Sebagai seorang business owner tentu kamu akan sering melakukan transaksi bisnis dengan pihak eksternal, seperti klien atau pelanggan, vendor, supplier, perusahaan, dan lain sebagainya. Salah satu media yang bisa kamu gunakan untuk melangsungkan kegiatan bisnis ini adalah dengan surat penawaran. Pada dasarnya, surat penawaran berisi informasi tentang produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan kepada calon pelanggan atau mitra bisnis.
Meskipun saat ini sebagian besar perusahaan lebih memilih untuk menggunakan media digital seperti email atau pesan singkat lainnya untuk mengirimkan penawaran, namun surat penawaran tetap dianggap penting karena dapat memberikan kesan yang lebih profesional dan serius kepada calon pelanggan atau mitra bisnis.
Selain itu, surat penawaran juga dapat menjadi bukti tertulis yang sah dan dapat digunakan sebagai dasar dalam menyelesaikan masalah atau perselisihan yang terjadi di kemudian hari. Oleh karena itu, surat penawaran masih digunakan dan tetap memiliki peran penting dalam dunia bisnis saat ini.Nah, bagaimana sih bentuk dari surat penawaran itu? Yuk, cari tahu selengkapnya di sini!
Apa Itu Surat Penawaran?
Surat penawaran merupakan surat yang dimaksudkan untuk menawarkan kerja sama bisnis dengan pihak lain. Bentuk kerja sama ini bisa berupa kegiatan jual beli barang atau jasa. Umumnya, surat penawaran berisi tentang penjelasan produk yang ditawarkan, termasuk harga, cara pembayaran, benefit, dan keterangan terkait lainnya.
Sederhananya, surat penawaran ini adalah surat yang berisikan informasi mengenai produk yang akan ditawarkan kepada calon pembeli, dengan tujuan agar calon pembeli tersebut tertarik untuk membeli.
Surat penawaran tidak hanya dibuat ketika ingin menawarkan suatu barang atau jasa saja kepada konsumen, namun surat ini juga dibuat sebagai balasan dari surat permintaan penawaran yang dikirim oleh calon pembeli.
Jika kamu mengenalkan suatu barang atau jasa melalui surat ini, maka kamu pun dapat menjangkau calon pelanggan potensial lebih mudah. Tidak hanya itu saja, melalui surat penawaran kamu juga bisa memperluas relasi atau jaringan bisnis dengan banyak pihak. Dengan begitu, bisnis kamu pun dapat berkembang dan memperoleh keuntungan.
Struktur Surat Penawaran
Struktur surat penawaran terdiri dari beberapa bagian, di antaranya adalah:
1. Kop Surat
Kop surat berisi informasi mengenai identitas perusahaan seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email. Kop surat harus mencantumkan semua informasi yang diperlukan sehingga penerima surat dapat dengan mudah menghubungi perusahaan.
2. Tanggal
Tanggal harus dicantumkan dengan jelas di bagian atas surat penawaran. Hal ini memudahkan penerima surat untuk mengetahui kapan surat tersebut dikirimkan.
3. Nama dan Alamat Penerima
Penerima surat penawaran harus dicantumkan dengan jelas dan lengkap, termasuk alamat dan nomor telepon jika perlu. Ini akan memastikan bahwa surat penawaran sampai ke tangan penerima yang benar.
4. Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi untuk memperkenalkan diri dan perusahaan, serta menyampaikan niat baik untuk menjalin kerjasama.
5. Pengantar
Pengantar berisi deskripsi singkat tentang produk atau jasa yang ditawarkan. Deskripsi harus jelas dan mudah dipahami oleh penerima surat.
6. Rincian Penawaran
Rincian penawaran harus mencakup deskripsi produk atau jasa yang ditawarkan, harga, jumlah, ketersediaan stok, dan cara pembayaran. Hal ini akan membantu penerima surat untuk membuat keputusan yang tepat.
7. Syarat dan Ketentuan
Syarat dan ketentuan harus dicantumkan dengan jelas agar penerima surat dapat memahami hal-hal yang perlu dipertimbangkan sebelum melakukan pembelian atau kerjasama dengan perusahaan.
8. Penutup
Penutup berfungsi untuk mengucapkan terima kasih atas perhatian penerima surat dan memberikan informasi tentang cara menghubungi perusahaan.
9. Tanda Tangan
Surat penawaran harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari perusahaan. Hal ini menunjukkan bahwa penawaran tersebut resmi dan sah.
Tips Menulis Surat Penawaran yang Efektif
Untuk meningkatkan kemungkinan klien atau calon klien menerima surat penawaran Anda, perlu untuk memahami hal-hal berikut:
1. Pahami Kebutuhan Klien
Sebelum menulis surat penawaran, pastikan untuk memahami kebutuhan dan keinginan klien. Dengan mengetahui apa yang diinginkan oleh klien, Anda dapat menyesuaikan penawaran yang ditawarkan agar sesuai dengan kebutuhan mereka.
2. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Dipahami
Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh penerima surat. Hindari penggunaan kata-kata atau frasa yang sulit dipahami. Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas, sehingga informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan mudah oleh penerima surat.
3. Jelaskan Manfaat Produk atau Jasa
Jelaskan manfaat dari produk atau jasa yang ditawarkan. Berikan penjelasan yang detail mengenai manfaat yang akan didapatkan oleh pelanggan jika menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan.
4. Tentukan Harga yang Wajar
Pastikan untuk menetapkan harga yang wajar dan sesuai dengan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan. Harga yang terlalu tinggi dapat membuat pelanggan enggan untuk melakukan pembelian, sedangkan harga yang terlalu rendah dapat memberikan kesan bahwa produk atau jasa yang ditawarkan tidak berkualitas.
5. Berikan waktu yang cukup untuk pertimbangan
Beri waktu yang cukup kepada penerima surat untuk mempertimbangkan penawaran yang diberikan. Jangan terlalu mendesak penerima surat untuk segera memutuskan, karena hal ini dapat membuat mereka merasa tidak nyaman.
6. Sertakan informasi kontak
Pastikan untuk menyertakan informasi kontak yang jelas dan mudah dihubungi. Jika penerima surat memiliki pertanyaan atau ingin melakukan negosiasi, mereka dapat menghubungi perusahaan dengan mudah.
7. Buat surat penawaran yang rapi dan menarik
Pastikan untuk membuat surat penawaran yang rapi dan menarik. Gunakan format dan tata letak yang baik dan sertakan ilustrasi atau gambar produk jika perlu. Hal ini akan membuat surat penawaran lebih menarik dan mudah dipahami oleh penerima surat.
Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat menulis surat penawaran yang efektif dan dapat mempengaruhi keputusan pelanggan dalam melakukan pembelian atau kerjasama dengan perusahaan Anda.
Contoh Surat Penawaran yang Baik dan Benar Berdasarkan Jenisnya
Surat penawaran ada banyak jenisnya berdasarkan tujuan atau maksud dari penawaran tersebut. Berikut adalah beberapa contoh suratnya:
1. Contoh surat penawaran barang
Dalam surat penawaran barang, kamu harus memberikan detail informasi terkait barang yang akan kamu tawarkan kepada calon pembeli. Bila perlu cantumkan katalog produk kamu yang sudah lengkap dengan keterangan harganya di bagian lampiran surat. Dengan begitu, calon pembeli tidak akan bingung dengan tujuan penawaran kamu.
Pada surat penawaran barang biasanya dijelaskan juga metode pembayarannya. Kamu bisa menawarkan cara tunai maupun non tunai dengan mencantumkan nomor rekening bank. Tidak hanya itu saja, proses pengiriman barang pun juga akan dijelaskan dalam surat ini.
PT. BUNGASARI GROUP
Supplier Bunga Segar
Jl. Raya Indah 1 No. 12, Kota Tangerang
Telp. 021-98492111 | Email: contact@bungasari.com
Tangerang, 23 Maret 2022
Nomor : 89/SBS/SN/XII/2022
Lampiran : 2 lembar
Perihal : Penawaran barang
Kepada Yth,
Owner Del Luna Florist
Jl. Kebangsaan No.10 Bogor
Dengan hormat,
Melalui surat ini izinkan kami PT. BUNGASARI GROUP, perusahaan pemasok bunga segar, untuk memberikan penawaran berbagai jenis bunga dengan kualitas tinggi untuk dapat memenuhi atau menunjang kebutuhan bunga Del Luna Florist.
PT. BUNGASARI GROUP merupakan perusahaan pemasok bunga segar yang sudah beroperasi sejak tahun 2011 dan telah menyuplai berbagai jenis bunga ke seluruh Indonesia. Melalui perawatan yang baik serta menggunakan media tanam yang sesuai, kami dapat menyediakan bunga yang segar, subur, dan berkualitas tinggi bagi store Anda.
Jenis bunga yang kami tawarkan antara lain adalah sebagai berikut:
- Mawar putri
- Mawar mega putih
- Tiny bee lily
- Tulip darwin hybrid
- Tulip single late
- Sunflower big smile
- Baby’s breath
- Peony pink
Untuk pembelian lebih dari 10 ikat, Anda akan mendapatkan potongan harga sebesar 5% dan voucher Rp 200.000 untuk pembelian berikutnya. Pembayaran bisa dilakukan secara tunai ketika bunga diantar ke Del Luna Florist atau melalui transfer ke rekening BCA 8982399111 atas nama PT. BUNGASARI GROUP.
