Bagaimana Menentukan Kualifikasi Pekerjaan dalam Proses Rekrutmen?

Sebagai seorang rekruter, tentunya Anda ingin merekrut orang yang tepat untuk posisi yang sesuai, namun untuk mencapai ini, pertama-tama Anda perlu menentukan apa yang Anda butuhkan dari seorang karyawan dengan melakukan analisis pekerjaan.

Setelah selesai menganalisis suatu pekerjaan, Anda akan tahu keterampilan dan pengetahuan apa yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Langkah selanjutnya adalah menggunakan informasi ini untuk menentukan kualifikasi pekerjaan.

Dalam mendefinisikan kualifikasi pekerjaan, Anda harus mempertimbangkan hal-hal seperti pengalaman, pendidikan, kemampuan, kemampuan berbahasa asing, atau mungkin kemampuan fisik jika posisi yang dibuka membutuhkan kemampuan fisik yang kuat.

Setelah Anda memiliki pemahaman tentang apa yang Anda inginkan dalam hal kualifikasi, Anda dapat menggunakan hasilnya untuk membuat deskripsi pekerjaan.

Nah dalam artikel ini MyRobin akan coba untuk membimbing Anda dalam menentukan kualifikasi yang dibutuhkan sebelum memposting deskripsi pekerjaan, mulai dari definisi, langkah-langkah, hingga alasan mengapa sangat penting untuk membuat deskripsi pekerjaan yang sesuai.

Simak semuanya disini!

Apa itu Kualifikasi Pekerjaan?

Kualifikasi pekerjaan adalah penjelasan singkat kualifikasi dan keterampilan yang diperlukan untuk kandidat untuk mengisi posisi yang dibuka pada suatu lowongan pekerjaan.

Kualifikasi pekerjaan biasanya ditulis dalam bentuk daftar yang berisi kualifikasi paling penting yang harus dimiliki oleh seorang kandidat agar dapat menjalankan tugas pekerjaan tertentu.

Kualifikasi ini meliputi:

• Pengalaman kerja – jenis dan jumlah (tahun) pengalaman kerja
• Keterampilan (keterampilan interpersonal dan/atau keterampilan teknis)
• Pengetahuan khusus
• Tingkat pendidikan dan jenisnya
• Lisensi profesional, akreditasi, dan sertifikasi
• Kualitas dan atribut personal
• Bahasa
• Kemampuan fisik.

Mengapa Menentukan Kualifikasi Pekerjaan yang Tepat Sangatlah Penting?

Kualifikasi pekerjaan merupakan bagian yang sangat penting dari deskripsi pekerjaan maupun iklan lowongan kerja.

Kualifikasi pekerjaan sama pentingnya bagi pemberi kerja maupun pencari kerja.

Bagi pemberi kerja

Pemberi kerja menggunakan persyaratan pekerjaan sebagai cara untuk memilih calon-calon potensial.

Persyaratan pekerjaan digunakan untuk menyampaikan harapan-harapan pemberi kerja terhadap pencari kerja.

Dengan menetapkan persyaratan pekerjaan yang jelas, pemberi kerja dapat menarik kandidat yang tepat. Kandidat yang overqualified atau underqualified akan dihalangi dari mengajukan lamaran, sehingga menghemat waktu dan uang rekruter dalam jangka panjang.

Bagi pencari kerja

Bagi pencari kerja, persyaratan pekerjaan adalah bagian penting dari iklan lowongan kerja.

Bagian persyaratan pekerjaan dalam iklan lowongan kerja menjelaskan dengan jelas apa yang diinginkan oleh pemberi kerja sehingga kandidat potensial dapat mengetahui apa yang diharapkan perusahaan sebelum mereka melamar.

Jika mereka memenuhi semua kriteria persyaratan pekerjaan, berarti mereka adalah kandidat yang cocok untuk pekerjaan tersebut.

Bagaimana Menentukan Kualifikasi Pekerjaan dengan Tepat?

Menyusun persyaratan pekerjaan yang baik lebih dari sekadar menyalin dan menempel bagian “Kualifikasi dan Keterampilan Pekerjaan” dari templat deskripsi pekerjaan Anda. Persyaratan pekerjaan seharusnya disusun dengan hati-hati untuk mencakup semua atribut, keterampilan, dan pengetahuan penting dari persona kandidat.

