Scope creep merupakan suatu keadaan dimana kamu menerima permintaan perubahan dari client untuk melakukan perubahan pada proyek yang sudah berjalan. Scope creep dapat menjadi masalah serius bagi proyek karena dapat memperpanjang waktu dan meningkatkan biaya proyek secara signifikan, serta mengurangi kualitas output.
Scope creep seringkali terjadi ketika klien tidak jelas dalam memberikan spesifikasi awal proyek, atau ketika klien berubah pikiran di tengah-tengah proyek dan meminta perubahan.
Nah, untuk mengetahui lebih jelas mengenai apa itu scope creep, dan cara mengatasinya, yuk simak penjelasan berikut ini!
Pengertian Scope Creep
Scope creep merupakan kejadian dimana proyek mengalami perubahan dari client saat sebuah proyek sedang berjalan. Misalnya saat perjanjian awal client meminta pembuatan lima barang saja, namun setelah proses sedang berjalan, client menaikan permintaannya menjadi tujuh barang. Hal ini mengakibatkan perhitungan awal tidak relevan lagi dan memaksa perancangan ulang dari awal.
Walaupun kejadian seperti ini membuat keterlambatan pada proses produksi barang, tapi scope creep tidak selalu menjadi kejadian yang buruk. Karena dengan perubahan diajukan juga akan berdampak kepada naiknya proyek yang diminta oleh client.
Dan hal yang perlu disadari adalah perubahan merupakan sebuah kejadian yang tidak bisa dihindarkan. Karena kebutuhan client akan mengalami perubahan dari waktu ke waktu.
Penyebab Scope Creep
Setelah kamu memahami konsep scope creep, sekarang kita akan membahas beberapa penyebab utama terjadinya scope creep dalam suatu proyek. Berikut adalah beberapa di antaranya:
Deskripsi dari Proyek yang Ambigu
Jika deskripsi proyek masih ambigu, mungkin akan ada perbedaan pandangan antara kamu dan client. Ini bisa mengakibatkan harapan yang berbeda-beda tentang hasil akhir proyek, dan mengakibatkan permintaan perubahan dari client.
Ketidakjelasan deskripsi proyek ini seringkali terjadi karena kurangnya komunikasi antara kedua belah pihak. Oleh karena itu, penting untuk menanyakan dengan jelas mengenai cakupan deskripsi proyek agar terhindar dari scope creep.
Requirement yang Tidak Dikelola dengan Baik
Banyak dari proyek yang requirementnya mengalami perubahan. Hal ini membuat requirement dari sebuah proyek menjadi bias dan mengakibatkan tidak jelasnya syarat pasti dari proyek tersebut. Oleh karena itu, perlu seseorang yang memiliki otoritas dalam proyek untuk membuat requirement yang jelas, sehingga pengerjaan proyek bisa berjalan lancar.
Client yang Tidak Terlibat dengan Baik
Client pastinya memiliki pekerjaan lain yang harus mereka urus, sehingga membuat mereka tidak bisa terlibat dengan baik dalam proses pengerjaan proyek. Hal ini bisa menjadi semakin buruk ketika komunikasi yang kamu jalin dengan client juga tidak intens.
Akibatnya, client akan melewatkan banyak proses dalam proyek, dan akan menjadi masalah jika ekspektasi mereka dengan proyek yang sedang berjalan tidak seperti yang sudah dikerjakan.
Durasi Proyek yang Lama
Durasi pengerjaan proyek yang sangat lama akan membuat kemungkinan terjadinya scope creep semakin besar. Hal ini bisa terjadi karena kurangnya pengawasan dari client dan cakupan proyek yang luas, sehingga sulit untuk dikontrol dengan baik.
Dampak Scope of Creep bagi Proyek
Terjadinya scope creep pastinya akan membawa dampak yang buruk bagi kedua belah pihak, baik tim developer ataupun client. Karena akan menghabiskan banyak waktu dan budget dalam mengerjakan proyek yang ternyata belum disetujui oleh client.
Berikut adalah dampak dari scope creep:
1. Menghabiskan banyak waktu dan sumber daya proyek atau budget untuk mengerjakan proyek yang ternyata tidak disetujui oleh client.
2. Waktu dan sumber daya yang dialokasikan untuk pengerjaan proyek akan mengalami pengurangan.
3. Membuat beban pekerjaan menjadi lebih berat dari yang diperkirakan.
4. Hasil akhir dari proyek tidak sesuai dengan yang diperkirakan sebelumnya.
5. Akan terjadi konflik dengan client dan akan membuat mereka menjadi kecewa.
Cara Mengelola Scope Creep
Perubahan dalam proyek terkadang terjadi secara tiba-tiba dan tidak bisa kamu kendalikan. Hal ini membuat terjadinya scope creep. Oleh karena itu, perlu untuk mengelola scope creep dengan cara mengendalikan perubahan-perubahan yang terjadi dalam proyek. Hal-hal yang perlu kamu lakukan adalah sebagai berikut:
1. Melakukan pemantauan secara bertahap terhadap proyek yang sedang dikerjakan.
2. Menganalisa penyebab terjadinya perubahan pada proyek dan mencari jalan keluarnya.
3. Melakukan pengelolaan terhadap permintaan perubahan dan melakukan tindakan yang direkomendasikan oleh client.
Jika permintaan perubahan yang diajukan oleh client bisa membuat proyek berubah secara keseluruhan dan budget yang dibutuhkan, maka budget yang dianggarkan harus ditambah dan diajukan kepada client supaya terdokumentasi dengan baik.
