Tahap terakhir dalam proses rekrutmen yang perlu dilakukan oleh HR adalah melakukan orientasi karyawan. Yap, tidak hanya sampai tahap interview atau negosiasi gaji saja, namun HR harus membantu dan mengurus masa-masa awal karyawan baru bekerja, salah satunya orientasi karyawan ini.
Apa saja yang dilakukan dalam orientasi karyawan? Bagaimana cara agar orientasi karyawan dapat berjalan lancar? Daripada penasaran, yuk simak langsung penjelasannya di sini!
Apa Itu Orientasi Karyawan?
Orientasi karyawan merupakan sebuah proses pengenalan yang disediakan oleh perusahaan untuk karyawan baru berupa informasi dan pemahaman terkait perusahaan beserta tujuannya.
Orientasi karyawan atau yang disebut juga dengan masa trial kerja ini di dalamnya menjelaskan berbagai informasi yang wajib diketahui oleh karyawan baru, seperti tujuan perusahaan, sejarah perusahaan, visi misi, kebijakan dan prosedur perusahaan, aturan perusahaan, kondisi sosial dan budaya perusahaan, serta manfaat yang dapat diperoleh karyawan tersebut setelah bergabung dengan perusahaan.
Selain itu, melalui proses ini karyawan baru dapat mengenal pekerjaan, rekan kerja, tanggung jawab, serta tempat kerja mereka. Tujuannya agar mereka dapat bekerja dengan nyaman dalam tim, departemen, serta peran baru mereka di perusahaan.
Biasanya, orientasi karyawan dilakukan oleh supervisor, tim HR, ataupun keduanya langsung ketika masa awal kerja karyawan baru. Prosesnya dapat dibuat secara formal maupun informal, sesuai dengan kebijakan dan skala perusahaan.
Tujuan Orientasi Karyawan
Dengan orientasi karyawan sebagai tahap terakhir sebelum bergabung ke perusahaan tentu tidak mungkin diadakan tanpa tujuan tertentu. Berikut ini adalah beberapa tujuan dari diadakannya orientasi karyawan:
- Mengenalkan lingkungan kerja kepada karyawan baru.
- Mencegah timbulnya gangguan psikologis karyawan saat berada di lingkungan kerja yang baru.
- Memastikan produktivitas dan interaksi antar karyawan berlangsung dengan cepat.
- Meningkatkan rasa kepercayaan diri pada karyawan baru.
- Mempersiapkan kondisi mental karyawan, terutama karyawan fresh graduate atau baru mulai masuk di dunia kerja.
- Memberitahu berbagai peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, sehingga dapat mencegah karyawan melakukan kesalahan.
- Mempersingkat waktu proses sosialisasi antara karyawan lama dengan karyawan baru, sehingga bisa mulai bekerja bersama.
- Meminimalisir terjadinya kekacauan ketika karyawan baru menerima tugas dan tanggung jawab pertamanya.
- Mengedukasi karyawan baru mengenai pentingnya peran karyawan baru di dalam perusahaan.
Manfaat Orientasi Karyawan
Setelah mengetahui tujuan diadakannya orientasi karyawan, sekarang Anda juga perlu mengetahui manfaat dengan menerapkan orientasi karyawan pada karyawan baru. Adapun manfaat yang bisa diperoleh yaitu:
Membantu karyawan beradaptasi dengan cepat
Masuk ke dalam lingkungan baru tentu tidak mudah bagi kebanyakan orang, apalagi karyawan baru di perusahaan. Orientasi karyawan dapat menjadi solusi untuk membantu mereka agar lebih mudah beradaptasi dengan tempat kerja, rekan kerja, hingga peran dan tanggung jawabnya.
Setiap karyawan baru pasti mempunyai kepribadian berbeda-beda, biasanya orang dengan kepribadian introvert, pendiam, dan suka menyendiri akan membutuhkan waktu lebih lama untuk bisa menyesuaikan diri di lingkungan yang baru.
Melalui orientasi karyawan, mereka dapat mempersiapkan diri lebih awal untuk mengetahui bagaimana lingkungan kerjanya yang baru. Walaupun proses penyesuaian diri tidak bisa hanya 1-2 hari saja, namun kesempatan ini akan sangat berguna bagi mereka. Setidaknya, mereka sudah mengetahui apa saja yang perlu mereka lakukan sebelum bergabung dengan perusahaan.
Karyawan lebih memahami perannya
Meskipun karyawan baru melamar posisi yang sama dengan yang di kantor sebelumnya, namun tentu tugas dan pekerjaan yang dilakukan akan sedikit berbeda sesuai dengan industri, skala, serta produk yang dihasilkan perusahaan. Tahap orientasi karyawan dapat membantu karyawan baru untuk mendapatkan informasi terkait tugas apa saja yang harus mereka kerjakan.
