Ketahui Lebih Dalam Tentang Six Sigma Beserta Prinsip dan Metodenya

Setiap perusahaan pasti akan melakukan perbaikan atau peningkatan proses serta pengendalian kualitas terhadap produknya secara berkala. Hal ini bertujuan agar kualitas produk yang dihasilkan semakin bagus, sehingga dapat berdampak baik terhadap perkembangan bisnis perusahaan. Untuk melakukan hal ini, umumnya perusahaan menerapkan metode manajemen Six Sigma. Nah, sebenarnya apa itu Six Sigma? Mengapa metode ini sangat bermanfaat bagi bisnis perusahaan? Apa saja teknik yang dilakukan dalam metode Six Sigma ini? Daripada penasaran, yuk langsung simak penjelasannya di bawah ini!

Pengertian Six Sigma

Menurut Six Sigma Daily, Six Sigma (6σ) adalah suatu metode yang dapat membuat proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. Selain untuk meningkatkan proses bisnis secara berkelanjutan, Six Sigma sebagai alat dan teknik ini dapat mengurangi variasi, menghilangan defect, membantu mengidentifikasi penyebab kesalahan, serta memungkinkan perusahaan menciptakan produk dan layanan yang lebih baik bagi konsumen. 

Sederhananya, Six Sigma ini merupakan sebuah alat atau metode yang digunakan perusahaan untuk mengembangkan kapasitas dalam proses bisnisnya. Dengan menerapkan metode Six Sigma, perusahaan dapat meningkatkan performa serta meminimalisir kesalahan. Sehingga, produk yang dihasilkan dapat lebih berkualitas, meningkatkan keuntungan bisnis, serta menambah semangat kerja karyawan. 

Istilah Six Sigma ini berasal dari kata “six” yang berarti enam (6) dan “sigma” yang mempunyai arti sebagai standar deviasi atau ukuran sebaran rata dalam ilmu statistika. Pada awalnya, seorang fisikawan, insinyur, dan ahli statistik Amerika, Walter Shewhart menunjukkan bahwa sigma menyiratkan suatu proses yang membutuhkan perbaikan. Hal ini Walter kemukakan pada tahun 1920-an. Menurutnya, ada tiga sigma dari rerata suatu proses koreksi dan pernyataan tersebut didukung oleh Mikel Harry serta Bill Smith dari Motorola. Mereka kemudian menciptakan istilah Six Sigma pada tahun 1986 sebagai konsep pembaruan manajemen dengan kerangka pengukuran kualitas untuk perkembangan suatu bisnis. Manfaat Six Sigma ini dapat dirasakan langsung oleh Motorola, dimana pada tahun 2006 perusahaan berhasil menghemat $17 miliar dalam bisnisnya. 

Perlu Anda ketahui, metodologi Six Sigma berasal dari kurva lonceng dalam statistika, di mana satu sigma mengartikan satu standar deviasi dari mean atau nilai rata-rata. Nah, jika suatu proses mempunyai enam sigma yang terdiri dari tiga sigma di atas dan tiga sigma di bawah, maka tingkat kegagalan yang dihasilkan akan lebih rendah. Singkatnya, semakin tinggi nilai sigma, maka akan semakin kecil kemungkinan terjadinya kesalahan atau cacat dalam sebuah proses. 

Seseorang atau pelaku bisnis yang menerapkan metode ini disebut dengan praktisi Six Sigma. Mereka akan menggunakan statistik, analisis keuangan, dan manajemen proyek untuk mencapai fungsi bisnis yang lebih baik serta mengontrol kualitas dengan meninjau kesalahan atau cacat dalam proses. Praktisi Six Sigma biasanya mempunyai sertifikasi Six Sigma, karena mereka telah memenuhi persyaratan yang ditentukan, kriteria pendidikan, standar pekerjaan, serta kelayakan untuk mencapai belt rankings.

Dilansir dari Investopedia, Six Sigma telah berkembang dan fokus pada pemenuhan kebutuhan pelanggan, peningkatan retensi pelanggan, hingga peningkatan serta pemeliharaan produk dan layanan bisnis. 

