Benchmarking adalah cara untuk mengukur kinerja bisnis Anda dengan kompetitor yang beroperasi di pasar yang sama. Tujuannya adalah mempelajari bagaimana perusahaan lain melakukan suatu proses dan bagaimana operasi tersebut dapat diterapkan pada bisnis Anda.
Benchmarking dapat diterapkan pada berbagai aspek, termasuk praktik bisnis, produk, layanan, operasional, fungsi, dan KPI (Key Performance Indicators).
Melalui artikel ini, akan dibahas secara mendalam definisi dan tahapan yang perlu Anda ikuti untuk menentukan benchmarking.
Definisi benchmarking
Benchmarking adalah proses membandingkan bisnis dengan departemen internal atau pesaing yang dianggap kuat di sektor yang sama. Dengan menentukan tolok ukur, bisnis dapat memahami kelemahan dan kelebihannya, sehingga dapat melakukan peningkatan berkelanjutan.
Menurut Tatterson (1996), benchmarking adalah proses membandingkan dan mengukur kinerja suatu perusahaan dengan perusahaan lain, guna mendapatkan informasi yang dapat digunakan untuk perbaikan secara kontinyu.Terdapat berbagai jenis benchmarking, seperti benchmarking praktik bisnis, produk, layanan, operasional, fungsi, hingga KPI.
Dengan adanya tolok ukur, bisnis dapat menyajikan informasi tentang tujuan jangka pendek maupun jangka panjang, dan memberikan ide untuk mengembangkan proses atau teknologi yang berguna meningkatkan loyalitas, keuntungan, serta mengurangi biaya.
Jenis-jenis benchmarking
Bagi Anda yang baru menentukan benchmark, penting untuk memahami jenis-jenisnya. Di bawah ini beberapa tipe yang bisa Anda terapkan.
1. Performance benchmarking
Tolok ukur kinerja dilakukan dengan mengumpulkan dan mengevaluasi data numerik untuk mengukur kinerja tim atau bisnis secara keseluruhan. KPI atau Key Performance Indicators digunakan sebagai metrik untuk melacak kemajuan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
KPI umumnya digunakan untuk mengukur kepuasan pelanggan, efisiensi proses, kualitas, dan harga produk atau layanan yang ditawarkan.
Dengan melakukan pembandingan KPI secara berkala dengan kompetitor atau benchmark, Anda dapat mengetahui posisi pasar bisnis dan dapat meningkatkan penawaran produk dan layanan untuk meningkatkan daya saing bisnis Anda.
2. Internal benchmarking
Tolok ukur jenis ini membandingkan kinerja departemen satu dengan departemen lain yang masih berada di bisnis yang sama. Tujuan benchmark internal adalah menentukan inisiatif yang efisien dan mempelajari adakah departemen yang memerlukan sumber daya tambahan.
Anda juga bisa membandingkan bisnis yang berada di cabang yang berbeda atau dengan bisnis yang masih dalam satu grup. Aspek yang diukur seperti efektivitas dan performa pegawai serta bagaimana tenaga kerja menggunakan peralatan dan sumber daya yang bisnis sediakan.
3. Competitive benchmarking
External benchmark atau dikenal tolok ukur kompetitif adalah mengukur kinerja bisnis dengan pesaing. Anda dapat mempelajari metrik, praktik, dan standar bisnis milik kompetitor. Dalam prosesnya, Anda perlu memahami data pasar yang objektif untuk memastikan temuan akurat dan faktual.
4. Strategic benchmarking
Tipe benchmark strategis adalah mengukur dan menganalisis strategi perusahaan paling sukses, kemudian menerapkan strategi tersebut pada bisnis sendiri. Upaya meniru standar kinerja bisa merujuk perusahaan dari industri berbeda.
5. Proses benchmarking
Tolok ukur proses berarti mempelajari proses dan operasi dari perusahaan yang memiliki kinerja tinggi di industri.
Membandingkan proses memudahkan bisnis menentukan proses yang dibutuhkan saat ini. Selain itu, memberikan informasi kinerja proses apabila dibandingkan dengan standar industri.
6. Functional benchmarking
Tipe tolok ukur yang membandingkan fungsi dari perusahaan lain. Ini bisa kompetitor atau perusahaan dari industri yang lebih luas. Tujuan functional benchmark adalah memahami strategi khusus tim internal dengan perusahaan lain. Mungkin saja, Anda butuh peningkatan demi mengikuti trend dan tetap kompetitif.
7. Generic benchmarking
Benchmark generic berguna untuk membandingkan proses bisnis yang sama di setiap perusahaan. Misalnya, penggajian atau prosedur penggajian karyawan. Tujuan tolok ukur ini membantu Anda mempelajari tim Anda dan tim orang lain bekerja.
8. International benchmarking
International benchmark bertujuan menganalisis praktek dari perusahaan dari seluruh dunia. Dengan tolok ukur seperti ini, Anda dapat melihat posisi bisnis di pasar global. Di samping itu, memberikan wawasan berguna bagi bisnis yang ingin menguasai pasar dunia.
