Resource allocation (alokasi sumber daya) adalah bagian penting dalam bisnis. Fungsinya agar bisnis dapat memaksimalkan sumber daya untuk berkembang dan mencapai tujuan. Sumber daya bisa berupa perhatian, biaya, hingga SDM.
Sebagai pemilik bisnis, Anda perlu mengalokasikan sumber daya dengan tepat demi mendukung pencapaian tujuan. Perusahaan yang melakukan resource allocation dapat menghasilkan total pengembalian lebih tinggi pada pemegang saham.
Walaupun demikian, penelitian dari McKinsey menunjukkan eksekutif senior yang mereka survei hanya mengalokasikan kembali 1% dari modal mereka setiap tahun, sedangkan rata-ratanya adalah 8%.
Melalui artikel kali ini, Anda akan mempelajari pentingnya alokasi sumber daya, keuntungan, dan cara menerapkannya pada bisnis.
Apa itu resource allocation (alokasi sumber daya)
Dalam Bahasa Indonesia, resource allocation adalah alokasi sumber daya yang bertujuan mendukung pencapaian tugas dan tujuan bisnis. Bentuk sumber daya sangat bervariasi mencakup anggaran, talent, fokus, waktu, manajemen, dan perhatian.
Pemilik bisnis harus memahami bagaimana mereka mengalokasikan sumber daya pada tujuan yang ingin dicapai, sehingga memberikan hasil maksimal. Misalnya peningkatan return of investment dan operasional yang lebih baik.
Sebaliknya, jika sumber daya yang ada tidak dialokasikan dengan tepat maka tujuan bisnis yang realistis bisa tidak tercapai.
Di sisi lain, pengertian alokasi sumber daya dalam manajemen strategi berarti upaya meminimalisir fluktuasi penggunaan sumber daya selama proyek berlangsung.
Sementara, definisi alokasi sumber daya dalam manajemen proyek merupakan penjadwalan kegiatan dan sumber daya yang dibutuhkan oleh kegiatan tersebut dengan mempertimbangkan baik ketersediaan sumber daya dan waktu proyek.
Pentingnya alokasi sumber daya bagi perusahaan
Alokasi sumber daya dalam organisasi merupakan strategi menggunakan aset yang ada untuk memproduksi produk, jasa, maupun menyelesaikan proyek.
Intinya, Anda memastikan bahwa material, waktu, biaya, dan tools dapat mendukung penyelesaian tugas dan goals tersebut.
Melakukan alokasi sumber daya penting untuk memanfaatkan resource dengan maksimal, meningkatkan ROI, dan mencegah pemborosan sumber daya yang tidak perlu.
Alat dan sumber daya menjadi penentu keberhasilan dan karyawan Anda memerlukan resource untuk menjalankan pekerjaannya dengan efektif.
Sebagai gambaran, berikut manfaat alokasi sumber daya bagi pemilik bisnis.
1. Mendorong kepuasan karyawan
Alokasi alat dan sumber membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan. Dengan menyediakan resource, mereka dapat memfokuskan perhatian pada proses penyelesaian tugasnya saja. Hal ini akan membangun kepuasan karyawan dan menurunkan stress pada pekerja Anda.
2. Meningkatkan efisiensi
Efisiensi merupakan upaya memaksimalkan hasil dari pekerjaan. Mengalokasikan lebih banyak sumber daya pada tugas yang penting mampu mengefisiensikan waktu dan tenaga pegawai Anda.
3. Mengurangi pengeluaran yang tidak penting
Pengeluaran anggaran merupakan aktivitas yang perlu diperhatikan. Mengeluarkan biaya untuk menambah sumber daya tanpa memikirkan dampaknya bagi bisnis, berisiko menambah beban finansial Anda. Bisa saja perusahaan hanya perlu mengalokasikan resource yang ada ke pekerjaan penting.
4. Mencegah pemborosan
Keuntungan adanya resource allocation adalah menghemat pemborosan. Bentuk pemborosan bermacam-macam. Mulai dari tenaga, anggaran, peralatan, hingga tenaga kerja.
5. Mencapai tujuan
Dengan mengalokasikan sumber daya pada bisnis inti, peluang Anda untuk berhasil makin luas. Tersedianya resource memungkinkan bisnis berkembang dan karyawan bisa menjalankan pekerjaannya dengan baik.
6. Meminimalisir turnover karyawan
Dampak positif kepuasan karyawan adalah menekan turnover pegawai. Tersedianya resource untuk menunjang pekerjaan menurunkan risiko stress dan beban kerja berlebih. Alhasil, karyawan bisa bertahan lama di organisasi Anda.
Tahap-tahap alokasi sumber daya
Bisnis terus berkembang, artinya alokasi sumber daya juga ikut berubah. Anda mungkin perlu mengalokasikan ulang resource dan menyesuaikannya dengan tujuan bisnis yang baru.
Alokasi sumber daya terbagi menjadi 3 yaitu tahap awal, pertumbuhan, dan akhir. Berikut pemaparannya.
1. Tahap awal
Tahap awal resource allocation pada bisnis baru adalah memfokuskan alokasi dana memadai, talenta untuk mengisi posisi penting, dan fungsi seperti pengembangan dan penelitian.
