Dalam menjalankan bisnis wajar bila muncul suatu masalah. Sebagai pelaku bisnis, Anda harus mencari solusi yang tepat untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dengan begitu, operasional bisnis tetap berjalan sesuai target dan alur yang sudah ditentukan. Sebenarnya, ada beberapa metode untuk memecahkan masalah yang bisa digunakan, salah satunya yaitu root cause analysis atau analisis akar masalah. Kira-kira apa keuntungan yang bisa diperoleh dengan menerapkan metode ini dalam menyelesaikan masalah bisnis? Daripada penasaran, yuk langsung simak penjelasannya di bawah ini!
Pengertian Root Cause Analysis
Root cause analysis merupakan metode yang digunakan untuk mencari tahu penyebab utama atau sumber dari suatu masalah dalam bisnis. Melalui metode ini, pebisnis dapat mengidentifikasi, menganalisis, dan mengatasi akar penyebab dari masalah tersebut. Sehingga, masalah tidak akan terulang kembali di masa depan dan tidak menghambat operasional bisnis. Menurut Tableau, metode RCA jauh lebih efektif digunakan untuk mencegah dan menyelesaikan masalah secara sistematis daripada hanya mengobati gejala ad hoc dan memadamkan api. Dengan melihat sebab dan akibat dari masalah, RCA dapat menunjukkan di mana proses atau error yang menyebabkan masalah tersebut sejak awal.
Root cause analysis adalah metode yang cukup populer digunakan oleh perusahaan yang menerapkan lean six sigma. Salah satunya perusahaan manufaktur yang mempunyai banyak aktivitas analisis apalagi ketika melakukan perbaikan berkelanjutan (kaizen). Saat terjadi masalah mereka akan mencari tahu akar penyebabnya dengan mengidentifikasi apa, bagaimana, atau mengapa permasalahan tersebut dapat muncul. Pendekatan pemecahan masalah yang digunakan biasanya melibatkan keselamatan, kesehatan, lingkungan, kualitas, keandalan, maupun dampak produksi.
Beberapa perusahaan menggabungkan metode RCA ini dengan metode analisis masalah lainnya. Contoh seperti barrier analysis, risk tree analysis, dan lain sebagainya. Mereka menggunakannya untuk membantu manajemen insiden, masalah pemeliharaan, masalah produktivitas, hingga analisis risiko.
Fungsi root cause analysis
Perlu Anda ketahui, root cause analysis (RCA) mempunyai beberapa fungsi, di antaranya yaitu:
Mengidentifikasi akar masalah
Dengan mencari tahu penyebab masalah yang terjadi sebenarnya, maka akan lebih mudah untuk mengidentifikasi akar dari masalah tersebut dengan tepat. Sehingga, tindakan atau solusi yang dilakukan untuk memperbaiki masalah pun menjadi lebih tepat.
Mencegah masalah terulang kembali
Root cause analysis juga berfungsi untuk mencegah masalah yang sama terulang kembali di masa mendatang. Sebab, sejak awal sudah dilakukan analisis masalah dan identifikasi tindakan pencegahan, sehingga lebih bisa meminimalisir kemungkinan masalah yang sama muncul dua kali.
Memberikan solusi yang tepat
Solusi yang tepat pasti dapat menyelesaikan masalah secara tuntas. Root cause analysis ini membantu menemukan solusi yang tepat dan tentunya sesuai dengan masalah terkait. Tidak hanya berupa jalan keluar sementara, namun RCA juga memberikan solusi jangka panjang yang dapat mengatasi masalah secara efektif.
Meningkatkan efisiensi dan produktivitas
Bersambung dari poin sebelumnya, karena root cause analysis (RCA) mampu mengatasi masalah secara efektif, maka secara tidak langsung RCA juga akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis. Hal ini disebabkan proses pemecahan masalah yang berjalan dengan lancar dan sistematis dapat meminimalisir waktu yang terbuang serta meningkatkan kecepatan dalam menyelesaikan masalah.
Meningkatkan kepuasan konsumen
Metode root cause analysis juga dapat meningkatkan kepuasan konsumen terhadap produk atau layanan yang diberikan oleh pelaku bisnis. Adanya masalah terutama yang berhubungan dengan konsumen tentu akan menurunkan minat dan kepercayaan konsumen. Dengan adanya RCA, segala masalah dapat segera teratasi dengan tepat dan efektif, sehingga hal ini akan meningkatkan kepuasan dan kepercayaan konsumen.
