai selisih hari antara Y dan X.
3. Ketersediaan Pemasok (Vendor Availability)
Ketersediaan pemasok digunakan untuk mengukur kapasitas pemasok untuk merespons permintaan darurat. KPI pengadaan ini membantu organisasi menentukan tingkat keandalan yang dapat mereka tempatkan pada pemasok.
Contohnya, pemasok memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan darurat sepanjang waktu. Ketersediaan pemasok diukur sebagai persentase waktu di mana stok tersedia.
4. Tingkat Cacat Pemasok (Supplier Defect Rate)
Tingkat cacat pemasok digunakan untuk mengevaluasi kualitas individual pemasok. Mengukur tingkat cacat pemasok dan memecahkannya berdasarkan jenis cacat akan memberikan wawasan yang dapat diambil tindakan ke dalam keandalan pemasok. Biasanya diukur dalam cacat per juta.
Sebagai contoh, perusahaan menerima 1.000 unit produk dengan 10 unit cacat. Tingkat cacat pemasok dihitung sebagai rasio jumlah produk cacat (10 unit) terhadap total jumlah unit yang diterima (1.000 unit), lalu dikonversi ke persentase.
5. Akurasi Pesanan Pembelian dan Faktur (PO and Invoice Accuracy)
Akurasi Pesanan Pembelian (PO) yang rendah dapat meningkatkan biaya operasional. KPI pengadaan diukur di seluruh kategori pasokan, segmen pembeli, dan lainnya. Metrik ini membantu bisnis memastikan apakah pemasok memberikan apa yang dipesan dan apakah itu dikirim tepat waktu.
Contohnya, sebuah perusahaan memesan barang senilai Rp 500.000, namun hanya menerima barang senilai Rp 450.000. Akurasi pesanan pembelian dihitung sebagai persentase selisih antara nilai pesanan dan nilai yang diterima.
6. Waktu Siklus Pesanan Pembelian (PO Cycle Time)
Waktu siklus pesanan pembelian diukur dalam jam atau hari dari saat pesanan pembelian diajukan hingga saat dikirimkan ke pemasok atau kontraktor. KPI ini mencakup proses pemesanan end-to-end yang membentuk seluruh siklus pesanan pembelian.
Misalnya, sebuah perusahaan mengajukan pesanan pembelian pada hari A, dan barang diterima pada hari B. Waktu siklus pesanan pembelian dihitung sebagai selisih hari antara A dan B.
7. Pengeluaran di Bawah Pengelolaan (Spend Under Management – SUM)
Pengeluaran di bawah pengelolaan adalah persentase pengeluaran pengadaan yang diatur atau dikendalikan oleh manajemen. Saat pengeluaran di bawah pengelolaan organisasi meningkat, kemampuan mereka untuk mengoptimalkan biaya dan merencanakan pengeluaran meningkat.
Contohnya, total pengeluaran pengadaan senilai Rp 10.000.000, dan Rp 8.000.000 diatur oleh manajemen. SUM dihitung sebagai 80%.
8. Tingkat Pembelian Darurat (Rate of Emergency Purchases)
Pembelian darurat adalah pesanan yang tidak terencana yang diperoleh untuk mencegah kekurangan produk atau layanan. KPI ini diukur dengan rasio pembelian darurat terhadap total pembelian selama periode waktu tertentu.
Dengan menurunkan tingkat pesanan darurat, organisasi dapat menghemat biaya, meningkatkan rencana pengadaan, mengurangi risiko pasokan, dan memastikan kontinuitas.
Contohnya, jika sebuah perusahaan melakukan pembelian darurat senilai Rp 100.000 untuk menghindari kekurangan persediaan, tingkat pembelian darurat diukur sebagai persentase pembelian darurat dibandingkan dengan total pembelian selama periode tertentu.
9. Daya Saing Harga (Price Competitiveness)
Daya saing harga dapat diukur dengan membandingkan harga yang dibayarkan dengan harga pasar yang tercantum di situs intelijen pasar pengadaan seperti Beroe Inc.
Contohnya adalah harga yang dibayarkan untuk suatu produk adalah Rp 1.500.000, sedangkan harga pasar yang tercantum adalah Rp 1.200.000. Daya saing harga diukur sebagai persentase perbedaan antara kedua harga tersebut.
