Ketika memasuki era kerja yang baru, cara melakukan wawancara pun berubah. Dua tahun setelah pandemi COVID-19 dimulai, banyak perusahaan mengira bahwa wawancara jarak jauh hanya merupakan langkah sementara. Namun, kini sudah jelas bahwa wawancara virtual akan terus ada dan menjadi komponen penting dalam strategi rekrutmen modern.
Wawancara virtual memberikan kenyamanan bagi recruiter karena memungkinkan proses wawancara yang lebih efisien, mengurangi konflik penjadwalan, menghemat biaya, dan memperluas kumpulan kandidat. Namun, terdapat beberapa perbedaan mendasar antara wawancara virtual dan wawancara tatap muka, sehingga Anda perlu menyesuaikan strategi wawancara yang mungkin Anda andalkan di masa lalu.
Namun, saat wawancara virtual berlangsung, terdapat banyak kandidat dan recruiter yang tidak menyalakan kamera sama sekali. Oleh karena itu, dalam artikel ini kami akan membahas perbedaan penting antara wawancara virtual dan jenis wawancara lainnya, serta berbagai etika wawancara virtual yang penting bagi para perekrut. Kami juga akan menjelaskan mengapa menyalakan kamera pada saat wawancara sangat penting.
Apa yang dimaksud dengan virtual interview?
Wawancara virtual adalah metode penilaian yang digunakan oleh hiring manager untuk bertemu dengan kandidat baru melalui platform digital. Metode ini biasanya melibatkan konferensi video yang dilakukan melalui perangkat lunak atau aplikasi tertentu. Salah satu karakteristik utama dari wawancara virtual adalah bahwa pewawancara dan orang yang diwawancarai biasanya tidak berada di lokasi yang sama. Metode ini sangat bermanfaat untuk mewawancarai kandidat yang tinggal di provinsi yang jauh atau negara lain, yang mana sangat sulit dilakukan interview tatap muka secara langsung, sehingga memperluas kumpulan kandidat yang dapat diakses oleh perusahaan
Karena hampir dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun, virtual interview menawarkan fleksibilitas yang lebih besar dalam hal penjadwalan, sehingga Anda dapat dengan mudah menyesuaikan jadwal wawancara dengan kebutuhan dan ketersediaan kandidat, serta dapat menghindari konflik penjadwalan yang dapat terjadi dalam wawancara tatap muka yang membutuhkan waktu dan tempat yang sama
Mengapa virtual interview itu penting?
Virtual interview dapat menjadi alternatif yang baik untuk situasi di mana Anda dan orang yang diwawancarai berada di lokasi yang berbeda.
Metode ini juga menciptakan suasana yang lebih santai karena wawancara dilakukan di tempat yang sudah dikenal oleh Anda dan kandidat. Dengan cara ini, Anda bisa mengajukan pertanyaan dengan lebih alami, meningkatkan kualitas jawaban yang Anda terima.
Selain itu, virtual interview lebih murah dan lebih cepat daripada wawancara langsung. Perencanaannya lebih mudah karena Anda tidak perlu mempertimbangkan logistik seperti transportasi dan konsumsi untuk orang yang diwawancarai. Virtual interview juga memberi Anda kesempatan untuk menjadwalkan panggilan dengan calon kandidat dalam waktu yang lebih singkat.
Apa perbedaan virtual interview dengan jenis interview lainnya?
Dengan semakin meningkatnya penggunaan teknologi virtual seperti Zoom dan Google Meet, virtual interview menjadi pilihan yang lebih efisien dan praktis untuk menghemat biaya serta waktu dalam proses perekrutan. Anda tidak lagi harus mengharapkan kandidat untuk datang ke lokasi fisik kantor perusahaan
Proses virtual interview sedikit berbeda dengan interview face to face tradisional. Ketimbang bisa membaca bahasa tubuh, Anda akan lebih mengandalkan kontak mata dan ekspresi wajah. Juga lebih sulit untuk menunjukkan budaya tempat kerja Anda karena Anda tidak bisa berdiri dan berkeliling kantor.
Namun, virtual interview bisa mempersingkat waktu Anda untuk merekrut dan menciptakan pengalaman kandidat yang lebih efisien. Metode ini juga menjadi pilihan yang lebih nyaman bagi kandidat, karena mereka tidak perlu mengeluarkan biaya transportasi atau mengambil cuti untuk menghadiri wawancara.
Alasan Mengapa Etika Interview Virtual Penting
Virtual interview memang merupakan cara terbaik bagi hiring manager untuk mengevaluasi calon kandidat, tetapi ketika tidak dilakukan dengan etika yang benar, prosesnya bisa menjadi tidak efektif dan tidak efisien. Oleh karena itu, penting bagi hiring manager untuk memahami tips etika virtual interview sehingga mereka dapat memaksimalkan setiap pertemuan virtual dan memastikan keberhasilan proses seleksi kandidat.
