Metode DMAIC merupakan salah satu metodologi yang bisa digunakan untuk mengoptimalkan proses dalam bisnis manufacturing.
Metodologi yang termasuk dalam kerangka kerja Six Sigma ini, mampu membantu Anda
menangani masalah berkaitan dengan kualitas dalam proses manufakturing.
Simak definisi, tahapan, dan tips implementasi metode DMAIC di sini.
Definisi metode DMAIC
DMAIC merupakan bagian dalam kerangka kerja Six Sigma yang terdiri dari define, measurement, analysis, improve, dan control. Biasanya, framework ini digunakan untuk mengoptimalkan produk maupun proses bisnis.
Metode DMAIC juga didefinisikan sebagai siklus peningkatan yang berbasis data dan berfungsi membantu bisnis mengukur, melacak, dan meningkatkan kinerjanya.
Tujuan utama dari 5 langkah metodologi tersebut yaitu menemukan dan mengurangi pemborosan, kecacatan, dan kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses bisnis.
Dengan begitu, pelaku bisnis dapat meminimalisir kerugian waktu serta biaya. Namun, kapan DMAIC sebaiknya digunakan?
Kapan metode DMAIC diterapkan?
Metode DMAIC banyak digunakan karena dinilai efektif untuk membantu bisnis mengetahui apa yang berhasil dan tidak berhasil di lingkungannya, sehingga bisnis lebih berkembang.
Melansir Track Solution, tahapan DMAIC bisa ditingkatkan dengan menangkap dan membagikan pembelajaran dan praktik terbaik dari tiap inisiatif, kemudian meneruskannya ke inisiatif mendatang.
DMAIC digunakan ketika masalah berkaitan dengan proses bisnis terlalu kompleks dan memiliki risiko tinggi.
Disiplin dan struktur metode ini meminimalisir pebisnis melewati langkah penting sehingga mendorong peluang keberhasilan. DMAIC dapat menghilangkan hambatan di berbagai area dan meningkatkan value bisnis.
Seberapa penting metode DMAIC
Melalui proses DMAIC memungkinkan pemilik bisnis meningkatkan bisnisnya dengan pendekatan sistematis untuk memahami masalah, menciptakan solusi, dan mengukur keberhasilan proyek peningkatan baik proses maupun produk.
Tahap DMAIC membantu pemilik bisnis mendapatkan gambaran mengenai situasi dan mengidentifikasi potensi masalah, serta menentukan indikator keberhasilan demi memudahkan pengukuran.
Di samping itu, DMAIC turut membantu dalam melihat sumber daya, mengetahui apa yang tersedia, apa yang dibutuhkan, dan menentukan anggaran untuk melakukan perbaikan.
DMAIC sebagai salah satu metodologi optimalisasi proses mampu memberikan Anda solusi untuk mengatasi masalah yang ada dengan melihat data, sehingga membantu membuat keputusan untuk bergerak maju. Keputusan tersebut didasarkan atas fakta bukan asumsi.
Tahap-tahap metode DMAIC
Demi menunjang keberhasilan penerapan DMAIC, Anda perlu memahami setiap tahapan dan hal yang perlu dilakukan di tiap tahapnya, diantaranya:
1. Mendefinisikan (Define)
Tahap pertama adalah mendefinisikan masalah dan peluang. Anda perlu memahami apa yang ingin ditingkatkan dalam proses, menetapkan tujuan, dan mengembangkan pemahaman tentang indikator keberhasilan.
Anda pun bisa mengidentifikasi situasi saat ini dan menentukan ekspektasi dari hasil yang diinginkan. Proses ini mencakup mengetahui batasan, kendala, dan sumber daya yang memadai untuk mencapai keberhasilan.