Oleh karena itu, untuk menulis persyaratan pekerjaan yang efisien, Anda perlu menggabungkan deskripsi pekerjaan dengan persona kandidat dan memilih kualifikasi pekerjaan dan keterampilan kunci paling penting yang diinginkan untuk ada dalam profil kandidat ideal Anda.

Apa Saja Unsur-Unsur yang Umumnya Ada dalam Kualifikasi Pekerjaan?

Ada beberapa unsur yang umumnya ada dalam kualifikasi pekerjaan, diantaranya yaitu:

Pengalaman

Dalam kebanyakan kasus, kandidat ideal akan memiliki setidaknya sedikit paparan dan pengalaman di bidang-bidang yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut. Kadang-kadang sulit untuk menemukan individu dengan pengalaman yang benar-benar tepat, terutama jika industri Anda khusus atau relatif baru.

Saat menciptakan persyaratan pengalaman untuk suatu posisi, Anda dapat menuntut pengalaman spesifik, namun hal ini mungkin akan membuat lebih sulit untuk menemukan seseorang yang sesuai untuk posisi tersebut. Sebagai alternatif, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membuat persyaratan pengalaman lebih luas, terutama untuk posisi entry-level.

Contohnya ketika Anda membutuhkan resepsionis yang tidak hanya dapat menjawab beberapa saluran telepon tetapi juga memiliki keterampilan komputer dan keterampilan organisasi yang solid.

Jika Anda menuntut pengalaman minimal satu tahun bekerja di posisi resepsionis kantor, Anda akan membatasi jumlah kandidat Anda, lebih dari yang seharusnya. Sebaliknya, pertimbangkan untuk membuat persyaratan pengalaman lebih luas, misalnya satu tahun pengalaman di lingkungan yang menuntut, dengan banyak tugas sekaligus.

Persyaratan pengalaman yang lebih luas ini bisa mencakup seseorang yang bekerja di meja layanan pelanggan di departemen atau toko besar, atau seorang tuan rumah di restoran populer dengan volume tinggi, yang mungkin memiliki sebagian dari keterampilan dan kemampuan yang sama.

Selalu ingat untuk tidak mendefinisikan kualifikasi pengalaman Anda dengan sangat ketat sehingga orang-orang yang dapat melakukan pekerjaan tersebut dieliminasi dari seleksi.

Pendidikan

Persyaratan pendidikan bervariasi seiring dengan jenis posisi dan orang-orang yang mengisinya. Beberapa pemberi kerja menuntut setidaknya kandidat harus lulusan SMA atau setara sebagai titik awal untuk pekerjaan yang mereka isi.

Beberapa pekerjaan membutuhkan pemikiran dan tanggung jawab yang lebih maju dan, oleh karena itu, mungkin memerlukan pendidikan yang lebih tinggi.

Saat menentukan kualifikasi pekerjaan, pastikan Anda fokus pada kemampuan pelamar, bukan hanya tingkat pendidikan. Sebab pada akhirnya, banyak orang yang memiliki gelar tapi tidak memiliki keterampilan untuk melakukan pekerjaan tertentu.

Penting untuk diingat bahwa pendidikan tidak selalu berasal dari pengaturan akademik tradisional. Pelatihan yang seseorang dapatkan dari pekerjaan paruh waktu, magang, atau pekerjaan sebelumnya juga dapat dianggap sebagai pendidikan.

Kadang-kadang orang memiliki hobi atau minat di luar ruang lingkup pekerjaan mereka yang menyebabkan mereka mengikuti kelas di perguruan tinggi komunitas setempat atau pusat komunitas.

Pastikan untuk mempertimbangkan hal-hal ini saat menuliskan persyaratan pendidikan untuk posisi Anda. Pengetahuan berasal dari berbagai sumber dan tentunya Anda ingin memanfaatkannya semaksimal mungkin.

Keterampilan dan Kemampuan

Mengevaluasi kemampuan merupakan hal yang sulit. Terkadang, kemampuan adalah sifat pribadi yang melekat, dan terkadang kemampuan adalah hasil dari pendidikan atau pengalaman.

Saat mempertimbangkan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, pisahkan kemampuan dari persyaratan pendidikan ketika memungkinkan

Dalam beberapa kasus, kemampuan terkait dengan pendidikan, dan hanya setelah mencapai tingkat pendidikan tertentu seseorang memiliki kemampuan untuk melakukan tugas tertentu. Contohnya seperti advokat dan akuntan.