Hal ini bertujuan agar ketika mereka mulai mendapatkan pekerjaan pertamanya, mereka sudah tau apa yang harus dilakukan dan dengan cara apa mereka bisa menyelesaikannya dengan baik.
Selain itu, Anda sebagai tim HR juga bisa membuat list of task untuk memudahkan karyawan baru mengetahui dan memahami perannya dalam bekerja secara detail. Apalagi jika karyawan tersebut belum mempunyai pengalaman kerja sama sekali di bidang tersebut.
Mengenal perusahaan lebih dalam
Manfaat secara umum adanya orientasi karyawan ini adalah untuk membantu karyawan baru mengenal perusahaan lebih dalam, termasuk tujuan, latar belakang, dan target perusahaan itu sendiri. Dengan mengetahui hal ini, karyawan baru akan tergerak dan ikut berkontribusi dalam membantu tercapainya target serta tujuan tersebut.
Di sisi lain, karyawan baru juga dapat memahami seberapa besar peran mereka dalam perkembangan serta kemajuan perusahaan jika mereka benar-benar bekerja sesuai dengan perusahaan inginkan.
Mempermudah proses sosialisasi karyawan
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, salah satu tujuan orientasi karyawan adalah untuk bersosialisasi atau membangun komunikasi antar karyawan. Kembali lagi ke masalah karakteristik karyawan, setiap karyawan tentu memiliki kemampuan berkomunikasi yang berbeda-beda. Ada yang bisa dengan cepat membangun komunikasi dengan orang baru, ada pula yang kesulitan untuk bisa berkomunikasi dengan orang baru.
Perlu diketahui, komunikasi merupakan hal terpenting yang sangat dibutuhkan dalam kerja tim. Komunikasi yang baik antar karyawan tentu dapat memudahkan pekerjaan sehingga nantinya bisa memperoleh hasil yang maksimal. Nah, adanya orientasi karyawan ini dapat membantu karyawan baru untuk bersosialisasi dan menjalin komunikasi tanpa ragu dengan karyawan lainnya.
Karyawan baru dapat produktif
Bersambung dari poin sebelumnya, komunikasi yang baik dapat menghasilkan kerja sama tim yang baik. Nah, kerja sama tim yang baik ini tentu saja dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Jika karyawan baru mendapatkan masa orientasi yang layak dan efektif, maka mereka dapat lebih cepat dalam memahami pekerjaannya, sehingga mereka akan lebih produktif saat bekerja.
Anda sebagai HR tentu harus memahami karakteristik dari karyawan baru, mulai dari kepribadian, cara kerja, dan hal-hal lainnya. Dengan mengetahui karakteristiknya, Anda dapat membantu mereka untuk terus berkembang dan produktif. Jadi, tugas HRD tidak berhenti sampai masa orientasi selesai ya, namun berlanjut hingga mereka menjadi bagian dari perusahaan.
Langkah-langkah Program Orientasi Karyawan
Dilansir dari sleekr, ada program orientasi karyawan dapat dilakukan dalam tiga tahap, yaitu:
Pre-arrival
Pada tahap awal ini, tim HR bisa membagikan informasi terkait perusahaan seperti tujuan, budaya, kebijakan, dan hal-hal lainnya untuk dipelajari oleh karyawan baru sebelum karyawan tersebut bergabung ke dalam perusahaan.
Encounter
Tahap encounter ini merupakan tahapan dimana karyawan baru mendapatkan pemahaman secara lebih jelas dan detail mengenai perusahaan serta dihadapkan langsung pada situasi bahwa harapan dan realitas bisa jadi berbeda. Sehingga, mereka harus siap dengan kondisi apapun dan dapat menyesuaikan diri dengan cepat.
Metamorphosis
Masuk ke tahap terakhir, yaitu tahap metamorphosis, dimana karyawan baru wajib mempelajari bagaimana cara mengatasi berbagai inkonsistensi yang mereka temukan di perusahaan. Pada tahap ini, karyawan baru akan dilatih untuk bisa bekerja secara efektif, mempunyai kinerja yang baik, serta dapat menyesuaikan diri dengan nilai dan norma rekan-rekan kerjanya.
Cara Melakukan Orientasi Karyawan
Ada beberapa cara yang harus Anda lakukan agar orientasi karyawan dapat berjalan dengan baik dan efektif. Cara-cara tersebut meliputi:
Kirim email selamat datang
Sebelum hari pertama karyawan baru bekerja, kirimkan email selamat datang kepadanya. Isi email bisa berupa ucapan selamat dan betapa senangnya perusahaan menerima mereka. Tidak hanya itu saja, tambahkan juga di dalamnya informasi penting seperti akses email, sumber daya yang tersedia, bagan organisasi, alat komunikasi, dan sebagainya. Sehingga, ketika hari pertama bekerja datang, mereka bisa langsung menggunakannya. Berikut ini adalah contoh template email selama datang yang bisa Anda jadikan referensi:
Contoh 1
Email subject line: Welcome to [Your Company]
Dear [New Employee Name],
We are thrilled to have you join our team starting on [date]. At [time], [Name] will be waiting for you in the lobby of our building to welcome you. It is important to remember to bring your identification with you.