Virtual interview bisa terasa canggung dan tidak nyaman, terutama jika hiring manager tidak terbiasa dengan teknologi atau jika kandidat merasa tidak siap atau tidak profesional. Tanpa etika yang tepat, kandidat mungkin tidak dapat tampil sebaik mungkin selama wawancara, dan hal ini dapat menyebabkan kesalahan atau informasi yang terlupakan. Ini bisa menjadi sulit bagi hiring manager untuk membuat keputusan yang tepat tentang kandidat.
Dalam interview video, memiliki pemahaman tentang etika dapat membantu hiring manager menciptakan lingkungan profesional yang memungkinkan kandidat merasa nyaman dan terdorong untuk menjawab pertanyaan secara terbuka dan jujur. Namun, etika yang buruk dapat membuat kandidat merasa tidak nyaman atau bahkan merasa dihakimi, yang dapat mengirimkan kesan negatif tentang organisasi.
Oleh karena itu, penting bagi hiring manager untuk memanfaatkan etika virtual interview dengan baik, sehingga mereka dapat menciptakan kesan positif dari calon karyawan dan memastikan keberhasilan proses seleksi kandidat.
Aturan Etika Interview Virtual & Tips untuk Hiring Manager
mari kita bahas tips etika virtual interview untuk hiring manager:
Periksa Kembali Koneksi Internet Anda
Virtual interview melibatkan penggunaan beberapa teknologi, seperti webcam, microphone, software, dan koneksi internet yang stabil. Sebelum wawancara, sebagai hiring manager, sangat penting bagi Anda untuk memastikan bahwa koneksi internet Anda stabil dan pengaturan Anda sudah benar.
Pastikan kamera sejajar dengan mata, dan pastikan microphone tidak menangkap suara dari latar belakang. Akan sangat tidak sopan jika koneksi Anda tidak stabil atau microphone Anda mati, dan itu akan memberikan kesan yang buruk terhadap presentasi organisasi Anda di hadapan kandidat.
Oleh karena itu, hiring manager harus berusaha untuk menguji coba semua teknologi yang terlibat dalam virtual interview untuk menghindari gangguan selama pertemuan.
Pelajari Cara Mengucapkan Nama Kandidat
Sebagai hiring manager, Anda memiliki banyak kewajiban, dan salah satu yang terpenting adalah memastikan bahwa nama kandidat diucapkan dengan benar. Tidak baik jika Anda salah mengucapkan nama orang yang Anda tawari pekerjaan, karena hal ini dapat menciptakan pengalaman yang tidak menyenangkan.
Untuk memastikan bahwa nama kandidat diucapkan dengan benar, cobalah untuk berlatih mengucapkannya dengan keras atau dengarkan audio pelafalan yang disediakan di profil CV mereka. Selain itu, pertimbangkan untuk membuat catatan selama percakapan agar Anda tidak lupa nama mereka selama perkenalan.
Persiapkan pertanyaan Anda terlebih dahulu
Ini adalah praktik yang umum dilakukan oleh para hiring manager untuk membuat daftar pertanyaan yang bisa mereka gunakan selama wawancara. Namun, karena virtual interview menggunakan format yang berbeda dan menciptakan lingkungan wawancara yang baru, maka akan sangat membantu jika Anda melatih pertanyaan-pertanyaan Anda sebelum mewawancarai kandidat. Anda bisa membaca pertanyaan-pertanyaan yang ingin Anda ajukan dengan teman atau merekam diri Anda sendiri di komputer untuk memastikan Anda berbicara dengan jelas dan mengajukan pertanyaan yang bisa dijawab oleh kandidat dalam waktu wawancara.
Bagikan Jadwal Wawancara Sebelum Pelaksanaan Wawancara
Tips dan aturan etika virtual interview lainnya untuk hiring manager adalah membagikan jadwal interview dengan kandidat sebelum melakukan interview. Ini akan memungkinkan mereka untuk mempersiapkan diri menghadapi pertanyaan dan topik yang akan Anda bahas selama wawancara. Ini juga memberi mereka pemahaman yang lebih baik tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan dan apa yang Anda harapkan dari mereka.
Selain itu, hal ini membantu memastikan bahwa tidak ada pihak yang membuang-buang waktu dan proses wawancara berjalan dengan lancar. Hal ini dapat membantu menciptakan pengalaman yang lebih positif bagi kedua belah pihak serta meningkatkan peluang untuk mendapatkan hasil yang sukses.