Bersamaan dengan surat ini, kami juga melampirkan katalog produk beserta dengan harga dan cara perawatannya. Jika Anda tertarik dengan penawaran ini, kami akan segera memproses pesanan Anda.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan pertimbangan Anda.
Hormat kami,
Alisandra
Direktur Pemasaran
2. Contoh surat penawaran jasa
Tidak jauh berbeda dengan surat penawaran barang, surat penawaran jasa bertujuan untuk menawarkan suatu jasa atau layanan kepada calon pembeli. Sebagai penyedia jasa, kamu harus menuliskan surat penawaran yang berisi informasi lengkap tentang jasa yang kamu tawarkan. Hal ini tentu sudah termasuk dengan harga, cara pengiriman jasa, benefit seperti gratis ongkir, service, maupun garansi.
Jasa yang ditawarkan biasanya dalam bentuk transportasi, komunikasi, perawatan pribadi, atau perbaikan. Berikut adalah contoh dari surat penawaran jasa:
PT. ADI ELEKTRONIKA
Jl. Garuda Satu No. 18, Jakarta
Telp. (021) 4829832 | Fax. (021) 302393
Email: marketing@elektronikadi.com
Jakarta, 2 Oktober 2012
Nomor : 101/SJK/AE/XX/2012
Lampiran : 1 bundel
Hal : Penawaran Jasa Instalasi CCTV
Kepada Yth,
Manager Keamanan PT. Setia Abadi
Di Tempat.
Dengan hormat,
Sebelum membahas lebih lanjut tentang penawaran jasa, kami akan memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kami adalah PT. ADI ELEKTRONIKA yang sudah 9 tahun bergerak di bidang pemasangan instalasi atau perawatan alat keamanan. Kami sudah banyak membantu memberikan fasilitas keamanan yang canggih dan berkualitas tinggi. Kami pun sudah bersertifikat resmi dalam bidang instalasi keamanan.
Surat ini kami buat setelah membaca pengumuman di website perusahaan Anda, bahwa Anda sedang mencari perusahaan instalasi CCTV yang berpengalaman di bidang keamanan sehubungan dengan pembangunan cabang perusahaan PT. Setia Abadi yang baru di kota Semarang.
Dengan ini, kami bermaksud untuk mengajukan penawaran jasa pemasangan instalasi CCTV untuk perusahaan Anda. Berdasarkan pengumuman di website tersebut, penawaran instalasi CCTV yang kamu ajukan sudah memenuhi kualifikasi yang perusahaan Anda butuhkan.
Selain itu, kami juga melampirkan berbagai dokumen terkait informasi mengenai jasa kami sebagai bahan pertimbangan Anda. besar harapan kami untuk bisa menjalin kerja sama dengan perusahaan Anda.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur PT. Adi Elektronika
Huang Lee
3. Contoh Surat Penawaran Harga
Dalam surat penawaran harga, biasanya pihak penjual akan menawarkan harga tertentu dari produk yang mereka jual. Pihak penjual akan memberikan rincian harga yang kompetitif disertai dengan keunggulannya. Hal ini bertujuan agar calon pembeli tertarik untuk membeli produk tersebut. Berikut ini merupakan contoh surat penawaran harga yang bisa kamu jadikan inspirasi:
CV. GUNUNG TIARA
Penyedia jasa konstruksi, transportasi, dan alat-alat berat
Jl. Raya Agung No.87 Makassar
Telp. (0441) 481113 | Fax. (0441) 300393
Email: customer@gunungtiara.com
Makassar, 12 Juli 2019
No : 18/PP/GT/VII/2019
Lamp : 1 (satu) rangkap
Hal : Penawaran harga material bangunan
Kepada Yth,
Pimpinan PT. Kuda Kencana
Jl. Bunga Matahari No. 9A
Banjarmasin
Dengan hormat,
Kami dari CV. Gunung Tiara bermaksud menawarkan harga material bangunan kepada Bapak/Ibu pimpinan PT. Kuda Kencana. Kami ingin memberikan penawaran harga yang sangat menarik untuk PT. Kuda Kencana. Berikut ini merupakan daftar harga material yang kami tawarkan:
| No | Nama Material | Satuan | Harga |
| 1 | Batu kapur putih | m3 | Rp 150.000 |
| 2 | Pasir pasang | m3 | Rp 250.000 |
| 3 | Abu batu | m3 | Rp 350.000 |
| 4 | Pipa | m3 | Rp 150.000 |
Bila Bapak/Ibu berminat, ada beberapa metode pembayaran yang bisa dipilih diantaranya yaitu:
- Pembayaran cash (dibayar saat barang diantarkan ke perusahaan)
- Pembayaran dengan kartu kredit (BCA, BNI, BRI)
- Pembayaran dengan dicicil sebanyak 3 kali dengan uang muka (DP) sebesar 50%
Demikian surat penawaran harga ini kami sampaikan. Besar harapan kami Bapak/Ibu berminat dengan harga yang kami tawarkan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih banyak.
