Pepatah yang mengatakan “waktu adalah uang” memang sangat relevan ketika kita membahas waktu pemrosesan dalam industri manufaktur. Waktu menjadi salah satu faktor kunci yang sangat berharga dalam industri ini.
Dalam industri manufaktur, pelanggan selalu memiliki harapan yang tinggi terkait dengan waktu. Mereka menginginkan produk yang mereka pesan dapat dikirim dengan cepat, dan seringkali kecepatan dalam memenuhi permintaan ini dapat menjadi faktor penentu dalam memenangkan pelanggan dan mempertahankan pangsa pasar.
Pada kesempatan ini, MyRobin akan membahas lebih dalam mengenai cara untuk mengurangi lead time, atau waktu pemrosesan, agar proses barang sampai di tangan konsumen dapat lebih cepat, sehingga dapat menjaga kepuasan mereka, dan membuat produk Anda tetap relevan di persaingan pasar. Simak selengkapnya disini!
Apa itu Lead Time?
Mungkin beberapa dari Anda sudah tahu atau paham mengenai definisi lead time, namun MyRobin akan mendefinisikannya kembali kali ini.
Lead time atau waktu pemrosesan adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses, mulai dari awal hingga akhir. Dalam bisnis manufaktur, lead time mengacu pada periode waktu antara saat pelanggan menempatkan pesanan dan saat pesanan tersebut dikirim atau diterima.
Lead time terdiri dari dua komponen utama, yaitu:
- Waktu pemrosesan (processing time) adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan langkah-langkah yang diperlukan untuk menghasilkan produk atau layanan.
- Waktu tunggu (wait time) adalah waktu yang dihabiskan untuk menunggu langkah dimulai atau diakhiri.
Lead time dapat dihitung menggunakan rumus berikut: Lead time = Waktu pemrosesan + Waktu tunggu
Mungkin lead time dalam manufaktur terdengar seperti sesuatu yang berada di luar kendali Anda. Namun Anda sebenarnya dapat mengurangi waktu pemrosesan dengan berbagai cara. Namun sebelum membahas ke arah sana, MyRobin akan menjelaskan jenis-jenis lead time terlebih dahulu.
Jenis-Jenis Lead Time
Terdapat iga jenis lead time utama yang perlu dipahami dalam manajemen rantai pasokan dan produksi adalah Manufacturing Lead Time (MLT), Procurement Lead Time, dan Order Lead Time.
Manufacturing Lead Time (MLT)
MLT menggambarkan waktu yang diperlukan untuk mengubah bahan baku menjadi produk jadi. Ini mencakup seluruh proses produksi, termasuk berbagai tahap seperti perakitan, pengujian kualitas, dan persiapan untuk pengiriman. Semakin singkat MLT, semakin efisien produksi, dan semakin cepat produk dapat sampai ke pelanggan.
Procurement Lead Time
Procurement Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan untuk memesan dan menerima bahan baku atau komponen dari pemasok. Mulai dari saat pesanan ditempatkan hingga barang tersebut tiba di pabrik. Semakin pendek Procurement Lead Time, semakin cepat perusahaan dapat memulai produksi karena bahan baku sudah tersedia.
Order Lead Time
mencakup waktu yang diperlukan untuk memproses pesanan pelanggan, mulai dari saat pelanggan menempatkan pesanan hingga produk akhirnya dikirim kepada pelanggan.
Proses ini melibatkan pengecekan stok, pemilihan produk, pengemasan, dan pengiriman. Semakin singkat Order Lead Time, semakin cepat pelanggan menerima produk mereka, yang penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Selain ketiga jenis lead time ini, ada juga Replenishment Lead Time, Engineering Lead Time, Delivery Lead Time, dan Total Lead Time.
Replenishment Lead Time
Replenish lead time berkaitan dengan pengisian ulang stok persediaan. Ketika stok hampir habis, perusahaan perlu memesan barang tambahan.
Replenishment Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan mulai dari pengambilan keputusan untuk mengisi ulang stok hingga stok tersebut benar-benar tiba. Semakin cepat Replenishment Lead Time, semakin sedikit resiko kehabisan stok.
Engineering Lead Time
Engineering lead time adalah waktu yang diperlukan untuk merancang produk atau proses produksi sebelum memulai produksi. Proses perancangan ini termasuk tahap perencanaan, pengembangan prototipe, dan pengujian. Semakin singkat Engineering Lead Time, semakin cepat produk dapat masuk ke pasar.
Delivery Lead Time
Delivery lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengirim produk dari pabrik ke pelanggan atau pusat distribusi. Semakin pendek Delivery Lead Time, semakin cepat produk tiba di tangan pelanggan.
Total Lead Time
Total Lead Time merupakan akumulasi dari semua lead time di atas. Total lead time adalah jumlah waktu yang diperlukan mulai dari saat pelanggan menempatkan pesanan hingga produk tiba di tangan pelanggan. Total Lead Time yang singkat adalah tujuan utama dalam upaya meningkatkan efisiensi rantai pasokan dan kepuasan pelanggan.
