Karyawan merupakan salah satu hal yang dapat menentukan keberhasilan suatu bisnis. Pengelolaan sumber daya manusia yang tepat akan mempengaruhi kinerja dari bisnis tersebut. Oleh karena itu, peran tim HR sangat dibutuhkan di sini untuk menangani dan mengelola kesejahteraan karyawan.
Sayangnya, tidak semua tim HR internal dapat melakukan hal tersebut secara utuh. Hal ini membuat banyak bisnis mengalihdayakan tugas-tugas SDM untuk meningkatkan efisiensi dan retensi karyawannya kepada pihak penyedia jasa HR BPO. Apa itu HR Business Process Outsourcing? Mengapa bisa menjadi solusi suatu bisnis? Daripada penasaran, yuk langsung simak selengkapnya di sini!
Apa Itu HR BPO (Business Process Outsourcing)?
Okey, sebelum masuk pembahasan utama, Anda harus memahami terlebih dahulu apa itu BPO (Business Process Outsourcing). Jadi, BPO atau Business Process Outsourcing ini adalah pengalihdayaan satu atau lebih proses bisnis tertentu kepada pihak eksternal dengan tujuan efisiensi biaya serta mengurangi risiko, sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada core bisnisnya. Tugas atau proses bisnis yang dialihdayakan mencakup hal-hal seperti akuntansi, layanan pelanggan, human resource, payroll, IT, dan masih banyak lagi.
Dengan demikian, HR BPO adalah pengalihdayaan tugas-tugas SDM kepada pihak eksternal yakni penyedia jasa BPO. Sebagai vendor, penyedia jasa BPO akan menangani aktivitas SDM yang Anda pilih untuk didelegasikan, sehingga memberi Anda lebih banyak ruang untuk fokus pada aktivitas bisnis inti Anda.
Beberapa fungsi SDM yang didelegasikan ke perusahaan penyedia jasa BPO meliputi:
- Rekrutmen dan perekrutan
- Pelacakan pelamar
- Pelatihan anggota
- Manfaat dan layanan staf
- Evaluasi ketenagakerjaan
- Penilaian kinerja
- Kompensasi dan penanganan penggajian
- Pensiun karyawan
Selain dapat fokus pada core bisnis, beberapa perusahaan memilih untuk menggunakan jasa HR BPO karena mereka sudah berpengalaman dan ahli di bidangnya. Mereka bahkan mempunyai akses saluran rekrutmen yang lebih luas, teknologi dan tools yang memadai, hingga tenaga kerja berkualitas dan profesional.
Penyedia jasa HR BPO ini dapat membantu bisnis Anda dengan strategi SDM, termasuk mulai dari menemukan talenta terbaik, meningkatkan kepuasan dan kemampuan karyawan, hingga mengelola masalah tenaga kerja.
Menurut Unity Communications, HR BPO sebagai segmen layanan pengalihdayaan back-office ini mengalami peningkatan peminat. Perusahaan konsultan teknologi ReportLinker mengatakan bahwa pasar HR BPO di seluruh dunia diperkirakan mencapai hampir $46 miliar pada tahun 2027 dari $33 miliar pada tahun 2020. Bahkan di tengah krisis kesehatan global yakni pandemi COVID-19, industri ini dapat berkembang dengan pertumbuhan (CAGR) hampir 5% selama periode 2020-2027.
Manfaat HR BPO
Melihat banyaknya peminat, HR BPO mampu memberikan banyak manfaat bagi bisnis. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari HR BPO yang bisa Anda peroleh:
Menghemat waktu
Tugas dan tanggung jawab departemen human resource sangat banyak dan menghabiskan waktu. Belum lagi jika harus melakukan proses rekrutmen, mulai dari pembukaan lowongan, shortlisting, wawancara, onboarding, hingga penggajian. Dengan adanya HR BPO, Anda tidak perlu lagi melakukan semua hal tersebut sendirian. Anda pun dapat menghemat banyak waktu dan tenaga melalui pendelegasian tugas ini. Sebagai gantinya, Anda bisa mendedikasikan waktu dan tenaga tersebut untuk pertumbuhan dan ekspansi bisnis.
