Perusahaan melakukan rekrutmen karena beberapa sebab, umumnya karena ada karyawan yang keluar, sehingga perusahaan perlu mencari pengganti, dan ketika perusahaan ingin melakukan ekspansi maupun mengembangkan bisnis.
Namun tahukah Anda jika proses rekrutmen dapat memakan waktu dan sumber daya perusahaan?
Beberapa tahap penting dalam rekrutmen, seperti pemasangan iklan lowongan, seleksi calon karyawan, wawancara, penilaian keterampilan, dan pemeriksaan referensi. Semua tahapan ini memerlukan waktu dan tenaga yang signifikan baik dari tim HR dan manajemen perusahaan.
Belum lagi biaya-biaya yang tidak mudah dihitung, seperti waktu yang akan dihabiskan oleh divisi sumber daya manusia untuk perekrutan dan orientasi, yang mana waktu tersebut harusnya dapat digunakan untuk aktivitas yang lebih penting terkait dengan bisnis inti perusahaan.
Pertanyaannya adalah, apakah perusahaan dapat menghemat biaya rekrutmen tanpa mengurangi kualitas rekrutan? Semuanya akan MyRobin bahas dalam artikel ini.
Apa itu Biaya Rekrutmen?
Biaya rekrutmen adalah biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk merekrut kandidat, mulai dari pemasangan iklan lowongan pekerjaan hingga proses onboarding. Pengeluaran rekrutmen umumnya dibagi menjadi dua kategori, yaitu biaya rekrutmen internal dan eksternal.
Biaya Rekrutmen Internal
Biaya rekrutmen internal adalah biaya yang harus dialokasikan perusahaan kepada internal perusahaan, seperti:
Gaji Tim Rekrutmen
Semakin banyak karyawan baru yang dibutuhkan dalam waktu bersamaan, diperlukan juga tim rekrutmen yang lebih besar. Semakin besar tim rekrutmen yang perusahaan Anda miliki akan memperbesar gaji yang harus perusahaan bayarkan.
Belum menghitung biaya lembur yang harus digelontorkan perusahaan jika ada rekrutmen mendesak. Perusahaan harus mempertimbangkan kompensasi yang sesuai untuk waktu dan tenaga yang telah dikerahkan tim perekrutan.
Biaya Onboarding
Biaya onboarding mencakup pengeluaran yang terkait dengan onboarding agar karyawan baru dapat berfungsi dengan baik di lingkungan kerja perusahaan. Proses onboarding sangat penting dalam memastikan karyawan baru dapat beradaptasi dengan budaya perusahaan, memahami tugas dan tanggung jawab mereka, serta menjadi produktif sesegera mungkin.
Biaya Referral
Referral Recruitment merupakan salah satu metode perekrutan yang sangat efektif. Memanfaatkan referensi dari rekan-rekan di kantor tidak hanya memberikan gambaran lebih jelas tentang calon karyawan potensial, tetapi juga dapat meningkatkan tingkat keberhasilan perekrutan.
Untuk setiap kandidat yang berhasil direkrut melalui referral, si pemberi referensi biasanya akan mendapatkan komisi. Nah pembayaran komisi referal ini lah yang dimasukan kedalam biaya rekrutmen.
Biaya Rekrutmen Eksternal
Berbanding terbalik dengan biaya rekrutmen internal, biaya rekrutmen eksternal merupakan biaya yang dibayarkan perusahaan kepada pihak luar terkait dengan rekrutmen. Berikut ini adalah bagian dari biaya rekrutmen eksternal:
Biaya Headhunter
Ketika merekrut kandidat dengan level manajerial yang tinggi, menggunakan jasa headhunter dapat menjadi solusi. Pengalaman dan koneksi yang dimiliki oleh headhunter dapat memberikan kemungkinan yang lebih besar untuk merekrut kandidat yang tepat.
Namun, penggunaan jasa headhunter juga mengharuskan perusahaan untuk mengalokasikan biaya tambahan. Karena itu pastikan perusahaan Anda menggunakan jasa headhunter terpercaya. MyRobin merupakan salah satu perusahaan yang menyediakan jasa headhunter on-demand yang dapat Anda gunakan untuk merekrut pekerja secara cepat dan tepat. Pelajari selengkapnya disini!
Biaya Job Fair
Job fair merupakan salah satu strategi yang efektif untuk menarik kandidat potensial. Dalam job fair, perusahaan memiliki kesempatan untuk secara langsung memamerkan budaya kerja, nilai-nilai, dan peluang karir yang mereka tawarkan kepada ratusan bahkan ribuan calon karyawan. Namun, berpartisipasi dalam job fair tentunya akan memakan biaya yang cukup besar. Biaya ini meliputi biaya sewa booth, desain dan dekorasi booth, materi promosi, biaya transportasi, akomodasi, dan kadang-kadang juga biaya pendaftaran.
