Bayangkan Anda adalah seorang perawat yang bekerja pada shift yang sibuk di ruang gawat darurat. Anda telah menangani belasan pasien, dan Anda baru saja mulai menyelesaikan pekerjaan Anda ketika Anda mendengar kode biru. Seorang pasien mengalami henti jantung, dan Anda dibutuhkan segera.
Beban kerja yang tidak terduga seperti ini biasa terjadi di banyak industri. Faktanya, sebuah penelitian baru-baru ini menemukan bahwa 82% karyawan pernah mengalami beban kerja yang tidak terduga pada suatu saat dalam karir mereka.
Beban kerja yang tidak terduga dapat terjadi karena berbagai alasan, seperti ketika sebuah perusahaan mengambil proyek atau inisiatif baru, hal ini dapat menciptakan pekerjaan tambahan bagi karyawan.
Hal ini terutama terjadi jika proyek tersebut tidak direncanakan dengan baik atau jika sumber daya terbatas, peristiwa seperti bencana alam, serangan siber, atau kemerosotan ekonomi juga dapat menyebabkan beban kerja yang tidak terduga, jika perusahaan kekurangan staf, hal ini dapat membebani karyawan yang tersisa dan menyebabkan beban kerja yang tidak terduga.
Beban kerja yang tidak terduga dapat memiliki dampak yang signifikan pada karyawan dan perusahaan.
Hal ini dapat menyebabkan stres, kelelahan, penurunan produktivitas, dan bahkan pergantian karyawan. Oleh karena itu, penting untuk memahami dampak dari beban kerja yang tidak terduga dan mengembangkan strategi untuk manajemen yang efektif.
Memahami Dampak Beban Kerja Tak Terduga
Beban kerja tak terduga dapat didefinisikan sebagai pekerjaan apa pun yang bukan merupakan bagian dari tugas rutin karyawan atau yang tidak diantisipasi. Hal ini dapat disebabkan oleh berbagai faktor, seperti proyek baru, keadaan darurat, kekurangan staf, atau perencanaan yang buruk.
Konsekuensi potensial dari beban kerja yang tidak terduga meliputi:
Stres
Beban kerja yang tidak terduga dapat menjadi sumber stres utama bagi karyawan. Hal ini karena dapat menimbulkan perasaan kewalahan, cemas, dan frustasi.
Kelelahan
Burnout adalah kondisi kelelahan emosional, fisik, dan mental yang disebabkan oleh stres yang berkepanjangan atau berlebihan. Beban kerja yang tak terduga dapat meningkatkan risiko burnout, terutama jika tidak dikelola secara efektif.
Produktivitas menurun: Ketika karyawan kewalahan dengan pekerjaan, mereka cenderung tidak produktif. Hal ini karena mereka mungkin mengalami kesulitan untuk berkonsentrasi dan mengambil keputusan.
Masalah kualitas
Beban kerja yang tidak terduga juga dapat menyebabkan masalah kualitas. Ini karena karyawan mungkin harus terburu-buru menyelesaikan pekerjaan mereka untuk memenuhi deadline.
Ketidakhadiran dan turnover
Beban kerja yang tidak terduga juga dapat menyebabkan ketidakhadiran dan turnover. Karyawan yang terus-menerus stres dan terlalu banyak bekerja lebih cenderung mengambil cuti sakit atau meninggalkan pekerjaan mereka.
Efek dari Dampak Beban Kerja Tak Terduga Terhadap Individu
Kesehatan Fisik dan Mental
Beban kerja yang tak terduga dapat berdampak signifikan pada kesehatan fisik dan mental seseorang. Beberapa konsekuensi yang mungkin terjadi antara lain:
Peningkatan kadar hormon stres
Stres dapat menyebabkan pelepasan hormon stres seperti kortisol dan adrenalin. Hormon-hormon ini dapat berdampak negatif terhadap kesehatan fisik, termasuk peningkatan tekanan darah, detak jantung, dan risiko penyakit jantung.
Masalah tidur
Stres juga dapat menyebabkan masalah tidur, seperti insomnia dan kesulitan tidur. Kurang tidur dapat mengganggu fungsi kognitif dan produktivitas.
Kecemasan dan depresi
Beban kerja yang tidak terduga juga dapat meningkatkan risiko kecemasan dan depresi. Kondisi kesehatan mental ini dapat membuat Anda sulit berkonsentrasi, membuat keputusan, dan mengatasi stres.
Work-Life Balance
Beban kerja yang tak terduga juga dapat menjadi tantangan dalam menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat.