Menghemat biaya
Selain waktu dan tenaga, Anda juga bisa menghemat biaya operasional melalui HR BPO ini. Menjalankan tim internal membuat Anda harus secara teratur membayar gaji, tunjangan, pajak, asuransi, dan kompensasi terkait. Selain itu, Anda pun membutuhkan ruang kerja tambahan, perlengkapan kantor, komputer, perangkat lunak, dan lain sebagainya untuk mendukung kerja tim internal. Hal ini tentu membuat Anda menghabiskan banyak biaya operasional. Padahal dengan mengalihdayakan sebagian atau semua tugas SDM kepada penyedia jasa HR BPO, Anda bisa menggunakan biaya operasional untuk kemajuan inti bisnis.
Selain itu, sebagian besar perusahaan HR BPO mengadopsi model layanan bersama, di mana mereka menangani banyak klien. Hal inilah yang terkadang membuat biaya jasa HR BPO terbilang murah daripada harus merekrut tim internal sendiri. Mereka bahkan menawarkan paket layanan dengan biaya yang lebih murah.
Baca Juga: Bagaimana Cara Mengurangi Biaya Operasional dengan Business Process Outsourcing?
Tenaga kerja profesional
Perusahaan BPO tentu akan menyediakan tim HR yang berpengalaman, ahli, dan kompeten untuk mengawasi serta mengelola proses bisnis klien secara efisien. Mereka dapat menjalankan standar manajemen kerjanya untuk menjamin kinerja karyawan berdasarkan pedoman perusahaan. Tidak hanya itu saja, tim HR BPO pun profesional dalam menangani keragaman budaya dan masalah untuk menjaga keharmonisan kerja. Jadi, Anda tidak perlu khawatir tugas SDM perusahaan jatuh ke tangan orang yang salah dan membuatnya terbengkalai.
Akses ke talent global
Penyedia jasa HR BPO mempunyai jaringan dan akses yang luas ke talent pool, sehingga memungkinkan bagi Anda untuk mendapatkan kandidat terbaik bagi perusahaan. Penyedia jasa HR BPO mengetahui tren, kondisi, tantangan, serta peluang di pasar tenaga kerja negara tempat mereka beroperasi. Tak heran jika mereka mampu menyediakan talenta terbaik yang berkualitas bagi bisnis Anda. Perlu Anda ketahui, talenta yang berkualitas akan meningkatkan produktivitas perusahaan Anda.
Mitigasi risiko
Dalam fungsi SDM, ada beberapa dokumen hukum yang cukup rumit dan berisiko denda atau tuntutan hukum jika tidak dikelola dengan tepat. Penyedia HR BPO mempunyai tim khusus yang dapat membantu menangani semua dokumen hukum, mengarsipkan, dan menyederhanakan proses tersebut agar perusahaan Anda mematuhi peraturan dan undang-undang yang berlaku, serta terhindar dari risiko hukum.
Meringankan beban karyawan internal
Dengan mendelegasikan beberapa tugas SDM kepada pihak jasa HR BPO, secara tidak langsung beban karyawan internal Anda pun menjadi berkurang. Mereka dapat lebih fokus pada tugas utama atau inti SDM tanpa harus menangani begitu banyak pekerjaan administrasi tambahan. Hal ini biasa terjadi pada perusahaan berskala kecil seperti startup, dimana para karyawannya cenderung merangkap beberapa pekerjaan agar dapat tetap berjalan. Sayangnya, kondisi seperti ini hanya akan menambah bebas mereka dan membuat mereka tidak fokus dengan pekerjaan utamanya.
Jenis Vendor HR BPO
Dilansir dari Time Doctor, secara umum ada dua jenis vendor atau penyedia jasa HR BPO, yaitu:
Human Resource Outsourcing (HRO) firms
Jenis yang pertama yaitu HRO atau Human Resource Outsourcing yang membantu tugas-tugas SDM klien seperti penggajian, pajak, dan rekrutmen tenaga kerja. Beban kerja yang mereka tangani sebagian besar sudah ditentukan, sehingga Anda tetap bisa memegang kendali atas semua keputusan utama admin SDM.
