Mencari project manager yang memiliki keterampilan, pengalaman, dan sesuai dengan budaya perusahaan Anda tidak semudah memposting lowongan pekerjaan.
Anda perlu bertemu dengan kandidat potensial dan mencari tahu apakah mereka cocok untuk pekerjaan tersebut. Di sinilah pentingnya memiliki pertanyaan wawancara manajer proyek yang tepat.
Pertanyaan wawancara manajer proyek akan membimbing proses pengambilan keputusan Anda. Dalam artikel ini MyRobin akan menjelaskan secara lengkap mengenai contoh pertanyaan wawancara project manager yang dapat Anda gunakan dan sesuaikan untuk membantu proses rekrutmen Anda. Simak selengkapnya disini!
Apa itu Project Manager
Sebelum membahas template pertanyaan interview, ada baiknya Anda memahami project manager terlebih dahulu.
Seorang manajer proyek adalah seorang profesional yang mengorganisir, merencanakan, dan melaksanakan proyek sambil memperhitungkan anggaran dan jadwal.
Project manager memimpin seluruh tim, mendefinisikan tujuan proyek, berkomunikasi dengan para stakeholder, serta memastikan proyek berjalan lancar.
Manajer proyek dapat menjalankan berbagai proyek dalam berbagai bidang, seperti misalnya kampanye pemasaran, membangun gedung, mengembangkan sistem komputer, atau meluncurkan produk baru.
Apa yang Dilakukan Seorang Project Manager?
Sebuah proyek biasanya dibagi menjadi lima fase berbeda: inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, dan penutupan.
Sepanjang siklus proyek, manajer proyek bertanggung jawab untuk:
- Mendefinisikan ruang lingkup proyek
- Memastikan berada sesuai jadwal
- Merencanakan biaya proyek dan menjalankan sesuai anggaran
- Mengelola sumber daya proyek (termasuk tim dan pekerja)
- Mendokumentasikan kemajuan proyek
- Berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan
- Menilai risiko
- Menangani masalah
- Memimpin penjaminan kualitas
Skill dan Kualifikasi yang Dibutuhkan Project Manager
Seorang Project Manager memainkan peran kunci dalam kesuksesan perusahaan, karena itu wajib bagi mereka untuk memiliki kemampuan-kemampuan ini:
- Kepemimpinan: Project Manager akan memimpin tim untuk mencapai tujuan, karena itu diperlukan kemampuan kepemimpinan yang kuat.
- Komunikasi: Project Manager seringkali menjadi garda depan dalam berkomunikasi dengan anggota tim, vendor, pemangku kepentingan, hingga pelanggan.
- Organisasi: Kemampuan Project Manager Untuk memprioritaskan dan melakukan banyak tugas sekaligus akan membuat proyek berjalan lancar.
- Berpikir Kritis: Kemampuan menganalisis dan mengevaluasi situasi secara kritis sangat penting bagi Project Manager untuk membantu mencegah masalah sebelum terjadi.
- Humor: Mendekati sebuah proyek dengan sikap positif dapat mengurangi stres dan memberikan energi kepada tim sangat penting bagi seorang Project Manager.
Template Pertanyaan Interview Project Manager
Berikut adalah template pertanyaan interview project manager yang dapat Anda gunakan untuk merekrut project manager sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Silahkan sesuaikan template ini dengan kebutuhan perekrutan Anda
Ceritakan tentang diri Anda
Pertanyaan ini sangat umum ditanyakan dalam wawancara dan merupakan cara bagus untuk memulai percakapan. Dari sini, Anda dapat memperoleh informasi penting mengenai pengalaman, keterampilan, dan pendidikan kandidat.
Anda juga bisa mendapatkan gambaran seberapa baik individu ini akan beradaptasi dengan peran manajer proyek di organisasi Anda. Cara baik untuk melakukannya adalah meminta kandidat menceritakan sedikit tentang masa lalu, saat ini, dan harapan pekerjaan manajemen proyek mereka di masa depan.
Ceritakan tentang latar belakang Anda, baik secara pribadi dan profesional
Penting untuk mendapatkan gambaran singkat tentang pelamar untuk lebih memahami resume manajer proyek mereka.
Mengetahui kisah hidup mereka akan mengungkap keterampilan interpersonal dan bagaimana mereka mungkin merespons masalah di tempat kerja, serta apakah mereka akan cocok dengan budaya perusahaan.
Seperti apa proyek ideal anda
Pertanyaan ini akan memberitahu Anda jenis proyek yang mereka sukai, yang dapat memberikan gambaran lebih baik tentang jenis metodologi manajemen proyek yang menarik bagi mereka.
