Tugas Utama Customer Service yang Harus Anda Ketahui

Mantap dengan Pilihan Karir, Ini Tugas Customer Service yang Harus Anda Ketahui – Dalam menjalankan suatu pekerjaan dibutuhkan tekad yang kuat dan serius dalam menyelesaikan setiap tugas. Apapun jenis karir yang Anda pilih, hal ini harus dilakukan dengan sebaik-baiknya.

Jika Anda memilih salah satu divisi, misalnya saja ingin menjalankan karir sebagai seorang customer service representative. Maka, hal pertama yang harus diketahui adalah pemahaman tentang arti dari customer service itu sendiri serta apa saja tugas yang harus diselesaikan.

Pentingnya mengetahui pengertian customer service secara benar dan tepat. Banyak orang menyalahartikan bahwa customer service adalah sebutan untuk orang yang melakukan pelayanan. Faktanya customer service adalah peran yang dijalankan, sedangkan orangnya disebut dengan customer service representatif, customer service associate, customer support specialist, dll. Bahkan seorang sales juga menjalankan customer service, yakni melayani pelanggan dan mengarahkan pelanggan untuk tetap menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan oleh sales.

Syarat menjadi Customer Service Representative yang Sukses

Untuk bisa berhasil mendapatkan posisi sebagai seorang CS, hal pertama yang harus diketahui adalah memahami apa saja persyaratan yang harus dipenuhi. Beberapa persyaratan tersebut diantaranya adalah:

Fisik

Tugas customer service sebagian besar adalah berhadapan dengan pelanggan, untuk itu dibutuhkan beberapa hal berikut ini yang berkaitan dengan fisik, yaitu:

1. Anda harus memiliki wajah dan penampilan yang menarik.
2. Antara tinggi badan dengan berat badan harus proporsional. Contohnya, untuk customer service wanita memiliki tinggi badan ideal minimal 160 cm sedangkan customer service pria tinggi badan minimal mencapai 165 cm. 
3. Sehat baik jasmani maupun rohani.

Mental

Selain fisik, jika ingin masuk sebagai kandidat customer service unggulan adalah memiliki mental yang kuat. Ini diperlukan untuk melayani setiap pelanggan atau klien yang datang untuk mengajukan keluhan atau permohonan yang berkaitan dengan produk atau jasa yang telah dibelinya.

Dengan mental yang kuat tersebut, Anda bisa tampil dengan lebih percaya diri. Selain itu, Anda juga mampu memberikan keyakinan kepada pihak pelanggan bahwa sudah menjadi tugas customer service untuk mengatasi setiap permasalahan yang terjadi dengan baik.

Sikap mental yang kuat ini juga bisa memberikan kesan sifat jujur yang Anda miliki. Tidak hanya itu, akan terlihat rasa tanggung jawab yang besar dari diri Anda terhadap setiap aktivitas yang Anda lakukan.

Kepribadian

Dalam hal kepribadian, beberapa persyaratan yang harus Anda miliki diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Memiliki sikap gesit dan energik.
2. Ada keinginan untuk selalu maju dan mau mempelajari hal-hal baru yang berkaitan dengan posisi Anda sebagai seorang customer service.
3. Salah satu persyaratan yang harus dimiliki agar bisa menjalankan tugas customer service dengan baik adalah memiliki rasa humor.
4. Tidak mudah emosi (temperamental) atau tidak mudah marah.
5. Mampu mengendalikan diri sendiri terhadap segala kondisi yang terjadi.
6. Tidak mudah terpancing untuk mengeluarkan kata-kata kasar atau bahkan berbuat kasar.

Sosial

Persyaratan selanjutnya adalah berkaitan dengan sosial, diantaranya adalah:

1. Memiliki sikap bijaksana.
2. Berjiwa sosial tinggi.
3. Budi pekerti tinggi.
4. Mampu bersosialisasi serta pandai bergaul dengan siapapun tanpa membeda-bedakan.
5. Mampu bekerja sama dan memberikan komitmen dengan berbagai macam pihak.