Menyalakan kamera Anda (On-cam)
Meskipun Anda adalah orang yang pemalu dengan kamera, Anda tidak boleh tergoda untuk mematikan kamera Anda selama wawancara virtual. sangat penting bagi kedua belah pihak untuk terlihat selama wawancara virtual karena akan menjadi canggung bagi calon kandidat Anda untuk berbicara dengan layar kosong. Hal ini juga dapat menunjukkan kurangnya kepercayaan diri Anda dalam menangani panggilan video secara profesional.
Menerima Perbedaan Budaya
Pada tahun 2023, populasi Indonesia mencapai 273,8 juta orang. Ini berarti bahwa hiring manager kemungkinan besar akan mewawancarai orang-orang dari berbagai daerah, budaya, dan latar belakang yang berbeda selama virtual interview.
Oleh karena itu, penting bagi perekrut untuk merangkul perbedaan-perbedaan ini baik dalam proses wawancara maupun saat berkomunikasi dengan kandidat setelahnya. Merasa dihormati oleh pewawancara akan sangat membantu membuat kandidat merasa nyaman, yang bisa berujung pada performa yang lebih baik selama wawancara.
Menetapkan Aturan Dasar dan Harapan Sebelumnya
Untuk memastikan virtual interview yang produktif, penting bagi perekrut untuk menetapkan aturan dan ekspektasi sebelumnya. Artinya, beritahukan kepada kandidat jenis pertanyaan yang akan Anda ajukan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan panggilan interview, serta hal-hal spesifik lainnya yang terkait dengan proses wawancara.
Memberikan kandidat pemahaman yang jelas tentang ekspektasi Anda akan membantu mereka mempersiapkan diri dan menjadi lebih rileks selama interview, dan ini juga akan membantu Anda mendapatkan jawaban yang akurat dan membuat keputusan perekrutan yang tepat.
Memiliki Sumber Daya yang Dibutuhkan
Kandidat harus merasa nyaman dan siap untuk melakukan wawancara, jadi penting bagi perekrut untuk memiliki semua sumber daya yang relevan sebelum melakukan panggilan. Oleh karena itu, pastikan Anda memiliki salinan CV kandidat dan materi lain yang terkait dengan posisi yang akan Anda tanyakan selama percakapan.
Hal ini penting bagi kandidat, karena ini akan membuat mereka merasa bahwa Anda telah mengerjakan pekerjaan rumah mereka dan menanggapi lamaran mereka dengan serius. Oleh karena itu, ini adalah bagian dari etika virtual interview yang harus diperhatikan oleh perekrut selama virtual interview.
Ucapkan Terima Kasih dan Kirimkan Follow-up Email
Mengucapkan terima kasih kepada kandidat yang telah meluangkan waktu untuk menghadiri konferensi video adalah bagian penting dari etika virtual interview. Mengirim follow-up email setelah wawancara juga penting, karena ini menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan usaha mereka, meskipun pada akhirnya mereka tidak terpilih untuk posisi tersebut.
Hal ini dapat membantu menciptakan kesan positif terhadap perusahaan, yang dapat bermanfaat di masa depan saat merekrut kandidat lain.
Baca Juga: 13+ Tips Interview Online untuk Rekruter di 2023
Memastikan Kerahasiaan
Penting untuk memastikan kerahasiaan semua informasi yang dibagikan selama proses wawancara virtual. Ini termasuk dokumen dan catatan apa pun yang berkaitan dengan kandidat serta informasi rahasia lainnya yang berkaitan dengan perusahaan.
Hiring manager tidak boleh membagikan informasi ini kepada siapa pun di luar perusahaan atau menggunakannya untuk kepentingan pribadi. Selain itu, semua percakapan dan dokumen harus disimpan dengan aman dalam format terenkripsi.
Interview virtual adalah cara terbaik bagi hiring manager untuk menilai kandidat potensial; namun, etiket yang buruk dapat merusak efektivitas dan efisiensi proses. Oleh karena itu, penting bagi rekruter untuk mengetahui tips etika wawancara virtual agar mereka bisa memanfaatkan setiap pertemuan virtual dengan maksimal dan memastikan proses seleksi kandidat mereka sesukses mungkin.
Mengikuti tips etika wawancara virtual untuk hiring manager ini akan membantu Anda memaksimalkan setiap pertemuan virtual, mendapatkan kesan positif dari calon karyawan, dan memastikan proses seleksi kandidat Anda sesukses mungkin. Selamat mencoba!
Temukan informasi relevan seputar bisnis, karir, dan HRD, dan informasi-informasi menarik lainnya di Blog MyRobin.
ID 
EN