Hormat Kami,
Direktur Utama
CV. Gunung Tiara
Ginanjar Putra
4. Contoh surat penawaran kerjasama
Surat penawaran tidak hanya untuk media promosi produk saja, namun surat penawaran juga dapat digunakan untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan, vendor, supplier, atau pihak eksternal lainnya.
Dalam surat ini, kamu harus menjelaskan lebih detail mengenai kelebihan dan keuntungan yang bisa pihak tersebut dapatkan jika bekerja sama dengan kamu. Berikut adalah contoh surat penawaran kerja sama:
PT. MEDIA KARYA
Jl. Emas No.17 Bandung
Telp. (022) 111113 | Email: partnership@mediakarya.com
Bandung, 1 Juni 2019
No : 17/RRP/PMK/VII/2019
Lamp : 3 (tiga) rangkap
Hal : Penawaran Kerjasama Periklanan
Kepada Yth,
Pimpinan PT. Bumi Langit
Jl. Karya Barat No. 111
Bandung
Dengan Hormat,
Sebelumnya, kami mengucapkan terima kasih atas kepercayaan yang Anda berikan kepada PT. Media Karya sebagai media informasi dan publikasi untuk perusahaan Anda.
PT. Media Karya merupakan salah satu media online yang menyajikan informasi berita dan publikasi terupdate dan terpercaya. Berkat proses dan respon positif dari masyarakat, kini pengunjung website kami telah mencapai 34.000 pengunjung setiap harinya. Sebagai website media yang mempunyai pengaruh besar, maka kami bertekad untuk semakin menyebarkan informasi ke seluruh wilayah Indonesia.
Dengan potensi pasar yang sangat besar dan luas ini, kami menawarkan kepada Anda yang ingin mengembangkan brand melalui media internet. Dengan ini kami menawarkan kerjasama periklanan berupa:
- Penayangan logo/gambar/identitas perusahaan Anda di website kami.
- Penayangan logo/gambar di media sosial PT. Media Karya seperti Instagram, Facebook, dan Twitter.
- Penayangan logo/gambar diunggah setiap hari di media sosial PT. Media Karya dalam masa kontrak.
- Penayangan logo/gambar akan ditampilkan di 15 website media network PT. Media Karya.
Sebagai bahan pertimbangan Anda, kami melampirkan daftar jenis iklan, daftar harga, serta beberapa statistik pengunjung dan peringkat website PT. Media Karya. Demikian kami sampaikan, atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Sultan Ali
Kepala Media
5. Contoh Surat Penawaran Negosiasi
Beberapa perusahaan terkadang juga mengajukan negosiasi terkait produk yang mereka tawarkan kepada calon pembeli. Tentu saja negosiasi ini harus menguntungkan kedua belah pihak, sehingga transaksi pun dapat berjalan lancar dan sesuai dengan harapan. Berikut adalah contoh surat penawaran negosiasi:
PT. SUMBER JAYA ABADI
Jl. Raya No.109 Bekasi
Telp. (021) 100013 | Email: contact@sumberjayaabadi.com
Bekasi, 5 April 2011
No : 21/RP/PJJ/VX/2011
Lamp : 1 (satu) rangkap
Hal : Penawaran Negosiasi
Kepada Yth,
Pimpinan PT. Lancar Jaya
Jl. Ester Blok A No. 123
Bekasi
Dengan Hormat,
Kami PT. Sumber Jaya Abadi, perusahaan yang bergerak di bidang peralatan tulis dan kantor menyetujui untuk melakukan kerjasama dengan PT. Lancar Jaya. Terkait detail perjanjian dan penawaran harga telah kami jelaskan pada lampiran surat.
Dari beberapa jenis sampel yang PT. Lancar Jaya telah berikan sebelumnya, kami tertarik untuk melakukan pemesanan kertas secara bertahap. Dikarenakan jumlah pesanan kami cukup banyak, perkenankan kami untuk melakukan negosiasi harga seperti berikut:
- Kertas ukuran A4 80 gr = Rp 195.000/dus
- Kertas ukuran F4 75 gr = Rp 275.000/dus
Demikian surat ini saya sampaikan, semoga kerjasama yang baik tetap dapat terjalin bersama.
Hormat saya,
Triadi S
Manager PT. Sumber Jaya Abadi
Nah, itulah beberapa contoh dari surat penawaran yang seringkali digunakan oleh perusahaan untuk mempromosikan produk maupun menjalin kerjasama dengan pihak eksternal. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar bisnis? Yuk, kunjungi langsung blog MyRobin sekarang juga!
ID 
EN