Manfaat Root Cause Analysis
Selain fungsi, root cause analysis juga mempunyai beberapa manfaat bagi bisnis, yaitu meliputi:
- Memecahkan masalah ringan hingga kompleks
- Manajemen risiko
- Menciptakan lingkungan yang menerapkan perbaikan berkelanjutan
- Mengidentifikasi, menganalisis, serta meminimalisir kesenjangan antara kondisi terkini dengan kehandalan mesin di operasional
Siapa yang Harus Melakukan Root Cause Analysis?
Biasanya setiap perusahaan mempunyai tim khusus yang bertugas untuk melakukan analisis permasalahan bisnis perusahaan. Anggota tim terdiri dari karyawan dari berbagai level dan departemen area permasalahan terkait. Misalnya, perusahaan mengalami penurunan penjualan produk hingga 5%. Nah, departemen sales & marketing tentu harus ikut terlibat dalam proses pemecahan masalah bersama jajaran level lainnya.
Setiap bulannya, tim harus mengadakan kaizen event untuk menyelesaikan suatu permasalahan di area tertentu. Mulai dari identifikasi, analisis, hingga menemukan solusi agar masalah teratasi dan tidak terulang kembali.
Prinsip-prinsip Root Cause Analysis
Ada beberapa prinsip yang harus Anda terapkan dalam melakukan root cause analysis. Berikut di antaranya:
Fokus pada masalah
Ketika melakukan root cause analysis, Anda harus fokus pada masalah bukan pada orang yang menyebabkan masalah atau bahkan sibuk mencari kambing hitam. Singkirkan terlebih dahulu emosi dan masalah personal lainnya saat melakukan root cause analysis. Dengan begitu, Anda akan lebih mudah untuk menemukan akar masalah yang sebenarnya.
Manfaatkan data atau bukti
Dalam menganalisis masalah, Anda perlu mengumpulkan data-data atau bukti yang terkait, baik itu berupa data kuantitatif maupun kualitatif yang pastinya valid dan terpercaya. Jangan gunakan praduga atau asumsi tak berdasar, melainkan gunakan laporan, catatan, ataupun rekaman yang dapat membantu mengidentifikasi akar masalah dengan tepat.
Hubungkan masalah dengan akar masalah
Metode root cause analysis harus membantu mengidentifikasi hubungan antara masalah yang terjadi dengan akar masalah yang sebenarnya. Jika hal ini berhubungan, maka Anda akan lebih mudah dalam menemukan solusi dan masalah pun dapat teratasi secara efektif.
Gunakan pendekatan sistematis
Root cause analysis harus menggunakan pendekatan sistematis, misalnya seperti metode 5 why atau fishbone diagram. Tujuannya adalah agar proses pemecahan masalah menjadi lebih terorganisir dan mencegah distorsi. Melalui pendekatan tersebut, akar dari suatu permasalahan akan lebih cepat diketahui.
Libatkan pihak-pihak terkait
Agar proses pemecahan masalah dapat lebih cepat dan efektif, Anda harus melibatkan seluruh pihak-pihak yang terkait dengan masalah tersebut. Contohnya mulai dari staf, manajemen, hingga konsumen. Dengan begitu, akar masalah dapat diketahui lebih mudah.
Metode Root Cause Analysis
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, ada beberapa metode yang bisa Anda gunakan dalam melakukan root cause analysis. Metode-metode tersebut meliputi:
Fishbone analysis
Metode pertama yang bisa Anda terapkan untuk melakukan root cause analysis yaitu fishbone analysis. Metode ini disebut juga dengan metode sebab dan akibat (cause and effect) yang berupa diagram. Sebagai informasi, diagram fishbone ini pertama kali dikembangkan oleh Kaoru Ishikawa untuk menganalisis hubungan sebab-akibat dan mengidentifikasi penyebab utama dari masalah secara sistematis. Diagram fishbone merepresentasikan hubungan antara penyebab dan dampak potensial, kemudian ditarik untuk menghubungkan interaksi antara faktor-faktor yang mempengaruhi suatu proses.