Pertanyaan ini dapat membantu Anda menempatkan manajer proyek pada proyek yang tepat, atau membantu mereka beradaptasi dengan tim proyek yang Anda sediakan untuk mereka kelola.
Pernahkah Anda bekerja di industri ini sebelumnya?
Apakah kandidat memiliki pengalaman manajemen proyek di industri Anda? Hal ini penting untuk ditanyakan karena sebagian besar manajemen proyek memiliki kesamaan antara satu industri dengan industri lainnya.
Sehingga Anda dapat mengetahui apakah mereka memiliki pengalaman dengan metode manajemen proyek yang digunakan perusahaan Anda atau mungkin memiliki keterampilan manajemen risiko yang tepat untuk mengelola proyek Anda.
Apakah Anda pernah mengelola tim secara remote?
Tidak semua proyek dilaksanakan di satu lokasi dan pekerja remote sangat umum saat ini, sehingga banyak manajer proyek mungkin tidak pernah bertemu dengan anggota tim mereka setidaknya secara langsung, tetapi mereka tetap dapat bekerja sama menggunakan perangkat lunak manajemen proyek.
Selain itu, ada sumber daya yang perlu di outsource, baik karyawan maupun proses bisnis yang melibatkan teknik manajemen sumber daya yang berbeda.
Mengetahui bagaimana kandidat mengelola tim dan sumber daya dapat membantu Anda mendapatkan gambaran tentang keterampilan kepemimpinan mereka.
Meskipun memiliki kemungkinan praktik yang berbeda antara perusahaan Anda dengan penyedia layanan outsourcing pekerja dan proses bisnis. Outsourcing dan BPO dapat memberikan manfaat besar bagi efisiensi dan efektivitas operasional. Hal ini dapat mencakup penghematan biaya, peningkatan fokus pada kegiatan inti perusahaan, dan akses ke tenaga ahli di berbagai bidang.
Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. Kami dapat menyalurkan pekerja profesional dari berbagai bidang sesuai dengan kebutuhan Anda kurang dari 24 jam. Pelajari selengkapnya produk dan layanan MyRobin disini!
Bagaimana Proyek Terakhir Anda Berakhir?
Pertanyaan ini bertujuan untuk mengetahui pengalaman dan pelajaran apa yang mereka peroleh dari proyek tersebut. Semua tentang manajemen proyek adalah pengalaman belajar, dan setiap proyek memberikan pelajaran dari mana seorang manajer proyek yang baik dapat berkembang.
Bagaimana Anda Mengatur Prioritas Tugas dalam Sebuah Proyek?
Manajemen tugas sangatlah penting. Akan ada lebih banyak pekerjaan baru dalam sehari daripada yang bisa diselesaikan, jadi seorang manajer proyek yang baik harus menentukan apa yang penting dan apa yang bisa ditinggalkan jika diperlukan. Mengetahui bagaimana kandidat membuat keputusan manajemen waktu dan manajemen tugas ini akan membuktikan minat dan memberikan informasi berharga.
Bagaimana Anda Mendorong Kolaborasi Tim?
Pertanyaan ini merupakan cara yang baik untuk menilai pengetahuan dasar kandidat tentang kepemimpinan dan manajemen tim, serta kemampuan mereka menggunakan perangkat lunak manajemen kerja modern dan aplikasi kolaborasi tim. Manajer proyek perlu menggunakan alat untuk berkomunikasi dengan anggota tim mereka, apakah mereka tim tradisional, tim jarak jauh, atau tim hybrid.
Apa Proyek Paling Menantang, dan Bagaimana Anda Mengelolanya?
Pertanyaan ini mengubah percakapan dari teori ke praktik. Anda dapat melihat bagaimana manajer proyek merespon masalah nyata untuk membantu menentukan bagaimana mereka akan mengelola proyek di organisasi Anda.
Pertanyaan ini juga memberikan gambaran tentang pengalaman manajemen proyek seseorang, seperti bagaimana mereka memimpin tim dan menangani konflik.
Apa kesalahan terbesar yang pernah Anda buat dalam suatu proyek?
Setiap orang melakukan kesalahan; karakter seseorang terlihat dari cara mereka mengatasi kesalahan tersebut. Pertanyaan wawancara manajemen proyek ini memungkinkan Anda pertama-tama untuk menilai kejujuran calon karyawan.
Bagaimanakah gaya kepemimpinan Anda?
Berbicara tentang mengelola proyek pasti akan membawa kita pada diskusi tentang gaya kepemimpinan. Ada banyak cara untuk memimpin, dan setiap cara memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Tergantung pada proyeknya, seorang manajer proyek mungkin harus memilih dan menentukan bagaimana mereka memimpin, mulai dari pendekatan otoriter hingga kepemimpinan pelayan. Lihat seberapa paham mereka tentang teknik kepemimpinan dan bagaimana mereka menerapkannya dalam manajemen proyek.