Mengapa Penting untuk Mengurangi Lead Time?
Pada titik ini, banyak bisnis bertanya apakah mereka seharusnya berupaya mengurangi lead time. Jawabannya sangat jelas, ya.
Mengetahui dan memahami lead time sangatlah bagus dan memungkinkan Anda untuk mengelola inventaris dengan cermat. Pengusaha manufaktur yang baik akan selalu berupaya mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memproduksi produk. Berikut adalah beberapa alasan mengapa mengurangi lead time sangatlah penting.
Fleksibilitas Lebih Besar di Pasar yang Berubah dengan Cepat
Pasar bisnis saat ini berubah dengan cepat. Jika Anda dapat mengurangi lead time, Anda akan lebih siap untuk menghadapi perubahan dan menyesuaikan produk atau strategi Anda dengan cepat.
Mengungguli Pesaing
Dengan mengurangi lead time, Anda dapat mengungguli pesaing Anda. Anda dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih cepat, dan itu adalah keunggulan kompetitif yang signifikan.
Pengisian Ulang Stok yang Lebih Cepat
Dengan lead time yang lebih singkat, Anda dapat mengisi ulang stok persediaan lebih cepat. Ini membantu menghindari situasi di mana stok hampir habis atau pesanan kembali ke belakang.
Potensi Pengurangan Biaya Penyimpanan
Semakin lama Anda menyimpan barang dalam stok, semakin besar biaya penyimpanan Anda. Dengan mengurangi lead time, Anda dapat mengurangi biaya ini dan meningkatkan margin keuntungan.
Peningkatan Kepuasan Pelanggan
Dengan mengurangi lead time, Anda dapat memberikan produk kepada pelanggan lebih cepat, yang meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan akan senang karena mereka mendapatkan produk dengan lebih cepat, dan ini dapat menghasilkan ulasan positif dan pelanggan yang setia.
Peningkatan Prediktabilitas
Dengan lead time yang lebih singkat, Anda memiliki lebih banyak kontrol atas waktu produksi dan pengiriman. Hal ini akan membuat jadwal produksi dan pengiriman menjadi lebih dapat diprediksi, yang membantu Anda merencanakan operasi bisnis dengan lebih baik.
Pengurangan Risiko
Dalam situasi darurat atau krisis, memiliki lead time yang lebih singkat dapat membantu Anda mengurangi risiko ketidaktersediaan produk atau bahan baku. Anda akan lebih siap untuk menghadapi situasi tak terduga.
Penurunan Tingkat Persediaan
Dengan mengurangi lead time, Anda dapat mengurangi tingkat persediaan yang perlu Anda simpan. Hal ini dapat menghemat ruang penyimpanan dan biaya yang terkait dengan persediaan yang besar.
Apa Saja Faktor yang Mempengaruhi Lead Time?
Waktu pemrosesan dalam operasi perusahaan manufaktur dipengaruhi oleh sejumlah faktor yang dapat dikelompokkan ke dalam tiga kategori utama: faktor-faktor pengadaan, faktor-faktor manufaktur, faktor-faktor sumber daya manusia, dan faktor-faktor pengiriman.
Faktor-Faktor Waktu Pemrosesan Pengadaan
Faktor-faktor ini berkaitan dengan pengadaan bahan baku yang digunakan dalam produksi. Meskipun perusahaan yang memiliki hubungan kuat dengan pemasok mungkin kurang terpengaruh, ada resiko bahwa faktor eksternal dapat mempengaruhi waktu pemrosesan jika bergantung pada perusahaan lain.
Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi waktu pemrosesan meliputi:
- Ketidakjelasan dalam penentuan jenis bahan baku yang diperlukan.
- Kelambatan dalam mengajukan permintaan pembelian.
- Ketidakterpilihan pemasok khusus untuk bahan baku tertentu.
- Keinginan untuk bernegosiasi harga atau syarat pembelian.
- Proses pemeriksaan yang rumit terhadap barang yang diterima.
Faktor-Faktor Waktu Pemrosesan Manufaktur:
Faktor-faktor ini umumnya dapat diatur oleh perusahaan karena berhubungan dengan tahap internal proses produksi. Perusahaan memiliki kendali penuh atas faktor-faktor ini dan dapat berusaha untuk memperbaiki waktu pemrosesan. Beberapa faktor yang dapat memperlambat waktu pemrosesan mencakup:
- Tata letak atau lokasi pabrik yang tidak efisien.
- Ketersediaan daya atau layanan utilitas yang tidak memadai.
- Kesulitan dalam mencari tenaga kerja yang memadai dan terampil.
- Kesulitan dalam mengalihkan produk jadi ke gudang distribusi dengan efisien.
- Regulasi pemerintah yang menghambat atau memperlambat proses manufaktur.
- Kegagalan peralatan atau perawatan berkala yang diperlukan untuk memperlambat proses produksi.
- Perlunya melakukan pekerjaan ulang produk karena masalah kualitas.
Faktor-Faktor Terkait Sumber Daya Manusia
Tenaga kerja yang efisien dan terampil adalah kunci dalam proses manufaktur. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi waktu pemrosesan melalui faktor sumber daya manusia meliputi:
Ketersediaan tenaga kerja yang memadai dan terlatih.
