Ketika karyawan mengundurkan diri dari pekerjaannya atau resign, maka mereka berhak lho mendapatkan surat paklaring dari perusahaan tempatnya bekerja. Surat paklaring ini biasanya digunakan sebagai bukti bahwa mereka pernah bekerja di tempat tersebut. Sebagian karyawan membutuhkan surat paklaring untuk melengkapi persyaratan dalam lamaran pekerjaan. Nah, sebenarnya apa aja sih fungsi dari surat paklaring ini? Bagaimana cara membuatnya? Yuk, daripada penasaran simak selengkapnya di bawah ini!
Pengertian Paklaring
Sebenarnya, istilah paklaring berasal dari bahasa Belanda “verklaring” yang artinya pernyataan atau penerangan. Istilah ini sudah sering digunakan sejak zaman penjajahan Indonesia oleh Belanda dan hingga kini masih banyak yang menggunakannya.
Pada dasarnya, paklaring merupakan surat yang menyatakan bahwa seseorang pernah bekerja atau mempunyai pengalaman bekerja di suatu perusahaan dengan posisi dan jangka waktu tertentu. Dari pengertiannya saja dapat dipahami jika surat paklaring hanya akan diberikan kepada karyawan yang sudah tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut atau resign.
Surat paklaring tentu akan dibuat oleh pihak HRD perusahaan dan harus diketahui oleh atasan. Jadi, surat ini tidak boleh dibuat secara sembarangan atau bahkan ditulis sendiri oleh karyawan yang resign tersebut. Surat paklaring ini termasuk bukti resmi yang menerangkan jika seseorang memang pernah bekerja di perusahaan terkait.
Selain sebagai syarat melamar pekerjaan, surat paklaring juga seringkali digunakan untuk mendaftar beasiswa, mengajukan pinjam ke lembaga keuangan non bank, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, isi dari surat paklaring harus benar-benar menyatakan keadaan yang sebenarnya. Sebab, biasanya akan dilakukan cross check oleh petugas terkait untuk menghindari kecurangan atau penipuan.
Fungsi Paklaring
Berikut ini adalah beberapa fungsi dari paklaring yang perlu Anda ketahui:
Memudahkan proses pencairan dana JHT
Setiap karyawan yang terdaftar dalam BPJS Ketenagakerjaan secara otomatis sebagian kecil gajinya akan dialokasikan untuk dana Jaminan Hari Tua (JHT). Secara umum, dana JHT dapat diambil kembali ketika karyawan sudah berusia 56 tahun atau memasuki usia pensiun. Namun, jika karyawan sebelum mencapai usia tersebut ingin mencairkan dana JHT, maka ia harus melampirkan surat paklaring ini dan mendapatkan sekitar 10% dari total dana JHT yang sudah terkumpul.
Melamar pekerjaan di perusahaan lain
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, surat paklaring banyak digunakan sebagai salah satu syarat melamar pekerjaan. Apalagi jika posisi yang dilamar merupakan level tinggi seperti supervisor, direktur, dan sebagainya. Melalui surat paklaring, perusahaan akan menilai kualitas dan kapasitas dari calon kandidat. Hal ini karena paklaring berisi penjelasan secara singkat tentang prestasi dan kontribusi calon kandidat di perusahaan sebelumnya.
Mengajukan kartu kredit
Selain sebagai syarat melamar kerja, paklaring juga dapat digunakan untuk mengajukan kartu kredit kepada bank tertentu. Ketika seseorang membuat kartu kredit, maka mereka akan dimintai surat keterangan kerja atau paklaring oleh pihak bank. Dengan adanya paklaring sebagai dokumen pendukung, maka pihak bank dapat lebih yakin bahwa orang tersebut sanggup membayar tagihan kartu kredit setiap bulannya.
Mendaftar beasiswa
Terkadang karyawan mengundurkan diri dari perusahaan untuk melanjutkan pendidikannya sebagai master atau profesor. Beberapa diantaranya akan mengajukan beasiswa, baik beasiswa dalam negeri maupun luar negeri. Surat paklaring biasanya dibutuhkan oleh mereka sebagai syarat untuk mendapatkan beasiswa tersebut.
Mengajukan pinjaman bank
Tidak jauh berbeda dengan kartu kredit, pengajuan pinjaman bank pun akan membutuhkan surat paklaring sebagai syarat untuk mendapatkannya. Pinjaman tersebut meliputi Kredit Tanpa Agunan (KTA), Kredit Kendaraan Bermotor (KKB), maupun Kredit Pemilikan Rumah (KPR). Biasanya selain surat paklaring, karyawan juga diharuskan untuk menunjukkan dokumen slip gaji. Melalui kedua surat ini, pihak bank akan lebih mudah mengetahui kemampuan finansial mereka dan menimbang apakah mereka termasuk calon debitur yang mampu membayar cicilan atau tidak.
