Mengukur kinerja karyawan dengan tepat tidak hanya sekedar mengidentifikasi hambatan operasional, tetapi juga memotivasi mereka untuk meningkatkan kontribusi di tempat kerja. Evaluasi kinerja karyawan juga dapat membantu mengidentifikasi kandidat untuk posisi kepemimpinan dan peluang kemajuan karir lainnya.
Namun, terkadang sulit untuk mengevaluasi kinerja karyawan yang tidak memiliki peran dengan metrik pelacakan produktivitas dan hasil yang jelas. Berikut adalah beberapa tips dari MyRobin untuk mengukur dan meningkatkan kontribusi staf Anda:
Menyusun Tujuan Kinerja
Tujuan kinerja adalah harapan yang terkait dengan tugas dan tanggung jawab karyawan. Agar karyawan dapat berkontribusi lebih optimal terhadap pencapaian tujuan organisasi, mereka perlu memiliki target yang jelas. Untuk memastikan efektivitas tujuan kinerja, ikutilah metode SMART:
- Spesifik: Jelas tentang apa yang ingin dicapai.
- Measurable: Mudah diukur kemajuannya.
- Attainable: Target yang realistis dan dapat dicapai.
- Relevant: Relevan dengan peran dan tanggung jawab individu.
- Time-bound: Memiliki batas waktu yang jelas.
Tujuan kinerja dapat bervariasi tergantung pada peran karyawan. Seperti misalnya untuk karyawan industri manufaktur, target bisa berupa kuota produksi per bulan atau per kuartal, sedangkan tenaga penjualan dapat memiliki target terkait akuisisi pelanggan dan peningkatan revenue. Begitu pun layanan pelanggan mungkin memiliki target untuk mengurangi keluhan pelanggan hingga persentase tertentu.
Agar karyawan dapat berkontribusi secara maksimal, berikut adalah langkah-langkah dalam menyusun tujuan kinerja yang dapat Anda terapkan:
1. Tetapkan Tujuan Jelas
Komunikasikan ekspektasi Anda dengan bahasa yang jelas agar karyawan memahami tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan hasil yang diharapkan, serta cara mencapainya. Berikan feedback rutin untuk membantu mereka memahami tujuan mereka dengan baik.
2. Investasi dalam Pengembangan Karyawan
Karyawan perlu terus memperbarui keterampilan dan pengetahuan untuk berkontribusi secara efektif. Selain menetapkan tujuan kinerja, beri dukungan dengan berinvestasi dalam pengembangan mereka untuk membantu mencapai tujuan karier sekaligus mendorong perusahaan mencapai targetnya.
3. Lakukan Evaluasi Kinerja Reguler
Untuk meningkatkan kinerja, lakukan penilaian kinerja secara rutin. Evaluasi ini akan menunjukkan kepada karyawan apa yang perlu mereka lakukan untuk mencapai tujuan, memotivasi mereka untuk berdedikasi pada tujuan pribadi dan organisasi.
4. Personalisasi Motivasi Karyawan
Setiap orang memiliki kepribadian yang berbeda dan membutuhkan gaya kepemimpinan dan motivasi yang berbeda pula. Pahami karyawan Anda dan temukan cara terbaik untuk memotivasi masing-masing individu untuk meningkatkan kinerja. Kenali kekuatan dan kelemahan mereka agar Anda dapat menempatkan mereka pada posisi yang sesuai bakat dan pengalaman mereka.
5. Minta Feedback
Masalah yang membuat karyawan berkinerja buruk mungkin di luar kendali mereka. Oleh karena itu, penting untuk selalu meminta feedback dan saran mereka tentang cara meningkatkan kondisi kerja dan produktivitas. Mendengarkan masukan karyawan dapat membantu manajemen menemukan cara yang lebih mudah untuk memecahkan masalah, meningkatkan hubungan di tempat kerja, dan mendorong pencapaian tujuan organisasi.
6. Hargai Peningkatan Kinerja
Berikan penghargaan kepada karyawan yang mencapai tujuan mereka. Penghargaan bisa berupa hadiah, bonus, pujian verbal, atau promosi. Intinya, tunjukkan apresiasi Anda atas komitmen mereka terhadap organisasi.
Dengan menerapkan keenam strategi ini, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang memotivasi dan mendukung, serta mendorong karyawan untuk mencapai kinerja terbaik mereka demi kesuksesan bersama.