Vendor HRO hanya melakukan tugas yang Anda berikan dan membebankan biaya kepada Anda. Namun, Anda tetap harus menangani sendiri semua implikasi pajak dan hukum yang dihasilkan dari aktivitas SDM Anda. Dengan kata lain, HRO tidak bisa membantu Anda dalam mengelola masalah hukum terkait fungsi SDM perusahaan.
Professional Employer Organizations (PEO)
Jenis vendor HR BPO berikutnya yaitu PEO atau Professional Employer Organizations. Berbeda dengan HRO, PEO ini akan mengambil alih seluruh proses SDM bisnis Anda, mulai dari perekrutan hingga manajemen kinerja. Jika Anda mengalihdayakan tugas kepada PEO, mereka juga akan ikut bertanggung jawab atas proses pengambilan keputusan terkait SDM. Sehingga, hal ini berlaku juga bagi mereka untuk mengambil kendali penuh atas pengajuan pajak dan pengelolaan masalah hukum dari aktivitas SDM Anda.
Layanan SDM Apa yang Diberikan oleh HR BPO?
Ada banyak aktivitas atau tugas SDM yang bisa Anda alihkan kepada pihak penyedia jasa HR BPO. Berikut ini adalah beberapa layanan SDM yang paling banyak diminati oleh perusahaan klien:
Penggajian dan administrasi pajak
Bukan rahasia lagi jika tugas administrasi SDM begitu banyak dan melelahkan. Apalagi jika harus berurusan dengan pajak yang tak terhitung jumlahnya serta kewajiban hukum. Karena ini adalah aktivitas vital, maka Anda membutuhkan seseorang yang berpengalaman dan sudah terlatih menangani hal ini. Alih-alih mengelola aktivitas ini sendirian dan berisiko membebani tim, akan lebih baik jika Anda mendelegasikannya kepada penyedia jasa HR BPO. Mereka akan membantu Anda mengelola pajak dan gaji karyawan dengan cara:
- Membayar gaji karyawan, tunjangan dan pajak yang relevan.
- Melakukan pengajuan pajak dan dokumentasi lainnya dengan otoritas.
- Menyelesaikan masalah yang timbul terkait gaji, tunjangan, dan pajak karyawan.
Merekrut talenta berbakat
Seperti yang kita ketahui, proses rekrutmen sangat panjang dan menghabiskan banyak biaya. Akan lebih baik jika Anda mengalihdayakan tugas ini kepada perekrut ahli untuk membantu menemukan dan menyaring kandidat secara menyeluruh. Sebagian besar perusahaan biasanya melibatkan manajer senior untuk menangani kegiatan rekrutmen. Sebenarnya tidak ada salahnya melibatkan mereka ikut serta dalam proses perekrutan, namun hal ini hanya akan menambah beban kerja mereka.
Oleh karena itu, HR BPO hadir untuk membantu memilih kandidat dengan hati-hati, sesuai dengan persona dan kualifikasi yang diinginkan, serta menemukan kandidat potensial bagi perusahaan. Dalam kegiatan rekrutmen, mereka akan mengelola beberapa tugas yang meliputi:
- Pemasangan lowongan iklan
- Memfilter aplikasi
- Melakukan wawancara
- Negosiasi penawaran
- Pelatihan karyawan
Solusi outsourcing SDM lengkap
Penyedia jasa HR BPO dapat mengambil alih seluruh proses SDM suatu bisnis untuk mengurangi beban kerja karyawannya. Mereka akan merencanakan strategi bisnis SDM dan menyusun pendekatan keseluruhan proses SDM terhadap bisnis. Paket layanan ini mencakup semua tugas-tugas SDM, mulai dari perekrutan, administrasi tunjangan karyawan, hingga menjaga kepatuhan hukum. Layanan ini akan sangat cocok bagi bisnis kecil yang membutuhkan perombakan SDM secara menyeluruh. Dengan begitu, mereka dapat lebih fokus untuk mengembangkan bisnisnya tanpa perlu memikirkan hal-hal diluar inti bisnis.
