Semua pemilik bisnis tentunya berharap memiliki tim karyawan yang bisa dipercaya. Tapi sayangnya, tidak semua hal berjalan sesuai dengan keinginan, karena tidak ada tempat kerja yang benar-benar sempurna.
Jika karyawan melakukan kecurangan di tempat kerja, perusahaan Anda bisa dirugikan secara finansial.
Dalam artikel ini MyRobin akan membahas berbagai jenis kecurangan karyawan, cara mengenalinya, dan bagaimana menghindari risiko fraud karyawan dalam bisnis Anda.
Apa itu Fraud Karyawan?
Fraud, atau kecurangan karyawan terjadi ketika karyawan berbohong atau mencuri dari bisnis Anda. Biasanya, ini dilakukan untuk mendapatkan keuntungan seperti uang, akses ke aset perusahaan, atau bahkan pengakuan di tempat kerja.
Kecurangan karyawan mungkin bukan sesuatu yang Anda duga akan terjadi. Namun, pada kenyataannya, hal ini dapat menjadi ancaman bagi bisnis dan penjualan Anda, terlepas dari ukuran perusahaan Anda.
Kerugian yang dialami bisnis akibat kecurangan karyawan tidak bisa dianggap enteng. Menurut laporan tahunan Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), kerugian median per kasus kecurangan mencapai lebih dari $100.000. Dampaknya pun meluas, tidak hanya keuangan, tetapi juga budaya kerja dan reputasi perusahaan
Macam-Macam Fraud Karyawan
Pencurian Data
Pencurian data terjadi ketika seorang karyawan mencuri informasi sensitif dari perusahaan Anda. Ini bisa berupa informasi pribadi klien, rahasia bisnis, hingga formula produk yang belum dirilis.
Seorang karyawan dengan akses data tersebut bisa:
- Menyebarkan informasi ke pesaing: Informasi tentang produk rahasia, strategi pemasaran, atau keuangan perusahaan bisa sangat berharga bagi kompetitor.
- Menipu klien: Menjual data pribadi klien atau menggunakannya untuk melakukan penipuan, seperti spam atau pengambilalihan identitas.
- Pergi dan membuka bisnis sendiri: Membawa kabur data klien dan rahasia bisnis untuk digunakan pada usaha barunya.
Contoh: Seorang karyawan marketing yang memiliki akses ke database pelanggan, mencurinya dan menggunakannya untuk mendirikan perusahaan sejenis, langsung merebut sebagian pangsa pasar perusahaan lama.
Pencurian Uang
Pencurian uang oleh karyawan tidak hanya tentang mengambil uang tunai dari kasir atau dompet rekan kerja. Ada banyak cara yang lebih tersembunyi:
- Penggelapan penjualan: Melayani transaksi namun tidak mencatatnya dan mengantongi uang tersebut.
- Pemalsuan faktur: Menggelembungkan total penjualan atau memalsukan faktur pembelian untuk menghasilkan keuntungan pribadi.
- Penyalahgunaan sistem penggajian: Menambahkan jam kerja fiktif, mengubah tunjangan, atau bahkan membuat data karyawan palsu untuk mencuri gajinya.
Contoh: Seorang kasir restoran mengubah harga menu pada sistem agar selisihnya masuk ke kantongnya sendiri.
Penyalahgunaan Aset dan Layanan
Selain uang dan data, karyawan juga bisa memanfaatkan layanan dan aset perusahaan untuk keuntungan pribadi:
- Penyalahgunaan kendaraan: Menggunakan mobil perusahaan untuk keperluan pribadi, seperti berlibur atau menjalankan bisnis sampingan.
- Penyalahgunaan kartu kredit: Menggunakan kartu kredit perusahaan untuk belanja online, membayar tagihan pribadi, atau bahkan berjudi.
- Pencurian persediaan: Mengambil peralatan, bahan baku, atau produk jadi milik perusahaan untuk dijual atau digunakan sendiri.
Contoh: Seorang petugas gudang menggunakan truk perusahaan untuk mengangkut barang dagangan pribadinya dan menjualnya.