Pemilik bisnis perlu memahami bagaimana masalah tersebut memengaruhi keseluruhan bisnis. Penting juga mengidentifikasi kebutuhan pelanggan, performa saat ini, dan peluang manfaat hingga risiko proyek Anda. Beberapa langkah bisa Anda ikuti di tahap ini yaitu:
- Menuliskan pernyataan masalah yang harus disertai definisi kendala dalam istilah terukur dan seberapa besar tingkat keparahan tersebut
- Mengembangkan pernyataan tujuan berdasarkan pernyataan masalah, sehingga menjadi target terukur dan terikat waktu untuk dicapai
- Memastikan sumber daya yang dibutuhkan tersebut, meliputi anggaran, alat, tim, dan spesialis
- Memanfaatkan diagram SIPOC untuk memberikan gambaran umum tentang proses yang dianalisis
Selain diagram SIPOC (suppliers, inputs, processes, outputs, customers), tools yang bisa Anda gunakan yaitu project selection matrix (menentukan masalah terbaik untuk ditangani) dan Gantt chart (melacak proyek dan memberikan tanggal penyelesaian).
2. Mengukur (Measurement)
Fase pengukuran yaitu Anda mengukur segala aspek kunci dari proses bisnis inti melalui pengumpulan data. Tujuannya adalah mendapatkan bukti kuantitatif tentang status produk maupun proses saat ini.
Kemudian, pemilik bisnis dapat membandingkannya dengan kondisi ideal. Selama fase berlangsung, Anda akan mengukur kesalahan atau metrik lain yang menunjukkan masalah pada proses. Bukti tersebut memberikan gambaran di mana area perbaikan yang harus segera ditangani.
Pengukuran dasar yang dilakukan meliputi jumlah kecacatan, anggaran, durasi proses, hingga metrik relevan lainnya. Pengukuran ini nantinya berguna ketika Anda sudah memasuki fase peningkatan.
Daftar tools yang berguna saat fase pengukuran yakni check sheets, peta proses, scatter diagrams, dan pareto diagrams.
3. Menganalisis (Analysis)
Fase analisis adalah tahap menganalisis data untuk mengetahui faktor penyebab masalah. Tahapan ini meliputi analisis trend dalam data menggunakan teknik statistik seperti analisis ANOVA dan bagan kontrol.
Tujuannya untuk menentukan apa saja faktor yang mempengaruhi kualitas dan bisakah hal tersebut dihilangkan dari proses.
Selain bagan kontrol, diagram Pugh dan diagram sebab akibat juga berguna untuk mengevaluasi solusi alternatif yang tepat diimplementasikan. Sementara Diagram Pareto bisa digunakan untuk mewakili data numerik dan mengidentifikasi pola.
Menganalisis artinya juga mengembangkan hipotesis tentang cara memperbaiki masalah.
Mulailah memvisualisasikan data yang terkumpul untuk mempelajari tanda hambatan yang muncul dalam proses.
Fase analisis sebenarnya bertujuan mengkomunikasikan hasil pada pemimpin untuk menentukan perbaikan apa saja yang perlu diterapkan.
4. Meningkatkan (Improve)
Fase peningkatan yaitu mengimplementasikan solusi berdasarkan apa yang telah Anda pelajari selama tahap analisis. Solusi yang dipilih harus jelas agar bisa diterapkan secara menyeluruh dan berkelanjutan.
Tahap improvement merupakan mitigasi akar penyebab teridentifikasi dan melakukan brainstorming solusi alternatif. Tim dapat mengumpulkan data untuk mengukur peningkatan pada data yang terkumpul di fase measurement.
Di samping menerapkan perubahan, Anda juga mulai menjalankan pelacakan kemajuan terhadap tujuan target. Sebagian juga merancang desain experimen untuk mengisolasi variabel dan faktor pendukung demi menemukan hambatan yang berisiko.
Berbagai solusi mungkin Anda temukan, tetapi tidak semuanya layak diaplikasikan. Untuk menemukan solusi yang praktis, Anda dapat mengembangkan peta baru berdasarkan solusi yang berbeda. Peta ini dikenal dengan peta keadaan masa depan yang memberikan panduan saat menerapkan perubahan
5. Mengontrol (Control)
Fase kontrol yaitu di mana Anda memonitoring proses baru dan memastikan tidak adanya hambatan. Pemantauan hasil bertujuan untuk memastikan peningkatan telah sesuai rencana.