Manfaat benchmarking
Benchmarking memberikan manfaat besar, apabila bisnis benar-benar menentukan tolok ukur dengan tepat. Berikut keuntungannya:
1. Melakukan peningkatan berkelanjutan
Benchmark menjadi alat yang tepat untuk melakukan peningkatan berkelanjutan. Anda bisa mengevaluasi dan menindaklanjuti proses yang kurang optimal. Di samping itu, tolok ukur juga membantu tim lebih efisien dan produktif.
2. Mendorong pengumpulan data
Proses pembandingan dilakukan dengan mengumpulkan dan menganalisis data. Proses ini menuntut perusahaan mengumpulkan data kuantitatif berkaitan dengan proses, hasil, dan departemen internal. Informasi ini akan membantu Anda mengevaluasi performa karyawan.
3. Membantu tim tetap kompetitif
Menentukan benchmark mampu memotivasi karyawan agar tetap kompetitif. Dengan mempelajari perusahaan lain, tim dapat menyoroti keunggulan produk yang membedakannya dengan produk pesaing.
Karyawan bisa termotivasi ketika mempelajari bisnis pesaing. Anda dapat membuat tujuan yang realistis, terukur, dan bisa dicapai.
4. Membantu pengelolaan keuangan
Benchmark memberikan informasi peluang untuk meningkatkan keuntungan, mengurangi anggaran, dan mendorong penjualan yang berguna bagi perkembangan bisnis. Tolok ukur memungkinkan bisnis merampingkan proses yang tidak lagi bisnis butuhkan.
5. Memahami kekurangan dan kelebihan
Mempelajari kinerja bisnis sendiri dengan milik orang lain, Anda jadi bisa menentukan mana proses yang berhasil dan gagal. Benchmark memberikan gambaran tentang praktik yang berpotensi meningkatkan bisnis secara keseluruhan dan mana yang perlu Anda hindari.
6. Mengadopsi praktik bisnis lain
Melalui benchmarking, Anda dapat memahami faktor-faktor apa yang membuat pesaing Anda unggul di pasar. Informasi ini dapat membantu Anda mengadopsi atau memperbaiki praktik kompetitor yang berhasil. Dengan menyesuaikan prosedur bisnis dengan kebutuhan perusahaan, Anda dapat membuka peluang untuk meningkatkan keberhasilan bisnis Anda
7. Membantu memperjelas tujuan bisnis
Benchmarking dapat membantu memperjelas tujuan bisnis dengan cara memberikan pemahaman tentang faktor-faktor yang membuat pesaing sukses di pasar. Sebagai pemimpin bisnis, Anda perlu memahami mengapa pesaing berhasil dan apa yang diperlukan untuk menetapkan tujuan yang terukur. Dalam hal ini, benchmarking dapat membantu Anda mendefinisikan keberhasilan, menciptakan inovasi, dan meninjau perkembangan bisnis untuk mencapai keunggulan kompetitif. Dengan memahami faktor-faktor kunci yang mempengaruhi kesuksesan pesaing, Anda dapat mengembangkan strategi yang tepat untuk meningkatkan kinerja bisnis Anda dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
8. Meningkatkan kualitas produk
Tolok ukur digunakan untuk mengevaluasi kualitas produk atau layanan yang ada, sehingga dapat diketahui apakah perlu dilakukan pengembangan produk agar bisa bersaing di pasar atau untuk mengukur kepuasan pelanggan. Dengan informasi tersebut, Anda dapat memilih pendekatan yang tepat untuk memperbaiki layanan pelanggan dan memperbaiki kelemahan pada bisnis.
Selain itu, benchmarking juga memungkinkan untuk mempelajari metode operasi dari perusahaan lain. Anda dapat mempelajari faktor atau sumber daya apa yang mendukung kesuksesan perusahaan lain dan menentukan apakah mungkin menerapkannya pada bisnis Anda.
9. Mendorong performa penjualan
Memahami kinerja penjualan sama pentingnya bagi bisnis. Benchmark membantu pemilik bisnis mengevaluasi angka penjualan dan membandingkannya dengan bisnis paling sukses di industri Anda.
10. Lebih banyak area yang bisa dieksplor
Sebagai pemilik bisnis tentu ingin bisnisnya tumbuh. Cara yang bisa Anda lakukan adalah menentukan benchmark. Melalui tolok ukur, Anda berpotensi menemukan peluang untuk melakukan pengembangan.
11. Meningkatkan efisiensi
Melakukan benchmarking berpengaruh pada efektivitas waktu, biaya, dan resource. Untuk meningkatkan kegiatan pemasaran, bisnis bisa melakukan trial and error. Akan tetapi, langkah ini bisa memakan waktu.
Dengan melakukan benchmark perusahaan lain, Anda dapat mengetahui strategi apa yang dan yang kurang efektif. Alhasil, Anda bisa mengaplikasikan strategi yang tepat dan melewatkan percobaan.