Umumnya, mereka harus memiliki gelar tingkat lanjut dan memiliki sertifikat tertentu yang ditetapkan oleh pemerintah untuk dapat melakukan praktek. Kemampuan mereka untuk menjalankan tugas mereka adalah hasil dari pendidikan dan sertifikasi.

Lalu ada juga kasus dimana kemampuan yang dimiliki tidak terkait dengan pendidikan. Beberapa orang memiliki kemampuan alami dalam berkomunikasi dan mudah berinteraksi dengan orang lain.

Mereka dapat berkomunikasi dengan mudah dan bisa membangun hubungan yang membuat orang ingin berurusan dengan mereka. Kemampuan ini biasanya dimiliki oleh beberapa profesi seperti sales atau resepsionis kantor.

Kemahiran Berbahasa

Seperti halnya dengan keterampilan dan kemampuan, kemahiran berbahasa juga dapat menjadi salah satu unsur dari kualifikasi yang dibutuhkan dalam suatu posisi. Contohnya perusahaan Jepang mungkin akan menuntut pekerjanya untuk memiliki kemahiran berbahasa Jepang.

Kasus terbaru kemarin, di lowongan pekerjaan staff KCIC kemarin membutuhkan kandidat yang memiliki kemampuan bahasa mandarin.

Namun tidak semua perusahaan menuntut kemahiran berbahasa yang tinggi, terkadang hanya sekedar memahami bahasa yang dituju sudah sangat cukup. Karena itu Anda bisa menggunakan sertifikasi kemahiran bahasa sebagai salah satu syarat dalam kualifikasi pekerjaan Anda.

Contohnya untuk pekerjaan penerjemah bahasa Jepang, Anda bisa menerapkan sertifikasi N2 atau N1 sebagai syarat minimum. Sedangkan untuk pekerjaan yang menuntut komunikasi standar dalam bahasa Jepang, Anda bisa menerapkan N4 dan N5.

Kemampuan Fisik

Beberapa pekerjaan mungkin membutuhkan kemampuan atau kekuatan fisik tertentu. Persyaratan ini bisa menjadi bagian dari kualifikasi pekerjaan yang Anda tentukan.

Memastikan bahwa karyawan mampu melakukan persyaratan fisik yang diperlukan tidak hanya membantu mereka melakukan pekerjaan dengan lebih baik dan efisien, tetapi juga membantu Anda menghindari masalah klaim dan kepatuhan terhadap keselamatan.

Tips Menulis Kualifikasi Pekerjaan di Postingan Lowongan Pekerjaan

Aturan penting dalam penyusunan kualifikasi pekerjaan adalah singkat, padat, dan jelas. Hindari deskripsi yang samar dan gunakan kata-kata yang mudah dipahami oleh semua pihak yang membaca.

Saat kandidat membaca persyaratan, mereka harus memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diperlukan untuk posisi tersebut. Dengan kata lain, buatlah konten yang memberikan gambaran yang tepat dan tidak menimbulkan kebingungan.

Hindari menulis persyaratan pekerjaan dalam bentuk kalimat utuh untuk menghindari calon kandidat merasa terbebani dan mundur. Bentuk poin-poin singkat berupa daftar bullet dapat menjadi opsi terbaik.

Hindari menuliskan daftar keinginan dari semua keterampilan dan kualifikasi yang Anda inginkan. Tetap pada hal-hal dasar dan tulis hanya yang benar-benar diperlukan untuk posisi tersebut. Sebisa mungkin buat daftar tersebut tidak lebih dari 7 poin. Jika benar-benar perlu menuliskan lebih dari 7 poin, sebaiknya Anda membagi paragraf persyaratan pekerjaan menjadi 2 bagian terpisah.

Pada bagian pertama, sebaiknya Anda mencantumkan hal-hal yang benar-benar “harus dimiliki” untuk posisi pekerjaan ini, dan pada bagian kedua Anda dapat mencantumkan hal-hal yang “dapat menjadi nilai plus”.

Pastikan Anda menggunakan bahasa dan nada yang sesuai dengan budaya perusahaan dan employee branding Anda.