Kecurangan Pembayaran Tagihan (AP Fraud)
Modus ini melibatkan manipulasi pembayaran kepada vendor atau pihak ketiga. Pelaku, biasanya seseorang dengan pengetahuan sistem akuntansi yang baik, melakukan pembayaran ilegal atau fiktif atas nama perusahaan. Tujuannya bisa untuk menggelapkan uang, membayar suap, atau menutupi kerugian keuangan lainnya.
Kecurangan Piutang Dagang (AR Fraud)
Ini terjadi ketika karyawan menggelapkan uang piutang yang dibayar oleh pelanggan. Untuk menutupi jejaknya, pelaku seringkali memindahkan pembayaran dari satu akun ke akun lain. Misalnya, menyimpan uang pembayaran dari satu pelanggan dan menggantinya dengan uang dari pelanggan lain, secara terus menerus.
Kecurangan Akuntansi
Pelaku memanipulasi laporan keuangan perusahaan untuk membuatnya terlihat lebih sehat dan menguntungkan. Tujuannya bisa untuk menarik investor, menyembunyikan kerugian, atau menipu pihak berwenang. Manipulasi bisa berupa pemalsuan dokumen, penggelembungan angka penjualan, atau penghilangan transaksi finansial yang sebenarnya terjadi.
Penyuapan
Suap terjadi ketika karyawan menerima atau menawarkan imbalan (uang, barang, jasa) kepada pihak lain untuk mendapatkan keuntungan pribadi.
Misalnya, menerima diskon besar dari vendor, atau memberikan informasi rahasia perusahaan kepada kompetitor dengan imbalan tertentu. Penyuapan tidak hanya ilegal, tapi juga merusak reputasi perusahaan dan menurunkan moral karyawan.
Kecurangan Penggajian
Modus ini melibatkan manipulasi data gaji dan tunjangan karyawan. Pelaku, biasanya bekerja di bagian keuangan, menambah jam kerja fiktif, menggelembungkan tunjangan, atau bahkan membuat data karyawan palsu untuk menggelapkan gajinya.
Mencegah kejahatan finansial karyawan membutuhkan sistem kontrol internal yang kuat, pengenalan dan edukasi kebijakan anti-penipuan, serta budaya kejujuran dalam perusahaan.
Penipuan Catatan Waktu (Timesheet Fraud)
Karyawan memanipulasi data kehadiran mereka untuk terkesan bekerja lebih lama dari jam sebenarnya. Alhasil, mereka dibayar lebih tinggi tanpa mengerjakan jam tambahan. Penipuan serupa bisa berupa meminta uang muka gaji.
Penipuan uang muka gaji (Advance Fraud)
Karyawan meminta bayaran di muka dengan alasan tertentu, namun tidak berniat untuk mengembalikannya.
Penipuan Vendor
Selain memperhatikan kecurangan internal, Anda juga perlu waspada terhadap penipuan yang melibatkan pihak luar, seperti vendor atau kontraktor. Modus yang umum adalah:
Kolusi dengan Vendor
Karyawan bersekongkol dengan vendor untuk memalsukan tagihan dan mencuri uang perusahaan. Mereka bisa saja membuat faktur palsu atau menaikkan harga barang secara diam-diam.
Vendor Fiktif
Menggunakan akses ke sistem keuangan untuk membuat vendor fiktif dan melakukan pembayaran rutin untuk mereka, mengantongi uang tersebut sendiri.
Apakah Bisnis Kecil Lebih Rentan terhadap Kecurangan Karyawan?
Memang benar bahwa bisnis kecil cenderung lebih rentan terhadap kecurangan karyawan dibandingkan bisnis besar. Ada beberapa faktor yang berkontribusi:
Keterbatasan Sumber Daya
Bisnis kecil umumnya memiliki tim yang lebih kecil dan sistem kontrol internal yang kurang ketat dibandingkan bisnis besar. Hal ini membuat peluang bagi karyawan untuk berbuat curang menjadi lebih terbuka.
