Dalam beberapa kasus, teguran lisan dan tertulis saja tidak cukup untuk membuat karyawan berubah sesuai harapan. Mendisiplinkan karyawan tidak hanya tentang memberikan hukuman, tetapi juga tentang membimbing mereka belajar dan berkembang. Karena itu perusahaan perlu memiliki aturan dan pedoman yang jelas mengenai bagaimana mendisiplinkan karyawannya.
Namun, setiap kasus disiplin memiliki kekhasannya sendiri. Manajer yang baik harus mampu mengenalinya, sehingga tindakan disiplin yang diambil dapat disesuaikan dengan situasi, dugaan, atau pelanggaran yang terjadi.
Proses disiplin yang efektif adalah salah satu faktor penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang positif, sehat, dan memotivasi. Dalam artikel ini, MyRobin akan membahas berbagai tindakan disiplin yang dapat diambil oleh departemen HR dan pemberi kerja, serta pentingnya prosedur dalam pengambilan keputusan disiplin.
Bagaimana Cara Mendisiplinkan Karyawan?
Mendisiplinkan karyawan dapat dilakukan dalam berbagai cara. Untuk menerapkannya secara efektif, Anda perlu memahami proses yang harus diikuti. Mengetahui langkah-langkah dalam prosedur disiplin sangatlah penting untuk memastikan proses penerapan yang konsisten dan adil.
Setiap tindakan disiplin harus dilaksanakan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan panduan HR. Sebagai HR, Anda harus terlibat dalam setiap langkah prosedur disiplin untuk memastikan kejelasan selama proses berlangsung. Organisasi yang berbeda mungkin memiliki prosedur disiplin yang berbeda, tetapi umumnya mengikuti skema disiplin progresif dengan langkah-langkah yang sudah ditentukan.
Disiplin progresif di tempat kerja tidak populer di kalangan sebagian orang. Beberapa orang merasa bahwa sistem ini sangatlah kaku, dan lebih berfokus pada hukuman. Namun, hal ini tidak harus terjadi jika Anda secara aktif memastikan bahwa disiplin karyawan lebih menekankan pada perbaikan dan pembinaan, bukan sekadar hukuman seperti anak kecil di pojok ruangan.
Langkah-Langkah Mendisiplinkan Karyawan
Menerapkan disiplin karyawan memang membingungkan, namun disini MyRobin akan memberikan langkah-langkah penerapan disiplin karyawan yang umum digunakan:
1. Teguran Lisan
Teguran lisan adalah langkah awal yang baik. Di beberapa perusahaan, bagian prosedur ini mungkin dianggap sebagai teguran informal jika masalahnya dianggap kecil.
Isi spesifik dari percakapan tidak perlu dicatat detail, tetapi HR harus mendokumentasikan bahwa percakapan telah terjadi. Teguran lisan adalah cara efektif untuk mengingatkan perilaku karyawan tanpa membuat mereka merasa dihukum.
2. SP1 (Teguran Tertulis Pertama)
Jika masalah berlanjut, atau karyawan melakukan pelanggaran lain di tempat kerja, tindakan disiplin tertulis adalah langkah selanjutnya.
Tindakan disiplin ini harus lebih jelas dan tegas, menjelaskan secara rinci pelanggaran apa yang dilakukan, apa yang tidak boleh terulang, dan apa yang diperlukan untuk memperbaiki perilaku.
Pertemuan formal juga dapat dilakukan untuk memberitahu karyawan apa yang akan terjadi jika perilaku tidak berubah.
Tindakan formal ini perlu didokumentasikan dan surat teguran harus ditandatangani oleh manajer dan karyawan. Di Indonesia sendiri, teguran tertulis pertama sering disebut sebagai SP1 (Surat Peringatan 1)
Baca Juga: Pebisnis Wajib Tahu Peraturan dan Kapan Surat Peringatan Diberikan
3. SP2 (Peringatan Terakhir)
SP2 (Surat Peringatan Kedua), atau Peringatan terakhir adalah bagian penting dari prosedur disiplin. Peringatan terakhir memungkinkan pemberi kerja dan HR untuk menjelaskan kepada karyawan bahwa tindakannya tidak dapat diterima dan apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki perilaku mereka di tempat kerja.