Contoh dan Rekomendasi Kualifikasi Pekerjaan

Berikut adalah contoh dan rekomendasi kualifikasi pekerjaan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:

Contoh 1

• Anda adalah seorang bintang yang sedang bersinar dan memiliki rencana ambisius untuk karir serta tekad untuk mewujudkannya.
• Anda adalah orang yang selalu ingin belajar dan haus akan ilmu pengetahuan yang tidak terpuaskan.
• Anda memiliki catatan prestasi yang terbukti dalam pelaksanaan tugas dengan sangat baik.
• Anda memiliki pengalaman penjualan selama 1-5 tahun.
• Anda memiliki gelar BA/BS dalam bidang komunikasi atau bidang lain yang terkait.

Dua persyaratan pekerjaan pertama berfokus pada diri kandidat, melalui poin-poin bahwa kandidat dapat merupakan orang yang ambisius, mau belajar, dan haus akan ilmu pengetahuan. Namun apakah model ini dapat membuat banyak kandidat insecure karena merasa tidak memiliki tekad dan kemauan yang mumpuni? Jawabannya adalah mungkin! Namun Anda dapat memberikan tambahan poin yang dapat menghilangkan rasa insecure mereka.

Namun jangan khawatir!

• Kami sangat fleksibel jika menyangkut jumlah tahun pengalaman sebelumnya untuk peran ini. 
• Kami sangat memfavoritkan bakat dan minat.
• Beberapa calon mungkin melihat persyaratan ini dan merasa down karena mereka tidak cocok dengan semua poin yang ada, namun tetaplah melamar! kemungkinan besar Anda lebih luar biasa daripada yang Anda kira.

Contoh 2

Kami sedang mencari seorang Desainer UX.

Jika Anda memiliki portofolio desain yang bisa membuat komunitas Dribbble terkagum-kagum, dan keinginan untuk memimpin divisi UX dalam suatu proyek dengan wawasan mendalam tentang persona, wireframe, peta situs, dan hasil produk lainnya, kami ingin berbicara dengan Anda.

Kami ingin bertemu dengan:

• Seorang pemikir kritis yang dapat membicarakan informasi arsitektur dan desain interaksi di ranah digital tanpa henti.
• Pengguna canggih dari alat desain digital, termasuk Sketch, After Effects, Photoshop, Illustrator, dan InDesign.
• Portofolio Anda, berikan kami pengantar tentang beberapa karya terbaik Anda sehingga kami dapat melihat apa yang mendorong pemikiran kreatif Anda.

Anda akan mendapatkan nilai tambah jika:

• Anda memiliki pengalaman atau kecenderungan untuk melihat atau mencari wawasan di luar bidang kreatif, bekerja bersama manajer proyek, analis bisnis, dan tim teknis.
• Anda memiliki pengalaman di garis depan, mengumpulkan informasi dari sesi pengujian pengguna dan/atau sesi pengujian kegunaan.
• Anda dapat membuat prototipe fungsional, dan Anda menguasai “style tiles” dan perpustakaan pola.

Tone dan gaya dalam penawaran pekerjaan ini memancarkan semangat dan membuat kandidat merasa istimewa dan dihargai. Penggunaan bahasa yang santai dan sehari-hari memudahkan kandidat yang sesuai untuk membayangkan diri mereka dalam posisi pekerjaan ini.

Contoh 3

Tentang Anda:

• Seseorang yang memiliki pengalaman pemasaran produk perangkat lunak selama 5 tahun atau lebih
• Seorang sarjana (BA/BS) dalam bisnis atau pemasaran/komunikasi
• Sosok dengan keterampilan komunikasi tertulis yang sangat kuat
• Memiliki keterampilan manajemen dan interpersonal yang sangat baik untuk berinteraksi dengan staf, kolega, dan tim dari lintas fungsi

Rekruter dengan cerdas mengubah “Kualifikasi Pekerjaan” mereka menjadi “Tentang Anda”.

Cara yang sederhana namun sangat efektif untuk menghindari company-centered, dan lebih berfokus pada kandidat.

Daripada mencantumkan semua tuntutan mereka sebagai pemberi kerja, rekruter membingkai ulang persyaratan pekerjaan mereka untuk menjadikannya tentang kandidat mereka!