10. Biaya per Faktur dan Pesanan Pembelian (Cost per Invoice and PO)
Biaya yang dikeluarkan per faktur dan pesanan pembelian dapat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain tergantung pada faktor-faktor yang dimasukkan dalam perhitungan ini.
Menurut survei APQC terbaru, organisasi yang memiliki sedikit atau tidak ada otomatisasi cenderung menghabiskan setidaknya $10 atau lebih per faktur.
Sebagai contoh, jika biaya total untuk mengelola 50 faktur adalah Rp 2.000.000, biaya per faktur dihitung sebagai Rp 2.000.000 / 50 = Rp 40.000.
11. ROI Pengadaan (Procurement ROI)
ROI pengadaan digunakan untuk menentukan profitabilitas dan efektivitas investasi pengadaan. KPI ini sangat cocok untuk analisis internal.
Misalnya, investasi pengadaan menghasilkan penghematan biaya tahunan sebesar Rp 2.000.000, dan biaya pengadaan tahunan adalah Rp 8.000.000. ROI dihitung sebagai (Rp 2.000.000 / Rp 8.000.000) x 100 = 25%.
Semua KPI pengadaan ini dapat dikelompokkan ke dalam tiga kategori utama: memastikan kualitas, meningkatkan pengiriman, dan memberikan penghematan. Ketiga kategori ini saling tergantung, jadi fokus hanya pada satu kategori dapat merugikan dua lainnya dan mengurangi keberlanjutan proses.
Jadi, sembari menentukan KPI pengadaan, pastikan untuk menjaga keseimbangan antara ketiga kategori ini. Jangan lupa untuk membuat KPI sesuai dengan tujuan perusahaan. KPI yang Anda buat tentunya harus bisa diaplikasikan dalam perusahaan.
Kategori KPI Procurement
Agar lebih mudah dalam melakukan penilaian terhadap KPI, Anda dapat mengelompokkan KPI sesuai dengan kategorinya. Pemilihan KPI yang tepat sangat bervariasi tergantung pada jenis dan ukuran bisnis, serta strategi bisnis secara keseluruhan.
Bisnis perlu memilih KPI dasar yang tidak hanya memungkinkan evaluasi yang efektif terhadap kinerja fungsi pengadaan tetapi juga mudah dimengerti dan relevan.
Berikut adalah beberapa kategori KPI pengadaan yang perlu dipertimbangkan dan disesuaikan dengan perusahaan Anda.
KPI Pemasok (Supplier)
KPI Supplier dapat terdiri dari:
- Jumlah pemasok. KPI ini tidak hanya menghitung jumlah pemasok yang terlibat, tetapi juga menganalisis diversifikasi dan keandalan pemasok.
- Pengeluaran per karyawan. Menilai efisiensi biaya terkait dengan tenaga kerja, memberikan wawasan tentang bagaimana perusahaan mengelola sumber daya manusianya.
- Pengeluaran di bawah kontrak. Membantu dalam mengukur sejauh mana perusahaan dapat mematuhi kesepakatan kontrak yang telah ditetapkan.
- Waktu pengiriman dari pemasok. Evaluasi kecepatan pemasok dalam memenuhi pesanan, memastikan ketepatan waktu dalam rantai pasok.
- Penghematan biaya atau penghindaran biaya. KPI ini melibatkan kemampuan perusahaan untuk mengidentifikasi dan menerapkan strategi penghematan biaya yang efektif.
- Akurasi persediaan. Menilai tingkat akurasi data persediaan, yang merupakan faktor kunci dalam mengelola kebutuhan stok.
KPI Staff
Penilaian KPI untuk staf terdiri dari:
- Waktu siklus pesanan pembelian. Memantau sejauh mana cepatnya proses pesanan pembelian, meminimalkan risiko keterlambatan.
- Pelatihan dan waktu pengembangan. Evaluasi investasi perusahaan dalam pengembangan keterampilan dan kompetensi staf pengadaan.
- Waktu siklus tender. KPI ini menunjukkan efisiensi dalam menyelesaikan proses tender, mempengaruhi kecepatan pengadaan.