Selama langkah ini, karyawan harus diingatkan tentang semua teguran yang pernah diterimanya dan tindakan yang disepakati untuk memperbaiki masalah. Terakhir, mereka harus diberitahu bahwa jika masalah terus berlanjut, mereka mungkin menghadapi penyesuaian jabatan, skorsing, hingga pemecatan (SP3)
4. Penyesuaian Jabatan
Sebelum memutuskan pemutusan hubungan kerja, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk menyesuaikan jabatan atau memindahkan karyawan ke posisi lain sebagai kesempatan terakhir untuk menunjukkan perbaikan dan komitmen terhadap perusahaan.
5. Skorsing
Skorsing memberi kesempatan terakhir bagi karyawan untuk menunjukkan keinginan mereka untuk berubah dan memperbaiki perilaku. Selama masa skorsing, karyawan ditempatkan pada masa percobaan, di mana mereka harus menunjukkan perbaikan kinerjanya.
6. SP3 dan Pemutusan Hubungan Kerja
Jika pemberi kerja tidak melihat adanya peningkatan perilaku atau kinerja karyawan setelah semua peringatan formal sebelumnya, pemutusan hubungan kerja dapat dipertimbangkan.
Pemutusan hubungan kerja harus menjadi proses terstruktur, di mana dilakukan pertemuan dengan manajer dan karyawan untuk memeriksa dokumentasi proses disiplin untuk mengidentifikasi masalah dan mengapa permasalahan tersebut tidak terselesaikan.
Dalam beberapa kasus, pemberi kerja mungkin perlu mempertimbangkan pemutusan hubungan kerja lebih cepat karena tindakan pelanggaran berat. Jika pemberi kerja menemukan bahwa karyawan telah melakukan pelanggaran berat di tempat kerja, prosedur disiplin lengkap masih diperlukan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja dalam keadaan ini.
Pemutusan hubungan kerja dapat dilakukan ketika pelanggaran berat dilakukan baik di dalam maupun di luar tempat kerja jika berdampak pada perusahaan.
Langkah Alternatif
Beberapa organisasi mungkin menganggap prosedur disiplin progresif terlalu kaku. Sejumlah HR berpendapat bahwa ancaman pemecatan bukanlah praktik terbaik untuk disiplin karyawan yang efektif.
Karena itu, beberapa perusahaan memilih untuk menerapkan metode disiplin yang berbeda di tempat kerja mereka, seperti pelatihan dan rencana peningkatan kinerja (PIP).
Tujuan dari prosedur seperti ini adalah untuk lebih fokus pada apa yang bisa dilakukan lebih baik, daripada apa yang salah. Namun, tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak menggabungkan disiplin progresif dengan pelatihan dan peningkatan kinerja.
Misalkan seorang karyawan sering terlambat datang ke kantor. Manajer dan HR mungkin memulai dengan mendiskusikan masalah tersebut secara informal dengan karyawan. Jika masalah berlanjut, manajer dapat memberikan teguran lisan.
Namun, jika karyawan masih terlambat, bisa jadi ia akan dipaksa untuk mengikuti course dan pelatihan tentang disiplin dan manajemen waktu
Pelatihan ini dapat membantu karyawan memahami pentingnya datang tepat waktu dan mengembangkan keterampilan yang mereka butuhkan untuk melakukannya. Manajer juga dapat bekerja sama dengan karyawan untuk mengembangkan rencana peningkatan kinerja yang spesifik untuk mengatasi masalah keterlambatan tersebut.
Rencana ini harus memiliki tujuan yang jelas dan terukur, serta tindakan yang perlu diambil karyawan untuk mencapai tujuan tersebut. Manajer harus memantau kemajuan karyawan dan memberikan dukungan yang mereka butuhkan untuk berhasil.
Dan baru ketika tidak terlihat adanya kemajuan ataupun perkembangan signifikan, tindakan tegas dapat diterapkan.
Cara Mengimplementasikan Disiplin Karyawan
Seperti yang sudah dijelaskan, menerapkan disiplin karyawan tidaklah mudah, akan ada banyak aspek yang terlibat. Namun untuk lebih jelasnya dapat Anda simak dalam uraian berikut
Bekerja sama dengan karyawan
Mendisiplinkan karyawan haruslah dengan membantu karyawan belajar dari kesalahan dan mendukung mereka. Sistem disiplin yang baik harus dilakukan dengan mendidik dan memperbaiki perilaku ataupun kesalahan buruk mereka. Ingat, Anda tidak ingin karyawan merasa dimarahi setelah menjalani proses disiplin.
Tim HR dapat bekerja sama dengan karyawan untuk membuat rencana tindakan khusus dengan solusi untuk masalah disiplin yang muncul sebelum menjadi persisten, baik itu masalah perilaku maupun kinerja.