Contoh Kualifikasi Pekerjaan yang Buruk

Sebaliknya, berikut adalah contoh kualifikasi pekerjaan yang buruk:

Contoh 1

• Memastikan semua anggota tim memiliki alat dan pelatihan yang diperlukan untuk berperforma secara efektif
• Memiliki keterampilan luar biasa dalam berpikir analitis, memecahkan masalah, dan memiliki pengetahuan bisnis yang kuat
• Memiliki pemahaman yang solid tentang manajemen proyek
• Memiliki pemahaman mendalam tentang proyek pengalaman pengguna
• Menyusun kontrak dan Perjanjian Tingkat Layanan (SLA)
• Mengelola RFIs/RFPs untuk evaluasi
• Memiliki pengalaman terbukti dalam manajemen orang, perencanaan strategis, dan manajemen risiko
• Mampu bekerja di lingkungan tim lintas fungsional yang sangat kolaboratif
• Memiliki keterampilan komunikasi lisan dan tulisan serta keterampilan presentasi yang sangat baik
• Memiliki pengalaman langsung dengan klien di agensi digital
• Memiliki sertifikasi PMP atau pengalaman setara
• Memiliki pemahaman bisnis yang kuat
• Rekam jejak inisiatif dan kinerja yang luar biasa
• Keterampilan interpersonal yang sangat baik dan fokus kuat pada pelanggan
• Mengelola ekspektasi pelanggan dengan efektif
• Kemampuan membangun hubungan dengan cepat
• Keterampilan komunikasi baik secara tertulis maupun lisan
• Semangat untuk belajar
• Keterampilan manajemen waktu yang baik
• Manajer/Manajer Grup
• Gelar universitas diperlukan
• Pengalaman konsultasi sebelumnya atau pengalaman di agensi (internal atau eksternal) diutamakan
• Pengalaman bekerja dengan tim Pengalaman Pengguna, pengalaman dengan Sitecore adalah nilai tambah
• Pengalaman dengan setidaknya satu metodologi pengembangan perangkat lunak yang diutamakan (misalnya Waterfall, Agile, SCRUM, dll.)
• Pengalaman dalam memperkirakan biaya, jam produktivitas, dan struktur tim untuk eksekusi proyek
• Bersedia untuk melakukan perjalanan (+80%) ke lokasi klien

Tidak perlu banyak basa-basi, kualifikasi pekerjaan ini terlalu panjang.

Contoh 2

Pengalaman di HR atau setara; serta landasan yang kuat di area fungsional di mana layanan diperlukan. Kemampuan terbukti untuk menganalisis masalah dan situasi teknis. Kemampuan terbukti untuk bekerja secara mandiri dalam melaksanakan tugas yang diberikan; Pengetahuan dan keterampilan dalam menerapkan prinsip, praktik, hukum, dan peraturan manajemen HR. Gelar Associate atau setara, minimal 5 tahun pengalaman terkait.

Persyaratan pekerjaan ini bukan hanya sulit dibaca, namun juga sulit dipahami. Selain itu, frasa dan deskripsi yang digunakan sangat samar dan tidak spesifik.

Selalu perhatikan tanda baca dalam setiap kalimat atau paragraf Anda, dan sebisa mungkin membuatnya dalam bentuk poin-poin agar lebih mudah dibaca

MyRobin selaku perusahaan outsourcing telah berpengalaman dalam menentukan kualifikasi pekerjaan yang ingin dicantumkan sebagai bagian dari deskripsi pekerjaan.

Jika mungkin, Anda mengalami kendala dalam proses rekrutmen, atau Anda merasa bahwa akan terlalu sulit merekrut dan mengelola banyak pekerja dalam satu waktu, entah karena terlalu banyak fokus dan sumber daya yang akan terbuang, atau sesimpel Anda tidak memiliki sumer daya yang cukup untuk melakukannya, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan layanan outsourcing.

MyRobin dapat membantu Anda mengatasi kendala-kendala tersebut. Kami memiliki pengalaman dalam menangani proses rekrutmen dan manajemen sumber daya manusia untuk berbagai perusahaan.

Kami akan membantu Anda menyusun deskripsi pekerjaan yang sesuai, menjalankan proses rekrutmen, dan mengelola tenaga kerja dengan efisien sesuai kebutuhan Anda.
Dengan menggunakan layanan outsourcing, Anda dapat fokus pada pengembangan bisnis inti Anda sambil mempercayakan tugas-tugas administratif terkait sumber daya manusia kepada kami. Pelajari selengkapnya produk dan layanan MyRobin disini!