KPI Organisasi
Untuk kategori ini, Anda dapat membuat rincian KPI sebagai berikut.
- Pengeluaran di bawah pengelolaan: Menilai sejauh mana perusahaan mengelola pengeluaran secara efisien, meminimalkan risiko pemborosan.
- Rasio pengeluaran terhadap pendapatan penjualan. KPI ini menggambarkan sejauh mana pengeluaran pengadaan mempengaruhi pendapatan perusahaan.
- Akurasi persediaan. Mencerminkan sejauh mana perusahaan dapat mempertahankan keseimbangan antara pasokan dan permintaan.
- Putaran persediaan. Menilai kecepatan perputaran persediaan, membantu dalam merencanakan kebutuhan persediaan secara efektif.
- ROI Pengadaan (Return on Investment). Menilai nilai investasi dalam fungsi pengadaan, memastikan bahwa pengadaan memberikan hasil yang memuaskan.
Pemahaman dan penerapan KPI yang cermat dalam pengadaan tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga memberikan kontribusi signifikan terhadap pencapaian tujuan strategis perusahaan.
Perusahaan Anda dapat menggunakan beberapa poin yang sesuai dan dapat diterapkan dari contoh kategori dan indikator yang sudah dijelaskan sebelumnya. Untuk menentukannya, Anda perlu memperhatikan tujuan dari perusahaan.
Indikator SMART
Key Performance Indicator (KPI) yang efektif harus mematuhi prinsip indikator SMART, sebuah akronim yang menggambarkan karakteristik kunci dalam pengembangan dan pengukuran KPI. Prinsip SMART terdiri dari:
Specific (Spesifik )
Rincian yang Mendalam: KPI harus merinci dengan jelas apa yang diukur dalam indikator kinerja utama. Contohnya, jika KPI berkaitan dengan peningkatan penjualan, spesifikasikan apakah itu mengacu pada unit penjualan, nilai penjualan, atau market share.
Signifikansi Konteks: Penjelasan mengapa indikator tersebut penting dalam konteks tujuan bisnis perusahaan perlu diuraikan. Hal ini membantu semua pemangku kepentingan memahami relevansi dan dampaknya.
Measurable (Terukur)
Standar Pengukuran: KPI harus dapat diukur dengan standar yang telah ditetapkan. Pastikan metrik yang digunakan dapat dihitung dan diukur secara konsisten, sehingga memungkinkan pemantauan yang akurat terhadap kemajuan.
Data yang Dapat Diperoleh: Pastikan data yang diperlukan untuk mengukur KPI tersedia dan dapat diakses. Hal ini memastikan pengukuran yang dapat diandalkan.
Achievable (Tercapai )
Realisasi oleh Semua Pihak: KPI harus dapat dicapai atau direalisasikan oleh semua pihak yang terlibat dalam kesepakatan kerja. Ini memastikan bahwa target yang ditetapkan dapat diakses dan diimplementasikan secara efisien oleh seluruh tim.
Pencapaian Realistis: Memastikan bahwa target yang ditetapkan dalam KPI dapat dicapai dalam kerangka waktu yang realistis.
Relevant (Sesuai)
Kesesuaian dengan Visi dan Misi: KPI harus sesuai dengan visi dan misi perusahaan yang telah terintegrasi dalam strategi bisnis. Ini memastikan bahwa setiap langkah yang diambil dalam mencapai tujuan mendukung arah keseluruhan perusahaan.
Kontribusi Terhadap Tujuan Bisnis: Memastikan bahwa KPI memberikan kontribusi yang signifikan terhadap pencapaian tujuan bisnis jangka panjang.
Timebound (Batas Waktu)
Jelasnya Batas Waktu: Setiap Key Performance Indicator yang ditetapkan harus dapat dicapai dalam batas waktu yang telah ditentukan. Hal ini membantu dalam menciptakan kerangka waktu yang jelas untuk mencapai target dan mengukur kemajuan secara berkala.
Pengukuran Kemajuan Periodik: Menetapkan periode waktu untuk mengevaluasi kemajuan KPI secara berkala, memungkinkan perusahaan untuk merespons secara cepat terhadap perubahan dan membuat penyesuaian strategis.