2. Tahap pertumbuhan
Seiring pertumbuhan bisnis, organisasi Anda mungkin membuat tujuan baru. Biasanya strategi alokasi resource juga ikut berubah. Contoh alokasi sumber dayanya berupa menambah tenaga kerja, menerapkan prosedur baru, meningkatkan fasilitas dan alat produksi.
3. Tahap akhir
Tahap akhir yaitu Anda mengevaluasi sumber daya sebelum menjual produk atau layanan. Di tahap ini pemilik bisnis bisa mengambil langkah akuisisi atau merger. Sumber daya yang diperlukan berupa tenaga kerja ahli untuk memandu jalannya proses, pengaplikasian teknologi, dan pemeliharaan posisi penting.
Contoh resource allocation
Bisnis memerlukan sumber daya memadai agar bisa berkembang dan berhasil. Jenis resource terbagi menjadi 3 yaitu:
1. Pekerja
Contoh alokasi sumber daya adalah pekerja. Bisnis yang terus berkembang memerlukan tenaga kerja tambahan untuk menyelesaikan tugas. Tenaga kerja adalah orang yang menjalankan tugas di organisasi Anda. Mereka biasanya memiliki pengetahuan, keahlian, dan sertifikasi yang dapat menunjang pekerjaan.
2. Tools and equipment
Pekerja memerlukan peralatan memadai untuk menjalankan tugasnya dengan efektif dan efisien. Contohnya, bisnis hidangan penutup alias dessert mungkin saja memerlukan pemanggang, gelas ukur, rolling pin, dan pendingin untuk menghasilkan produk.
3. Material dan supplier
Sumber daya terakhir adalah bahan dan persediaan. Tergantung jenis industri bisnisnya, Anda memerlukan dua hal ini untuk menghasilkan produk atau jasa. Contohnya, bisnis tembikar memerlukan tanah liat dan sebagainya untuk menciptakan produk seperti guci ataupun teko.
Cara melakukan alokasi sumber daya
Cara melakukan alokasi sumber daya adalah menentukan tujuan dan membedahnya menjadi tugas-tugas. Melansir dari Zip Fore Casting, berikut langkah-langkah membuat strategi alokasi resource untuk menangani proyek bisnis.
1. Membedah proyek menjadi tugas
Ketika Anda mengerjakan proyek besar, penting membedahnya menjadi tugas-tugas kecil. Sehingga lebih mudah menyediakan resource yang dibutuhkan. Tenaga kerja juga dimudahkan dalam menyelesaikan tugas.
2. Menentukan sumber daya
Setelah tugas diperkecil lingkupnya, pemilik bisnis dapat mempelajari sumber daya seperti apa yang dibutuhkan untuk menjalankan proyek. Apakah dari segi pekerja, anggaran, atau peralatan.
3. Menetapkan persyaratan sumber daya
Langkah selanjutnya menetapkan syarat resource. Misalnya, bisnis memerlukan tenaga kerja tambahan. Tentukan kualifikasi yang harus dipenuhi pekerja agar bisa menyelesaikan pekerjaan. Begitu pula dengan persediaan, peralatan, dan teknologi.
4. Merelokasi dan monitoring sumber daya
Pasca dua langkah di atas dilakukan, selanjutnya realokasi sumber daya yang dibutuhkan. Pemilik bisnis harus memonitoring kegiatan alokasi untuk memastikan resource yang diperlukan tersedia.
Memahami anggaran perusahaan untuk alokasi
Dana merupakan bagian penting dalam upaya alokasi sumber daya. Anda perlu mengetahui banyak anggaran yang dipunya untuk mendukung resource allocation.
Menginvestasikan anggaran pada sumber daya yang tepat akan menguntungkan. Langkah-langkah menyesuaikan anggaran untuk alokasi, sebagai berikut:
1. Mempelajari arus kas
Cara menyesuaikan dana dengan sumber daya yang dibutuhkan yaitu dengan memahami arus kas bisnis Anda. Mempelajari pengeluaran dan pemasukan bisnis penting sebelum Anda membuat list resource yang diperlukan.
2. Menetapkan tujuan bisnis
Apa yang Anda harapkan dari alokasi sumber daya? Apakah ini akan membantu mencapai tujuan bisnis? Menetapkan tujuan maka Anda jadi mengetahui sumber daya apa saja yang diperlukan untuk mencapainya.
3. Membuat daftar rinci kebutuhan sumber daya
Uraikan kebutuhan tenaga kerja dan sumber daya saat ini dan memprediksi kebutuhan di masa mendatang. Membuat daftar membantu Anda mempersiapkan anggaran untuk menyediakan resource tersebut.
4. Menilai keuangan saat ini
Pasca identifikasi kebutuhan sumber daya untuk perkembangan bisnis, saatnya melihat keuangan perusahaan saat ini. Tentukan ke mana anggaran akan dihabiskan untuk alokasi sumber daya. Tentukan aspek mana yang harus diprioritaskan.
5. Menyelaraskan anggaran dengan kebutuhan
Terakhir adalah menyesuaikan anggaran dengan tujuan bisnis. Anggaran yang dikeluarkan harus bisa mendukung pertumbuhan dan penggunaan resource untuk mencapai target Anda.
Nah, itulah serba-serbi informasi resource allocation (alokasi sumber daya) dari pengertian hingga caranya yang bisa Anda terapkan dalam bisnis. Temukan artikel menarik dan terbaru lainnya hanya di Blog MyRobin!