Force field analysis
Selain fishbone, Anda juga bisa menggunakan force field analysis dalam menemukan akar masalah. Tidak hanya mencari tahu akar penyebab masalah, namun force field analysis juga akan mengidentifikasi hambatan dan faktor pendorong dari masalah tersebut. Jadi, bisa dibilang metode ini pendekatannya selangkah lebih maju dalam menyelesaikan masalah.
Five-whys
Metode terakhir yang bisa Anda gunakan lainnya untuk melakukan root cause analysis yaitu five-whys. Metode ini berupa pertanyaan yang harus Anda jawab sampai ke inti masalah, lalu kemudian memperbaikinya. Sesuai namanya, setiap pertanyaan di awali dengan kata “mengapa?” dan berikutnya disambung dengan kalimat-kalimat terkait masalah. Contohnya seperti:
“Mengapa mesin produksi bisa rusak?”
“Karena automator mesin tidak berfungsi”
“Mengapa tidak berfungsi?”
“Usia komponen sudah melebihi batas masa kerjanya (lifetime) hingga 1 tahun”
“Mengapa komponen tidak diganti ketika sudah mencapai batasnya?”
“Tidak ada yang mengetahui kapan batas lifetime dari komponennya”
“Mengapa tidak ada yang tahu?”
“Karena tidak ada catatan data penggantian komponen”
“Mengapa tidak ada pencatatan?”
Sampai sini sebenarnya sudah ditemukan akar masalah dari mesin produksi yang rusak, yaitu tidak adanya pencatatan data penggantian komponen. Cara five-whys terkadang dapat menunjukkan sumber masalah yang tidak terduga. Mungkin Anda berpikir bahwa masalah utama dari mesin produksi rusak adalah karena kesalahan teknis, namun ketika sudah dianalisis ternyata karena human error.
Cara Melakukan Root Cause Analysis
Jika Anda mengalami masalah pada bisnis Anda dan ingin menemukan akar penyebabnya melalui root cause analysis, maka berikut ini adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan, yaitu:
Identifikasi masalah
Cara pertama yang harus dilakukan yaitu lakukan identifikasi terhadap masalah yang sedang Anda hadapi saat ini. Cari tahu masalah apa saja yang sedang terjadi dengan mengukur performa bisnis dengan matriks bisnis yang telah Anda tentukan sebelumnya.
Kumpulkan data
Setelah mencari tahu apa masalahnya, Anda bisa mulai mengumpulkan berbagai data-data atau bukti pendukung yang valid dan terpercaya. Pastikan data tersebut relevan dan merupakan penyebab yang ditimbulkan dari permasalahan bisnis Anda. Data-data tersebut bisa berupa laporan, catatan, rekaman, dan sebagainya. Untuk memudahkan proses pengumpulan data, gunakan manufacturing data platform agar lebih terpusat.
Identifikasi faktor penyebab masalah
Pada tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin terhadap hal-hal yang bisa menjadi penyebab masalah bisnis Anda. Perlu Anda ketahui, root cause analysis mampu mengatasi lebih dari satu masalah dan bahkan secara keseluruhan. Jadi, Anda tidak perlu khawatir bila dalam proses pemecahan masalah Anda menemukan masalah lain.
Untuk melakukan identifikasi faktor penyebab masalah, gunakan beberapa metode analisis seperti:
- 5 whys → Tanyakan “mengapa” beberapa kali sampai Anda menemukan jawaban yang paling tepat atas penyebab dari masalah bisnis Anda.
- Drill down → Bagi masalah hingga menjadi beberapa bagian kecil yang lebih detail agar Anda lebih mudah memahami gambaran besarnya.
- Diagram fishbone → Gunakan diagram yang menjelaskan semua faktor penyebab yang potensial di mana masalah pertama kali terjadi.
Identifikasi akar masalah
Setelah mengumpulkan berbagai kemungkinan faktor penyebab masalah, selanjutnya Anda harus mencari tahu penyebab utama yang memicu permasalahan tersebut terjadi. Berdasarkan faktor-faktor ini, Anda akan lebih cepat dalam menemukan solusi yang tepat untuk menyelesaikan masalah.
Dalam prosesnya, mungkin Anda akan mengalami trial and error untuk menemukan akar masalah yang paling tepat. Hal ini wajar terjadi, Anda harus melakukan identifikasi kembali dan menggali lebih dalam untuk melampaui gejala-gejala masalah. Pada tahap ini, Anda bisa berkonsultasi dengan anggota perusahaan lainnya untuk menilai apakah Anda telah mengidentifikasi akar masalah dengan tepat.