Di tahap terakhir, tim membuat rencana kontrol yang menguraikan alur kerja harian yang lebih baik dan mengimplementasikan proses standar yang baru.
Tiap fase menciptakan template berulang untuk meningkatkan value bisnis Anda. Apabila kelimanya diterapkan, bisnis dapat mengukur efisiensi dan efektivitas proses manufaktur yang penting.
Tindakan pengendalian membantu meminimalisir terjadinya penyimpangan dari rencana dan memungkinkan tindakan korektif tepat waktu. Fase ini melibatkan penetapan metrik kinerja dan melakukan peninjauan berkala untuk menjamin proyek tetap berada di jalurnya.
Kelebihan metode DMAIC
Metodologi DMAIC memungkinkan bisnis mengalami peningkatan di berbagai aspek, mencakup kualitas, efisiensi, kepuasan pelanggan pemasaran, hingga layanan pelanggan. Berikut deretan manfaat metode define, measurement, analysis, improve, dan control.
1. Membantu melacak dan meningkatkan kinerja setiap saat
Melalui kelima tahapan DMAIC, perusahaan mampu melacak kekurangan di tiap area dan melakukan perencanaan untuk meningkatkan kinerja setiap saat. Ini akan meminimalisir kerugian besar akibat cacat yang dibiarkan terlalu lama.
2. Mengurangi anggaran dan meningkatkan profit
DMAIC metodologi menyediakan metode praktis untuk mencapai tingkat kualitas proses yang lebih tinggi. Ketika mencapai kinerja yang lebih baik, umumnya bisnis menghasilkan barang dan jasa yang lebih baik pula. Hal ini akan berpengaruh pada profitabilitas dan menghemat pengeluaran.
3. Membantu mengidentifikasi dan mengukur objektivitas
Kelima tahap DMAIC memungkinkan Anda mendefinisikan masalah dan mengukur tujuan dengan jelas. Selain itu, kerang kerja ini juga bisa digunakan untuk menganalisis data yang berguna memudahkan identifikasi potensi peningkatan.
Kekurangan metode DMAIC
Walaupun cukup populer diterapkan, tetapi metodologi DMAIC memiliki kekurangan yaitu pendekatan ini mungkin tidak bisa diterapkan pada bisnis yang mengandalkan kreativitas. Selain itu, metode Six Sigma bisa lebih rumit untuk mengatasi masalah yang sudah jelas dan sederhana.
Kesalahan umum implementasi metode DMAIC
Penerapan DMAIC bagi bisnis mengalami sejumlah tantangan yang perlu Anda pelajari, diantaranya sebagai berikut:
1. Ketidakakuratan data bisa menyebabkan analisis yang salah
Tantangan menjalankan metode DMAIC adalah data yang tidak memadai dan kurang akurat. Ketika Anda menggunakan data yang tidak benar, ini akan mengganggu proses analisis yang menghasilkan keputusan yang salah.
Anda perlu meluangkan waktu untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan menggunakan sistem pengukuran yang sesuai, memastikan keandalan data, serta menerapkan teknik analisis yang sesuai, sehingga mendapatkan insight yang bermakna.
2. Terbatasnya dukungan dan resistensi terhadap perubahan
Ketika bisnis gagal melibatkan stakeholder dalam penerapan DMAIC akan berakibat kurangnya dukungan dan menyebabkan resistensi terhadap perubahan.
Penting memastikan stakeholder terlibat dalam tiap proses, mendengarkan masukan mereka, dan melaporkan kemajuan proses.
3. Kegagalan menguji solusi potensial menimbulkan konsekuensi
Solusi yang Anda temukan di tahap analisis perlu diuji coba sebelum diimplementasikan. Kegagalan uji coba ini dapat menyebabkan konsekuensi yang tidak diinginkan.