Pelatihan yang memadai untuk meningkatkan keterampilan karyawan.
Motivasi dan produktivitas karyawan.
Ketersediaan staf supervisi yang efektif.
Manajemen tenaga kerja yang efisien dan pengaturan shift kerja yang optimal.
Faktor-Faktor Waktu Pemrosesan Pengiriman
Saat produk jadi dikirim kepada pelanggan, banyak faktor yang berada di luar kendali perusahaan. Meskipun perusahaan dapat memilih metode pengiriman yang sesuai, faktor-faktor eksternal dapat mempengaruhi waktu pemrosesan pengiriman. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi waktu pemrosesan meliputi:
- Pemilihan metode pengiriman yang lebih lambat tetapi lebih ekonomis.
- Gangguan akibat kondisi alam atau cuaca yang memperlambat proses pengiriman.
- Kesalahan dalam pengumpulan informasi pembayaran yang akurat, yang memerlukan pengalihan pengiriman yang tidak efisien.
- Kecelakaan dalam penanganan pengiriman yang memerlukan persiapan pengiriman yang lebih aman dan terjamin.
- Faktor eksternal seperti gangguan dalam manajemen rantai pasokan yang dapat menyebabkan masalah transportasi secara umum.
Bagaimana Mengurangi Lead Time?
Pesan dalam jumlah yang lebih kecil
Alihkan dari pesanan besar ke pesanan yang lebih kecil dan lebih sering. Ini membantu pemasok memproses pesanan lebih cepat dan mengurangi waktu yang dibutuhkan.
Gunakan kontrak waktu pemrosesan
Pastikan kontrak dengan pemasok Anda memiliki aturan yang jelas tentang sanksi jika ada keterlambatan atau masalah pengiriman. Hal ini dapat membantu mencegah keterlambatan yang dapat mempengaruhi waktu pemrosesan Anda.
Manfaatkan perangkat lunak manajemen persediaan
Gunakan perangkat lunak khusus untuk mengelola persediaan Anda. Ini membantu mengurangi kesalahan manusia dan membantu Anda mengelola rantai pasokan dengan lebih baik.
Jadikan pemasok Anda sebagai Mitra
Bagikan data penjualan dengan pemasok Anda. Hal ini dapat membantu mereka memahami bagaimana bisnis Anda beroperasi dan membantu mereka memprediksi kebutuhan Anda. Dengan pemasok yang bisa memahami kebutuhan Anda, Anda dapat mengurangi waktu pemrosesan secara signifikan.
Mengurangi Waktu Setup dan Changeover
Waktu setup dan changeover dapat menjadi sumber utama keterlambatan dalam manufaktur. Dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyiapkan peralatan untuk produksi baru atau beralih ke produk yang berbeda, produsen dapat secara signifikan mengurangi lead time.
Mengotomatisasi Tugas Manual dan Berulang
Otomatisasi dan robotika dapat secara signifikan mengurangi waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas berulang, seperti perakitan, pengemasan, dan kontrol kualitas. Dengan mengotomatisasi proses yang ada, produsen dapat mengurangi lead time, meningkatkan kualitas produk, dan mengurangi biaya tenaga kerja.
Meningkatkan Manajemen Rantai Pasokan
Meningkatkan manajemen rantai pasokan bisa sangat penting untuk membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk menerima bahan baku, komponen, dan input lainnya. Ini termasuk meningkatkan komunikasi dengan pemasok, mengurangi lead time untuk pesanan, dan mengoptimalkan tingkat persediaan untuk memastikan bahwa bahan tersedia saat diperlukan.
Menerapkan Proses Peningkatan Berkelanjutan
Proses peningkatan berkelanjutan melibatkan analisis operasi secara berkelanjutan dan mengidentifikasi area-area yang perlu diperbaiki. Dengan menerapkan proses peningkatan berkelanjutan, produsen dapat mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang menyebabkan keterlambatan dan mengurangi lead time dari waktu ke waktu.
Gunakan Jasa Layanan Outsourcing
Outsourcing merupakan salah satu strategi yang dapat digunakan untuk mengurangi lead time dalam industri manufaktur. Seperti yang sudah dijelaskan bahwa lead time dapat dipengaruhi oleh banyak hal, seperti kekurangan tenaga kerja yang kompeten.
MyRobin selaku perusahaan penyedia layanan outsourcing end-to-end dapat membantu Anda mengatasi permasalahan tersebut. Tim rekruter MyRobin yang handal dan berpengalaman mampu menyediakan pekerja terbaik secara on-demand, kurang dari 24 jam.
Selain itu, dengan dukungan teknologi digital, MyRobin dapat mengelola pekerja tersebut, mulai dari absensi, manajemen kontrak, hingga payroll, sehingga Anda tidak perlu membuang sumber daya dan fokus Anda, dan dapat mengalokasikannya ke aspek inti bisnis, seperti research dan development. Konsultasikan kebutuhan perekrutan Anda sekarang!