Kelemahan HR BPO
Walaupun HR BPO memberikan banyak manfaat bagi bisnis, namun ada beberapa kelemahan atau risiko yang mungkin akan terjadi. Di antaranya yaitu:
Resistensi karyawan
Salah satu manfaat mempunyai departemen SDM internal adalah jika ada masalah terkait SDM dapat Anda simpan sendiri dan menjadi rahasia perusahaan. Setiap kali karyawan mempunyai masalah, mereka bisa berkonsultasi ke departemen SDM dan tim akan membantu menyelesaikannya. Namun, bagaimana jika Anda mengalihdayakan seluruh tugas SDM kepada pihak eksternal?
Karena Anda tidak mempunyai tim SDM internal, maka karyawan terpaksa harus pergi ke pihak eksternal untuk membantu menangani masalahnya. Beberapa karyawan mungkin tidak akan nyaman membicarakan masalah pribadinya, terutama terkait pekerjaan kepada orang yang bukan dari perusahaannya. Tak jarang dari mereka khawatir apakah privasinya dapat dijaga dengan baik atau tidak oleh pihak eksternal.
Potensi masalah kerahasiaan
Departemen SDM pasti menangani banyak sekali informasi sensitif seperti keluhan karyawan, informasi pribadi, dan catatan keuangan mereka. Sangat penting bagi Anda untuk menjaga kerahasiaan informasi tersebut dan tidak membiarkannya jatuh ke tangan yang salah. Masalahnya, saat Anda mengalihdayakan aktivitas SDM perusahaan kepada penyedia jasa HR BPO, mereka dapat mengakses catatan tersebut. Oleh karena itu, Anda harus selektif dalam memilih vendor HR BPO, pastikan mereka dapat menjaga kerahasiaan informasi perusahaan. Pastikan mereka mempunyai teknologi terbaru dan kebijakan ketat terkait kerahasiaan informasi klien.
Sulit memantau aktivitas SDM
Ketika Anda menjalankan tim internal untuk mengelola kegiatan SDM, tentu Anda mudah memantau pekerjaan mereka karena berada di kantor yang sama. Namun, bagaimana jika kegiatan SDM itu Anda alihkan kepada pihak penyedia jasa HR BPO yang jaraknya mungkin ribuan mil dari kantor Anda?
Hal ini mungkin akan membuat Anda kesulitan mengetahui secara langsung produktivitas tim HR BPO, bagaimana cara mereka bekerja, dan lain sebagainya. Untuk masalah ini, Anda bisa menanganinya dengan menggunakan alat pemantauan kinerja atau melakukan weekly report secara rutin tiap minggunya.
Alat yang Digunakan dalam HR BPO
Biasanya, penyedia HR BPO menggunakan alat tertentu untuk membantu mengelola aktivitas terkait SDM. Berikut ini adalah beberapa contoh alat sering mereka gunakan:
Sage Human Resource Management System (HRMS)
Salah satu alat yang sering digunakan oleh tim HR BPO adalah Sage HRMS. Alat ini menangani berbagai tugas sebagai perangkat lunak SDM untuk startup atau UMKM. Di dalamnya mencakup manajemen talent, pemrosesan penggajian, tunjangan karyawan, pembelajaran, absensi karyawan, dan peraturan.
Trello
Mungkin Anda sudah tidak asing lagi dengan aplikasi yang satu ini. Trello merupakan alat kolaborasi visual yang digunakan untuk merencanakan proyek dan tugas. Melalui Trello, Anda bisa mengidentifikasi dan memantau proyek bersama secara terorganisir. Untuk Trello yang berbasis web bisa Anda integrasikan dengan beberapa aplikasi lain seperti Slack, Google Drive, atau GitHub.