Anda dapat memanfaatkan metode simulasi dan eksperimen berskala kecil untuk memvalidasi solusi.
4. Kesalahan mendefinisikan masalah menyebabkan ketidakjelasan
Mendefinisikan masalah adalah tahap krusial, ketika Anda tidak menjalankannya dengan tepat maka muncul ketidakjelasan mengenai kendala, tujuan, dan ruang lingkup proyek.
Oleh sebab itu, pemilik bisnis perlu meluangkan waktu untuk mendefinisikan masalah dengan jelas, memahami hasil, dan menyelaraskan harapan stakeholder.
Contoh penerapan metode DMAIC
Ketika bisnis nirlaba ingin meningkatkan keberhasilan penggalangan dana dengan outbound calls yang dilakukan pada klien yang telah mendaftar newsletter di situs web, tetapi tidak melakukan donasi secara online. Berikut tahapan DMAIC pada skenario di atas.
1. Mendefinisikan masalah
Pertama perusahaan menentukan apa itu kesuksesan outbound dan bagaimana hal tersebut nantinya diukur. Perusahaan bertekad meningkatkan tingkat konversi dari 50% menjadi 55%. Melalui metrik konversi dan lama kontak, perusahaan mampu menentukan panggilan yang gagal dan berhasil.
Mereka mendefinisikan panggilan yang berhasil adalah yang berlangsung lebih dari 3 menit, sedangkan konversi didefinisikan ketika donasi dilakukan selama panggilan berlangsung.
Sementara kegagalan didefinisikan apabila panggilan tidak terjawab dan tidak terjadi donasi selama komunikasi terjadi.
2. Pengukuran
Untuk mengumpulkan data panggilan yang berhasil dan yang gagal, perusahaan membuat peta proses untuk mendalami proses yang sedang berjalan. Kemudian, tim mencatat data mengenai beberapa faktor.
Misalnya, waktu melakukan panggilan, berapa lama jeda waktu sejak pengguna mendaftar newsletter sebelum tim melakukan panggilan, serta skrip yang digunakan selama komunikasi.
Selanjutnya, tim menjalankan brainstorming untuk melihat penjelasan potensial panggilan yang gagal. Diagram fishbone digunakan untuk menggambarkan hubungan antara banyak faktor yang terlibat. Contohnya:
- Waktu panggilan, apakah pagi, siang atau sore?
- Skrip yang digunakan apakah panjang atau pendek?
- Waktu sejak berlangganan newsletter, berapa lama waktu berlalu sejak konsumen memasukkan email mereka di situs?
3. Analisis
Analisis dilakukan setelah informasi sudah terkumpul. Tim dapat menyusun hipotesis awal yang menguji data panggilan.
Pengujian akan menunjukkan waktu ketika outbound team melakukan kontak dan jeda waktu antara pendaftaran newsletter serta panggilan keluar dapat memengaruhi keberhasilan panggilan maupun tingkat konversi.
Analisis mungkin menunjukkan bahwa panggilan di siang hari yang dilakukan dalam waktu 12 jam setelah pendaftaran di situs merupakan paling efektif.
4. Improve
Melalui bantuan sistem pelaporan internal baru, tim dapat membuat daftar pengguna yang telah mendaftar newsletter tetapi belum berdonasi dengan cepat. Tim bisa mulai mengutamakan panggilan di siang hari dan mendokumentasikan perubahan, lalu memperbarui peta proses untuk perbaikan.
5. Control
Tahap terakhir proses baru dimonitor demi memastikan keberhasilan panggilan dan konversi terus berlanjut. Moniotirng bisa berlangsung selama 3-4 bulan sejak perubahan diterapkan.
Itulah definisi dan tahapan metode DMAIC yang bisa Anda terapkan dalam meningkatkan proses bisnis. Temukan informasi menarik lainnya seputar bisnis di blog MyRobin.