Dampak yang Lebih Besar
Kehilangan uang akibat kecurangan karyawan bisa terasa lebih berat bagi keuangan bisnis kecil. Bahkan kerugian kecil sekalipun bisa berdampak signifikan terhadap kelangsungan usaha.
Kedekatan Hubungan
Dalam bisnis kecil, hubungan antar karyawan cenderung lebih dekat dan personal. Hal ini bisa menimbulkan rasa percaya yang berlebihan dan mengurangi kewaspadaan terhadap potensi kecurangan.
Namun, bukan berarti bisnis besar bisa terbebas dari risiko kecurangan karyawan. Faktanya, kecurangan bisa terjadi di segala jenis perusahaan, tanpa memandang ukuran.
Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis untuk memiliki prosedur dan sistem yang efektif untuk mencegah dan mendeteksi kecurangan karyawan.
Mendeteksi Kecurangan Karyawan
Deteksi dini dan investigasi menyeluruh terhadap kecurangan karyawan sangat penting untuk membatasi kerugian dan mengembalikan keuangan perusahaan. Untuk memastikan identifikasi dan penanganan aktivitas manipulatif secara tepat waktu, organisasi perlu:
Mengenali Tanda Bahaya
Latih karyawan dan manajer untuk mengenali potensi tanda-tanda kecurangan, seperti perubahan mendadak dalam perilaku karyawan, sikap terlalu tertutup, atau pengabaian kebijakan perusahaan secara terus-menerus.
Contoh: Karyawan yang tiba-tiba hidup mewah, sering pulang larut tanpa alasan jelas, atau menunjukkan kestresan berlebihan bisa menjadi indikator.
Sediakan Jalur Pelaporan Aman
Kembangkan sistem pelaporan rahasia, seperti hotline anonim, untuk mendorong karyawan melaporkan dugaan aktivitas curang tanpa takut pembalasan. Pastikan anonimitas pelapor terjaga dan berikan perlindungan dari tindakan balas dendam.
Lakukan Investigasi Mendalam
Bentuk tim investigasi multidisiplin yang terdiri dari profesional internal dan eksternal untuk menjamin pemeriksaan yang objektif dan menyeluruh terhadap aktivitas kecurangan.
Tim harus mengumpulkan dan menganalisis bukti yang relevan, mewawancarai individu yang terlibat, dan mendokumentasikan seluruh proses secara detail.
Deteksi Real-Time dengan Teknologi
Manfaatkan teknologi kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin untuk menganalisis transaksi dan aktivitas karyawan lintas departemen dan platform. Hal ini memungkinkan deteksi cepat terhadap ketidakkonsistenan atau perilaku mencurigakan. Misalnya, sistem dapat mendeteksi faktur dengan vendor fiktif atau pola pengeluaran tidak wajar pada kartu kredit perusahaan.
Investasi Sistem Keamanan Terkini
Menggunakan sistem keamanan yang kuat dan diperbarui secara rutin membantu organisasi menghadapi ancaman yang terus berkembang. Pastikan solusi ini terintegrasi dengan baik dengan perangkat deteksi kecurangan lainnya untuk memaksimalkan efektivitas pencegahan penipuan.
Tanda-Tanda Karyawan Melakukan Fraud
Melindungi bisnis Anda dari kecurangan karyawan membutuhkan kewaspadaan tinggi. Perhatikan tanda-tanda peringatan dan perubahan perilaku berikut:
Transaksi Tidak Biasa
Waspada terhadap transaksi tak wajar, seperti jumlah besar di luar jam kerja, vendor tidak dikenal, atau dokumentasi tidak lengkap.
Contoh: Penjualan di luar jam operasional, transfer uang ke rekening personal, atau faktur dengan perusahaan fiktif.
Perubahan Gaya Hidup Mendadak
Peningkatan drastis dalam gaya hidup karyawan, seperti pembelian barang mewah atau liburan mahal, bisa menjadi indikator kecurangan. Tetap perhatikan faktor lain dan selidiki secara diskrit sebelum mengambil kesimpulan.