Biaya Cek Up Medis
Medical check-up merupakan investasi yang penting untuk memastikan kandidat memiliki kesehatan baik secara rohani maupun jasmani, dan terbebas dari penggunaan obat-obatan terlarang.
Proses pemeriksaan kesehatan ini membantu memastikan bahwa calon karyawan memenuhi standar kesehatan yang ditetapkan oleh perusahaan dan dapat menjalankan tugas pekerjaan dengan baik. Tentunya diperlukan biaya yang tidak sedikit untuk melakukan medical check-up, terlebih jika karyawan yang Anda rekrut berjumlah masif.
Bagaimana Cara Menghemat Biaya Rekrutmen?
Pilih kualitas daripada kuantitas calon karyawan
Penting untuk menarik bakat yang tepat, namun tidak perlu menarik sebanyak mungkin calon karyawan karena menilai sejumlah besar calon kandidat pada akhirnya hanya akan menghabiskan lebih banyak biaya daripada menilai sedikit kandidat yang berbakat.
Jika Anda mensponsori iklan selama lowongan pekerjaan selama 2 minggu, coba potong menjadi 1 minggu atau kurang. Hal ini tidak hanya membantu Anda fokus pada semua calon tanpa terburu-buru, tetapi juga mempersingkat waktu perekrutan yang secara alami akan mengurangi biaya perekrutan.
Pastikan juga deskripsi pekerjaan Anda telah rinci dan spesifik untuk memastikan hanya calon yang tepat yang melamar.
Memang bagus mendapatkan beragam lamaran dari calon karyawan yang tertarik, tetapi ini dapat menjadi bumerang jika sejumlah besar pelamar ini tidak cocok dengan peran yang Anda iklankan. Hal ini dapat memberikan beban berat pada tim SDM Anda dan bahkan dapat mengakibatkan biaya rekrutmen yang tinggi.
Manfaatkan media sosial untuk menarik calon karyawan
Salah satu cara paling sederhana untuk mengurangi biaya rekrutmen adalah dengan memanfaatkan media sosial sebagai sumber daya gratis untuk merekrut pekerja yang sesuai.
Dengan strategi yang tepat, posting lowongan pekerjaan di platform media sosial dapat mencapai audiens yang luas dan relevan.
Sebelum melakukannya, Anda perlu memahami platform media sosial mana yang paling sesuai dengan target audiens Anda. LinkedIn, misalnya, adalah platform yang sangat efektif untuk merekrut profesional dan calon karyawan dengan latar belakang kerja yang mapan. Sementara itu, platform seperti Facebook dan Instagram lebih cocok untuk posisi yang membutuhkan kreativitas atau keterampilan visual.
Selanjutnya, buatlah konten yang menarik dan informatif untuk diposting. Gunakan gambar dan teks yang menarik untuk menyoroti budaya perusahaan, benefit yang didapatkan karyawan, dan kesempatan karir yang ditawarkan. Dalam setiap postingan, sertakan tautan ke halaman karir perusahaan atau formulir pendaftaran.
Tidak terbatas pada lowongan pekerjaan, Anda juga bisa memanfaatkan konten edukatif atau inspiratif seperti artikel, infografis, video tren industri, tips wawancara, hingga panduan karir dapat menarik perhatian calon karyawan. Hal ini dapat membangun citra positif perusahaan sebagai tempat kerja yang peduli terhadap pengembangan karyawan.
Penting untuk terus memantau dan menganalisis kinerja postingan Anda di media sosial. Menilai metrik seperti tingkat interaksi, jumlah lamaran yang diterima melalui tautan yang Anda bagikan, dan jumlah calon yang terlibat.
Atur Wawancara Secara Online
Dahulu, pertemuan tatap muka dianggap sebagai hal yang penting dalam merekrut kandidat karena dianggap dapat memberikan pandangan yang lebih jelas mengenai kemampuan dan kepribadian kandidat.
Namun pandemi telah mengubah pandangan tersebut. Banyak perusahaan, terutama startup di seluruh dunia mulai merekrut secara remote, dan penjadwalan wawancara secara online menghilangkan biaya logistik yang diperlukan selama wawancara tatap muka.
Selain alasan kesehatan, wawancara secara online juga membawa manfaat efisiensi, di antaranya adalah jauh lebih mudah bagi rekruter dan kandidat untuk menjadwalkan wawancara, karena wawancara dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja tanpa terbatas jarak dan waktu.