Upon your arrival, you will be given a tour of the office and shown to your workstation. You will also be introduced to your team members. We want you to feel comfortable in your new work environment, so please don’t hesitate to let us know if there is anything you need.
Your colleagues are eagerly anticipating meeting you, and we have arranged a first-day lunch so that you can get to know one another. In addition, we have a comprehensive onboarding plan in place to help you settle in quickly. You will receive your onboarding schedule shortly. If you have any requests for modifications to the schedule, please let us know.
We are excited to work with you and welcome you to our team!
Best regards,
[Your Name]
Contoh 2
Subject line: Welcome to [company name]
Dear [new hire name],
We are thrilled to welcome you to [company name]! As a reminder, your first day with us is on August 6. To join our onboarding meeting, simply click on the Zoom link provided in your calendar invite at 9 a.m. CST.
From 10 a.m. to noon, you will be participating in a virtual new hire orientation with our HR director, Sally. After this, we will have a casual Zoom call at noon, where you will have the opportunity to meet the team over lunch.
At 1:30 p.m., I will introduce you to your new hire mentor, Rick, who will be your go-to person over the next few weeks. Rick will assist you with important tasks such as logging into our time tracking software and setting up your Slack account for communication with the team. Once you are properly set up, Rick will help you get started on our training modules.
If you have any questions before your start date, please feel free to email or call me directly at [direct line number].
We are excited to have you join our team, and we look forward to seeing you on Monday!
Best regards,
[Manager signature]
Buat panggilan telepon/video
Selain mengirimkan email selamat datang, Anda juga bisa melakukan panggilan telepon atau video untuk menyambut karyawan baru sekaligus memperkenalkan diri Anda. Di sini, jelaskan proses orientasi karyawan yang akan segera mereka lakukan nantinya di hari pertama kerja. Beritahu bahwa mereka bisa menghubungi Anda selama proses orientasi berjalan atau sekedar bertanya mengenai hal-hal tertentu terkait orientasi. Jangan lupa untuk memberikan instruksi kepada mereka dengan jelas dan ringkas, sehingga mereka bisa mengikuti proses orientasi karyawan dengan baik.
Lakukan office tour
Hal ini bisa Anda lakukan jika karyawan baru bekerja menggunakan sistem WFO (Work from office). Ajak mereka untuk mengenal lingkungan kerjanya sekaligus merasakan suasana kantor dan bertemu dengan karyawan lainnya. Jika karyawan baru memang harus bekerja secara remote atau WFH (Work From Home), Anda bisa menunjukkan video atau gambar setiap ruangan serta fasilitas kantor kepada mereka.
Berikan employee kit
Jangan lupa untuk memberikan employee kit seperti ID card, seragam, peralatan kerja, kunci akses loker atau ruangan tertentu, buku peraturan perusahaan, hingga merchandise perusahaan. Jika perlu kirimkan employee kit ini sebelum hari pertama kerja, sehingga ketika datang ke kantor mereka sudah membawa hal-hal yang wajib digunakan.
Jangan berikan informasi yang berlebihan
Sebagai karyawan baru, tentu banyak informasi yang harus mereka mengerti. Namun, Anda sebagai tim HR tidak perlu membagikannya sekaligus agar mereka tidak kesulitan untuk menyerap semua informasi tersebut. Pilih mana informasi yang paling penting untuk mereka ketahui terlebih dahulu. Jadwalkan sesi informasi orientasi selama beberapa hari atau minggu. Dengan begitu, semua informasi dapat tersampaikan dengan baik tanpa ada yang terlewatkan.
Lakukan follow-up
Setelah proses orientasi selesai, Anda harus tetap melakukan follow-up kepada karyawan baru agar Anda dapat mengetahui apakah proses orientasi kemarin berjalan dengan baik dan memberikan manfaat bagi mereka. Minta mereka untuk mengisi survey dan memberikan feedback terkait proses orientasi yang sudah mereka lakukan. Melalui hal ini, Anda bisa mengetahui apa yang harus Anda lakukan berikutnya bagi mereka.