Dialpad Meetings
Beberapa penyedia jasa HR BPO menggunakan perangkat lunak ini untuk meeting atau konferensi online. Dalam aplikasi ini, Anda bisa melakukan panggilan suara, video, dan ruang obrolan. Dialpad Meetings memungkinkan penggunanya untuk berpartisipasi dalam rapat online tanpa kata sandi. Sebagian profesional SDM juga menggunakan platform ini untuk wawancara dan pertemuan dengan karyawan atau kandidat. Aplikasi sejenis ini yang bisa Anda gunakan yaitu Zoom, Google Meet, atau Microsoft Teams.
Zoho People
Aplikasi yang satu ini menawarkan fitur drag-and-drop untuk beberapa aktivitas SDM seperti manajemen cuti. Solusi cloud berbasis HRMS ini dapat membantu Anda menyesuaikan jenis cuti yang dapat diajukan oleh karyawan secara online. Selain manajemen cuti, Zoho People dapat melacak kehadiran karyawan, penjadwalan shift, dan menyediakan laporan absensi.
HR Partner
Aplikasi HR Partner menyediakan semua proses SDM yang dibutuhkan oleh bisnis dan membantu menghemat waktu pekerjaan administratif. Beberapa solusi yang disediakan yaitu timesheet, employee portal, onboarding checklists, hingga monitoring kandidat. Aplikasi ini cocok digunakan untuk perusahaan berskala kecil seperti startup, karena cukup membantu seluruh aktivitas SDM.
4 Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Memilih HR BPO
Jika Anda tertarik untuk mengalihdayakan tugas dan aktivitas SDM kepada pihak penyedia jasa HR BPO, Anda perlu mempertimbangkan 4 hal ini terlebih dahulu, yaitu:
Tujuan
Hal pertama yang harus Anda pertimbangkan adalah tujuan dari pengalihdayaan fungsi SDM. Pikirkan terlebih dahulu, apakah Anda ingin mempunyai banyak waktu, tenaga, dan biaya untuk melakukan aktivitas yang menghasilkan keuntungan? Apakah Anda membutuhkan bantuan dari luar untuk mempromosikan kesejahteraan tempat kerja dan kepuasan karyawan? Atau apakah Anda ingin mendapatkan talenta terbaik bagi perusahaan?
Buatlah daftar tujuan Anda untuk mengalihdayakan fungsi SDM. Hal ini bertujuan untuk memudahkan Anda memilih tugas atau aktivitas SDM mana yang perlu didelegasikan kepada pihak eksternal dan dapat membantu perkembangan bisnis perusahaan.
Jenis kegiatan yang dialihdayakan
Menyambung dari poin sebelumnya, Anda juga perlu memahami tugas-tugas SDM apa saja yang perlu dialihkan. Penyedia jasa HR BPO menawarkan berbagai layanan outsourcing SDM. Anda bisa menggunakan sebagian atau semua layanan tersebut tergantung dari kebutuhan perusahaan. Misalnya, karena perusahaan Anda merupakan startup kecil, maka Anda bisa mengalihkan seluruh kegiatan SDM kepada vendor agar bisa fokus pada bisnis utama yang sedang dikembangkan. Atau mungkin Anda memilih untuk menyerahkan beberapa fungsi seperti perekrutan dan penggajian kepada vendor, karena Anda masih ingin memegang kendali aktivitas SDM perusahaan.
Zona waktu
Perhatikan zona waktu dari perusahaan HR BPO yang ingin Anda ajak kerja sama. Apakah Anda berada dalam zona waktu yang sama atau selisih beberapa jam. Dengan mengetahui jam kerja vendor, Anda dapat menyesuaikan waktu respons untuk proses kompensasi, penggajian, pensiun, maupun asuransi. Fungsi-fungsi tersebut dapat menimbulkan adanya keluhan dan ketidakpuasan karyawan jika sering terjadi keterlambatan balasan karena perbedaan zona waktu.
Privasi data
Hal terakhir yang harus Anda pertimbangkan sebelum memilih perusahaan HR BPO adalah privasi data. Menggunakan jasa outsourcing berarti Anda harus mentransfer tugas tertentu kepada penyedia HR BPO, termasuk informasi karyawan. Pastikan mereka mempunyai teknologi dan protokol keamanan yang ketat untuk mengamankan data. Anda juga harus menekankan privasi dan keamanan dalam kontrak atau perjanjian layanan.