Bagaimanakah gaya komunikasi Anda?
Seorang manajer proyek tidak akan efektif jika memiliki keterampilan komunikasi yang buruk. Mereka harus dapat berkomunikasi dengan anggota tim, pemangku kepentingan, pemasok, dll.
Berbeda kelompok, berbeda gaya komunikasi juga, contohnya pemangku kepentingan ingin mendapatkan gambaran umum rencana manajemen proyek, sementara anggota tim membutuhkan lebih banyak detail. Jika seorang manajer proyek tidak dapat berkomunikasi dengan jelas, proyek sudah condong ke kegagalan sebelum dimulai.
Bagaimana Anda mencari bantuan di luar tim proyek?
Pertanyaan ini akan memberikan informasi tentang keterampilan kepemimpinan dan komunikasi dari kandidat manajer proyek Anda. Beberapa manajer proyek mungkin akan berpikir bahwa Anda menginginkan orang yang benar-benar mandiri dan mengandalkan sumber daya internal.
Namun, manajer proyek yang lebih terampil adalah mereka yang tahu kapan mereka membutuhkan bantuan dari mentor atau jaringan profesional.
Bagaimana Anda mencapai kesepakatan dengan tim?
Di mana ada orang, di situlah konflik, dan bahkan proyek terbaik pun memiliki masalah. Tim yang baik bekerja sama dan saling percaya. Jika ada masalah antara dua atau lebih anggota tim proyek, masalah tersebut harus diselesaikan dengan cepat.
Namun, hal ini juga bisa berlaku untuk pemangku kepentingan, pemasok, dll. Seorang manajer proyek harus setidaknya memahami bagaimana cara menyelesaikan konflik dengan cepat.
Apakah Anda melakukan delegasi tugas?
Hal terakhir yang Anda inginkan adalah seorang manajer proyek yang membawa semua tanggung jawabnya sendiri.
Namun, ini adalah pertanyaan yang agak licik atau setidaknya memiliki pertanyaan tersembunyi di dalamnya.
Yang sebenarnya harus Anda ketahui bukanlah apakah mereka melakukan delegasi, tetapi bagaimana mereka mendistribusikan pekerjaan kepada anggota tim mereka. Ini adalah cara yang baik untuk menyingkirkan manajer yang terlalu banyak melakukan micromanagement.
Bagaimana Anda mengelola anggota tim yang tidak bekerja sesuai potensinya?
Terkadang, terlepas dari seberapa banyak tindakan pencegahan yang Anda lakukan untuk menyusun tim proyek yang terampil dan berpengalaman, ada orang yang tidak mencapai kinerja optimal.
Ketika proyek sudah berjalan, Anda tidak punya waktu untuk berhenti dan menyusun ulang tim Anda. Sebaliknya, manajer proyek harus menggunakan teknik pemecahan masalah dan keterampilan komunikasi untuk mengatasi masalah tersebut. Hal ini dapat terjadi bahkan dengan tim proyek terbaik, sehingga manajer proyek yang mumpuni akan tahu bagaimana mengatasi kinerja yang kurang optimal.
Bagaimana Anda mengatasi kelebihan beban atau kinerja di bawah standar?
Mudah untuk melupakan bahwa manajer proyek juga manusia. Mereka dipekerjakan untuk melakukan proses manajemen proyek dan memimpin proyek menuju kesuksesan, tetapi mereka juga bisa mengalami hambatan yang sama seperti anggota tim lainnya selama siklus hidup proyek.
Perbedaan antara manajer proyek yang baik dan yang luar biasa adalah kemampuan mereka untuk memantau diri sendiri dan merespons secara proaktif terhadap penurunan kinerja.
Bagaimana Anda bekerja dengan pelanggan, sponsor, dan pemangku kepentingan?
Bahkan manajer proyek harus bertanggung jawab kepada seseorang. Menanggapi eksekutif, sponsor proyek, dan pemangku kepentingan memerlukan pendekatan yang berbeda daripada yang mereka gunakan dengan tim dan pemasok.
Salah satu tugas mereka termasuk mengelola pemangku kepentingan yang memiliki posisi otoritas terhadap manajer proyek. Hal ini membutuhkan pendekatan yang halus.
Jika proyek tidak sesuai jadwal, bagaimana cara membawanya kembali ke jalur yang benar?
Mengetahui bahwa sebuah proyek tidak sesuai jadwal sama pentingnya dengan kemampuan untuk membawa proyek kembali ke jalur yang benar.