Contoh Kegiatan Orientasi Karyawan
Setiap perusahaan, pasti mempunyai cara dan kebijakan berbeda dalam melaksanakan kegiatan orientasi karyawan. Umumnya, jika perusahaan berskala kecil atau startup, orientasi karyawan akan berlangsung secara singkat dan mempunyai aturan yang lebih sedikit. Sehingga, terkadang perusahaan seperti ini hanya membutuhkan satu hari untuk menyelesaikan kegiatan orientasi dan mengenalkan seluruh anggota tim kepada karyawan baru. Berbeda halnya jika perusahaan yang besar, biasanya mereka mempunyai banyak kegiatan orientasi dan berlangsung beberapa hari atau minggu.
Berikut ini adalah beberapa contoh kegiatan orientasi karyawan yang sering diterapkan oleh perusahaan:
Pertemuan one-on-one
Jenis kegiatan orientasi karyawan yang pertama yaitu pertemuan one-on-one atau langsung dengan tim HR atau anggota tim yang akan bekerja dengan mereka. Sebagai tim HR, Anda bisa menggunakan cara ini untuk meninjau agenda program orientasi, membuat perjanjian, dan membahas deskripsi pekerjaan mereka.
Terhubung dengan rekan kerja baru
Salah satu cara agar karyawan baru dapat mengenal rekan kerjanya adalah dengan terhubung secara langsung, misalnya melalui panggilan video untuk mengetahui wajah dan personality masing-masing. Di sini, Anda bisa sebagai perantara bagi karyawan baru dengan karyawan yang akan bekerja dengannya.
Untuk bisa saling terhubung, coba minta mereka, baik karyawan baru dan karyawan lama untuk mengumpul beberapa fakta menarik tentang dirinya masing-masing. Cara ini akan sangat membantu mereka untuk mengenal kepribadian rekan kerja barunya.
Memasangkan dengan teman atau mentor
Contoh kegiatan orientasi berikutnya adalah memasangkan karyawan baru dengan karyawan lama, baik dari departemen yang sama atau berbeda. Teman dari masing-masing karyawan baru ini akan melakukan office tour setelah sesi orientasi pertama, hingga mengajak makan siang bersama. Kegiatan seperti ini tentu akan membantu karyawan baru menjadi lebih nyaman dan cepat beradaptasi dengan lingkungan kerjanya.
Perbedaan Orientasi Karyawan Vs Onboarding Karyawan
Banyak yang beranggapan bahwa orientasi karyawan dan onboarding ini sama. Padahal sebenarnya keduanya ini merupakan kegiatan yang berbeda namun saling melengkapi. Orientasi karyawan merupakan program untuk menyambut karyawan baru di perusahaan dan sifatnya umum.
Jadi, dalam kegiatannya, orientasi ini hanya seputar mengenal informasi dasar perusahaan. Sedangkan, onboarding karyawan meliputi serangkaian acara dan pelatihan untuk membantu karyawan baru menjadi lebih berkembang dan sukses. Sifatnya lebih khusus atau spesifik untuk pekerjaan dan departemen tempat karyawan baru bekerja.
Untuk lebih lengkapnya, Anda bisa melihat tabel perbedaan antara orientasi karyawan dan onboarding karyawan yang telah dirangkum oleh insperity:
| Orientasi karyawan | Onboarding karyawan | |
| Fokus | Peran karyawan di perusahaan | Peran karyawan di departemen atau tim yang lebih kecil |
| Durasi | Acara dilakukan satu kali | Acara dilakukan dalam periode waktu yang lebih lama |
| Setup acara | Konferensi video grup | Di tempat kerja (secara langsung atau jarak jauh) |
| Isi | Gambaran besar tentang perusahaan | Pekerjaan individual dengan tim yang lebih kecil |
| Hasil | Siap untuk pelatihan | Karyawan berkontribusi secara aktif untuk perusahaan |
| Nilai | Membantu karyawan memahami misi, visi, nilai-nilai, kebijakan, serta persyaratan umum dari perusahaan Anda dapat memberikan rasa diterima bagi mereka. Dengan pemahaman yang baik mengenai hal-hal tersebut, karyawan baru dapat merasa termasuk dan berkomitmen terhadap keseluruhan perusahaan yang besar. | Karyawan bisa mendapatkan kejelasan tentang peran mereka dan diinvestasikan dalam pekerjaan dan tujuan mereka sehari-hari. Mereka juga akan diberi pemahaman tentang bagaimana mereka dan tim berkontribusi ke perusahaan dalam gambaran yang besar. |
Baca lebih lanjut mengenai perbedaan Orientasi dengan Onboarding Karyawan di sini
Nah, itulah penjelasan singkat mengenai orientasi karyawan yang penting dilakukan oleh perusahaan agar karyawan baru dapat merasa nyaman dan siap untuk bekerja dengan tim. Ingin tahu informasi lainnya seputar karir? Yuk, kunjungi langsung blog MyRobin sekarang juga!