Prinsip Six Sigma

Secara umum, Six Sigma mempunyai beberapa prinsip yang wajib dipahami oleh praktisi Six Sigma sendiri. Berikut ini merupakan prinsip-prinsip dari Six Sigma:

• Fokus terhadap customer/pelanggan
• Mengurangi pemborosan atau inefisiensi
• Memahami bagaimana suatu pekerjaan dilakukan
• Menjadikan proses kerja berjalan lancar
• Terus berkonsentrasi dan fokus pada nilai atau esensi
• Mengurangi potensi kesalahan dan kecacatan produksi dengan mengeliminasi proses yang non-esensial
• Membangun upaya yang sistematis dan ilmiah
• Memperoleh dukungan dari tim melalui kolaborasi
• Ekosistem yang fleksibel dan responsif

Jabatan dalam Six Sigma

Upaya Six Sigma dapat berjalan lancar jika infrastrukturnya di dalamnya kuat. Infrastruktur ini berupa pekerja yang memegang jabatan tertentu. Mereka harus memastikan setiap divisi dalam perusahaan sudah menerima sumber daya yang dibutuhkan dalam bekerja. Kira-kira apa saja jabatan dalam Six Sigma ini?

Champion/sponsor/top management

Jabatan tertinggi dalam Six Sigma adalah champion. Orang-orang yang mempunyai jabatan ini bertanggung jawab penuh dalam mengatur jalannya bisnis agar bisa menyentuh Six Sigma. Sebagai champion, mereka akan terlibat dalam pemilihan rencana proyek, pengawasan proses bisnis, serta tujuan mengurangi berbagai hambatan serta risiko dalam proyek. 

Master black belt

Dalam Six Sigma, ada peringkat sabuk atau belt rankings. Orang yang mempunyai peringkat sabuk tertinggi biasanya telah mengikuti pelatihan khusus dan menangani pekerjaan yang lebih kompleks. Seperti seni bela diri, peringkat sabuk tertinggi yaitu sabuk hitam atau yang disebut dengan master black belt. Jabatan ini akan membawa perusahaan menjadi lebih sukses dan bisa mencapai kompetensi serta tujuan yang telah ditetapkan. 

Sebagai pemegang gelar master, orang dengan posisi ini bertugas sebagai mentor untuk para anggota timnya. Master black belt mempunyai jiwa kepemimpinan yang tinggi serta kemampuan teknis dan organisasi yang kuat. Selain itu, orang-orang yang berada di posisi black belt sudah mengerti bagaimana cara mengatasi perubahan skala besar yang dapat berdampak pada perusahaan melalui Lean Six Sigma. 

Black belt

Jabatan ini satu level di bawah master black belt. Karakter dan kemampuannya hampir sama, namun master black belt lebih menguasai sehingga sering dijadikan mentor bagi anggota timnya. Para black belt ini harus mengimplementasikan metodologi bisnis dan Six Sigma dalam proyek bisnisnya. Mereka juga harus mengenalkan alat dan sumber daya yang digunakan kepada setiap anggota timnya. 

Green belt

Selain sabuk hitam, jabatan Six Sigma berikutnya yaitu green belt atau sabuk hijau. Mereka yang berada di posisi ini telah mengikuti pelatihan untuk bisa menghasilkan teknik peningkatan proses. Dalam pekerjaannya, green belt akan bertanggung jawab atas seluruh proses kerja dan produktivitas dalam sebuah departemen. Mereka harus menyelesaikan paket-paket kerja yang sudah ditargetkan oleh para black belt. 

Sebagai informasi tambahan, sertifikasi green belt ini sangat cocok untuk seseorang yang bekerja di industri tertentu seperti manajemen proyek, keuangan, atau kesehatan. Bahkan beberapa diantara orang-orang tersebut banyak yang menjadi pemimpin proyek, project manager, dan team leader. 