Bagaimana Mengukur Kinerja Karyawan
Mengukur kinerja karyawan membutuhkan wawasan terhadap metrik yang tepat. Berikut adalah beberapa titik fokus terpenting saat menilai kinerja karyawan:
1. Eksekusi Pekerjaan
Salah satu cara terbaik untuk mengukur kinerja karyawan adalah mengevaluasi tingkat eksekusi mereka. Anda ingin menilai kemampuan mereka memprioritaskan, mendelegasikan, dan mengatur waktu secara efektif untuk menyelesaikan pekerjaan.
2. Kualitas Pekerjaan
Kualitas pekerjaan adalah indikator krusial lainnya. Penting bagi tim untuk menghasilkan produk dan layanan yang memenuhi persyaratan dan spesifikasi perusahaan dan pengguna akhir. Jika ada penurunan produksi atau keterlambatan pengiriman, evaluasi kinerja dapat membantu mengidentifikasi masalah dan memberikan solusi.
3. Ketepatan Waktu
Keterlambatan dan absensi adalah tanda kinerja karyawan yang buruk. Karyawan berprestasi tinggi tahu cara mengelola sumber daya mereka untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Jika seorang karyawan kesulitan menepati waktu, sebaiknya cari tahu apakah masalahnya terkait pekerjaan atau pribadi dan cari cara untuk membantu mereka mencapai kinerja puncak.
4. Sikap
Sikap seorang karyawan dapat menjadi indikator kuat tingkat kinerja mereka. Orang dengan sikap positif biasanya mudah berkolaborasi, berkomunikasi, menerima umpan balik dan kritik, serta belajar di tempat kerja.
Kualitas-kualitas ini meningkatkan kemampuan mereka untuk memberikan hasil yang lebih tinggi. Namun, karyawan yang tidak bisa mengikuti aturan, tidak menghormati rekan kerja, dan menunjukkan perilaku kurang sopan mungkin kesulitan memenuhi tujuan pekerjaan mereka.
5. Kebiasaan Pribadi
Kebiasaan pribadi dapat mempengaruhi kinerja karyawan secara positif dan negatif. Karyawan yang melakukan perilaku tidak pantas dan menggunakan aset perusahaan untuk kegiatan di luar pekerjaan seperti media sosial mungkin tidak mampu mencapai tujuan mereka. Oleh karena itu, penting untuk memiliki kode perilaku yang akan memandu tindakan karyawan untuk menjaga ketertiban dan meningkatkan kinerja di tempat kerja.
6. Kreativitas
Kreativitas adalah metrik kinerja penting lainnya. Ini dapat melibatkan penemuan cara baru untuk melakukan tugas atau mempelajari keterampilan baru. Anda dapat mendorong karyawan untuk mempraktekkan berpikir kritis guna meningkatkan kemampuan mereka dalam menghasilkan ide-ide baru untuk memecahkan masalah perusahaan.
7. Penjualan dan Pendapatan
Jumlah penjualan yang dihasilkan seorang karyawan adalah indikator utama kinerja mereka. Seorang karyawan yang secara konsisten memenuhi kuota penjualan dan pendapatan dapat menggerakkan perusahaan menuju tujuannya. Orang-orang berprestasi tinggi seperti itu dapat mengajari orang lain cara mencapai hasil yang lebih baik untuk meningkatkan kinerja.
8. Feedback Pelanggan dan Rekan Kerja
Karyawan yang menerima feedback positif dari pelanggan dan rekan kerja kemungkinan besar memiliki catatan kinerja yang bagus. Sebaliknya, jika pelanggan dan rekan kerja selalu mengeluh tentang perilaku seorang karyawan, kinerja mereka mungkin perlu dikaji ulang.
Metrik-Metrik Kinerja Karyawan
Metrik kinerja karyawan adalah kunci untuk melacak seberapa baik mereka menjalankan tugasnya. Tim SDM harus memiliki metode untuk mengukur produktivitas dan efisiensi karyawan.
Melacak metrik kinerja karyawan tidak hanya menguntungkan organisasi, tetapi juga karyawan itu sendiri, berikut adalah metrik-metrik yang dapat digunakan untuk melacak kinerja karyawan
1. Manajemen berdasarkan Tujuan (Management by Objectives)
Manajemen berdasarkan tujuan (MBO) adalah model manajemen yang bertujuan meningkatkan kinerja organisasi dengan menerjemahkan tujuan organisasi menjadi tujuan individu yang spesifik. Tujuan-tujuan ini biasanya ditetapkan oleh karyawan dan manajer bersama.