Penolakan terhadap Perubahan atau Audit
Keberatan terhadap perubahan prosedur, penyembunyian informasi, atau penghindaran audit bisa berarti upaya menutupi kecurangan. Waspadalah jika karyawan selalu menolak mengikuti prosedur standar atau menunjukkan kengerian berlebihan terhadap pemeriksaan internal.
Ketidaksesuaian Catatan Keuangan
Ketidakcocokan data dalam catatan keuangan, seperti selisih stok barang, fluktuasi kas tanpa alasan, atau pencatatan jurnal yang tidak jelas, bisa mengindikasikan kecurangan. Selalu periksa kelengkapan dokumentasi dan lakukan rekonsiliasi data secara rutin.
Sering Mengambil Alih Kontrol
Penggunaan override untuk melewati prosedur kontrol internal patut diwaspadai. Ini bisa menjadi upaya untuk menyembunyikan tindakan menyimpang. Selidiki setiap pengabaian prosedur dan kaji ulang efektivitas sistem kontrol internal Anda.
Cara Mencegah Fraud Karyawan
Ada berbagai cara yang dapat Anda lakukan untuk mencegah fraud karyawan, di antaranya adalah:
Teliti dalam Memilih Karyawan
Lakukan pemeriksaan latar belakang secara menyeluruh: Ini termasuk pengecekan riwayat pekerjaan, referensi, dan bahkan riwayat kriminal (pada kasus tertentu). Hal ini akan membantu Anda memastikan integritas dan kejujuran calon karyawan.
Bicaralah dengan mantan atasan atau rekan kerja mereka untuk mendapatkan gambaran mengenai kinerja dan perilaku sebelumnya.
Rotasi Tugas dan Tanggung Jawab
Atur jadwal rotasi tugas agar tidak ada satu orang yang mengontrol proses atau sistem tertentu dalam jangka waktu lama. Semua ini akan mempersulit peluang mereka untuk memanipulasi data atau aset perusahaan.
Pastikan karyawan memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk menangani tugas baru. Rotasi juga dapat meningkatkan motivasi dan kreativitas karyawan.
Audit Acak dan Pemeriksaan Internal
Jadwalkan audit keuangan dan operasional dengan jadwal tidak terduga. Hal ini membuat karyawan waspada dan mengurangi peluang mereka untuk menyembunyikan kecurangan.
Manfaatkan juga perangkat lunak akuntansi dengan fitur deteksi kecurangan. Program ini dapat mendeteksi pola transaksi yang tidak biasa dan memberikan peringatan dini.
Terapkan Sistem Purchase Order
Gunakan purchase order (PO) untuk semua pembelian, dokumen ini berfungsi sebagai kontrak resmi dan mencatat detail pesanan, harga, dan ketentuan pembayaran. Ini mempersulit manipulasi pesanan dan mencegah pembelian fiktif. Pastikan semua informasi pada PO akurat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Ciptakan Komunikasi Terbuka dan Aman
Buat jalur pelaporan anonim melalui hotline, email, atau kotak saran. Jamin kerahasiaan dan perlindungan bagi pelapor untuk mendorong pelaporan aktivitas mencurigakan. Adakan sesi pelatihan etika, edukasi karyawan tentang pentingnya kejujuran dan risiko kecurangan. Libatkan mereka dalam diskusi tentang kebijakan etik perusahaan.
Jangan Abaikan Kecerobohan
Tetap waspada terhadap kesalahan kecil, meskipun kesalahan sesekali wajar, pola kecerobohan atau kesalahan dalam dokumen keuangan patut dicurigai. Perhatikan ketidakkonsistenan dan periksa ulang detail transaksi yang janggal.
Gunakan Outsourcing MyRobin
MyRobin tidak hanya menyediakan outsourcing end-to-end biasa, namun juga memiliki sistem dan divisi sendiri yang dapat membantu menangani dan menindaklanjuti fraud yang dilakukan oleh karyawan. Tunggu apa lagi? Hubungi MyRobin sekarang!