Anggota tim

Jabatan dalam Six Sigma yang terakhir yaitu para anggota tim yang tergolong dalam yellow dan white belt. Mereka bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas-tugas yang kecil dan ringan, serta menerima pelatihan dari para mentor. Sebenarnya, yellow belt posisinya lebih tinggi daripada white belt, sebab level tersebut sudah mulai ikut berkontribusi dalam proyek. Sementara itu, selain belum mendapatkan pelatihan formal atau sertifikasi, white belt hanya bertugas dalam mengontrol kualitas dan mendukung Six Sigma saja. 

Metode Six Sigma

Setelah mengetahui sejarah singkat dan prinsipnya, sekarang Anda bisa mengetahui apa saja metode-metode dalam Six Sigma itu. Pada dasarnya, metode Six Sigma terbagi menjadi dua jenis, yaitu DMAIC dan DMADV. Berikut ini adalah penjelasannya masing-masing:

DMAIC 

Metode DMAIC Six Sigma merupakan sebuah metode yang memanfaatkan data untuk mengembangkan produk atau layanan bisnis yang sudah ada. Dengan adanya perkembangan ini, kepuasan pelanggan terhadap produk pun akan menjadi meningkat. DMAIC sendiri terdiri dari lima proses, di antaranya yaitu:

• Define → Penentuan akar masalah, tujuan, dan proses bisnis
• Measure → Pengukuran masalah, performa yardstick, dan evaluasi sistem pengukuran
• Analyze → Analisis proses untuk peningkatan efektivitas dan efisiensi 
• Improve → Identifikasi cara perbaikan, peningkatan, atau pengembangan suatu proses operasional
• Control → Penilaian performa penerapan strategi pembaruan operasional

Metode DMAIC dikenal sebagai metodologi berbasis statistik yang berperan dalam pembentukan ideologi bisnis untuk memecahkan masalah perusahaan. Berikut ini adalah langkah-langkah penerapan metode DMAIC:

• Praktisi Six Sigma yang sudah bersertifikasi memimpin anggota timnya.
• Seluruh anggota tim menerjemahkan proses yang salah dari operasional perusahaan dan menjadikannya sebagai fokus penyelesaian masalah.
• Menganalisis tujuan dan menguraikan masalah secara kolaboratif.
• Mengukur kinerja di awal proses dengan langkah statistik seperti membuat list input potensial, pemahaman benchmark, dan sebagainya.
• Menganalisis proses dan mengisolasi setiap input atau masukan.
• Mengidentifikasi penyebab kesalahan proses menggunakan analitis.
• Menciptakan solusi peningkatan kinerja dan kontrol terhadap proses agar lebih efektif

DMADV

Metode berikutnya yaitu DMADV yang bisa digunakan untuk membuat desain atau mendesain ulang proses manufaktor produk baru. DMADV merupakan metode yang sangat cocok dipilih jika proses atau produksi perusahaan tidak berhasil memuaskan pelanggan walaupun sudah melakukan optimisasi. 

Teknik Six Sigma

Dalam Six Sigma, ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan bisnis. Di antaranya yaitu:

Brainstorming

Teknik pertama yang bisa dilakukan sebelum menggunakan alat yaitu brainstorming. Pada tahap ini, Anda bisa menyusun ide dan solusi kreatif untuk menyelesaikan masalah. Ketika Anda berkolaborasi bersama tim, Anda akan mendapatkan banyak ide-ide baru yang kemudian bisa Anda rangkai untuk menjadi sebuah cara untuk meningkatkan proses bisnis. Selain itu, kolaborasi ide yang dilakukan melalui brainstorming akan lebih menunjang praktis Six Sigma, khususnya pada proses define dan analyze pada DMAIC.