Dengan memahami dan menerapkan prinsip SMART secara rinci, perusahaan dapat membangun KPI yang tidak hanya relevan dan terukur tetapi juga dapat memberikan pandangan mendalam terhadap pencapaian strategi bisnis yang telah ditetapkan.
Pendekatan ini membantu meningkatkan efisiensi perusahaan dalam mencapai tujuan dan meningkatkan performa secara berkelanjutan, sambil menghindari plagiasi karena menciptakan penjelasan yang orisinal dan mendalam.
Bagaimana Jika Perusahaan Tidak Memiliki KPI Procurement?
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, Anda dapat menyesuaikan penilaian dan poin KPI fungsi pengadaan yang sesuai dengan perusahaan. Lalu, bagaimana jika perusahaan tidak memiliki KPI procurement? Apa yang akan terjadi?
Tentunya terdapat sejumlah risiko yang mungkin akan dirasakan oleh perusahaan, di antaranya adalah:
Kesulitan Pengukuran Kinerja Departemen Pengadaan
Tanpa KPI, perusahaan akan menghadapi kesulitan dalam mengukur dan mengevaluasi kinerja departemen pengadaan. Ini dapat menghambat pemahaman atas kontribusi sebenarnya dari fungsi pengadaan terhadap keseluruhan kinerja perusahaan.
Kurangnya Pemantauan Efisiensi Pengadaan
KPI menjadi instrumen vital untuk memantau efisiensi pengadaan. Tanpa pemantauan yang efektif, perusahaan mungkin kehilangan visibilitas terhadap proses pengadaan dan tidak dapat mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi.
Kesulitan Mengidentifikasi Area Perbaikan
Risiko tanpa KPI juga mencakup kesulitan dalam mengidentifikasi area perbaikan. Tanpa data yang jelas, perusahaan tidak dapat menargetkan aspek-aspek tertentu yang memerlukan peningkatan dalam proses pengadaan.
Risiko Kegagalan Pemasok
KPI membantu perusahaan dalam memonitor kinerja pemasok. Tanpa indikator ini, perusahaan berisiko menghadapi kegagalan pemasok yang dapat mengganggu kelancaran rantai pasok mereka.
Peningkatan Biaya Pengadaan
Tanpa KPI untuk mengendalikan dan mengukur biaya pengadaan, perusahaan mungkin mengalami peningkatan biaya yang tidak terkendali, mengakibatkan dampak negatif pada profitabilitas.
Kurangnya Pengendalian Biaya Pengadaan
Perusahaan perlu kontrol yang kuat atas biaya pengadaan. Tanpa KPI, pengendalian biaya menjadi sulit dilakukan, sehingga perusahaan kehilangan kemampuan untuk mengelola dan mengoptimalkan pengeluaran mereka.
Semakin besar sebuah perusahaan, tentunya akan semakin banyak menanggung risiko jika tidak memiliki KPI yang jelas. Sebagai HR, tentunya Anda dapat melihat bagaimana perusahaan jika tidak memiliki KPI procurement.
Capai KPI Procurement dengan MyRobin
Adanya KPI tentunya akan membuat perusahaan terus berkembang dan menjadi lebih maju. Untuk membuat KPI tercapai, tentunya perusahaan membutuhkan SDM yang berkualitas. Bagaimana cara mendapatkan SDM yang berkualitas untuk perusahaan Anda? Perusahaan Anda dapat bekerja sama dengan MyRobin.
MyRobin merupakan sebuah perusahaan outsourcing yang menyediakan layanan end-to-end dalam mengelola Sumber Daya Manusia (SDM), mencakup tahapan dari perekrutan hingga penggajian. Kami memiliki kemampuan untuk mengurusi proses perekrutan dan penyaringan kandidat, memberikan dukungan dalam manajemen kontrak, sistem kehadiran, dan pengelolaan penggajian karyawan.
Dengan dukungan dari MyRobin, perusahaan dapat mengoptimalkan manajemen tenaga kerja mereka dan mencapai KPI dengan lebih mudah. Pelajari produk dan layanan MyRobin selengkapnya di sini
Memiliki SDM yang berkualitas dalam perusahaan tentunya akan sangat menguntungkan. Selain dapat mencapai KPI dengan lebih mudah, perusahaan juga dapat berkembang dengan lebih cepat.