Metode benchmarking
Sumber informasi untuk melakukan benchmarking cukup bervariasi. Metode yang dapat Anda lakukan yaitu:
- Melakukan penilaian informasi dalam perusahaan maupun yang ada di publik alias riset in house
- Pertukaran langsung dengan menyebar survei atau kuesioner
- Riset pihak ketiga artinya proses benchmarking dilakukan oleh pihak ketiga bukan tim internal Anda
- Mengunjungi mitra benchmarking secara langsung
Proses benchmarking
Secara sederhana benchmarking terdiri dari 4 langkah utama yaitu perencanaan, riset, pengamatan, analisis, dan tambahan beradaptasi. Simak prosesnya di bawah ini.
1. Perencanaan
Perencanaan meliputi menentukan kinerja perusahaan yang akan dibandingkan dengan bisnis perusahaan lain. Selain itu, mengevaluasi kinerja proses yang sedang berlangsung.
2. Riset
Riset perusahaan untuk menjadi benchmark (tolok ukur). Buatlah daftar perusahaan potensial yang akan menjadi acuan. Kemudian, lakukan perbandingan antara daftar tersebut, mana yang bisa Anda jadikan mitra untuk melakukan benchmark.
3. Observasi
Pengamatan merupakan proses mengumpulkan informasi. Misalnya, faktor kesuksesan perusahaan atau sumber daya yang dibutuhkan untuk menunjang kesuksesan. Pengumpulan informasi bisa dilakukan secara langsung maupun melalui internet.
4. Analisis
Analisis informasi yang telah dikumpulkan. Perhatikan performa kerja bisnis dan faktor-faktor keberhasilan sebagai acuan kinerja perusahaan. Dengan begitu, Anda bisa menyusun rencana untuk memperbaiki kinerja perusahaan.
5. Mengambil tindakan
Terakhir adalah mengambil tindakan yaitu mengimplementasikan perencanaan yang telah disusun. Keempat langkah di atas tidak akan berpengaruh apapun, apabila bisnis tidak beradaptasi.
Cara melakukan benchmarking
Mengacu pada proses di atas, berikut cara melakukan benchmarking agar bisnis dapat melakukan peningkatan.
1. Menentukan area yang ingin ditingkatkan
Proses pertama adalah menentukan area dari bisnis yang ingin ditingkatkan. Tentukan jenis benchmark paling sesuai dengan kebutuhan.
Menentukan jenis pengukuran memberikan kemudahan ketika Anda mengidentifikasi pertanyaan spesifik.
Tentukan fokus area yang tidak bekerja efektif di perusahaan. Kemudian gunakan benchmark untuk membandingkan dan lakukan perbaikan.
2. Mengidentifikasi bisnis yang Anda bandingkan
Identifikasi perusahaan yang akan Anda bandingkan. Tentukan apakah Anda ingin mengukur praktik bisnis dengan perusahaan dari industri yang sama atau berbeda.
3. Mengumpulkan informasi
Mengumpulkan informasi untuk mendapatkan data yang relevan. Ini bisa melalui riset konsumen, menyebarkan kuesioner, mengadakan survey, atau memanfaatkan teknologi.
Kemudian, lakukan analisis untuk mempelajari kesenjangan proses di dalam bisnis Anda dengan perusahaan benchmark.
4. Melakukan implementasi
Langkah berikutnya melakukan implementasi. Gunakan hasil analisis untuk melakukan peningkatan kinerja. Fase ini bisa dijalankan dengan beberapa pendekatan, seperti metode SMART.
5. Memonitor benchmark
Periksa kemajuan proses secara berkala, sehingga memudahkan evaluasi jika memang dibutuhkan. Hal ini untuk melacak metrik keberhasilan, jika tidak memenuhi tolok ukur artinya Anda perlu melakukan perbaikan.
Contoh benchmarking
Contoh benchmarking bisa Anda temukan di sekitar. Beberapa brand besar menggunakan tolok ukur untuk menilai bisnis mereka. Contohnya merek Coca-Cola menjadi benchmark untuk produk Pepsi.
Sementara dari teknologi brand Apple menjadi benchmarking Samsung ketika merilis iPhone 4. Dari ranah otomotif perusahaan raksasa Honda melakukan benchmarking dengan Yamaha.
Contoh benchmarking yaitu pengecer pakaian daring mungkin saja melakukan tolok ukur dengan pesaing teratas dengan mempelajari bagaimana mereka mengirimkan pesanan dengan cepat dan menerapkan strategi. Analisis dan pengumpulan data dilakukan sebelum menerapkan strategi serupa.
Itulah definisi dan langkah-langkah benchmarking. Anda bisa mengikuti metode di atas untuk menentukan tolok ukur bagi bisnis yang baru dirintis. Temukan informasi menarik seputar bisnis dan pekerja lainnya di blog MyRobin.