Root Cause Analysis (RCA)

Selain brainstoming, Anda juga bisa menggunakan teknik root cause analysis (RCA) atau analisis akar masalah. Di sini, Anda dapat menemukan akar penyebab masalah untuk mengidentifikasi solusi yang tepat. Teknik RCA dalam Six Sigma berfokus pada pemecahan masalah dan pencegahan masalah agar lebih efektif. Jadi, Anda tidak perlu lagi memperbaiki masalah ketika sudah terjadi. Berikut ini adalah beberapa prinsip dari teknik RCA ini:

• Fokus mengkoreksi dan memperbaiki akar penyebab masalah, bukan gejala
• Fokus pada pertanyaan “bagaimana?” dan “mengapa?” daripada “siapa?” yang bertanggung jawab
• Fokus pada penemuan bukti sebab-akibat konkret dari akar permasalahan
• Mengumpulkan informasi yang cukup untuk tindakan korektif
• Mempertimbangkan potensi penanggulangan

Suara konsumen

Sebagai pelaku bisnis, tentu suara konsumen terhadap produk atau layanan yang kita jual sangat penting. Dengan adanya layanan suara konsumen, Anda dapat membantu tim untuk mengidentifikasi permasalahan dari produk tersebut atau perusahaan sendiri. Melalui teknik suara konsumen, Anda bisa mendapatkan masukan dan saran dari para konsumen terkait hal-hal yang perlu ditingkatkan atau dihilangkan dari sebuah produk. Anda pun menjadi lebih mudah untuk membuat produk yang lebih bagus dan sesuai dengan kebutuhan konsumen. 

5R systems

Teknik Six Sigma selanjutnya yang bisa Anda gunakan yaitu 5R systems untuk mengeliminasi hal-hal yang tidak perlu dan menurunkan tingkat hambatan dalam proses. Sistem 5R dapat menunjang Six Sigma dalam proses kolaborasi serta peningkatan produktivitas di tempat kerja. 5R systems ini meliputi:

• Ringkas → Mengatur dan mengelola semua hal di tempat kerja berdasarkan aturan dan prinsip yang berlaku. Misalnya seperti menghapus stratifikasi atau birokrasi yang rumit dalam internal perusahaan.
• Rapi → Mengelola inventaris barang dengan baik, sehingga dapat efektif dan efisien ketika digunakan. Contohnya indeks barang untuk memudahkan pencarian barang. 
• Resik → Menjaga kebersihan tempat kerja agar dapat meningkatkan efektivitas dan menciptakan suasana kerja yang kondusif. 
• Rawat → Memelihara inventaris dan aspek fisik di tempat kerja agar proses kolaborasi dapat maksimal.
• Rajin → Melakukan sesuatu dengan cara yang benar dan tepat guna.

Kaizen

Teknik yang satu ini populer di Jepang, karena dinilai cukup efektif untuk mengatur operasional dan produksi. Istilah “kaizen” ini mempunyai artikan sebagai perubahan untuk kebaikan atau semuanya pasti bisa diperbaiki. Dengan menerapkan teknik kaizen, Anda bisa melakukan perbaikan secara terus-menerus untuk mengurangi pemborosan, meningkatkan kepuasan konsumen, meningkatkan prosedur bisnis, hingga memaksimalkan efisiensi operasional perusahaan. Ketika ada inefisiensi, maka harus segera dilakukan perubahan agar proses bisnis menjadi lebih baik. 

Benchmarking

Berikutnya yaitu teknik benchmarking yang digunakan untuk menentukan standar pengukuran. Dalam prosesnya, Anda bisa melibatkan pengukuran kinerja suatu bisnis terhadap kompetitor di pasar produksi yang sama. Melalui teknik ini, Anda bisa mendapatkan pemahaman yang lebih baik dan membuka potensi bisnis tertentu atas produk dengan persaingan ketat. Cara yang bisa Anda lakukan yaitu:

• Mengidentifikasi dan mendahulukan bagian bisnis yang berpotensi bisa ditingkatkan
• Memahami kebutuhan pelanggan di pasar yang lebih mendukung
• Mencari tahu kelebihan dan kelemahan dari produk
• Menetapkan tujuan dan ekspektasi kinerja
• Mengawasi kinerja dan mengelola perubahan dalam perusahaan agar lebih efektif
• Memahami kompetitor agar bisa tetap bersaing secara kompetitif

Poka-yoke

Dari namanya mungkin Anda sudah tahu jika teknik ini juga berasal dari Jepang. Teknik poka-yoke diciptakan oleh Shigeo Shingo dari Toyota pada tahun 1960-an. Dengan dikombinasikan bersama zero quality control, memungkinkan bagi Anda untuk memperbaiki kesalahan agar mencegah terjadinya kecacatan produk. Bisa dibilang teknik ini berupa pemeriksaan kesalahan. Jadi, tak heran bila teknik poka-yoke digunakan untuk memastikan semua kondisi dinilai secara tepat sebelum lanjut ke proses berikutnya. 