Ketika karyawan terus-menerus bekerja berjam-jam atau merasa kewalahan, akan sulit untuk menemukan waktu untuk hubungan pribadi, hobi, dan kegiatan rekreasi. Hal ini dapat menimbulkan perasaan bersalah, frustrasi, dan kebencian
Penting untuk diperhatikan bahwa dampak dari beban kerja yang tidak terduga dapat berbeda-beda, tergantung pada masing-masing individu. Beberapa orang lebih tahan terhadap stres daripada yang lain.
Selain itu, dampak dari beban kerja yang tidak terduga dapat diperburuk oleh faktor-faktor lain, seperti kurangnya dukungan dari manajemen atau rekan kerja.
Perusahaan harus mengambil langkah-langkah untuk mengurangi dampak negatif dari beban kerja yang tidak terduga pada karyawan.
Hal ini termasuk menyediakan sumber daya dan dukungan yang dibutuhkan karyawan untuk mengelola beban kerja mereka secara efektif. Penting juga untuk menciptakan budaya dimana karyawan merasa nyaman untuk meminta bantuan ketika mereka membutuhkannya.
Efek dari Dampak Beban Kerja Tak Terduga Terhadap Perusahaan
Produktivitas dan Efisiensi
Beban kerja yang tak terduga dapat berdampak signifikan pada produktivitas dan efisiensi suatu perusahaan.
Ketika karyawan kewalahan dengan pekerjaan, mereka cenderung tidak produktif.
Hal ini karena mereka mungkin mengalami kesulitan untuk berkonsentrasi dan mengambil keputusan. Selain itu, mereka juga lebih mungkin melakukan kesalahan.
Beban kerja yang tidak terduga juga dapat menyebabkan penurunan efisiensi. Hal ini karena karyawan mungkin harus mengganti roda gigi dan mengerjakan tugas-tugas baru, yang dapat mengganggu alur kerja mereka.
Selain itu, mereka mungkin harus bekerja lebih lama untuk memenuhi deadline, yang dapat menyebabkan kelelahan dan penurunan produktivitas.
Hubungan dan Tingkat Retensi Karyawan
Beban kerja yang tak terduga juga dapat berdampak negatif pada tingkat interaksi dan retensi karyawan.
Ketika karyawan terus-menerus stres dan terlalu banyak bekerja, mereka cenderung tidak akan terikat dengan pekerjaan mereka. Hal ini dapat menyebabkan penurunan semangat kerja dan tingkat turnover yang lebih tinggi.
Ketertarikan karyawan penting karena sejumlah alasan. Karyawan yang merasa tertarik akan lebih produktif, lebih cenderung bekerja lebih keras, dan lebih cenderung bertahan di perusahaan.
Turnover dapat merugikan perusahaan, baik dari segi waktu maupun uang. Dibutuhkan waktu dan sumber daya untuk merekrut dan melatih karyawan baru. Selain itu, turnover dapat mengganggu dinamika tim dan menyebabkan hilangnya pengetahuan dan keahlian.
Perusahaan harus mengambil langkah-langkah untuk mengurangi dampak negatif dari beban kerja yang tidak terduga terhadap karyawan dan perusahaan secara keseluruhan. Hal ini termasuk:
Berkomunikasi dengan karyawan
Manajer harus berkomunikasi dengan karyawan tentang alasan beban kerja yang tidak terduga dan langkah-langkah yang diambil untuk mengatasinya. Hal ini akan membantu karyawan untuk merasa dimengerti dan didukung.
Menyediakan sumber daya
Manajer harus menyediakan sumber daya yang dibutuhkan karyawan untuk mengelola beban kerja mereka secara efektif. Hal ini dapat mencakup staf tambahan, pelatihan, atau akses ke teknologi.
Menetapkan deadline yang realistis
Manajer harus menetapkan batas waktu yang realistis bagi karyawan dan menghindari membebani mereka dengan pekerjaan yang berlebihan.
Menciptakan budaya yang saling mendukung
Manajer harus menciptakan budaya dimana karyawan merasa nyaman untuk meminta bantuan ketika mereka membutuhkannya. Hal ini akan membantu karyawan untuk mengelola beban kerja mereka dengan lebih efektif dan mengurangi risiko kelelahan.
Dengan mengambil langkah-langkah ini, perusahaan dapat meminimalkan dampak negatif dari beban kerja yang tak terduga dan melindungi kesejahteraan dan produktivitas karyawan mereka.
Mengapa Mengelola Beban Kerja Yang Berat Itu Penting?
Mengelola beban kerja penting untuk memastikan Anda dapat menyelesaikan tugas sesuai dengan batas waktu yang ditetapkan.
Membuat jadwal yang dapat diterapkan juga dapat membantu Anda memprioritaskan tugas-tugas Anda dan mempertahankan alur kerja yang dapat dicapai.
Biasanya, beban kerja yang berat terjadi ketika tanggung jawab Anda meningkat di luar tugas Anda atau Anda mengambil tugas karyawan lain saat mereka tidak ada.