Tips Memilih Vendor HR BPO yang Tepat
Jika Anda masih ragu dan takut menggunakan jasa HR BPO, coba terapkan tips berikut agar memperoleh vendor HR BPO yang tepat:
Pilih skala/ukuran yang tepat
Jika perusahaan Anda berskala kecil seperti startup, maka pilihlah perusahaan outsourcing dengan ukurang tepat untuk jumlah karyawan Anda. Tujuannya adalah agar mereka dapat fokus pada kebutuhan Anda. Jika Anda bekerja sama dengan perusahaan BPO besar, namun bisnis Anda kecil, maka kemungkinan Anda tidak akan diprioritaskan, sebab mereka cenderung mengutamakan klien dengan kebutuhan tingkat tinggi.
Sesuaikan dengan industri Anda
Tips kedua yaitu pilihlah perusahaan BPO yang mempunyai pengetahuan dan pengalaman luas di sektor industri bisnis Anda. Hal ini bertujuan agar layanan dan solusi yang diberikan efektif serta linier bagi bisnis Anda. Mereka pasti sudah memahami tren, tantangan, dan peluang terkait SDM secara khusus di industri Anda. Jadi, Anda tidak akan mengalami ketidakcocokan atau masalah dalam pekerjaan mereka.
Cari yang menyediakan banyak layanan
Selanjutnya, Anda bisa mencari perusahaan BPO yang menawarkan berbagai layanan SDM, seperti perekrutan, manajemen kinerja, payroll, dan lain sebagainya. Anda pun menjadi punya banyak pilihan dalam mendelegasikan tugas SDM tertentu kepada mereka. Biasanya, penyedia jasa HR BPO yang menyediakan berbagai layanan menandakan mereka sudah memiliki banyak pengalaman dalam membantu mengelola proses bisnis terkait sumber daya manusia.
Pilih yang kredensialnya sangat baik
Untuk mendapatkan layanan SDM yang berkualitas, Anda harus memilih perusahaan jasa HR BPO dengan kredensial yang menunjukkan keahlian mereka. Anda bisa melihat seberapa kredibelnya mereka dengan memastikan apakah mereka sudah bersertifikasi dan mempunyai keanggotan organisasi industri atau belum. Misalnya Asosiasi Sumber Daya Manusia Nasional, atau Asosiasi Profesional Administrasi Internasional.
Pastikan mempunyai rekam jejak bagus
Selain dari kredensialnya, Anda juga bisa melihat rekam jejaknya selama ini. Dengan siapa saja mereka pernah bekerja sama, bagaimana penilaian kliennya terhadap layanan yang mereka berikan, dan lain sebagainya. Cari tahu ulasan atau review online dari para kliennya untuk meyakinkan Anda terhadap perusahaan BPO tersebut. Keyakinan Anda pada mereka akan lebih besar jika Anda berkolaborasi dengan penyedia yang mempunyai reputasi baik.
Koordinasikan dengan karyawan internal
Tidak ada salahnya Anda berkoordinasi terlebih dahulu dengan karyawan internal Anda sebelum memilih perusahaan jasa HR BPO. Beberapa diantara mereka pasti mempunyai pengetahuan lebih terkait tujuan perusahaan dan aktivitas bisnis. Sehingga, secara tidak langsung mereka lebih mengerti akan kebutuhan para karyawannya.
Diskusikan kira-kira tugas atau peran apa yang akan dialihkan, perusahaan HR BPO mana saja yang cocok dengan tujuan perusahaan, sehingga Anda bisa memperoleh perusahaan BPO yang tepat.
Baca Juga: Tips Memilih Perusahaan Outsourcing Berkualitas Dan Terpercaya
Nah, itulah penjelasan mengenai HR BPO (Business Process Outsourcing) yang bisa Anda gunakan untuk membantu tugas-tugas SDM perusahaan. Tertarik untuk mendapatkan layanan HR BPO terbaik dan berkualitas tinggi? Kunjungi langsung laman MyRobin sekarang juga!