Tugas dan Tanggungjawab Customer Service Representative

Saat Anda sudah membulatkan tekad untuk berkarir di bidang pelayanan pelanggan, maka Anda harus mengetahui tugas Customer Service Representative apa saja yang harus dilakukan. Secara garis besar, berikut ini tugas seorang perwakilan CS:

1. Tugas pertama customer service representative yang harus Anda lakukan adalah mampu memberikan informasi yang lengkap. Informasi tersebut seputar hal-hal yang berkaitan dengan produk atau jasa milik perusahaan sesuai dengan kebutuhan, baik itu untuk pelanggan, non-pelanggan, maupun calon pelanggan. 
2. Tugas kedua adalah mampu menjaga hubungan baik antara pihak perusahaan dengan pelanggan atau dengan pihak lain yang berkepentingan.
3. Mampu mengatasi setiap keluhan dari pelanggan dan memberikan penyelesaian yang terbaik agar pelanggan tersebut tetap loyal terhadap perusahaan tempat Anda bernaung.
4. Tugas customer service berikutnya adalah mampu memberikan jawaban terhadap setiap pertanyaan yang diajukan. Misalnya yang berkaitan dengan masalah kebijakan, prosedur, serta aturan yang berlaku di perusahaan.
5. Tugas berikutnya yang harus Anda taati adalah mampu menjaga nama baik dan citra perusahaan dengan cara memberikan pelayanan yang sopan, ramah, dan profesional.
6. Bertugas sebagai perantara dan meneruskan setiap keluhan dari pelanggan kepada pihak manajemen perusahaan. Dengan harapan, setiap keluhan tersebut akan berdampak pada perbaikan yang dilakukan oleh pihak perusahaan demi kepuasan pelanggan.
7. Tugas customer service yang berikutnya adalah mampu memberi penjelasan dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami tanpa memandang latar belakang ekonomi maupun pendidikannya.
8. Ruang kerja customer service biasanya tidak pernah sepi dari suara telepon. Itu sebabnya tugas yang harus Anda lakukan sebagai CS adalah tanggap dan segera mengangkat telepon yang masuk.
9. Tugas sebagai customer service mengharuskan Anda lebih banyak berinteraksi dengan pelanggan secara langsung. Agar proses personalisasi teks dengan melakukan mengetahui berbagai intonasi yang digunakan memungkinkan Anda untuk mempelajari dan “membaca” isi keluhan yang disampaikan pelanggan.
10. Sudah menjadi tugas customer service untuk melayani setiap pelanggan yang datang apapun permasalahannya. Untuk itu, Anda sebaiknya mempelajari lagi secara mendalam tentang materi pelatihan yang pernah diberikan. Dengan harapan, Anda mampu tampil sebagai pekerja yang goal-oriented.
11. Satu lagi tugas dari CS yang harus Anda pelajari yaitu tidak mudah mengumbar janji kepada pelanggan. Sebab, setiap janji yang diucapkan akan menumbuhkan harapan dan jaminan penyelesaian yang akan menguntungkan bagi pihak pelanggan. Jika janji tersebut tidak ditepati, maka pelanggan akan merasa kecewa hingga akhirnya tidak mau lagi membeli produk atau menggunakan jasa dari perusahaan Anda.

Keuntungan Bekerja Sebagai Customer Service

Memiliki karir sebagai customer service bisa jadi kebanggaan tersendiri dan patut diacungi jempol. Sebab, tugas customer service memiliki peran ganda yang tidak hanya sebagai penghubung antara pelanggan dengan perusahaan melainkan juga sebagai pihak yang mengupayakan kepuasan pelanggan.

Itu sebabnya, di beberapa perusahaan memberikan fasilitas dan juga keuntungan yang menarik bagi para kandidat yang mengajukan lamaran sebagai customer service. Keuntungan yang dijanjikan oleh pihak perusahaan diantaranya adalah sebagai berikut:

Lingkungan Kerja Nyaman

Keuntungan pertama yang bisa dirasakan sebagai seorang karyawan di bidang customer service dapat memiliki lingkungan kerja yang nyaman dan persaingan yang sehat. Walaupun ada aturan yang harus dipatuhi, namun secara garis besar Anda bebas memilih gaya kerja yang sesuai asalkan mampu memenuhi tanggung jawabnya sebagai karyawan.

Bahkan, sebagian perusahaan ada yang memberikan fasilitas pendukung demi kesejahteraan karyawannya. Misalnya, saat menjalankan tugas customer service, Anda bisa melakukan tukar shift kerja kepada sesama CS, diberikan fasilitas hiburan yang menarik, dan waktu istirahat yang cukup.

Berpeluang Membangun Jenjang Karir

Saat Anda memutuskan untuk berkarir sebagai customer service, hal tersebut tidak membuat jenjang karir Anda hanya sampai disitu saja. Sebagian besar perusahaan akan memberikan penawaran jenjang karir terhadap karyawannya secara adil.

Misalnya, tahap awal jenjang karir Anda adalah sebagai trainee, kemudian bisa meningkat seiring kemampuan Anda dengan menjadi seorang CS dengan jabatan sebagai leader customer service.

Jadi, tidak ada alasan bagi Anda untuk patah semangat apalagi bermalas-malasan dalam mengejar karir. Sebab, sukses tidaknya hal tersebut tergantung dari seberapa kuat tekad dan semangat untuk meningkatkan prestasi Anda.