Karyawan bekerja untuk mencapai tujuan yang telah disepakati dan melaporkan kemajuan mereka kepada manajer. Tujuan-tujuan ini bahkan dapat diberi bobot tertentu (dalam bentuk poin).
Setelah berhasil menyelesaikan tujuan-tujuan tersebut, poin diberikan kepada karyawan. Hal ini memungkinkan manajer untuk membuat tujuan lebih nyata dan penilaian kinerja lebih berbasis data.
2. Penilaian Kinerja Subjektif oleh Manajer
Di sebagian besar perusahaan, evaluasi kinerja karyawan dilakukan dua kali setahun dalam bentuk review kinerja. Karyawan dinilai berdasarkan beberapa kriteria, dengan kualitas pekerjaan sebagai yang paling umum.
Sebuah adaptasi dari skema ini adalah yang disebut Grid 9-Kotak. Grid 9-Kotak didasarkan pada tabel 3×3 di mana karyawan dinilai berdasarkan kinerja dan potensinya. Karyawan dengan kinerja tinggi tetapi potensi rendah sangat cocok untuk fungsi mereka saat ini.
Karyawan di sudut kanan atas, mereka yang memiliki skor tinggi dalam kinerja dan potensi, sering kali ditunjuk untuk naik pangkat dengan cepat dalam organisasi karena mereka dapat menambah lebih banyak nilai di posisi yang lebih tinggi.
Grid 9-Kotak ini adalah cara mudah untuk menilai nilai karyawan saat ini dan masa depan dan merupakan alat yang berguna untuk manajemen suksesi (misalnya, Anda ingin mempromosikan karyawan berpotensi tinggi).
3. Cacat Produk
Mengukur kualitas (produksi) secara objektif tidaklah mudah. Pendekatan yang sering digunakan dalam industri manufaktur tradisional adalah menghitung jumlah cacat produk per karyawan atau per tim. Cacat, atau produk yang tidak diproduksi dengan benar, merupakan indikasi kualitas kerja yang rendah dan harus dijaga seminimal mungkin.
Namun standarisasi proses produksi yang meningkat telah membuat metrik ini hampir tidak berguna, sehingga setidaknya Anda perlu menggabungkan berbagai macam metrik dibanding mengandalkan metrik ini saja.
4. Jumlah Kesalahan
Jumlah kesalahan input dapat menjadi alternatif dari cacat produk yang disebutkan sebelumnya. Sebagai contoh, tim pengembangan perangkat lunak dapat mengukur kesalahan per seribu baris kode.
Hal yang sama berlaku untuk jumlah koreksi dalam karya tulis atau jumlah bug dalam kode perangkat lunak. Khususnya dalam pemrograman komputer, satu kesalahan dapat menghentikan seluruh program dari bekerja. Ini dapat berdampak besar pada bisnis, terutama bagi perusahaan yang merilis versi perangkat lunak baru setiap minggu atau bulan.
Keringkasan kode juga merupakan faktor kualitas yang penting. Jika sepuluh baris kode dapat menghasilkan hasil komputasi yang sama dengan 100 baris kode, maka yang pertama adalah indikasi kualitas yang lebih baik.
5. Net Promoter Score (NPS)
Net promoter score (NPS) dapat bertindak sebagai indikator kinerja karyawan. NPS adalah angka (biasanya antara 1 dan 10) yang mewakili kesediaan klien untuk merekomendasikan layanan perusahaan kepada klien potensial lainnya.
Klien yang memberi skor 9 atau 10 kemungkinan besar sangat puas dan akan bertindak sebagai promotor untuk perusahaan. Skor ini digunakan secara teratur untuk menilai karyawan penjualan, misalnya dalam penjualan mobil, di mana skor tersebut disertakan dalam formulir akhir yang perlu ditandatangani pelanggan.
Keuntungan dari NPS adalah kesederhanaannya. Kekurangannya adalah tidak jarang karyawan mempengaruhi pelanggan untuk memberikan peringkat tertentu (yaitu 9 atau 10).
6. Penilaian 360 derajat
Penilaian 360 derajat adalah cara untuk menilai kinerja karyawan dengan meminta umpan balik dari berbagai sumber, seperti rekan kerja, bawahan, pelanggan, dan manajer. Umpan balik ini dapat membantu karyawan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan mereka, serta cara untuk meningkatkan kinerjanya.
7. Peringkat paksa
Peringkat paksa adalah cara untuk memeringkat karyawan berdasarkan kinerja mereka. Manajer diminta untuk membuat daftar karyawan terbaik hingga terburuk, dalam urutan tersebut. Peringkat ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan memecat 10% karyawan dengan kinerja terendah.