Value Stream Mapping (VSM)

Teknik Six Sigma yang terakhir yaitu VSM atau teknik pemetaan aliran nilai untuk membuat visualisasi secara rinci dari semua langkah dalam proses kerja. Dalam Six Sigma, VSM berperan dalam representasi aliran barang ke supplier dan nantinya dikirim ke pelanggan secara lancar dan tepat. VSM akan menampilkan seluruh langkah penting dari proses kerja mulai dari awal hingga akhir. Selain itu, VSM juga akan memberikan data visual setiap tugas dari tim dan menyerahkan laporan status terkait perkembangan setiap subjek kerja. 

Contoh Penerapan Six Sigma

Metode Six Sigma sudah banyak diterapkan oleh berbagai perusahaan dan pemerintah daerah. Salah satunya yaitu perusahaan Microsoft (MSFT) sebagai salah satu produsen perangkat lunak terbesar di dunia. Untuk meningkatkan keunggulan dan ketersediaan jaringannya di seluruh dunia, Microsoft menerapkan metode Six Sigma agar proses berbasis datanya kuat dan dapat membantu memberantas masalah atau cacat dalam sistem serta pusat data. Selain itu, melalui Six Sigma, mereka juga dapat mengurangi kegagalan infrastruktur IT secara sistematis.

Microsoft menggunakan menggunakan metode DMAIC, yakni menganalisis akar masalah, termasuk mengumpulkan data dari insiden prioritas tinggi sebelumnya, kegagalan server, serta rekomendasi dari anggota grup produk dan pelanggan. Dengan menggunaan data historis, Microsoft dapat menetapkan standar dasar untuk mengukur proses bisnis ke depannya. 

Hasil yang diperoleh Microsoft dengan menggunakan metode Six Sigma dalam proses bisnisnya yaitu meningkatkan ketersediaan server, meningkatkan produktivitas pelanggan, dan meningkatkan kepuasan para pelanggannya. 

Perbedaan Six Sigma Vs Lean Six Sigma

Pada keterangan sebelumnya ada istilah Lean Six Sigma. Sebenarnya apa itu Lean Six Sigma dan apa bedanya dengan Six Sigma? Jadi, Lean Six Sigma adalah pendekatan manajerial yang berfokus pada tim yang berupaya meningkatkan kinerja dengan mengurangi pemborosan serta cacat sembari meningkatkan standarisasi kerja. Lean Six Sigma ini menggabungkan metode tools Six Sigma dengan filosofi the lean manufacturing- lean enterprise, yakni berusaha mengurangi pemborosan waktu, tenaga, dan bakat sambil memastikan kualitas dalam proses produksi serta organisasi. Setiap penggunaan sumber daya non-esensial (tidak menciptakan nilai) bagi pelanggan akan dianggap sebagai pemborosan dan harus dieliminasi. 

Perbedaannya dengan Six Sigma, Lean Six Sigma ini tidak hanya menghilangkan pemborosan dan catat dalam proses bisnis saja, namun sekaligus juga meningkatkan standarisasi pekerjaan. Kuncinya Lean Six Sigma adalah memberi nilai tambah bagi pelanggan. Sedangkan, Six Sigma ini hanya membantu menghilangkan cacat dan memperbaiki prosesnya sehingga dapat meningkatkan keuntungan tanpa adanya standarisasi pekerjaan. 
Nah, itulah penjelasan singkat mengenai Six Sigma yang perlu untuk Anda ketahui. Ingin tahu informasi lainnya seputar bisnis? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!