Sebagai pekerja, mungkin ada kalanya kamu merasa kewalahan dengan banyaknya pekerjaan yang ada. Jika kamu mengalami kewalahan dalam bekerja, mungkin kamu perlu menggunakan to-do list sebagai solusi dari masalahmu.
Lalu, apa sih yang dimaksud dengan to-do list? Dan bagaimana cara membuatnya?
Dalam artikel ini, MyRobin akan membahas manfaat menggunakan to-do list sebagai alat bantu agar kamu tetap produktif. Yuk, simak artikel berikut ini agar kamu tahu cara membuat to-do list yang baik.
Apa itu To-Do List?
Sesuai dengan artinya, to do berarti melakukan sesuatu, sementara list adalah daftar. Dengan kata lain, to-do list merupakan sebuah daftar atau rangkaian kegiatan yang akan kamu kerjakan dalam kurun waktu tertentu.
Mengutip MindTools, to-do list adalah daftar pekerjaan yang harus diselesaikan, diurutkan berdasarkan skala prioritas. Selain dari skala prioritas, to-do list juga bisa diurutkan berdasarkan jangka waktu tertentu, misalnya jam, hari, atau minggu.
Manfaat Membuat To-Do List
Dengan membuat to-do list atau daftar tugas, kamu bisa meningkatkan konsentrasi, memudahkan kegiatan, membantu mengingat, dan bisa mengurangi stres.
Jika dikelola dengan benar, to-do list dapat memberikan banyak manfaat bagi para pekerja, antara lain:
Mengelola waktu
To-do list membantu kamu merencanakan berapa lama waktu yang dapat kamu habiskan untuk setiap tugas. Dengan begitu, kamu bisa menjadi alat bantu manajemen waktu yang hebat dan dapat memotivasi kamu untuk meningkatkan kecepatan kerja.
Sebagai pengingat
Menuliskan atau mendokumentasikan tugas harian, dapat membantu kamu mengingat tanggung jawabmu. Hal ini dapat sangat membantu kamu di masa sibuk saat bekerja.
Memprioritaskan tugas
Membuat to-do list juga dapat memudahkan kamu untuk membuat prioritas. Dengan begitu, kamu dapat memastikan bisa memenuhi tenggat waktu atau deadline sehingga dapat bekerja secara efektif.
Baca Juga: Task Batching: Pengertian, Manfaat, dan Cara Melakukannya
Cara Membuat To-Do List agar Produktif
Seperti yang kita tahu, to-do list merupakan alat bantu yang dapat membantu pekerja memvisualisasikan dan merencanakan apa yang perlu dilakukan. Para pekerja dapat menggunakan ini untuk melacak tujuan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Nah, untuk membuat to-do list yang efektif, ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Pilih format
Untuk memulai membuat to-do list, pertimbangkan format yang paling sesuai dengan kebutuhanmu. Sebagian profesional merasa bahwa mencetak to-do list mereka adalah yang paling efektif. Hal ini memungkinkan kamu untuk mencoret item pada daftar secara fisik saat kamu menyelesaikannya, yang dapat memberimu rasa pencapaian.
Selain itu, kamu juga dapat mempertimbangkan untuk membuat to-do list pada aplikasi komputer untuk memastikan daftar yang mudah dilacak dan tidak mungkin tersesat di antara perlengkapan kerjamu yang lain.
2. Catat kegiatan secara rinci
Selanjutnya, kamu perlu mencatat seluruh kegiatan yang akan dilakukan. Mulai dari apa yang ingin dikerjakan, jam berapa harus dimulai dan selesai, hingga memberikan penjelasan yang detail terkait kegiatan tersebut.
Kamu bisa mencatat kegiatan-kegiatan itu di sebuah notes kosong. Tujuannya, agar tidak tercampur dengan informasi lain. Selain itu, kamu bisa menghias notes itu dengan warna lain. Hal ini agar catatan tersebut lebih terlihat dan kamu juga tidak bosan membacanya.
Saat menambahkan tugas ke to-do list, kamu dapat mempertimbangkan untuk memulai setiap tugas dengan kata kerja. Hal ini dapat berfungsi sebagai alat motivasi dan membantu menjaga to-do list tetap teratur.
Misalnya, bila kamu bertanggung jawab atas tugas kebersihan, mungkin to-do list-mu akan terlihat seperti ini:
- Mengepel lantai
- Mengganti kantong di tong sampah
- Merapikan perabotan di lobi
- Membersihkan meja
3. Urutkan skala prioritas tiap poin
Setelah mencatat secara rinci, kamu bisa mengurutkan skala prioritasnya. Pembuatan skala prioritas ini bertujuan untuk menentukan tugas mana yang harus dikerjakan terlebih dulu. Selain itu, hal ini juga dapat membuatmu terhindar dari kebingungan akibat banyaknya kegiatan.
Ketika membuat skala prioritas, kamu bisa menggunakan metode 1-3-5, yakni menentukan 1 hal yang sangat penting, 3 hal penting, dan 5 hal yang gak terlalu penting.
4. Jadwalkan waktu istirahat
Perlu diingat, istirahat merupakan hal yang penting di tengah-tengah pekerjaan. Istirahat singkat, terutama saat sedang jenuh dengan pekerjaan, dapat memicu munculnya inspirasi untuk menyelesaikan pekerjaan.
Selain itu, beristirahat sejenak juga bisa mengembalikan motivasi kerjamu yang mungkin akan hilang saat kelelahan. Maka dari itu, jangan lupa jadwalkan istirahat singkat saat sedang membuat to-do list.
5. Tandai kegiatan yang sudah selesai
Setelah menyelesaikan suatu tugas, kamu perlu mencoretnya dari to-do list. Hal ini dapat berfungsi sebagai pengingat visual tentang apa yang telah kamu selesaikan untuk memantau progressmu.
Menandai item yang telah diselesaikan dapat menjadi sangat penting jika kamu berbagi to-do list dengan rekanmu yang lain, karena hal ini dapat memberi tahu orang lain bahwa tugas tersebut telah selesai. Dengan begitu, kamu dapat memastikan komunikasi dan mencegah pekerjaan dilakukan dua kali.
6. Lakukan evaluasi
Jika semua langkah sudah dilakukan, kamu bisa menambahkan evaluasi di akhir. Apakah perlu? Bisa dibilang perlu karena mengevaluasi hal-hal yang sudah kamu lakukan itu akan berdampak positif.
Salah satu caranya ialah dengan memastikan kegiatan apa saja yang sudah bisa dicapai dalam periode tertentu. Nah, jika sudah sesuai target, maka kamu bisa memberikan penghargaan untuk dirimu sendiri atau self-reward.
Aplikasi To-Do List
Selain hal-hal di atas, kamu juga bisa menggunakan bantuan aplikasi agar lebih mudah. Sekadar informasi, berikut ini beberapa aplikasi atau platform yang bisa membantumu dalam membuat to-do list:
- Trello
- ToodleDo
- Any.do
- Todoist
- Wunderlist
- Google Keep
- Remember the Milk
Demikian informasi terkait to-do list yang bisa membuat kamu tetap produktif. Jika kamu ingin tahu tips lain agar semakin produktif, yuk baca artikel-artikel yang ada di Blog MyRobin!