Gunakan Referensi Karyawan
Employee referral adalah salah satu metode rekrutmen yang paling dapat diandalkan dan hemat biaya. Dalam metode ini, perusahaan membagikan informasi tentang lowongan pekerjaan kepada karyawan-karyawannya, lengkap dengan tautan referensi di mana mereka dapat mengajukan resume calon karyawan yang mereka kenal.
Biasanya, perusahaan memberikan insentif berupa kartu hadiah atau bonus kepada karyawan yang merekomendasikan calon yang akhirnya diterima bekerja.
Manfaat employee referral tidak terbatas pada efisiensi biaya, tetapi juga pada kualitas kandidat yang direkrut. Karyawan cenderung merekomendasikan individu yang menurut mereka cocok dengan budaya perusahaan dan tuntutan pekerjaan sehingga dapat menghasilkan proses seleksi yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pertahankan Talent Pool
Talent Pool dapat menjadi solusi yang efektif terutama saat Anda memiliki dua atau lebih kandidat potensial namun hanya dapat merekrut satu di antaranya. Dalam situasi seperti ini, Anda dapat menilai kandidat-kandidat tersebut lebih mendalam, mempertimbangkan keterampilan, pengalaman, dan kecocokan mereka dengan budaya perusahaan.
Anda dapat memanggil mereka untuk sesi wawancara lebih lanjut atau penilaian lanjutan.. Selain itu, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengomunikasikan dengan transparan kepada kandidat lainnya mengenai situasi ini dan membangun hubungan yang baik dengan mereka.
Dengan menjaga talent pool dengan baik, Anda tidak hanya memiliki pilihan cadangan untuk posisi saat ini, tetapi juga membuka peluang untuk merekrut mereka di masa mendatang ketika ada kesempatan yang sesuai dengan profil dan minat mereka. Hal ini dapat menciptakan hubungan positif dengan kandidat dan memperkuat citra perusahaan sebagai tempat yang peduli terhadap perkembangan karir.
Jaga Retensi Karyawan
Turnover karyawan adalah fenomena di mana karyawan meninggalkan perusahaan untuk mencari peluang lain. Hal ini bisa terjadi karena berbagai alasan, seperti tidak puas dengan pekerjaan, keinginan untuk mencari pengalaman baru, atau peluang karir yang lebih baik di tempat lain. Fenomena ini memiliki dampak signifikan pada biaya rekrutmen dan produktivitas perusahaan.
Salah satu risiko utama dari tingkat turnover yang tinggi adalah biaya tambahan yang harus dikeluarkan untuk merekrut dan melatih karyawan baru. Selain merekrut karyawan baru, perusahaan juga harus menghabiskan waktu dan sumber daya untuk melatih mereka agar sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.
Menjaga tingkat retensi perusahaan dapat menjadi faktor kunci untuk menghemat biaya rekrutmen. Dampak positif yang dihasilkan dari retensi karyawan yang baik tidak terbatas pada pengurangan biaya rekrutmen, tetapi juga mempengaruhi keseimbangan organisasi secara keseluruhan.
Gunakan Outsourcing
Bayangkan ketika Anda tidak harus membentuk divisi rekrutmen baru dalam sebuah proyek rekrutmen besar atau mengeluarkan biaya besar untuk menggelar job fair dan upaya rekrutmen lainnya. Benar, Anda tidak salah membaca, outsourcing dapat menjadi solusi yang efektif untuk mengurangi biaya rekrutmen.
Melalui kerja sama dengan penyedia layanan outsourcing yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam mencari, mengidentifikasi, dan menarik kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tidak hanya itu, Anda juga tidak perlu dipusingkan dengan pengelolaan karyawan-karyawan tersebut.
Perusahaan outsourcing yang beroperasi secara end-to-end mengelola proses perekrutan karyawan mulai dari job posting hingga onboarding. Mereka akan membantu dalam menangani tugas-tugas administratif, wawancara awal, dan seleksi kandidat yang sesuai. Dengan begitu, tim internal Anda dapat fokus pada aspek strategis dan inti bisnis.
Selain efisiensi, outsourcing juga membuka akses lebih luas ke jaringan kandidat potensial. Perusahaan outsourcing memiliki alat dan keterampilan untuk mencapai calon karyawan yang mungkin sulit dijangkau secara mandiri oleh perusahaan.
Namun, penting untuk memilih penyedia layanan outsourcing yang dapat diandalkan, memiliki rekam jejak yang baik, dan memahami nilai serta budaya perusahaan Anda. Kerja sama yang baik dengan penyedia outsourcing akan membawa manfaat besar bagi perusahaan, membantu membangun tim yang solid, dan mempercepat proses rekrutmen secara keseluruhan.
Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. Kami dapat menyalurkan pekerja profesional dari berbagai bidang sesuai dengan kebutuhan Anda kurang dari 24 jam. Pelajari selengkapnya produk dan layanan MyRobin disini!