Begitu seorang manajer proyek menyadari perbedaan antara jadwal proyek aktual dan baseline jadwal yang diestimasi dalam rencana proyek, mereka perlu mengambil tindakan, seperti mempercepat proyek atau melakukan pemadatan waktu (crashing).
Setiap manajer proyek yang layak dipekerjakan akan dapat menjawab ini dengan rincian yang praktis. Pada jenis pertanyaan seperti ini, lebih baik menjawab dengan metode STAR.
Apakah Anda memiliki pengalaman dalam mengelola anggaran?
Penting untuk mengeksplorasi aspek khusus dari pengalaman manajemen proyek kandidat Anda. Secara alami, jika kandidat memiliki keterampilan khusus, hal tersebut akan diuraikan secara singkat dalam resume.
Namun, ini adalah kesempatan Anda untuk mendapatkan pemahaman lebih mendalam mengenai pengalaman mereka berurusan dengan pengelolaan anggaran.
Manajer proyek dikenal sebagai perencana. Mereka membuat jadwal proyek dan memimpin tim menuju kesuksesan. Namun, seringkali mereka berurusan dengan hal yang melibatkan uang, jadi mereka seharusnya tahu bagaimana mengelola anggaran proyek.
Bagaimana Anda tahu proyek sedang berjalan tidak sesuai jalur?
Setiap proyek mengalami kendala di sepanjang jalan, namun tidak semua manajer proyek menyadari keterlambatan tersebut sampai anggaran proyek atau jadwal proyek terpengaruh.
Kemampuan untuk memantau dan melacak kemajuan proyek dan segera mengetahui jika proyek tidak memenuhi patokan yang Anda tetapkan dalam fase perencanaan proyek mungkin merupakan tugas terpenting dari seorang manajer proyek.
Penting juga untuk melihat apakah calon manajer proyek memiliki pengalaman menerapkan rencana manajemen risiko untuk mengatasi risiko dan menjaga proyek sesuai anggaran dan jadwal. Project Manager memiliki dasbor proyek untuk membantu manajer proyek melihat masalah sebelum menjadi masalah serius.
Metodologi manajemen proyek apa yang Anda lebih sukai?
Ada hampir sebanyak cara untuk mengelola proyek seperti proyek itu sendiri. Mulai dari metode tradisional seperti waterfall hingga metodologi hybrid, Anda ingin manajer proyek yang memahami berbagai cara bekerja. Dan yang lebih penting, apakah mereka dapat menggunakan metodologi manajemen proyek yang paling sesuai dengan pekerjaan yang sedang dijalankan?
Tips Memilih Kandidat Project Manager
Project Manager bertanggung jawab untuk menyelesaikan setiap proyek tepat waktu sesuai anggaran, sumber daya, dan deadline yang telah ditentukan. Manajer proyek mengkoordinasikan sumber daya internal dan pihak ketiga/vendor untuk menjalankan proyek dengan lancar.
Anda harus menilai kandidat Anda berdasarkan keterampilan kunci yang dibutuhkan manajer proyek, seperti keahlian dan familiaritas dengan perangkat lunak manajemen proyek, dan metodologi yang digunakan (Agile, Waterfall, dll).
Tujuan wawancara Anda adalah untuk menilai keterampilan interpersonal dan penilaian situasional mereka.
Keterampilan komunikasi interpersonal yang baik juga sangat penting untuk peran ini. Manajer proyek Anda akan bertanggung jawab untuk berinteraksi dengan tim, semua vendor terkait proyek, dan semua pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.
Manajer proyek juga akan bertanggung jawab atas pengumpulan dan penyajian hasil. Kegiatan sehari-hari mereka akan mencakup negosiasi tentang cakupan dan sumber daya proyek, mengelola alur komunikasi kepada tim secara jelas, siap bertanggung jawab atas segala hal yang mungkin berjalan tidak lancar, dan menyelesaikan konflik pendapat.
Manajer proyek yang ideal adalah orang yang punya cara kerja yang kokoh namun fleksibel saat ada masalah besar. Kadang-kadang, ini berarti mereka diharuskan untuk melakukan sesuatu yang berbeda dari rencana awal.
Oleh karena itu, pertanyaan-pertanyaan ini dibuat untuk memahami bagaimana manajer proyek menangani situasi yang tak terduga. Pertanyaan ini berkaitan dengan keadaan khusus dan hanya bisa dijawab dengan baik oleh orang yang pernah mengalami situasi serupa di pekerjaan sebelumnya.
Demikian artikel mengenai template pertanyaan interview project manager. Baca artikel menarik lainnya terkait HRD, bisnis, hingga karir dan pekerjaan hanya di Blog MyRobin.