Cara Menghindari Terjadinya Scope Creep
Scope ceeper memiliki banyak dampak buruk terhadap proyek yang sedang kamu kerjakan. Oleh karena itu, kamu harus bisa menghindari hal itu supaya tidak terjadi. Berikut ini adalah cara untuk mengontrol cakupan proyek:
Mendokumentasikan Persyaratan Proyek
Hal terpenting yang bisa kamu lakukan untuk menghindari scope creep adalah mendokumentasikan persyaratan proyek. Dengan requirement proyek yang jelas, memungkinkan kamu menguasai maksud dan tujuan dari pengerjaan proyek dengan baik.
Cobalah berkomunikasi dengan client untuk untuk memahami harapan mereka terhadap proyek. Catat semua informasi yang disampaikan oleh client dan bagikan kepada seluruh tim yang terlibat dalam proyek. Hal ini akan memastikan bahwa semua pihak memahami persyaratan proyek yang diberikan oleh client dengan jelas, sehingga menghindari kesalahan dalam pelaksanaannya.
Mengatur Proses Kontrol Perubahan
Kamu harus mempersiapkan diri untuk mempersiapkan terjadinya perubahan, karena setiap proyek biasanya pasti mengalami perubahan. Lalu, apa saja sih yang kamu butuhkan untuk mencegah terjadinya scope creep dalam perubahan proyek? Hal yang perlu kamu lakukan adalah proses manajemen perubahaan yang baik, sehingga proyek tetap bisa dilakukan oleh semua orang yang terlibat.
Selain itu, kamu perlu memiliki rencana manajemen resiko yang berfungsi untuk melacak resiko yang akan terjadi seperti scope creep.
Baca Juga: Mitigasi Risiko: Pengertian, Tujuan, Jenis, dan Perencanaannya
Membuat Jadwal Proyek yang Jelas
Membuat jadwal proyek merupakan ciri bahwa kamu mengetahui apa yang akan dihasilkan oleh proyekmu. Jadwal proyek harus mencakup beberapa hal seperti requirement yang ditetapkan oleh client dan cara proyek bisa diselesaikan.
Setelah kamu membuat jadwal proyek secara garis besar, kamu juga harus membuat beberapa kemungkinan yang akan terjadi pada proyekmu.
Verifikasi Ruang Lingkup Proyek Bersama Client
Penting bagi kamu untuk memahami dengan baik apa yang diinginkan oleh client dan juga untuk menuliskan dokumentasinya. Setelah itu, perlihatkan kepada client mengenai dokumen yang sudah kamu buat untuk memverifikasi apakah dokumen tersebut sudah valid dan sesuai dengan keinginan mereka. Hal ini penting untuk mencegah terjadinya scope creep dan agar proyek tetap berjalan sesuai dengan rencana.
Namun, jika client terlalu sibuk untuk memverifikasi dokumen tersebut, kamu dapat memberikan laporan singkat dan jelas mengenai tahapan mana proyek yang sedang kamu kerjakan saat ini. Dengan begitu, client tetap mendapat informasi terkini tentang proyek tanpa perlu terlalu memakan waktu.
Melibatkan Semua Anggota Tim
Selain memastikan kepuasan client, kamu juga perlu memperhatikan anggota tim mu dengan melibatkan mereka dalam proyek. Scope creep bisa terjadi jika manajer proyek, anggota tim, dan client mengalami kesalahpahaman mengenai sumber daya, anggaran, dan jadwal. Oleh karena itu, libatkan anggota tim mu untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan efektif.
Contoh Scope Creep
Sebagai manajer proyek, kamu ditugaskan untuk mengirimkan sebuah produk dalam waktu tiga bulan. Namun, setelah beberapa minggu merencanakan pengiriman, sponsor proyek menambahkan fitur baru dan melakukan banyak perubahan sesuai permintaan dari client. Sayangnya, tanpa tambahan budget dan waktu yang cukup, pengiriman terlambat dan kamu dipecat dari proyek tersebut. Hal ini merupakan contoh dari scope creep yang dapat menyebabkan keterlambatan dalam pengiriman proyek.
Nah, itulah pembahasan kita kali ini mengenai scope creep. Semoga konten ini memberimu wawasan baru mengenai dunia kerja.
Dan untuk kamu yang menyukai konten yang seperti ini, yuk kunjungi Blog MyRobin! Karena disana banyak artikel yang memberikan pengetahuan baru dan bermanfaat.