Tentukan dan terapkan solusi
Langkah berikutnya yaitu cari solusi yang tepat dan cepat untuk menyelesaikan masalah bisnis Anda. Solusi tersebut akan membantu Anda untuk mencegah masalah yang sama terulang kembali di masa mendatang. Jika Anda menemukan lebih dari satu solusi, maka tentukan mana yang paling berdampak positif bagi bisnis Anda. Jangan lupa untuk segera menerapkan solusi tersebut agar masalah terselesaikan dan operasional bisnis kembali berjalan normal.
Buat rencana tindakan
Bersambung dari poin sebelumnya, setelah Anda menemukan solusi yang tepat, maka Anda harus segera menerapkannya dalam aktivitas bisnis. Nah, buatlah rencana dari solusi atau tindakan tersebut. Mulai dari langkah-langkah yang akan Anda lakukan, hingga estimasi waktu dan biaya yang diperlukan. Hal ini bertujuan agar solusi tersebut bisa terlaksana dengan baik dan tepat guna.
Ukur efektivitas tindakan
Jika tindakan sudah dilakukan, belum berarti proses root cause analysis selesai. Anda harus mengukur efektivitas dari tindakan yang telah Anda lakukan tersebut. Apakah sudah cukup efektif dalam menyelesaikan masalah atau ternyata masih membutuhkan sedikit perbaikan. Langkah terakhir ini juga bertujuan agar masalah yang Anda alami tidak terulang kembali.
Tantangan Root Cause Analysis
Walaupun root cause analysis dinilai jauh lebih efektif untuk memecahkan suatu masalah, namun dalam prosesnya ada beberapa tantangan yang perlu diperhatikan. Di antaranya yaitu:
Integritas data
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa data merupakan hal yang penting dalam melakukan root cause analysis. Semakin banyak data yang Anda kumpulkan untuk menemukan akar masalah, maka akan semakin berkualitas dan efisien analisis yang Anda lakukan. Sayangnya, pengumpulan data yang berupa kesaksian dan wawancara seseorang terhadap kejadian yang memicu sebuah masalah membutuhkan waktu yang tidak singkat.
Padahal masalah harus segera dilakukan dengan cepat agar operasional bisnis dapat berjalan lancar kembali. Sehingga, dapat dikatakan bahwa data-data kualitatif tidak dapat diandalkan untuk menyelesaikan masalah. Berbeda halnya dengan data kuantitatif, Anda mungkin bisa mendapatkan secara otomatis dari sistem penyimpanan.
Solusi mudah vs solusi jangka panjang
Terkadang solusi terbaik yang bisa diambil berupa desain ulang yang lebih lengkap, penerapan teknologi baru, penyesuaian skala besar lainnya. Perencanaan solusi memang bisa membutuhkan waktu yang cukup lama agar dapat mengatasi masalah. Namun, seringkali pihak manajemen menginginkan solusi yang cepat dan mudah. Memprioritaskan solusi yang tidak menyelesaikan masalah atau bahkan belum sempurna tidak akan efektif. Hal ini juga nantinya akan berpotensi memunculkan masalah yang sama terulang kembali.
Keterlibatan pihak lain
Untuk memecahkan solusi tentu Anda membutuhkan tim bukan? Dengan berkolaborasi dan bertukar pikiran, Anda akan lebih mudah menemukan solusi. Namun, banyak kritikus yang menganggap bahwa memecahkan masalah bersama kelompok dapat menghambat pendekatan dan analisis kreatif. Akan lebih baik bila ketika membangun tim RCA, sertakan anggota tim terbaik dari berbagai departemen dan area fungsional untuk menciptakan kolaborasi yang bermanfaat.
Alat yang digunakan
Dalam melakukan root cause analysis, Anda bisa menggunakan beberapa alat seperti manufacturing data platform. Melalui alat ini, Anda akan lebih mudah dalam mengumpulkan data dari orang, proses, maupun mesin secara real-time. Dengan begitu, proses pemecahan masalah dapat lebih cepat dan efisien.
Nah, itulah penjelasan singkat mengenai root cause analysis yang dapat Anda gunakan untuk menemukan akar dari suatu permasalahan bisnis Anda. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!