Anda mungkin juga melihat peningkatan tanggung jawab Anda ketika perusahaan menghadapi permintaan yang tidak terduga, terjadi kesalahan sistem atau mesin, atau ketika membentuk departemen baru.
Memahami apa yang menjadi tanggung jawab Anda dan bagaimana cara terbaik untuk memantau pekerjaan Anda dapat membantu Anda mengelola perubahan-perubahan ini.
Strategi untuk Mengelola Beban Kerja Tak Terduga
Komunikasi yang Efektif
Komunikasi yang jelas sangat penting untuk mengantisipasi potensi terjadinya peningkatan beban kerja.
Manajer harus secara teratur berkomunikasi dengan karyawan tentang proyek dan batas waktu yang akan datang.
Mereka juga harus terbuka terhadap umpan balik dari karyawan tentang beban kerja dan kapasitas mereka.
Perencanaan Proaktif
Perencanaan proaktif dapat membantu mencegah beban kerja yang tidak terduga. Manajer harus mengembangkan rencana darurat untuk kejadian yang tidak terduga, seperti kekurangan staf atau penundaan proyek yang tidak terduga.
Mereka juga harus menetapkan ekspektasi yang realistis untuk karyawan dan menghindari membebani mereka dengan pekerjaan yang berlebihan.
Menetapkan Prioritas
Ketika dihadapkan dengan beban kerja yang tidak terduga, penting untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan tugas.
Hal ini dapat dilakukan dengan mempertimbangkan kepentingan dan urgensi setiap tugas. Penting juga untuk bersikap realistis tentang jumlah waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas.
Strategi Manajemen Waktu
Ada beberapa strategi manajemen waktu yang dapat membantu selama periode beban kerja yang tinggi. Ini termasuk:
- Memecah tugas-tugas besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
- Menetapkan batas waktu untuk setiap tugas.
- Menghilangkan gangguan dan fokus pada satu tugas pada satu waktu.
- Beristirahat sepanjang hari.
Delegasi dan Kolaborasi
Melakukan Pendelegasian Tugas
Mendelegasikan tugas kepada karyawan lain dapat membantu mendistribusikan beban kerja dan meningkatkan efisiensi.
Ketika mendelegasikan tugas, penting untuk memilih orang yang tepat untuk pekerjaan tersebut dan memberikan instruksi yang jelas. Penting juga untuk menindaklanjuti dengan karyawan tersebut untuk memastikan bahwa tugas tersebut selesai tepat waktu dan sesuai standar yang dibutuhkan.
Kerjasama Tim dan Kolaborasi
Kerja sama tim dan kolaborasi juga dapat membantu mengatasi beban kerja yang tidak terduga. Karyawan dapat bekerja sama untuk bertukar pikiran mengenai solusi, berbagi sumber daya, dan saling membantu saat dibutuhkan.
Dengan mengikuti strategi ini, karyawan dan manajer dapat mengelola beban kerja yang tidak terduga secara lebih efektif dan meminimalkan dampak negatif terhadap produktivitas dan kesejahteraan.
Gunakan Layanan Outsourcing
Sudah dijelaskan bahwa memberikan unpredictable workload secara masif kepada pekerja dapat memberikan efek buruk, tidak hanya pada pekerja tersebut, namun juga kepada perusahaan itu sendiri.
Baik HR, maupun pemilik bisnis wajib memikirkan cara dan solusi agar unpredictable workload dapat ditangani dengan baik. Salah satu solusi terbaik yang dapat digunakan adalah menggunakan outsourcing.
Dengan outsourcing, perusahaan dapat merekrut tenaga kerja eksternal untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk mengurangi beban kerja karyawan tetap, sehingga mereka dapat fokus pada tugas-tugas utama dan inti perusahaan
Outsourcing juga dapat membantu perusahaan untuk menghemat biaya. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk rekrutmen, pelatihan, dan pengembangan karyawan baru. Selain itu, perusahaan juga tidak perlu menyediakan fasilitas dan peralatan kerja untuk karyawan outsourcing.
Pertanyaannya adalah, perusahaan outsourcing mana yang sebaiknya Anda pilih?
MyRobin merupakan perusahaan outsourcing end-to-end yang dapat menyalurkan pekerja secara on-demand sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Jika Anda membutuhkan pekerja, MyRobin dapat memenuhinya dalam waktu kurang dari 24 jam.
Tidak hanya itu, MyRobin dapat mengelola pekerja tersebut mulai dari onboarding, absensi, manajemen kontrak, hingga payroll, sehingga Anda dapat menghemat fokus dan sumber daya Anda serta mengalokasikannya ke aspek inti dari bisnis manufaktur Anda. Tunggu apa lagi? Konsultasikan kebutuhan perekrutan Anda disini!