Syarat Membuat Surat Paklaring
Sebelum membuat surat paklaring untuk karyawan, Anda harus memastikan bahwa mereka memenuhi syarat berikut ini:
Durasi masa kerja
Syarat pertama dalam membuat surat paklaring adalah karyawan harus mempunyai masa jabatan setidaknya minimal 1 tahun kerja. Jika belum 1 tahun, maka Anda tidak dapat memberikan paklaring kepada mereka, sebab karyawan tersebut dinilai belum matang atau belum cukup berpengalaman menjalankan tugas-tugasnya di perusahaan. Di samping itu, mengundurkan diri atau resign dalam waktu singkat menunjukkan etika pekerjaan yang kurang baik dan karyawan akan dianggap tidak kompeten serta profesional dalam bekerja.
Resign secara baik-baik
Seperti yang kita tahu, karyawan tidak boleh mengajukan pengunduran diri dari pekerjaan secara mendadak. Mereka harus menerapkan sistem one month notice sesuai kontrak kerja di awal. Hal ini bertujuan agar perusahaan dapat mempunyai cukup waktu untuk mencari karyawan baru atau menyiapkan dokumen-dokumen terkait termasuk paklaring. Sebagian besar perusahaan menetapkan one month notice kepada karyawan sebagai syarat untuk mendapatkan surat paklaring. Selain itu, penting juga bagi Anda untuk memastikan bahwa karyawan yang mengajukan paklaring tersebut tidak sedang berselisih dengan karyawan lainnya.
Memenuhi kewajiban kerja
Setiap karyawan pasti mempunyai kewajiban kerja yang harus disepakati. Contohnya seperti menaati aturan perusahaan, menjaga kerahasiaan perusahaan, serta mempunyai loyalitas tinggi pada perusahaan. Jika ketiga kewajiban tersebut telah dipenuhi, maka mereka berhak mendapatkan surat paklaring dari perusahaan. Bila belum, misalnya belum menyelesaikan semua tanggung jawab pekerjaannya, maka Anda bisa menunda menerbitkan surat paklaring untuk karyawan tersebut sampai kewajibannya terpenuhi.
Apakah Perusahaan Boleh Tidak Memberikan Paklaring?
Berdasarkan pernyataan Safril Nurhalimi, penyuluh hukum ahli madya, perusahaan sebagai pemberi kerja wajib memberikan surat keterangan kerja (paklaring) kepada karyawannya, meskipun karyawan tersebut berstatus sebagai pekerja harian. Sesuai KUHPerdata 1239, apabila perusahaan menolak memberikan paklaring kepada karyawan, maka mereka harus bertanggung jawab atas kerugian yang timbul.
Cara Membuat Paklaring
Sebagai HRD, penting bagi Anda untuk memahami bagaimana cara membuat paklaring yang benar bagi karyawan. Berikut ini adalah langkah-langkah yang bisa Anda ikuti:
Kop surat
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah memasukkan kop surat dari perusahaan sebagai bentuk keaslian surat. Secara umum, kop surat berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, serta alamat email perusahaan.
Nomor surat
Selanjutnya, jangan lupa untuk mencantumkan nomor surat pada paklaring. Tujuannya adalah untuk memudahkan Anda ketika mencari kembali dokumen tersebut dalam arsip atau sistem penyimpanan. Nomor surat berurutan meliputi kode surat, nomor urutan surat yang dikeluarkan, nama perusahaan, bulan berjalan (angka romawi), dan tahun berjalan. Komponen-komponen dalam nomor surat ini dipisahkan oleh garis miring (/).
Pengesahan
Langkah berikutnya adalah memberikan pengesahan atau informasi terkait siapa pihak yang mengesahkan surat. Dalam paklaring, pihak ini biasanya orang yang mempunyai wewenang atas surat keterangan kerja. Contohnya seperti direktur, CEO, COO, dan lainnya.
Isi surat
Untuk isi surat paklaring, Anda bisa mencantumkan informasi dari karyawan yang bersangkutan. Mulai dari nama lengkap, posisi/jabatan, durasi masa kerja, kualitas kinerja, hingga alasan pemberhentian kerja sama. Pastikan bagian isi surat ini sesuai dengan keadaan aslinya dan tidak dibuat-buat.
Tanda tangan
Terakhir, lengkapi surat paklaring dengan tanda tangan sekaligus stempel dari pihak-pihak yang berwenang. Hal ini bertujuan sebagai bukti keabsahan yang kuat dari surat tersebut.
Contoh Surat Paklaring
Berikut ini adalah beberapa contoh surat paklaring yang bisa Anda jadikan referensi dalam membuat surat keterangan kerja bagi karyawan:
Contoh 1
PT. ADIRAYA INDONESIA
Distributor Pusat Peralatan Medis
Jl. Bunga Kuning No.89 Karawang, Indonesia 199023
www.adirayaindonesia.com, Telp (0267) 323232, Fax (0267) 3000 345
SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA
NO. : 07/ARI/X/2019
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Rizal Abraham
Jabatan : Direktur Utama PT. Adiraya Indonesia
Menerangkan dengan sesungguhnya bahwa yang bersangkutan di bawah ini:
Nama : Hendrawan Ajisaka
NIK : 017282123232223
Alamat : Jl. Puri Utama No.11, Pontianak
Benar telah bekerja di perusahaan yang kami pimpin terhitung sejak 23 April 2012 sampai dengan 10 Oktober 2019, dengan jabatan terakhir Kepala Operasional Mesin.