Menggunakan rencana khusus sesuai insiden memungkinkan HR memahami mengapa karyawan berperilaku dengan cara tertentu dan memungkinkan tim memberikan dukungan personal sebelum mengambil tindakan disiplin formal.
Bagian penting dari prosedur disiplin adalah memastikan Anda memberi karyawan waktu untuk berbicara dan menjelaskan sisi cerita mereka sebelum mengambil tindakan lebih lanjut.
Seorang karyawan berhak membela diri terhadap tuduhan apa pun, dan jika tidak diberi ruang untuk berbicara, hal itu dapat sangat membahayakan pekerjaan dan kinerja mereka.
Bekerja sama dengan karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka adalah cara terbaik untuk mengatasi masalah disiplin sejak awal dan mencegah masalah kinerja yang terus-menerus berkembang.
Tenang dan terkendali lebih baik
Disiplin karyawan yang efektif sangat bergantung pada keterampilan komunikasi manajer dan profesional HR. Penting bagi setiap pihak yang terlibat dalam percakapan disiplin dengan karyawan untuk berpegang pada fakta dan bersikap tenang.
Jika HR atau manajer tampak marah saat melakukan percakapan disiplin, hal itu mungkin akan memicu efek sebaliknya dari hasil yang diinginkan jika mereka keluar dari kantor merasa tindakan disiplin mereka bersifat personal.
Ingat: Disiplin karyawan bukanlah konfrontasi, melainkan diskusi bagi manajer dan karyawan untuk menemukan dimana harapan tidak dipahami dan tidak dipenuhi.
Disiplin yang efektif harus konstruktif, tidak argumentatif, dan cara Anda pendekatan disiplin akan menentukan suasana. Jika Anda melibatkan karyawan dengan cara yang tenang dan hormat, maka kemungkinan besar perasaan itu akan dibalas.
Tetap konsisten, tetapi fleksibel
Meskipun penting untuk memiliki prosedur disiplin yang jelas, tidak semua situasi sama, dan karenanya tidak boleh diperlakukan sama.
Sebelum langsung mendisiplinkan karyawan, manajer harus melakukan penyelidikan terlebih dahulu untuk mengidentifikasi penyebab perilaku yang tidak memuaskan.
Seorang karyawan mungkin menderita kelelahan, atau masalah di luar pekerjaan dan oleh karena itu mengambil pendekatan empatik untuk menemukan masalah sangat penting.
Hal ini juga dapat meredakan perasaan karyawan karena mereka mungkin memiliki masalah pribadi yang mempengaruhi mereka, dan ketakutan akan pemutusan kontrak dapat memperburuk keadaan mereka.
Jika pemberi kerja tidak menyelidiki situasi terlebih dahulu dan langsung melompat ke tindakan disiplin, hal itu dapat berdampak sangat serius pada moral karyawan.
Bagaimana Menerapkan Disiplin Karyawan Remote
Di era serba digital seperti sekarang, bekerja jarak jauh semakin marak, terutama pasca pandemi Covid-19.
Namun, hal ini turut memunculkan tantangan baru bagi Manajer HR dan atasan langsung dalam memberikan disiplin kepada pekerja yang tidak berada di kantor. Komunikasi jarak jauh tentunya berbeda dengan tatap muka.
Meski begitu, tindakan dan prosedur disiplin formal untuk pekerja jarak jauh tetap harus mengikuti kebijakan perusahaan guna memastikan keadilan dan efektivitas proses tersebut. Pastikan pula metode disiplin ini tercantum dalam buku pegangan karyawan.
Saat perlu melakukan tindakan disiplin formal kepada pekerja jarak jauh, konferensi video adalah metode efektif untuk menjalankan sesi tersebut.
Demikian artikel mengenai disiplin karyawan. Jika Anda tertarik menggunakan outsourcing, Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya.
MyRobin memiliki tim rekruter yang handal dan berpengalaman sehingga dapat menjaring pekerja berkualitas kurang dari 24 jam. Ditambah dengan teknologi digital yang terintegrasi, MyRobin dapat mengelola pekerja Anda mulai dari absensi, manajemen kontrak, hingga payroll agar Anda dapat menghemat waktu dan sumber daya dalam melakukan tugas-tugas ini, dan dapat mengalihkan fokus Anda untuk tugas-tugas inti bisnis Anda. Konsultasikan kebutuhan pekerja Anda sekarang!