Skill Komunikasi Semakin Baik

Salah satu modal utama yang harus dimiliki oleh seorang customer service adalah kemampuannya dalam berkomunikasi. Jika Anda menjalankan tugas customer service dengan baik, maka skill komunikasi Anda pun akan semakin terasah.

Skill tersebut terdiri dari kemampuan berkomunikasi dengan baik, efektif, efisien, dan mudah untuk dipahami oleh pelanggan. Sebab, setiap perusahaan memberikan batas waktu tertentu untuk menyelesaikan setiap keluhan yang disampaikan pelanggan.

Itu sebabnya, setiap customer service dituntut untuk bisa berbicara secara baik, sopan, dan ramah serta tanpa menimbulkan rasa jengkel. Dengan demikian, pelanggan akan merasai dihargai dan dihormati serta merasa terbantu dengan harapan keluhan yang disampaikan bisa terselesaikan dengan baik.   

Multitasking

Setiap tugas customer service mengharuskan Anda memiliki beberapa keahlian sekaligus dalam satu waktu. Hal ini bisa dilihat berdasarkan kinerja para customer service yang cekatan di beberapa kegiatan sekaligus dengan tetap mengutamakan keramahan.

Misalnya, saat Anda menerima menerima keluhan dari pelanggan melalui telepon. Anda tetap dengan ramah menyapa pelanggan tersebut dan tetap konsentrasi mendengarkan keluhan yang disampaikan pihak pelanggan.

Tidak hanya itu saja, Anda juga bisa menyimak sambil mencatat poin-poin penting dari keluhan tersebut. Bahkan, di saat yang bersamaan bisa segera mencari data yang diperlukan hanya dalam kurun waktu selisih beberapa detik saja.

Lingkup Kerja Internasional

Sebagai seorang customer service, Anda tidak hanya berhadapan dengan orang-orang yang asli dari Indonesia namun juga memiliki kesempatan untuk bertemu dengan orang-orang yang berasal dari mancanegara. Apalagi jika perusahaan tempat Anda bernaung memiliki cabang hingga keluar negeri.

Maka, jenjang karir dan ruang lingkup kerja yang Anda rasakan tidak hanya secara nasional saja, melainkan ruang lingkup kerja berskala internasional. Keuntungan lainnya yang bisa Anda rasakan adalah memiliki kesempatan untuk tinggal di luar negeri saat menjalankan tugas customer service selama beberapa periode. 

Sistem Bonus

Pada beberapa divisi, biasanya memiliki peluang untuk mendapatkan bonus dari perusahaan. Hal  ini juga bisa terjadi pada Anda dengan pilihan karir Anda sebagai seorang customer service. Sebab, dalam melayani pelanggan tidak sedikit pelanggan yang akhirnya merasa senang dan menjadi pelanggan tetap.

Jika hal ini terjadi, bisa dipastikan Anda akan mendapatkan komisi setiap kali ada pelanggan yang repeat order dan mengatasnamakan Anda sebagai seller-nya. Tidak hanya itu, Anda pun bisa berpeluang mendapatkan sejumlah reward dari divisi yang berbeda, baik itu dari divisi Anda sendiri, divisi pemasaran, maupun divisi yang terkait lainnya. 

Peran Penting CS

Tidak perlu merasa malu dengan posisi Anda sebagai karyawan di bagian customer service. Sebab, posisi Anda tersebut merupakan salah satu mata rantai yang sangat penting bagi perusahaan tempat Anda bekerja. Beberapa peranan penting yang ada pada divisi CS diantaranya adalah:

1. Sebagai perwakilan atau citra dari perusahaan (Face of The Company) untuk pelanggan.
2. Menjadi pusat informasi.
3. Menampung setiap permohonan atau keluhan dari para pelanggan.
4. Menangani komplain atau retur produk yang dilakukan pelanggan.
5. Menjaga kualitas pelayanan. 

Tugas customer service tidak hanya melayani setiap komplain yang dilayangkan oleh pihak pelanggan tapi juga sebagai perwakilan perusahaan dalam melayani mulai dari awal sebelum adanya proses pembelian hingga terjadinya transaksi jual beli. Jika Anda tertarik untuk menjalani karir sebagai customer service, jangan lupa untuk memperhatikan apa saja syarat dan tugas yang harus dilakukan hingga keuntungan yang akan Anda dapatkan. Selamat mencoba.

Kunjungi laman MyRobin dan temukan customer service serta berbagai pekerja berkualitas lainnya. Konsultasikan kebutuhan perekrutan Anda sekarang!