Selama menjadi karyawan kami, Saudara Hendrawan Ajisaka telah menunjukkan dedikasi dan loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan dan tidak melakukan hal-hal yang merugikan perusahaan. Selain itu, yang bersangkutan mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.
Kami berterima kasih dan berharap semoga yang bersangkutan dapat lebih sukses di masa yang akan datang.
Demikian surat keterangan ini kami buat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Karawang, 17 November 2019
RIZAL ABRAHAM
Direktur Utama PT. Adiraya Indonesia
Contoh 2
PT. MAJU TERUS PANTANG MUNDUR
Kawasan Industri Blok B-29, Lt. 8, Cirebon, Indonesia 534121
Telp (0231) 450442, Fax (0231) 3111 345
SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA
NO. : 09/HRD/IV/2018
Dengan surat ini kami dari PT. Maju Terus Pantang Mundur menyatakan bahwa:
Nama : Ayda Larasati
Jabatan : Product Manager
Dinyatakan benar telah bekerja di PT. Maju Terus Pantang Mundur terhitung sejak 4 Februari 2015 sampai dengan 15 April 2018 dengan jabatan terakhir Product Manager.
Selama menjadi karyawan kami, Sdri. Ayda Larasati telah menunjukkan dedikasi, loyalitas, dan kualitas kinerja yang tinggi terhadap perusahaan. Saudari mengundurkan diri atas kemauan pribadi tanpa mempunyai catatan telah melakukan hal-hal yang merugikan perusahaan.
Kami berterima kasih dan berharap semoga saudara dapat meraih karir yang lebih baik di masa yang akan datang.
Demikian surat keterangan ini kami buat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Cirebon, 8 Mei 2018
JOE ROBERTO
HRD Manager
Contoh 3
WORK EXPERIENCE CERTIFICATE
No: 2311/HRD/II/2021
The undersigned below:
Name : Livia Gabriella
Position : Director of Blue Miracle Corp.
Address : Industrial Area 21, South Jakarta, Indonesia
Trutfully explained that:
Name : Dean Lee
Age : 31 years
Occupation : Digital Marketing Manager
Address : Green Island Residence Blok C-09, South Jakarta, Indonesia
This is to confirm that Mr. Dean Lee has been employed by Blue Miracle Corp as Digital Marketing Manager during the period of May 21, 2017 to February 22, 2021.
Mr. Dean Lee fulfilled his tasks demanding to our satisfaction. He was reliable, honest, and loyal to company. His work performance as manager was superior and has a good leadership which all mentioned contributed to our success.
We thank Mr. Dean Lee for his services and wish his success for his future career.
South Jakarta, March 11 2021
Livia Gabriella
Director of Blue Miracle Corp.
Contoh 4
WORK EXPERIENCE CERTIFICATE
No: 3421/HRD/VII/2020
Date of issuance: August 12, 2020
To Whom It May Concern:
This letter certifies that Mrs. Tamara Choi was an employee in the role of Fashion Designer with Fairy Sun Studio during the period beginning October 11, 2015 and ending July 10, 2020.
During her time with Fairy Sun Studio, Mrs. Tamara has remained dedicated and loyal to her work and responsibilities with our company. Her responsibilities included visualise an idea and produce design, creativity, and adaptability to dynamic trends.. She has done an exemplary job while in this role. Mrs. Tamara has always maintained a professional and courteous attitude and appearance while with our company.
Her decision to end her employment with our company is solely her own decision, and we wish her all the best in her future career opportunities.
Please contact us for any additional information.
Sincerely,
Clara Slavinoca
Chief Executive Officer
Fairy Sun Studio, 234 Executive Park Drive
Perbedaan Paklaring VS Surat Rekomendasi Kerja
Banyak orang yang menganggap bahwa paklaring dan surat rekomendasi kerja adalah dua dokumen yang sama. Namun, sebenarnya berbeda lho! Walaupun sama-sama dibuat oleh perusahaan untuk karyawan, namun isi dan fungsinya tidak sama. Berikut ini adalah perbedaan antara paklaring dan surat rekomendasi kerja yang perlu Anda ketahui:
| Paklaring | Surat rekomendasi kerja |
| Berisi penjelasan bahwa karyawan yang bersangkutan pernah bekerja di suatu perusahaan beserta posisi dan durasi masa kerjanya. | Berisi penjelasan mengenai performa dari seorang karyawan di perusahaan tersebut. |
| Diterbitkan ketika karyawan sudah tidak lagi bekerja atau resign dari perusahaan. | Dibuat sebagai syarat proses seleksi di suatu perusahaan. |
Nah, itulah penjelasan singkat mengenai paklaring yang wajib Anda ketahui sebagai HRD. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!