Namun, ada banyak kritik terhadap pendekatan ini dan sebagian besar perusahaan menghentikan praktik tersebut, termasuk General Electric, yang CEO-nya saat itu, Jack Welch, mempopulerkan praktik tersebut.
8. Jumlah Penjualan
Cara mudah untuk menilai kinerja sales adalah dari jumlah penjualan. Ini berlaku terutama untuk penjualan “sederhana”, seperti UMKM. Penjual berbakat cenderung menjual lebih banyak dalam waktu yang sama. Ini disebut metrik hasil.
Namun, untuk penjualan yang lebih rumit (dengan siklus lebih panjang), jumlah penjualan jadi kurang akurat. Kesuksesan penjualan lebih bergantung pada faktor lain seperti siklus yang panjang dan unsur keberuntungan.
9. Metrik Contact Center
Metrik kali ini cukup spesifik. Contact center biasanya sangat fokus pada metrik kinerja karyawan, yang biasanya meliputi:
- Rata-rata Waktu Penanganan: Rata-rata durasi pelanggan di telepon, termasuk saat menunggu.
- Penyelesaian Panggilan Pertama: Persentase masalah pelanggan yang selesai dalam telepon pertama.
- Kualitas Kontak: Penilaian pelanggan terhadap kualitas percakapan.
- Tingkat Layanan: Persentase panggilan yang dijawab dalam waktu tertentu (misal: 90% panggilan dijawab dalam 25 detik).
10. Lembur per Karyawan
Lembur per FTE (Full-Time Equivalent) = Total jam lembur / FTE
Rata-rata jam lembur per FTE adalah salah satu metrik kinerja karyawan. Terlalu banyak lembur sebenarnya bisa menurunkan kinerja karena karyawan terlalu terbebani. Hal ini bisa berujung pada moral yang rendah dan tingkat retensi karyawan yang menurun.
11. Tingkat Absensi
Tingkat absensi dan kinerja memiliki hubungan yang kuat. Karyawan yang termotivasi dan terlibat umumnya mengambil cuti sakit lebih sedikit (hingga 37% lebih sedikit, menurut Gallup).
Karyawan yang sering absen kurang produktif, dan tingkat absensi yang tinggi dalam organisasi merupakan indikator kuat kinerja organisasi yang menurun.
12. Jumlah Unit yang Diproduksi
Di beberapa industri, seperti manufaktur, jumlah unit yang diproduksi sering menjadi metrik yang sangat diandalkan. Bahkan perusahaan di bidang layanan juga menerapkannya. Misalnya, perusahaan dengan karyawan di bidang entri data terkadang memantau jumlah ketukan keyboard per menit untuk memastikan efisiensi pekerjaannya.
Namun, metrik ini memiliki beberapa kelemahan krusial:
Hanya cocok untuk output sederhana: Metrik output seperti ini sebaiknya hanya digunakan ketika output seseorang sangat sederhana dan langsung.
Mengabaikan kualitas: Metrik kuantitatif seringkali mengabaikan aspek kualitas. Misalnya, jumlah panggilan telepon yang dijawab oleh agen customer service mungkin tinggi, tetapi mungkin kualitas percakapannya di bawah standar.
Tidak memperhitungkan kompleksitas tugas: Tugas yang lebih kompleks mungkin memerlukan lebih banyak waktu dan usaha, meskipun jumlah outputnya rendah. Mengukur produktivitas hanya berdasarkan angka tanpa mempertimbangkan kompleksitas tugas bisa jadi tidak adil.
Demikian artikel mengenai performance measurement. Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan, seperti mengadakan pelatihan, menganalisis beban kerja, hingga menggunakan jasa outsourcing untuk mengurangi beban kerja, dan beban pengelolaan tugas-tugas non-inti.
Jika Anda tertarik menggunakan outsourcing, Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. MyRobin memiliki tim rekruter yang handal dan berpengalaman sehingga dapat menjaring pekerja berkualitas kurang dari 24 jam.
Ditambah dengan teknologi digital yang terintegrasi, MyRobin dapat mengelola pekerja Anda mulai dari absensi, manajemen kontrak, hingga payroll agar Anda dapat menghemat waktu dan sumber daya dalam melakukan tugas-tugas ini, dan dapat mengalihkan fokus Anda untuk tugas-tugas inti bisnis Anda. Konsultasikan kebutuhan pekerja Anda sekarang!